ગ્રાહક-વાઇઝ ટ્રાન્ઝેક્શન રિપોર્ટ્સ સરળતાથી કેવી રીતે મેનેજ કરવા?

હા. મોટા ભાગના બિલિંગ અને એકાઉન્ટિંગ સૉફ્ટવેર ગ્રાહક મુજબના વ્યવહાર અહેવાલ જનરેટ કરી શકે છે, અને તે સૌથી વધુ ઉપયોગી અહેવાલો પૈકી એક છે જે નાના વ્યવસાય પર આધાર રાખે છે. પરંતુ ટૂંકું "હા" તમને તેના પોતાના પર ઘણું કહી શકતું નથી - રિપોર્ટમાં ખરેખર શું છે, તે કેટલું વર્તમાન છે અને તે તમારા નિયમિત બિલિંગમાંથી આપમેળે બનેલ છે કે તમારે હાથથી એસેમ્બલ કરવું પડશે તે મહત્વનું છે. આ માર્ગદર્શિકા પ્રશ્નનો યોગ્ય રીતે જવાબ આપે છે, માત્ર હા સાથે જ નહીં. ગ્રાહક મુજબ વ્યવહાર અહેવાલો દરેક ઇન્વૉઇસ, ચુકવણી અને એક ચોક્કસ ગ્રાહક સાથે જોડાયેલ બાકી બેલેન્સ બતાવે છે, વ્યક્તિગત બિલોમાં વિખરાયેલાને બદલે એક જ જગ્યાએ એકસાથે ખેંચવામાં આવે છે. તે પ્રશ્નોના જવાબ આપે છે જેમ કે, "આ ગ્રાહકે આ વર્ષે અમારી પાસેથી કેટલી ખરીદી કરી છે? શું તેઓએ બધું ચૂકવ્યું છે અને શું કંઈ મુદત પડ્યું છે?"

ગ્રાહક મુજબના અહેવાલમાં શું જાય છે

ઓછામાં ઓછું, યોગ્ય ગ્રાહક મુજબ અહેવાલ શામેલ હોવું જોઈએ:

• તે ગ્રાહકને જારી કરાયેલ દરેક ઇન્વૉઇસ, તારીખો અને રકમ સાથે

• દરેક ઇન્વોઇસ સામે ચૂકવણીઓ પ્રાપ્ત થાય છે

• વર્તમાન બાકી બેલેન્સ, જો કોઈ હોય તો

• પસંદ કરેલ સમય અવધિમાં ચાલી રહેલ કુલ

કેટલીક સિસ્ટમો આગળ વધે છે, જે દર્શાવે છે કે ગ્રાહક કયા ઉત્પાદનો અથવા સેવાઓ સૌથી વધુ ખરીદે છે અથવા આ સમયગાળાની પ્રવૃત્તિની અગાઉની એક સાથે સરખામણી કરે છે.

શા માટે આ ફક્ત ઇન્વૉઇસેસ પર જોવા જેવું જ નથી

એક પછી એક ગ્રાહકના વ્યક્તિગત ઇન્વૉઇસમાં સ્ક્રોલ કરવાથી તમને ચિત્રના ટુકડા મળે છે, પરંતુ ચિત્ર જ નહીં. તમારે હજુ પણ કરવું પડશેમેન્યુઅલી સરવાળો ઉમેરો, ક્રોસ-ચેક કરો કે કયા ઇન્વૉઇસ ચૂકવવામાં આવ્યા હતા, અને ગણતરી કરો કે શું બાકી છે - ચોક્કસ પ્રકારનું મેન્યુઅલ કાર્ય જે યોગ્ય અહેવાલ દૂર કરવા માટે છે. સાચો ગ્રાહક મુજબનો અહેવાલ તમારા માટે તે એકત્રીકરણ કરે છે.

ઉદાહરણ: ગ્રાહક છ મહિના દરમિયાન ઓર્ડર કરે છે

દર ત્રણ અઠવાડિયે આશરે ઓર્ડર આપનાર ગ્રાહકનું ચિત્ર બનાવો. છ મહિનામાં, તે લગભગ આઠ અલગ-અલગ ઇન્વૉઇસ છે, કેટલાકે તરત જ ચૂકવણી કરી છે, એક દંપતિએ મોડું ચૂકવ્યું છે અને એક હજુ બાકી છે. આ આઠ ઇન્વૉઇસ્સને વ્યક્તિગત રીતે જોતાં તમને સમગ્ર સંબંધ વિશે બહુ ઓછું કહે છે. તેના બદલે ગ્રાહક મુજબનો રિપોર્ટ આ ગ્રાહક સાથે છ મહિનામાં કરવામાં આવેલ કુલ કારોબાર દર્શાવે છે, તેઓ કેટલી ઝડપથી ચૂકવણી કરે છે અને હાલમાં શું બાકી છે - આ બધું તમે જાતે જ આઠ અલગ-અલગ બિલની ગણતરી કર્યા વિના.

આ રિપોર્ટ ખરેખર ક્યાંથી આવે છે

ગ્રાહક મુજબનો રિપોર્ટ તમે બનાવો છો તે અલગ વસ્તુ નથી—તે ડેટામાંથી જનરેટ થયેલો એક દૃશ્ય છે જે પહેલાથી જ સામાન્ય બિલિંગના ભાગ રૂપે રેકોર્ડ કરવામાં આવી રહ્યો છે:

આ કારણે જ રિપોર્ટ રોજિંદા બિલિંગ જેટલો જ ભરોસાપાત્ર છે - જો ઇન્વૉઇસ અથવા ચુકવણીઓ અસંગત રીતે દાખલ કરવામાં આવે છે, તો રિપોર્ટ તે અસંગતતાને પ્રતિબિંબિત કરશે.

તમે તેની સાથે શું કરી શકો છો

ગ્રાહક મુજબનો અહેવાલ માત્ર સંતોષકારક જિજ્ઞાસા ઉપરાંત ખરેખર ઉપયોગી છે:

• ક્રેડિટ લંબાવવી કે ધીમી ચુકવણી કરતા ગ્રાહક પાસેથી એડવાન્સ પેમેન્ટની વિનંતી કરવી તે નક્કી કરવું

• તમારી ઓળખાણ ઉચ્ચતમ મૂલ્ય કુલ વ્યવસાય દ્વારા ગ્રાહકો

• ગ્રાહક તેમના એકાઉન્ટ વિશે કૉલ કરે તે પહેલાં સચોટ માહિતી તૈયાર કરવી

• નવીકરણ અથવા કરાર-સમીક્ષા સમયે ગ્રાહક સંબંધની સમીક્ષા કરવી

વિનિમયમાં, આ દૃષ્ટિકોણ ખાતાવહી વ્યવસ્થાપન અને અહેવાલો સાથે મળીને કામ કરતા ગ્રાહક અને વિક્રેતા મેનેજમેન્ટ તરફથી સીધો આવે છે-કારણ કે દરેક ઇન્વૉઇસ, ચુકવણી અને બાકી બેલેન્સ પહેલેથી જ તે ગ્રાહકના રેકોર્ડ સાથે જોડાયેલ છે, એક ગ્રાહકનો સંપૂર્ણ ઇતિહાસ ખેંચવા માટે અલગથી કંઈપણ પુનઃનિર્માણની જરૂર નથી.

વારંવાર પૂછાતા પ્રશ્નો

1. શું હું એક જ જગ્યાએ એક ગ્રાહકના તમામ ઇન્વૉઇસ જોઈ શકું છું?

હા—ગ્રાહક મુજબ ટ્રાન્ઝેક્શન રિપોર્ટ ચોક્કસ ગ્રાહક માટેના તમામ ઇન્વૉઇસેસ, ચુકવણીઓ અને બેલેન્સને એક દૃશ્યમાં એકીકૃત કરે છે.

2. શું ગ્રાહક મુજબનો અહેવાલ બાકી બેલેન્સ દર્શાવે છે?

હા—આ સામાન્ય રીતે રિપોર્ટ બતાવે છે તે મુખ્ય બાબતોમાંની એક છે, કુલ કારોબારની સાથે.

3. શું આ દરેક ઇન્વૉઇસને વ્યક્તિગત રીતે ખોલવાથી અલગ છે?

હા—વ્યક્તિગત ઇન્વૉઇસેસ ટોટલ અથવા વલણો બતાવતા નથી; યોગ્ય અહેવાલ એકીકૃત કરે છેતેમને આપોઆપ.

4. શું હું તારીખ શ્રેણી દ્વારા ગ્રાહકના અહેવાલને ફિલ્ટર કરી શકું?

મોટાભાગની સિસ્ટમો કે જે આ પ્રકારના અહેવાલને સમર્થન આપે છે તે તારીખ દ્વારા ફિલ્ટર કરવાની મંજૂરી આપે છે, જેથી તમે સર્વકાલીન ડેટાને બદલે ચોક્કસ સમયગાળાની સમીક્ષા કરી શકો.

5. શું આ રિપોર્ટ નવા ઇન્વૉઇસ બનાવ્યા પછી આપમેળે અપડેટ થાય છે?

હા—તે લાઇવ બિલિંગ અને પેમેન્ટ ડેટામાંથી જનરેટ થયેલ હોવાથી, તે નવા વ્યવહારોને રેકોર્ડ કરવામાં આવતાં પ્રતિબિંબિત કરે છે.

6. શું ગ્રાહક મુજબનો અહેવાલ ખાતાવહી જેવો જ છે?

તેઓ નજીકથી સંબંધિત છે—એક ખાતાવહી સામાન્ય રીતે સમાન ચાલી રહેલ ઇતિહાસ દર્શાવે છે, ઘણીવાર વધુ વ્યવહાર-દર-ટ્રાન્ઝેક્શન ફોર્મેટમાં.

7. શું આ મને ગ્રાહકને ક્રેડિટ આપવી કે નહીં તે નક્કી કરવામાં મદદ કરી શકે છે?

હા—સમય પર ગ્રાહકની ચૂકવણીની પેટર્ન જોવી એ તે પ્રકારના નિર્ણય માટે સીધા જ ઉપયોગી છે.

8. શું આ પ્રકારના રિપોર્ટ માટે મારે અલગ સોફ્ટવેરની જરૂર છે?

ના—આ મોટાભાગના બિલિંગ અને એકાઉન્ટિંગ સૉફ્ટવેરમાં એક માનક સુવિધા છે જે ગ્રાહક દીઠ ઇન્વૉઇસ અને ચુકવણીઓને ટ્રૅક કરે છે.

9. જો ઇન્વોઇસ અસંગત રીતે દાખલ કરવામાં આવે તો શું થાય છે?

અહેવાલ તે અસંગતતાઓને પ્રતિબિંબિત કરશે, કારણ કે તે એ જમાંથી બનેલ છે અંતર્ગત બિલિંગ ડેટા.

10. શું હું મારા શ્રેષ્ઠ ગ્રાહકોને ઓળખવા માટે આ રિપોર્ટનો ઉપયોગ કરી શકું?

હા—ગ્રાહકોના કુલ કારોબારની સરખામણી કરવી એ આ પ્રકારના રિપોર્ટના સૌથી સામાન્ય ઉપયોગોમાંનો એક છે.