हाँ। अधिकांश बिलिंग और अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर ग्राहक-वार लेनदेन रिपोर्ट तैयार कर सकते हैं, और यह वास्तव में उपयोगी रिपोर्टों में से एक है जिस पर एक छोटा व्यवसाय भरोसा करता है। लेकिन संक्षिप्त "हां" आपको अपने आप में बहुत कुछ नहीं बताता है - महत्वपूर्ण बात यह है कि रिपोर्ट में वास्तव में क्या है, यह कितना वर्तमान है, और क्या यह आपके नियमित बिलिंग से स्वचालित रूप से बनाया गया है या कुछ ऐसा जिसे आपको हाथ से इकट्ठा करना होगा। यह मार्गदर्शिका प्रश्न का उचित उत्तर देती है, केवल हाँ में नहीं। एक ग्राहक-वार लेन-देन रिपोर्ट प्रत्येक चालान, भुगतान और एक विशिष्ट ग्राहक से जुड़ी बकाया राशि को अलग-अलग बिलों में बिखेरने के बजाय एक ही स्थान पर एकत्रित करके दिखाया जाता है। यह इस तरह के सवालों का जवाब देता है, "इस ग्राहक ने इस साल हमसे कितना खरीदा है? क्या उन्होंने सब कुछ भुगतान कर दिया है, और क्या कुछ भी अतिदेय है?"
ग्राहक-वार रिपोर्ट में क्या शामिल है?
कम से कम, ग्राहक के लिहाज से उचित प्रतिवेदन शामिल होना चाहिए:
उस ग्राहक को जारी किया गया प्रत्येक चालान, तारीखों और राशियों के साथ
प्रत्येक चालान के विरुद्ध भुगतान प्राप्त हुआ
वर्तमान बकाया राशि, यदि कोई हो
चयनित समयावधि में कुल चल रहा योग
कुछ सिस्टम इससे भी आगे बढ़ते हैं, यह दिखाते हैं कि ग्राहक कौन से उत्पाद या सेवाएँ सबसे अधिक खरीदता है या इस अवधि की गतिविधि की तुलना पिछली अवधि से करते हैं।
यह चालान देखने जैसा क्यों नहीं है?
ग्राहक के व्यक्तिगत चालानों को एक-एक करके स्क्रॉल करने से आपको तस्वीर के टुकड़े मिलते हैं, लेकिन तस्वीर नहीं। तुम्हें अभी भी करना होगाकुल योग मैन्युअल रूप से जोड़ें, क्रॉस-चेक करें कि कौन से चालान का भुगतान किया गया था, और गणना करें कि क्या बकाया है - बिल्कुल उसी प्रकार का मैन्युअल कार्य जो एक उचित रिपोर्ट को हटाने के लिए होता है। एक सच्ची ग्राहक-वार रिपोर्ट आपके लिए वह समेकन करती है।
उदाहरण: एक ग्राहक छह महीने तक ऑर्डर करता रहा
एक ऐसे ग्राहक की कल्पना करें जो लगभग हर तीन सप्ताह में एक ऑर्डर देता है। छह महीनों में, लगभग आठ अलग-अलग चालान हुए, कुछ का तुरंत भुगतान किया गया, कुछ का देर से भुगतान किया गया, और एक अभी भी बकाया है। इन आठ चालानों को अलग-अलग देखने से आपको समग्र रूप से रिश्ते के बारे में बहुत कम पता चलता है। इसके बजाय एक ग्राहक-वार रिपोर्ट इस ग्राहक के साथ छह महीने में किए गए कुल व्यवसाय को दिखाती है, वे कितनी जल्दी भुगतान करते हैं, और वास्तव में वर्तमान में कितना बकाया है - यह सब आपके द्वारा मैन्युअल रूप से आठ अलग-अलग बिलों का मिलान किए बिना।
वास्तव में यह रिपोर्ट कहां से आती है
ग्राहक-वार रिपोर्ट आपके द्वारा बनाई गई कोई अलग चीज़ नहीं है - यह डेटा से उत्पन्न एक दृश्य है जिसे पहले से ही सामान्य बिलिंग के हिस्से के रूप में रिकॉर्ड किया जा रहा है:
यही कारण है कि रिपोर्ट उतनी ही विश्वसनीय है जितनी कि रोजमर्रा की बिलिंग उसे खिलाती है - यदि चालान या भुगतान असंगत रूप से दर्ज किए गए हैं, तो रिपोर्ट उस असंगतता को दर्शाएगी।
आप इसके साथ क्या कर सकते हैं
एक ग्राहक-वार रिपोर्ट केवल जिज्ञासा को संतुष्ट करने से परे वास्तव में उपयोगी है:
यह निर्णय लेना कि क्या क्रेडिट बढ़ाया जाए या धीमी गति से भुगतान करने वाले ग्राहक से अग्रिम भुगतान का अनुरोध किया जाए
अपनी पहचान सर्वाधिक महत्व किए गए कुल व्यवसाय के आधार पर ग्राहक
ग्राहक द्वारा अपने खाते के बारे में कॉल करने से पहले सटीक जानकारी तैयार करना
नवीनीकरण या अनुबंध-समीक्षा के समय ग्राहक संबंध की समीक्षा करना
विनिमय में, यह दृश्य सीधे ग्राहक और विक्रेता प्रबंधन से आता है जो खाता प्रबंधन और रिपोर्ट के साथ मिलकर काम करता है - चूंकि प्रत्येक चालान, भुगतान और बकाया शेष पहले से ही ग्राहक रिकॉर्ड से जुड़ा हुआ है, इसलिए एक ग्राहक के पूरे इतिहास को खींचने के लिए अलग से कुछ भी पुनर्निर्माण की आवश्यकता नहीं होती है।
अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्नों
1. क्या मैं एक ग्राहक के सभी चालान एक ही स्थान पर देख सकता हूँ?
हां—ग्राहक-वार लेनदेन रिपोर्ट एक विशिष्ट ग्राहक के लिए सभी चालान, भुगतान और शेष राशि को एक दृश्य में समेकित करती है।
2. क्या ग्राहक-वार रिपोर्ट बकाया शेष दिखाती है?
हां—कुल कारोबार के साथ-साथ यह रिपोर्ट आम तौर पर मुख्य चीजों में से एक है।
3. क्या यह प्रत्येक चालान को अलग-अलग खोलने से भिन्न है?
हाँ—व्यक्तिगत चालान कुल योग या रुझान नहीं दिखाते हैं; एक उचित रिपोर्ट समेकितउन्हें स्वचालित रूप से.
4. क्या मैं किसी ग्राहक की रिपोर्ट को दिनांक सीमा के अनुसार फ़िल्टर कर सकता हूँ?
इस प्रकार की रिपोर्ट का समर्थन करने वाली अधिकांश प्रणालियाँ दिनांक के अनुसार फ़िल्टर करने की अनुमति देती हैं, ताकि आप सर्वकालिक डेटा के बजाय एक विशिष्ट अवधि की समीक्षा कर सकें।
5. क्या नए चालान बनते ही यह रिपोर्ट स्वचालित रूप से अपडेट हो जाती है?
हां—चूंकि यह लाइव बिलिंग और भुगतान डेटा से उत्पन्न होता है, यह नए लेनदेन को रिकॉर्ड करते ही दर्शाता है।
6. क्या ग्राहक-वार रिपोर्ट बही के समान है?
वे बारीकी से संबंधित हैं - एक खाता बही आम तौर पर एक ही चल रहे इतिहास को दिखाता है, अक्सर अधिक लेनदेन-दर-लेनदेन प्रारूप में।
7. क्या इससे मुझे यह निर्णय लेने में मदद मिल सकती है कि ग्राहक को ऋण देना है या नहीं?
हां—समय के साथ ग्राहक के भुगतान पैटर्न को देखना उस तरह के निर्णय के लिए सीधे तौर पर उपयोगी होता है।
8. क्या मुझे इस प्रकार की रिपोर्ट के लिए अलग सॉफ़्टवेयर की आवश्यकता है?
नहीं—यह अधिकांश बिलिंग और अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर में एक मानक सुविधा है जो प्रति ग्राहक चालान और भुगतान को ट्रैक करती है।
9. यदि चालान असंगत रूप से दर्ज किए गए तो क्या होगा?
रिपोर्ट उन विसंगतियों को दर्शाएगी, चूँकि यह उसी से निर्मित है अंतर्निहित बिलिंग डेटा.
10. क्या मैं इस रिपोर्ट का उपयोग अपने सर्वोत्तम ग्राहकों की पहचान करने के लिए कर सकता हूँ?
हाँ—ग्राहकों के बीच किए गए कुल व्यवसाय की तुलना करना इस प्रकार की रिपोर्ट के अधिक सामान्य उपयोगों में से एक है।
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