શું ઑનલાઇન એકાઉન્ટિંગ સ્પ્રેડશીટ્સ કરતાં વધુ સુરક્ષિત છે?

સ્પ્રેડશીટ્સ પરિચિત અને નિયંત્રણક્ષમ લાગે છે - તે તમારા કમ્પ્યુટર પર જ છે; તમે તેને જોઈ શકો છો, તેને સ્પર્શ કરી શકો છો અને મેન્યુઅલી તેનો બેકઅપ લઈ શકો છો. આ પરિચિતતા એટલા માટે છે કે ઓનલાઈન એકાઉન્ટિંગ સૉફ્ટવેર સામે તેની તુલના કરવા માટે વાસ્તવિક જોખમ એક્સપોઝર માટે આરામદાયક પરિબળને ભૂતકાળમાં જોવું જરૂરી છે.

ઑનલાઇન એકાઉન્ટિંગ સૉફ્ટવેર સામાન્ય રીતે નાણાકીય રેકોર્ડ રાખવા માટે સ્પ્રેડશીટ્સ કરતાં વધુ સુરક્ષિત છે, ખાસ કરીને કારણ કે સ્પ્રેડશીટ્સ સમર્પિત જોખમો ધરાવે છે એકાઉન્ટિંગ સોફ્ટવેર સીધી રીતે સંબોધવા માટે બનેલ છે-આકસ્મિક ફોર્મ્યુલા ભૂલો, બિલ્ટ-ઇન એક્સેસ કંટ્રોલ નથી, સિંગલ-પોઇન્ટ-ઓફ-ફેલ્યોર સ્ટોરેજ અને ઓટોમેટિક બેકઅપ નથી-જ્યારે ઓનલાઇન એકાઉન્ટિંગ સોફ્ટવેર સામાન્ય રીતે ડિઝાઇન દ્વારા આ દરેક સામે રક્ષણનો સમાવેશ કરે છે.

ચોક્કસ જોખમો સ્પ્રેડશીટ્સ વહન કરે છે

• ફોર્મ્યુલા ભૂલો-a એકલ તૂટેલી અથવા ખોટી નકલ કરેલ ફોર્મ્યુલા કોઈપણ ચેતવણી વિના આખી શીટમાં ચૂપચાપ ગણતરીઓને બગાડી શકે છે

• કોઈ બિલ્ટ-ઇન એક્સેસ કંટ્રોલ નથી—કોઈપણ ફાઇલ સાથે બધું જોઈ અને સંપાદિત કરી શકે છે, દૃશ્યતાને મર્યાદિત કરવાની કોઈ રીત નથી

• નિષ્ફળતાનો એક મુદ્દો - એ એક કોમ્પ્યુટર પર રહેતી સ્પ્રેડશીટ એક ઉપકરણ સંપૂર્ણપણે નિષ્ફળ જવા માટે સંવેદનશીલ છે

• કોઈ સ્વચાલિત બેકઅપ નથી - સિવાય કે મેન્યુઅલી અન્યત્ર સાચવેલ, એ સ્પ્રેડશીટની માત્ર નકલ તે હાલમાં જ્યાં બેસે છે ત્યાં છે

કેવી રીતે સમર્પિત સોફ્ટવેર દરેક જોખમને સંબોધે છે

જ્યાં સ્પ્રેડશીટ્સ હજુ પણ સ્થાન ધરાવે છે

આ એવી દલીલ નથી કે સ્પ્રેડશીટ્સ નકામી છે - ઔપચારિક વ્યાપાર રેકોર્ડની બહાર ઝડપી, એકલ-દોકલ ગણતરીઓ અથવા વ્યક્તિગત બજેટિંગ માટે, તે ખરેખર ઉપયોગી રહે છે. જોખમ ખાસ કરીને ચાલુ વ્યવસાય વ્યવહારો અને કર-સંબંધિત ડેટા માટે રેકોર્ડની તમારી પ્રાથમિક સિસ્ટમ તરીકે સ્પ્રેડશીટ પર આધાર રાખવા પર લાગુ થાય છે.

ઑનલાઇન એકાઉન્ટિંગ સોફ્ટવેરને શું સુરક્ષિત બનાવે છે?

ઑનલાઇન એકાઉન્ટિંગ સોફ્ટવેર સામાન્ય રીતે એક સુરક્ષા પદ્ધતિ પર આધાર રાખવાને બદલે બહુવિધ સુરક્ષા સ્તરોનો ઉપયોગ કરે છે. મુખ્ય મિકેનિઝમ્સમાં શામેલ છે:

• એન્ક્રિપ્શન: નાણાકીય ડેટાનું રક્ષણ કરે છે જ્યારે તે પ્રસારિત અને સંગ્રહિત થાય છે.

• વપરાશકર્તા પ્રમાણીકરણ: લૉગિન ઓળખપત્રો અને વધારાની ચકાસણી અનધિકૃત ઍક્સેસને રોકવામાં મદદ કરી શકે છે.

• વપરાશકર્તા પરવાનગીઓ: વ્યવસાયો વ્યક્તિગત કર્મચારીઓ શું જોઈ શકે, બનાવી શકે, સંપાદિત કરી શકે અથવા કાઢી શકે તે પ્રતિબંધિત કરી શકે છે.

• સુરક્ષિત ક્લાઉડ ઈન્ફ્રાસ્ટ્રક્ચર: એક સ્થાનિક કમ્પ્યુટર પર સંપૂર્ણ આધાર રાખવાને બદલે મેનેજ્ડ સર્વર્સ પર ડેટા સંગ્રહિત થાય છે.

• નિયમિત બેકઅપ: બેકઅપ માહિતીને પુનઃપ્રાપ્ત કરવામાં મદદ કરી શકે છે જો ડેટા આકસ્મિક રીતે કાઢી નાખવામાં આવે અથવા તકનીકી સમસ્યાથી પ્રભાવિત થાય.

• સૉફ્ટવેર અપડેટ્સ: નિયમિત સુરક્ષા અપડેટ્સ નબળાઈઓને દૂર કરી શકે છે અને સમય જતાં સુરક્ષામાં સુધારો કરી શકે છે.

• પ્રવૃત્તિ મોનીટરીંગ: કેટલાક પ્લેટફોર્મ યુઝર એક્ટિવિટીનો રેકોર્ડ જાળવી રાખે છે, જેનાથી નાણાકીય રેકોર્ડમાં ફેરફારો ઓળખવાનું સરળ બને છે.

જો કે, સુરક્ષા કેવી રીતે તેના પર પણ આધાર રાખે છે વેપાર સોફ્ટવેરનો ઉપયોગ કરે છે. મજબૂત અનન્ય પાસવર્ડ્સ, વ્યક્તિગત કર્મચારી એકાઉન્ટ્સ, મર્યાદિત પરવાનગીઓ અને શેર કરેલ લૉગિન ઓળખપત્રોને ટાળવા પ્રદાતાના તકનીકી સલામતી સાથે જોખમો ઘટાડી શકે છે.

ફોર્મ્યુલા ભૂલ જોખમ ખાસ કરીને હાઇલાઇટ કરવા યોગ્ય છે

ફોર્મ્યુલાની ભૂલો ખાસ ધ્યાન આપવાને પાત્ર છે કારણ કે તે સાયલન્ટ છે—તૂટેલી ગણતરી સાથેની સ્પ્રેડશીટ હજુ પણ સંખ્યા દર્શાવે છે, અને તે સંખ્યા સાચી હોય તેટલી જ કાયદેસર લાગે છે, જેનો અર્થ છે કે ભૂલ મહિનાઓ સુધી શોધી શકાતી નથી, સિવાય કે કોઈ વ્યક્તિ તેને મેન્યુઅલી ચકાસવાનું બને.

જ્યાં વિનિમય આને ફિટ કરે છે

વિનિમયની ગણતરીઓ-GST ટેક્સ એપ્લિકેશન, ટોટલ, બાકી બેલેન્સ-તૂટવાની સંભાવના મેન્યુઅલી બાંધવામાં આવેલા ફોર્મ્યુલાને બદલે સિસ્ટમમાં બિલ્ટ કરવામાં આવે છે, અને રેકોર્ડ્સ કોઈપણ એક ઉપકરણથી સ્વતંત્ર રીતે સંગ્રહિત થાય છે, જે ચાલુ બિઝનેસ રેકોર્ડ-કીપિંગ માટે સ્પ્રેડશીટ્સના મુખ્ય જોખમોને સંબોધિત કરે છે.

વારંવાર પૂછાતા પ્રશ્નો

1. શું સ્પ્રેડશીટ્સ વ્યવસાયિક રેકોર્ડ માટે સ્વાભાવિક રીતે અસુરક્ષિત છે?
તેઓ ચોક્કસ જોખમો ધરાવે છે-સૂત્ર ભૂલો, ઍક્સેસ નિયંત્રણનો અભાવ, સિંગલ-ડિવાઈસ નિર્ભરતા-જે તેમને સમર્પિત સોફ્ટવેર કરતાં ચાલુ નાણાકીય રેકોર્ડ-કીપિંગ માટે ઓછા અનુકૂળ બનાવે છે.

2. સૌથી ખતરનાક સ્પ્રેડશીટ જોખમ શું છે?
સાયલન્ટ ફોર્મ્યુલા ભૂલો, કારણ કે તૂટેલી ગણતરી હજુ પણ કોઈ સ્પષ્ટ ચેતવણી વિના બુદ્ધિગમ્ય દેખાતી સંખ્યા દર્શાવે છે.

3. શું સ્પ્રેડશીટ્સ હજુ પણ વ્યવસાય માટે ઉપયોગી થઈ શકે છે?
હા, ઝડપી ગણતરીઓ અથવા વ્યક્તિગત બજેટિંગ માટે, જો કે રેકોર્ડની પ્રાથમિક સિસ્ટમ તરીકે તેમના પર આધાર રાખવો એ વધુ જોખમ ધરાવે છે.

4. એકાઉન્ટિંગ સોફ્ટવેર ફોર્મ્યુલાની ભૂલોને કેવી રીતે ટાળે છે?
ગણતરીઓ સિસ્ટમમાં બનેલી છે મેન્યુઅલી કરતાં કોર લોજિક બાંધવામાં આવે છે અને આકસ્મિક તૂટવાની સંભાવના છે.

5. શું એક કમ્પ્યુટર પરની સ્પ્રેડશીટ ડેટાને જોખમમાં મૂકે છે?
હા, જો તે ઉપકરણ ખોવાઈ જાય અથવા ક્ષતિગ્રસ્ત થઈ જાય અથવા ફાઇલ દૂષિત થઈ જાય તો તે નિષ્ફળતાનો એક બિંદુ બની જાય છે.

6. શું મેન્યુઅલ સ્પ્રેડશીટ બેકઅપ બિલ્ટ-ઇન પ્રોટેક્શન માટે વાજબી વિકલ્પ છે?
તે મદદ કરી શકે છે, પરંતુ તે સમર્પિત સોફ્ટવેરમાં સ્વચાલિત સુરક્ષાથી વિપરીત, સતત મેન્યુઅલ શિસ્ત પર સંપૂર્ણપણે આધાર રાખે છે.

7. શું બહુવિધ લોકો એક જ સ્પ્રેડશીટનો સુરક્ષિત રીતે ઉપયોગ કરી શકે છે?
આને સુરક્ષિત રીતે મેનેજ કરવું મુશ્કેલ છે, કારણ કે સ્પ્રેડશીટ્સમાં સામાન્ય રીતે વિવિધ વપરાશકર્તાઓ વચ્ચે યોગ્ય ઍક્સેસ નિયંત્રણનો અભાવ હોય છે.

8. શું વિનિમય ફોર્મ્યુલા ભૂલના જોખમને સંપૂર્ણપણે દૂર કરે છે?
હા, મેન્યુઅલી બનાવેલ ફોર્મ્યુલા પર આધાર રાખવાને બદલે ટેક્સની ગણતરીઓ અને ટોટલ્સ સિસ્ટમના તર્કમાં બનેલ છે.

9. શું વિકસતા વ્યવસાયે ખાસ કરીને સ્પ્રેડશીટ્સથી દૂર જવું જોઈએ?
હા, જેમ જેમ ટ્રાન્ઝેક્શન વોલ્યુમ અને જટિલતા વધે છે, સ્પ્રેડશીટ્સ જે જોખમો ધરાવે છે તે વધુ પરિણામલક્ષી બને છે.

10. સ્પ્રેડશીટને બદલે હું વિનિમય સાથે કેટલા મફત ઇન્વૉઇસ બનાવી શકું?
5 સુધી GST ઇન્વૉઇસ મફત છે, મેન્યુઅલ ફોર્મ્યુલાને બદલે બિલ્ટ-ઇન ગણતરીઓ સાથે.