ऑनलाइन अकाउंटिंग स्प्रेडशीटपेक्षा सुरक्षित आहे का?

स्प्रेडशीट परिचित आणि नियंत्रणीय वाटते—ते तुमच्या संगणकावर आहे; तुम्ही ते पाहू शकता, स्पर्श करू शकता आणि व्यक्तिचलितपणे त्याचा बॅकअप घेऊ शकता. ऑनलाइन अकाऊंटिंग सॉफ्टवेअरशी त्याची तुलना केल्याने वास्तविक जोखीम एक्सपोजरच्या सोई घटकाकडे पाहणे आवश्यक आहे.

ऑनलाइन अकाउंटिंग सॉफ्टवेअर आर्थिक रेकॉर्ड-कीपिंगसाठी स्प्रेडशीट्सपेक्षा सामान्यत: सुरक्षित असते, विशेषत: कारण स्प्रेडशीट्समध्ये समर्पित जोखीम असतात अकाउंटिंग सॉफ्टवेअर थेट संबोधित करण्यासाठी तयार केले आहे—अपघाती सूत्र त्रुटी, कोणतेही अंगभूत प्रवेश नियंत्रण नाही, एकल-पॉइंट-ऑफ-फेल्युअर स्टोरेज आणि कोणतेही स्वयंचलित बॅकअप नाही — तर ऑनलाइन अकाउंटिंग सॉफ्टवेअरमध्ये सामान्यत: या प्रत्येकाच्या विरूद्ध डिझाइनद्वारे संरक्षण समाविष्ट असते.

विशिष्ट जोखीम स्प्रेडशीट्स घेऊन जातात

• सूत्र त्रुटी - a एकच तुटलेली किंवा चुकीची कॉपी केलेला फॉर्म्युला कोणत्याही चेतावणीशिवाय संपूर्ण शीटमधील गणना शांतपणे भ्रष्ट करू शकतो

• अंगभूत प्रवेश नियंत्रण नाही—कोणीही फाइलसह सर्व काही पाहू आणि संपादित करू शकते, दृश्यमानता मर्यादित करण्याचा कोणताही मार्ग नाही

• अपयशाचा एकच मुद्दा-अ एका संगणकावर राहणारी स्प्रेडशीट एक उपकरण पूर्णपणे अयशस्वी होण्यास असुरक्षित आहे

• स्वयंचलित बॅकअप नाही—जोपर्यंत व्यक्तिचलितपणे इतरत्र जतन केले, a स्प्रेडशीटची फक्त प्रत तो सध्या जेथे बसतो तेथे आहे

समर्पित सॉफ्टवेअर प्रत्येक जोखमीला कसे संबोधित करते

जेथे स्प्रेडशीटला अजूनही स्थान आहे

हा एक युक्तिवाद नाही की स्प्रेडशीट्स निरुपयोगी आहेत—त्वरित, एक-बंद गणना किंवा औपचारिक व्यवसाय रेकॉर्डच्या बाहेर वैयक्तिक बजेटसाठी, ते खरोखर उपयुक्त राहतात. जोखीम विशेषत: सुरू असलेल्या व्यवसाय व्यवहारांसाठी आणि कर-संबंधित डेटासाठी रेकॉर्डची तुमची प्राथमिक प्रणाली म्हणून स्प्रेडशीटवर अवलंबून राहण्यावर लागू होते.

ऑनलाइन अकाउंटिंग सॉफ्टवेअर कशामुळे सुरक्षित होते?

ऑनलाइन अकाउंटिंग सॉफ्टवेअर विशेषत: एकाच संरक्षण पद्धतीवर अवलंबून न राहता एकाधिक सुरक्षा स्तर वापरते. मुख्य यंत्रणेमध्ये हे समाविष्ट आहे:

• कूटबद्धीकरण: आर्थिक डेटा प्रसारित आणि संग्रहित असताना त्याचे संरक्षण करते.

• वापरकर्ता प्रमाणीकरण: लॉगिन क्रेडेन्शियल्स आणि अतिरिक्त पडताळणी अनधिकृत प्रवेशास प्रतिबंध करण्यात मदत करू शकतात.

• वापरकर्ता परवानग्या: वैयक्तिक कर्मचारी काय पाहू शकतात, तयार करू शकतात, संपादित करू शकतात किंवा हटवू शकतात ते व्यवसाय प्रतिबंधित करू शकतात.

• सुरक्षित क्लाउड इन्फ्रास्ट्रक्चर: एका स्थानिक संगणकावर पूर्णपणे अवलंबून न राहता व्यवस्थापित सर्व्हरवर डेटा संग्रहित केला जातो.

• नियमित बॅकअप: डेटा चुकून हटवला किंवा तांत्रिक समस्येमुळे प्रभावित झाल्यास बॅकअप माहिती पुनर्प्राप्त करण्यात मदत करू शकतात.

• सॉफ्टवेअर अद्यतने: नियमित सुरक्षा अद्यतने असुरक्षा दूर करू शकतात आणि कालांतराने संरक्षण सुधारू शकतात.

• क्रियाकलाप निरीक्षण: काही प्लॅटफॉर्म वापरकर्त्याच्या क्रियाकलापांच्या नोंदी ठेवतात, ज्यामुळे आर्थिक रेकॉर्डमधील बदल ओळखणे सोपे होते.

तथापि, सुरक्षितता कशी आहे यावर देखील अवलंबून असते व्यवसाय सॉफ्टवेअर वापरते. मजबूत अद्वितीय पासवर्ड, वैयक्तिक कर्मचारी खाती, मर्यादित परवानग्या आणि सामायिक लॉगिन क्रेडेन्शियल टाळणे प्रदात्याच्या तांत्रिक सुरक्षा उपायांसह जोखीम कमी करू शकतात.

सूत्र त्रुटी जोखीम विशेषत: हायलाइट करणे योग्य आहे

फॉर्म्युला एरर विशेष लक्ष देण्यास पात्र आहेत कारण त्या मूक आहेत—तुटलेली गणना असलेली स्प्रेडशीट अद्याप एक संख्या दर्शवते आणि ती संख्या योग्य प्रमाणेच वैध दिसते, म्हणजे एखादी व्यक्ती व्यक्तिचलितपणे पडताळणी करत नाही तोपर्यंत त्रुटी अनेक महिन्यांपर्यंत आढळून येत नाही.

जिथे विनिमय बसतो

विनिमयच्या गणना—जीएसटी कर अर्ज, बेरीज, थकबाकी—हे मॅन्युअली तयार केलेल्या फॉर्म्युलेस मोडण्याऐवजी सिस्टीममध्ये तयार केले जातात आणि रेकॉर्ड कोणत्याही एका उपकरणावर स्वतंत्रपणे संग्रहित केले जातात, स्प्रेडशीट चालू असलेल्या व्यवसायाच्या रेकॉर्ड-कीपिंगसाठी मुख्य जोखीम हाताळतात.

वारंवार विचारले जाणारे प्रश्न

1. व्यवसाय रेकॉर्डसाठी स्प्रेडशीट मूळतः असुरक्षित आहेत का?
त्यांच्याकडे विशिष्ट जोखीम असतात-सूत्रातील त्रुटी, प्रवेश नियंत्रणाचा अभाव, एकल-डिव्हाइस अवलंबित्व—जे त्यांना समर्पित सॉफ्टवेअरपेक्षा चालू आर्थिक रेकॉर्ड-कीपिंगसाठी कमी अनुकूल करतात.

2. सर्वात धोकादायक स्प्रेडशीट धोका काय आहे?
मूक फॉर्म्युला त्रुटी, कारण तुटलेली गणना अद्याप कोणत्याही स्पष्ट चेतावणीशिवाय एक प्रशंसनीय दिसणारी संख्या दर्शवते.

3. स्प्रेडशीट अजूनही व्यवसायासाठी उपयुक्त ठरू शकतात का?
होय, द्रुत गणना किंवा वैयक्तिक बजेटिंगसाठी, जरी रेकॉर्डची प्राथमिक प्रणाली म्हणून त्यांच्यावर विसंबून राहिल्यास अधिक जोखीम असते.

4. अकाउंटिंग सॉफ्टवेअर फॉर्म्युला त्रुटी कशा टाळते?
गणना प्रणालीमध्ये तयार केली जाते मॅन्युअली ऐवजी कोर लॉजिक बांधलेले आणि अपघाती मोडतोड होण्याची शक्यता आहे.

5. एका संगणकावरील स्प्रेडशीटमुळे डेटा धोक्यात येतो का?
होय, जर ते डिव्हाइस हरवले किंवा खराब झाले किंवा फाइल दूषित झाली तर तो अपयशाचा एकच मुद्दा बनतो.

6. अंगभूत संरक्षणासाठी मॅन्युअल स्प्रेडशीट बॅकअप हा वाजवी पर्याय आहे का?
हे मदत करू शकते, परंतु हे समर्पित सॉफ्टवेअरमधील स्वयंचलित संरक्षणांप्रमाणे पूर्णपणे सुसंगत मॅन्युअल शिस्तीवर अवलंबून असते.

7. अनेक लोक समान स्प्रेडशीट सुरक्षितपणे वापरू शकतात?
हे सुरक्षितपणे व्यवस्थापित करणे कठीण आहे, कारण स्प्रेडशीटमध्ये सामान्यत: भिन्न वापरकर्त्यांमधील योग्य प्रवेश नियंत्रण नसते.

8. विनिमय फॉर्म्युला त्रुटीचा धोका पूर्णपणे काढून टाकतो का?
होय, कर गणना आणि बेरीज मॅन्युअली तयार केलेल्या सूत्रांवर अवलंबून न राहता सिस्टमच्या तर्कशास्त्रात अंतर्भूत आहेत.

9. वाढत्या व्यवसायाने विशेषत: स्प्रेडशीटपासून दूर जावे का?
होय, जसजसे व्यवहाराचे प्रमाण आणि गुंतागुंत वाढत जाते, तसतसे स्प्रेडशीटचे धोके अधिक परिणामकारक होतात.

10. स्प्रेडशीट ऐवजी मी विनिमय सोबत किती मोफत इनव्हॉइस तयार करू शकतो?
5 पर्यंत जीएसटी चलन विनामूल्य आहेत, मॅन्युअल सूत्रांऐवजी अंगभूत गणनांसह.