હું એક સિસ્ટમમાં વેચાણ, ખરીદી અને ચુકવણી કેવી રીતે મેનેજ કરી શકું?
વેચાણ, ખરીદી અને ચૂકવણી ત્રણ અલગ-અલગ નોકરીઓ જેવી લાગે છે કારણ કે તે સામાન્ય રીતે ત્રણ અલગ-અલગ ક્ષણો પર હાથ ધરવામાં આવે છે - કાઉન્ટર પર લખેલું બિલ, ડિલિવરી આવે ત્યારે નોંધાયેલી ખરીદી, અને જ્યારે પણ કોઈને ચૂકવણી કરવામાં આવી છે તે તપાસવાનું યાદ આવે ત્યારે ચુકવણી લૉગ કરવામાં આવે છે. આમાંની કોઈપણ ક્ષણો કુદરતી રીતે એકબીજા સાથે જોડાયેલી નથી, તેથી જ સમય જતાં ત્રણેય અલગ થઈ જાય છે.
વેચાણ, ખરીદી અને ચુકવણીઓનું સંચાલન એક સિસ્ટમમાં એનો અર્થ એ છે કે ત્રણેયને સમાન ટ્રાન્ઝેક્શન ઇતિહાસના જોડાયેલા ભાગો તરીકે રેકોર્ડ કરવાને બદલે અલગ લોગ તરીકે કે જેને પાછળથી ક્રોસ-રેફરન્સ કરવાની જરૂર છે. તે એક જ એપ્લિકેશનમાં ત્રણ સુવિધાઓનો ઉપયોગ કરવા વિશે નથી - તે ખાતરી કરવા વિશે છે કે વેચાણ, ખરીદી અને ચુકવણી બધું મેન્યુઅલ મેચિંગ વિના એકબીજાને શોધી શકાય છે.
આ માર્ગદર્શિકા આ ત્રણને સાચી રીતે જોડવા માટે શું જરૂરી છે, તેમને રેકોર્ડ કરવા માટેનો વ્યવહારુ દૈનિક ક્રમ, અને જ્યારે સંખ્યાઓ લાઇન અપ ન થાય ત્યારે શું કરવું તે વિશે આ માર્ગદર્શિકા સમજાવે છે.
શા માટે આ ત્રણ સામાન્ય રીતે છૂટાછવાયા અંત થાય છે
વેચાણ ઝડપથી થાય છે, ઘણીવાર કાઉન્ટર પર સમયના દબાણ હેઠળ. જ્યારે પણ સ્ટોક આવે ત્યારે ખરીદીઓ અનિયમિત રીતે થાય છે. ચુકવણીઓ સંપૂર્ણ રીતે બીજા સમયે થાય છે-ક્યારેક તરત જ, ક્યારેક અઠવાડિયા પછી. કારણ કે દરેકની પોતાની લય હોય છે, તેઓ કુદરતી રીતે જે કંઈ પણ હાથની નજીક હોય તેમાં રેકોર્ડ કરવામાં આવે છે - વેચાણ માટેનું રજિસ્ટર, ખરીદી માટે મેમરી અથવા ડાયરી, અને ચૂકવણી માટેની માનસિક ગણતરી. આમાંનું કંઈ શિસ્તની નિષ્ફળતા નથી; જ્યારે ત્રણ અલગ-અલગ લયને જાણીજોઈને એકસાથે લાવવામાં ન આવે ત્યારે આવું જ થાય છે.
"એક સિસ્ટમ" ને ખરેખર શું જરૂરી છે
આ ત્રણેયને એકસાથે લાવવું એ બધા માટે માત્ર એક જ એપનો ઉપયોગ કરવા વિશે નથી — તે ખાસ જરૂરી છે:
દરેક વેચાણ ગ્રાહકના રેકોર્ડ સાથે જોડાયેલ છે, જેથી ચૂકવણીઓ પછીથી તેની સામે મેચ કરી શકાય
વિક્રેતાના રેકોર્ડ સાથે જોડાયેલ દરેક ખરીદી, એ જ રીતે
ચોક્કસ સામે નોંધાયેલ દરેક ચુકવણી ભરતિયું અથવા ખરીદી તે સામાન્ય રીતે ગ્રાહક અથવા વિક્રેતાના નામ સામે જ નહીં, પણ સ્થાયી થાય છે
એકલ, વહેંચાયેલ ઉત્પાદન અથવા આઇટમ સંદર્ભ, તેથી સમાન આઇટમનું વેચાણ અને ખરીદી ઓળખી શકાય તે રીતે જોડાયેલ છે
આ ચોક્કસ લિંક્સ વિના, સમાન સૉફ્ટવેરમાં વેચાણ, ખરીદી અને ચુકવણીઓ વાસ્તવમાં તેમને કનેક્ટ કરતી નથી - તે ફક્ત તેમને એકબીજાની નજીક સંગ્રહિત કરે છે.
પ્રવેશનો રાઇટ ઓર્ડર સેટ કરી રહ્યા છીએ
સાતત્યપૂર્ણ એન્ટ્રી ઓર્ડરથી ઉપરોક્ત કનેક્શન્સ કુદરતી રીતે થાય છે, હકીકત પછી તેને ઠીક કરવાની જરૂર નથી તેના બદલે:
પ્રથમ વેચાણ અથવા ખરીદી રેકોર્ડ કરો, પ્રાથમિક વ્યવહાર તરીકે
તે ચોક્કસ વ્યવહારમાં ચુકવણી જોડો, ભલે તે તાત્કાલિક હોય કે પછી આવે
બાકી બેલેન્સ આપમેળે અપડેટ કરો વ્યવહારની રકમ અને નોંધાયેલ ચુકવણી વચ્ચેના તફાવતમાંથી
સતત પુનરાવર્તન કરો, તેથી દરેક વ્યવહાર-અપવાદ વિના-એ જ ક્રમને અનુસરે છે
બીજું પગલું અવગણવું - ચોક્કસ ટ્રાન્ઝેક્શન સામે ચૂકવણીને બદલે અલગથી રેકોર્ડ કરવું - "સંયુક્ત" સિસ્ટમમાં પણ આ ત્રણેય અલગ થવાનું એકમાત્ર સૌથી સામાન્ય કારણ છે.
એક વ્યવહારુ દિનચર્યા
દરેક વેચાણને બિલિંગના સમયે લોગ કરો, દિવસના અંતે નહીં
ડિલિવરી અથવા ઇન્વૉઇસ આવે કે તરત જ દરેક ખરીદીને લૉગ કરો, અનુકૂળ હોય ત્યારે નહીં
ચુકવણી રેકોર્ડ કરોજે ક્ષણે તે પ્રાપ્ત થાય છે અથવા બનાવવામાં આવે છે, તે ચોક્કસ ઇન્વૉઇસમાં ટૅગ કરવામાં આવે છે
દિવસના અંતે પાંચ-મિનિટની તપાસ કરો: શું દિવસના કુલ વેચાણ સાથે મેળ ખાય છે જે વાસ્તવમાં એકત્રિત કરવામાં આવ્યું હતું અને હજુ બાકી શું છે?
જ્યારે ત્રણ મેચ ન થાય ત્યારે શું કરવું
સંકેતો કે તમારું વર્તમાન સેટઅપ પહેલેથી જ અલગ પડી રહ્યું છે
તમારે ગ્રાહકને તમને યાદ કરાવવા માટે કહેવું પડ્યું છે કે તેણે પહેલેથી જ શું ચૂકવ્યું છે
મહિનાના અંતેના ટોટલ માટે એક કરતાં વધુ જગ્યાએથી આંકડા ઉમેરવાની જરૂર છે
તમે એક એવી ખરીદી શોધી કાઢી છે જે ક્યારેય ઔપચારિક રીતે ક્યાંય લૉગ કરવામાં આવી ન હતી
"કોણ શું દેવું છે" તપાસવામાં એક કે બે મિનિટ કરતાં વધુ સમય લાગે છે
આમાંની કોઈપણ એક નિશાની છે કે વેચાણ, ખરીદી અને ચૂકવણીઓ વાસ્તવમાં હજુ સુધી જોડાયેલા નથી, ભલે તે ક્યાંક ટેકનિકલી રીતે રેકોર્ડ કરેલ હોય.
કેવી રીતે વિનિમય આ ત્રણને એકસાથે લાવે છે
વિનિમય દરેક વેચાણ અને ખરીદીને સંબંધિત ગ્રાહક અથવા વિક્રેતાના રેકોર્ડ સાથે લિંક કરે છે, અને દરેક ચુકવણી તે જે ચોક્કસ ઇન્વૉઇસ સેટ કરે છે તેની સામે રેકોર્ડ કરવામાં આવે છે - તેથી મેન્યુઅલ મેચિંગની જરૂરિયાતને બદલે બાકી બેલેન્સ આપમેળે અપડેટ થાય છે. કારણ કે વેચાણ, ખરીદી અને ચુકવણીના રેકોર્ડ સમાન અંતર્ગત ડેટા શેર કરે છે, તે તપાસવું કે શું ત્રણ લાઇન અપ એ એક જોડાયેલ રેકોર્ડ જોવાની બાબત છે, અલગ-અલગ લોગને ક્રોસ-રેફરન્સિંગ નહીં.
આ કનેક્શનને સીધું જોવા માટે, વિનિમયનું ફ્રી ટૂલ તમને 5 જેટલા GST ઇન્વૉઇસ મફત જનરેટ કરવા દે છે, જેમાં દરેકની સામે શરૂઆતથી જ ચુકવણીની સ્થિતિ ટ્રૅક કરવામાં આવે છે.
નિષ્કર્ષ
એક સિસ્ટમમાં વેચાણ, ખરીદી અને ચૂકવણીઓનું સંચાલન કરવું એ ત્રણેયને એક જ એપ્લિકેશનમાં રાખવા વિશે જ નથી - તે દરેક ચુકવણીને તે જે ચોક્કસ ટ્રાન્ઝેક્શન કરે છે તેની સાથે લિંક કરે છે અને દરેક વખતે સતત એન્ટ્રી ઓર્ડરને અનુસરે છે. મોટાભાગના ડિસ્કનેક્શન નાટ્યાત્મક ભૂલોને બદલે, છોડેલી લિંક્સ દ્વારા શાંતિથી થાય છે, તેથી જ રોજિંદી દિનચર્યા અને દિવસના અંતે ઝડપી તપાસ સોફ્ટવેર કરતાં વધુ મહત્વ ધરાવે છે. વિનિમય ટીઆ ત્રણેય રેકોર્ડ સ્તરે એકસાથે છે, તેથી બાકી બેલેન્સ અને ટોટલ મેન્યુઅલ ક્રોસ-રેફરન્સિંગ વિના ચોક્કસ રહે છે.
વારંવાર પૂછાતા પ્રશ્નો
1. સૌથી મોટી ભૂલ કઈ છે જે વેચાણ, ખરીદી અને ચૂકવણીઓને ડિસ્કનેક્ટ રાખે છે?
ચુકવણીને ચોક્કસ વેચાણ અથવા ખરીદી સાથે લિંક કરવાને બદલે અલગથી રેકોર્ડ કરવાથી તે સેટલ થાય છે.
2. શું આ ત્રણને જોડવા માટે મારે ખાસ સોફ્ટવેરની જરૂર છે, અથવા હું તે જાતે કરી શકું?
સાવચેત શિસ્ત સાથે તે જાતે જ શક્ય છે, પરંતુ સોફ્ટવેર બનાવે છે મેમરી પર આધાર રાખવાને બદલે લિંકિંગ આપોઆપ.
3. આ ત્રણને સુમેળમાં રાખવા માટે મારે દરરોજ શું તપાસવું જોઈએ?
એક ઝડપી તપાસ કે દિવસના વેચાણની કુલ ચૂકવણીઓ અને બાકી શું બાકી છે તેની સાથે મેળ ખાય છે.
4. વિનિમય વેચાણ, ખરીદી અને ચૂકવણીને કેવી રીતે જોડે છે?
દરેક ચુકવણીને ચોક્કસ ઇન્વૉઇસ અથવા ખરીદીના રેકોર્ડ સાથે જોડીને, એકલા ગ્રાહક અથવા વિક્રેતાના નામ સામે તેને અલગથી ટ્રૅક કરવાને બદલે.
5. પ્રથમ સંકેત શું છે કે આ ત્રણ સુમેળમાંથી બહાર આવી ગયા છે?
પહેલાથી શું ચૂકવવામાં આવ્યું છે તે સ્પષ્ટ કરવા માટે ગ્રાહક અથવા વિક્રેતાને પૂછવાની જરૂર છે.
6. ખરીદીઓ તરત જ લોગ થવી જોઈએ અથવા તેઓ રાહ જોઈ શકે છે?
તરત જ, અથવા શક્ય તેટલી ડિલિવરીની નજીક — વિલંબિત લોગિંગ એ ચૂકી ગયેલી એન્ટ્રીઓનું સામાન્ય કારણ છે.
7. શું હું મિસમેચ થઈ ગયા પછી તેને ઠીક કરી શકું?
હા, ગુમ થયેલ અથવા ખોટી રીતે લાગુ થયેલ રેકોર્ડ શોધવા માટે તાજેતરની એન્ટ્રીઓ દ્વારા પાછા ટ્રેસ કરીને, જોકે તેને અટકાવવા કરતાં તે વધુ સમય માંગી લે તેવું છે.
8. આ ચકાસવા માટે હું વિનિમય પર કેટલા મફત ઇન્વૉઇસ અજમાવી શકું?
વિનિમયનું ફ્રી ઇન્વોઇસ ટૂલ 5 GST ઇન્વૉઇસ મફતમાં પરવાનગી આપે છે, જેમાં પ્રથમ એન્ટ્રીથી પેમેન્ટ ટ્રેકિંગનો સમાવેશ થાય છે.
Related Topics
Published by Team Vinimay
Our editorial and compliance specialists create practical guides, tax calculation rules, and operational strategies to empower Indian small business owners and accountants.
