ஒரு சிஸ்டத்தில் விற்பனை, கொள்முதல் மற்றும் கொடுப்பனவுகளை நான் எப்படி நிர்வகிக்க முடியும்?
விற்பனை, கொள்முதல் மற்றும் கொடுப்பனவுகள் மூன்று தனித்தனி வேலைகளாக உணர்கின்றன, ஏனெனில் அவை வழக்கமாக மூன்று தனித்தனி தருணங்களில் கையாளப்படுகின்றன-கவுண்டரில் எழுதப்பட்ட பில், டெலிவரி வரும்போது வாங்கியதைக் குறிப்பிடுவது மற்றும் பணம் செலுத்தியவர் யார் என்பதைச் சரிபார்க்க யாராவது நினைவுகூரும்போது பதிவுசெய்யப்பட்ட பணம். இந்த தருணங்கள் எதுவும் இயற்கையாகவே ஒன்றோடொன்று இணைவதில்லை, அதனால்தான் காலப்போக்கில் மூன்றும் பிரிந்து செல்கிறது.
விற்பனை, கொள்முதல் மற்றும் கொடுப்பனவுகளை நிர்வகித்தல் ஒரு அமைப்பில், மூன்றையும் ஒரே பரிவர்த்தனை வரலாற்றின் இணைக்கப்பட்ட பகுதிகளாகப் பதிவுசெய்வதைக் குறிக்கிறது, மாறாக பின்னர் குறுக்கு-குறிப்பிடப்பட வேண்டிய தனித்தனி பதிவுகளாக அல்ல. இது ஒரே பயன்பாட்டில் மூன்று அம்சங்களைப் பயன்படுத்துவதைப் பற்றியது அல்ல - விற்பனை, வாங்குதல் மற்றும் பணம் செலுத்துதல் அனைத்தையும் கைமுறையாகப் பொருந்தாமல் ஒருவருக்கொருவர் மீண்டும் கண்டறிய முடியும் என்பதை உறுதிப்படுத்துவது.
இந்த மூன்றையும் உண்மையாக இணைக்க என்ன தேவை, அவற்றைப் பதிவு செய்வதற்கான நடைமுறை தினசரி ஒழுங்கு மற்றும் எண்கள் வரிசையாக இல்லாதபோது என்ன செய்ய வேண்டும் என்பதை இந்த வழிகாட்டி காட்டுகிறது.
ஏன் இந்த மூன்று பொதுவாக சிதறி முடிகிறது
விற்பனைகள் வேகமாக நடக்கும், பெரும்பாலும் ஒரு கவுண்டரில் நேர அழுத்தத்தின் கீழ். ஸ்டாக் வரும்போதெல்லாம் கொள்முதல் முறைகேடாக நடக்கும். பணம் செலுத்துதல் முற்றிலும் மற்றொரு நேரத்தில் நடக்கும் - சில நேரங்களில் உடனடியாக, சில வாரங்கள் கழித்து. ஒவ்வொன்றும் அதன் சொந்த தாளத்தைக் கொண்டிருப்பதால், அவை இயற்கையாகவே கைக்கு மிக அருகில் உள்ளவற்றில் பதிவு செய்யப்படுகின்றன-விற்பனைக்கான பதிவு, ஒரு நினைவகம் அல்லது வாங்குவதற்கான நாட்குறிப்பு மற்றும் பணம் செலுத்துவதற்கான மன எண்ணிக்கை. இதில் எதுவுமே ஒழுக்கம் தவறியதல்ல; மூன்று வெவ்வேறு தாளங்கள் வேண்டுமென்றே ஒன்றிணைக்கப்படாதபோது அது நடக்கும்.
"ஒரு அமைப்பு" உண்மையில் என்ன தேவை
இந்த மூன்றையும் ஒன்றாகக் கொண்டுவருவது, அனைத்திற்கும் ஒரு பயன்பாட்டைப் பயன்படுத்துவதைப் பற்றியது அல்ல - இது குறிப்பாக தேவைப்படுகிறது:
ஒவ்வொரு விற்பனையும் வாடிக்கையாளர் பதிவோடு இணைக்கப்பட்டுள்ளது, எனவே கட்டணங்கள் பின்னர் அதனுடன் பொருத்தப்படலாம்
ஒவ்வொரு வாங்குதலும் அதே வழியில் ஒரு விற்பனையாளர் பதிவோடு இணைக்கப்பட்டுள்ளது
ஒவ்வொரு கட்டணமும் குறிப்பிட்டவற்றுக்கு எதிராக பதிவு செய்யப்பட்டுள்ளது விலைப்பட்டியல் அல்லது கொள்முதல் இது பொதுவாக ஒரு வாடிக்கையாளர் அல்லது விற்பனையாளர் பெயருக்கு எதிரானது அல்ல
ஒற்றை, பகிரப்பட்ட தயாரிப்பு அல்லது உருப்படி குறிப்பு, எனவே அதே பொருளின் விற்பனையும் வாங்குதலும் அடையாளம் காணக்கூடிய வகையில் இணைக்கப்பட்டுள்ளன
இந்த குறிப்பிட்ட இணைப்புகள் இல்லாமல், ஒரே மென்பொருளில் விற்பனை, கொள்முதல் மற்றும் கொடுப்பனவுகளை வைத்திருப்பது உண்மையில் அவற்றை இணைக்காது-அது அவற்றை ஒன்றோடொன்று சேமித்து வைக்கும்.
சரியான நுழைவு வரிசையை அமைத்தல்
ஒரு நிலையான நுழைவு வரிசையானது மேலே உள்ள இணைப்புகளை உண்மைக்குப் பிறகு சரிசெய்வதற்குப் பதிலாக இயற்கையாகவே நடக்கும்:
முதலில் விற்பனை அல்லது வாங்குதலை பதிவு செய்யவும், முதன்மை பரிவர்த்தனையாக
குறிப்பிட்ட பரிவர்த்தனையுடன் கட்டணத்தை இணைக்கவும், அது உடனடியாக வந்தாலும் அல்லது பின்னர் வந்தாலும் சரி
நிலுவைத் தொகையை தானாகவே புதுப்பிக்கவும் பரிவர்த்தனை தொகைக்கும் பதிவுசெய்யப்பட்ட கட்டணத்திற்கும் உள்ள வித்தியாசத்திலிருந்து
தொடர்ந்து மீண்டும் செய்யவும், எனவே ஒவ்வொரு பரிவர்த்தனையும்-விதிவிலக்கு இல்லாமல்-ஒரே வரிசையைப் பின்பற்றுகிறது
படி இரண்டைத் தவிர்த்தல்-குறிப்பிட்ட பரிவர்த்தனைக்கு பதிலாக தனித்தனியாக ஒரு கட்டணத்தை பதிவு செய்தல்-இந்த மூன்றும் "ஒருங்கிணைந்த" அமைப்பில் கூட பிரிந்து செல்வதற்கு மிகவும் பொதுவான காரணம்.
ஒரு நடைமுறை தினசரி வழக்கம்
ஒவ்வொரு விற்பனையையும் பில்லிங் புள்ளியில் பதிவு செய்யுங்கள், நாள் முடிவில் அல்ல
டெலிவரி அல்லது விலைப்பட்டியல் வந்தவுடன் ஒவ்வொரு வாங்குதலையும் பதிவு செய்யவும், வசதியாக இருக்கும்போது அல்ல
கட்டணத்தை பதிவு செய்யவும்அது பெறப்பட்ட அல்லது தயாரிக்கப்பட்ட தருணம், குறிப்பிட்ட விலைப்பட்டியலில் குறியிடப்பட்டது
ஐந்து நிமிட இறுதிச் சரிபார்ப்பைச் செய்யுங்கள்: அன்றைய மொத்த விற்பனையானது உண்மையில் சேகரிக்கப்பட்டவற்றுடன் இன்னும் நிலுவையில் உள்ளவற்றுடன் பொருந்துமா?
மூன்றும் பொருந்தவில்லை என்றால் என்ன செய்வது
உங்கள் தற்போதைய அமைப்பு ஏற்கனவே வீழ்ச்சியடைந்து வருவதற்கான அறிகுறிகள்
வாடிக்கையாளர் ஏற்கனவே பணம் செலுத்தியதை உங்களுக்கு நினைவூட்டும்படி கேட்க வேண்டும்
மாத இறுதித் தொகைக்கு ஒன்றுக்கு மேற்பட்ட இடங்களிலிருந்து புள்ளிவிவரங்களைச் சேர்க்க வேண்டும்
எங்கும் முறையாகப் பதிவு செய்யப்படாத வாங்குதலை நீங்கள் கண்டுபிடித்துள்ளீர்கள்
"யார் என்ன செய்ய வேண்டும்" என்பதைச் சரிபார்ப்பதற்கு ஒன்று அல்லது இரண்டு நிமிடங்களுக்கு மேல் ஆகும்
இவற்றில் ஏதேனும் ஒன்று தொழில்நுட்ப ரீதியாக எங்காவது பதிவு செய்யப்பட்டிருந்தாலும், விற்பனை, கொள்முதல் மற்றும் பணம் செலுத்துதல் ஆகியவை உண்மையில் இன்னும் இணைக்கப்படவில்லை என்பதற்கான அறிகுறியாகும்.
வினிமய் எப்படி இந்த மூன்றையும் ஒன்றாகக் கொண்டுவருகிறார்
Vinimay ஒவ்வொரு விற்பனையையும் வாங்குதலையும் தொடர்புடைய வாடிக்கையாளர் அல்லது விற்பனையாளர் பதிவோடு இணைக்கிறது, மேலும் ஒவ்வொரு கட்டணமும் அது செலுத்தும் குறிப்பிட்ட விலைப்பட்டியலுக்கு எதிராக பதிவுசெய்யப்படும் - எனவே நிலுவையில் உள்ள நிலுவைகள் கைமுறையாகப் பொருத்தம் தேவைப்படுவதை விட தானாகவே புதுப்பிக்கப்படும். விற்பனை, கொள்முதல் மற்றும் கட்டணப் பதிவுகள் ஒரே அடிப்படைத் தரவைப் பகிர்ந்துகொள்வதால், மூன்று வரிசைகளும் ஒரு இணைக்கப்பட்ட பதிவைப் பார்ப்பதற்குரிய விஷயமா என்பதைச் சரிபார்த்து, தனித்தனி பதிவுகளை குறுக்கு-குறிப்பு அல்ல.
இந்த இணைப்பை நேரடியாகப் பார்க்க, Vinimay இன் இலவசக் கருவியானது 5 GST இன்வாய்ஸ்களை இலவசமாக உருவாக்க உங்களை அனுமதிக்கிறது, தொடக்கத்தில் இருந்தே ஒவ்வொன்றின் கட்டண நிலையும் கண்காணிக்கப்படும்.
முடிவுரை
ஒரு அமைப்பில் விற்பனை, கொள்முதல் மற்றும் கொடுப்பனவுகளை நிர்வகிப்பது என்பது மூன்றையும் ஒரே பயன்பாட்டில் வைத்திருப்பது மட்டுமல்ல - ஒவ்வொரு கட்டணத்தையும் அது தீர்க்கும் குறிப்பிட்ட பரிவர்த்தனையுடன் இணைப்பது மற்றும் ஒவ்வொரு முறையும் நிலையான நுழைவு வரிசையைப் பின்பற்றுவதும் ஆகும். வியத்தகு பிழைகளைக் காட்டிலும் தவிர்க்கப்பட்ட இணைப்புகள் மூலம் பெரும்பாலான துண்டிப்பு அமைதியாக நிகழ்கிறது, அதனால்தான் மென்பொருளைக் காட்டிலும் தினசரி வழக்கமான மற்றும் விரைவான இறுதிச் சரிபார்ப்பு முக்கியமானது. வினிமய் டிஇவை மூன்றும் ஒன்றாக பதிவு நிலையில் உள்ளன, எனவே நிலுவையில் உள்ள நிலுவைகள் மற்றும் மொத்தங்கள் கைமுறையாக குறுக்கு-குறிப்பு இல்லாமல் துல்லியமாக இருக்கும்.
அடிக்கடி கேட்கப்படும் கேள்விகள்
1. விற்பனை, கொள்முதல் மற்றும் கொடுப்பனவுகளைத் துண்டிக்கும் மிகப்பெரிய தவறு என்ன?
குறிப்பிட்ட விற்பனை அல்லது வாங்குதலுடன் இணைப்பதற்குப் பதிலாக அதைத் தனியாகப் பதிவுசெய்தல்.
2. இந்த மூன்றையும் இணைக்க எனக்கு சிறப்பு மென்பொருள் தேவையா அல்லது கைமுறையாகச் செய்யலாமா?
கவனமாக ஒழுக்கத்துடன் கைமுறையாக சாத்தியம், ஆனால் மென்பொருள் செய்கிறது நினைவகத்தை சார்ந்து இல்லாமல் தானாக இணைக்கும்.
3. இந்த மூன்றையும் ஒத்திசைவில் வைத்திருக்க நான் தினமும் எதைச் சரிபார்க்க வேண்டும்?
அன்றைய விற்பனையின் மொத்தப் பணம் வசூலிக்கப்படுவதோடு நிலுவையில் உள்ளதையும் விரைவாகச் சரிபார்க்கவும்.
4. வினிமே விற்பனை, கொள்முதல் மற்றும் கொடுப்பனவுகளை எவ்வாறு இணைக்கிறது?
ஒவ்வொரு கட்டணத்தையும் ஒரு குறிப்பிட்ட விலைப்பட்டியல் அல்லது கொள்முதல் பதிவோடு இணைப்பதன் மூலம், ஒரு வாடிக்கையாளர் அல்லது விற்பனையாளர் பெயருக்கு எதிராக தனித்தனியாகக் கண்காணிப்பதை விட.
5. இந்த மூன்றும் ஒத்திசைந்து விட்டதற்கான முதல் அறிகுறி என்ன?
ஏற்கனவே செலுத்தப்பட்டதைத் தெளிவுபடுத்த வாடிக்கையாளர் அல்லது விற்பனையாளரிடம் கேட்க வேண்டும்.
6. வாங்குதல்கள் உடனடியாக பதிவு செய்யப்பட வேண்டுமா அல்லது அவர்கள் காத்திருக்க முடியுமா?
உடனடியாக, அல்லது முடிந்தவரை டெலிவரிக்கு அருகில் - தாமதமான பதிவுகள் தவறவிட்ட உள்ளீடுகளுக்கு ஒரு பொதுவான காரணமாகும்.
7. ஏற்கனவே நடந்த ஒரு பொருத்தமின்மையை நான் சரிசெய்ய முடியுமா?
ஆம், காணாமல் போன அல்லது தவறாகப் பயன்படுத்தப்பட்ட பதிவைக் கண்டறிய சமீபத்திய உள்ளீடுகள் மூலம் பின்தொடர்வதன் மூலம், அதைத் தடுப்பதை விட அதிக நேரம் எடுத்துக்கொள்ளும்.
8. வினிமயில் எத்தனை இலவச விலைப்பட்டியல்களைச் சோதித்துப் பார்க்க முடியும்?
Vinimay இன் இலவச விலைப்பட்டியல் கருவி 5 GST இன்வாய்ஸ்கள் வரை இலவசமாக அனுமதிக்கிறது, முதல் நுழைவில் இருந்து பேமெண்ட் டிராக்கிங் சேர்க்கப்பட்டுள்ளது.
Related Topics
Published by Team Vinimay
Our editorial and compliance specialists create practical guides, tax calculation rules, and operational strategies to empower Indian small business owners and accountants.
