একটি প্রফর্মা চালান কি? অর্থ, বিন্যাস, এবং উদাহরণ
কখনও কখনও একজন গ্রাহক অর্ডার দেওয়ার আগে দাম, ট্যাক্স এবং মোট জানতে চান। কখনও কখনও আপনি পণ্য পাঠানোর আগে একটি অগ্রিম প্রয়োজন. কি ইন উভয় ক্ষেত্রেই আপনার একটি নথির প্রয়োজন যা একটি চালানের মতো দেখতে কিন্তু এখনও চূড়ান্ত বিল নয়। সেই নথিটি একটি প্রফর্মা চালান।
এই নির্দেশিকা ব্যাখ্যা করে কি একটি প্রফরমা চালান এটি ট্যাক্স ইনভয়েস থেকে কীভাবে আলাদা, কখন এটি ব্যবহার করতে হবে এবং এতে কী থাকা উচিত। আপনি একটি সাধারণ উদাহরণ দেখতে পাবেন এবং তারপরে প্রতিটি স্ক্রিনের জন্য একটি সংখ্যাযুক্ত স্ক্রিনশট সহ Vinimay-এ একটি প্রোফর্মা চালান তৈরির ধাপে ধাপে ওয়াকথ্রু অনুসরণ করুন। সাধারণ ভুল এবং দশটি FAQ শেষের দিকে।
সঠিক সময়ে সঠিক নথি ব্যবহার করা আপনার জিএসটি রেকর্ড পরিষ্কার রাখে। Vinimay হল বিনামূল্যের GST বিলিং এবং অ্যাকাউন্টিং সফটওয়্যার যা ছোট ব্যবসার জন্য তৈরি করা হয়েছে। এটির ড্যাশবোর্ডে একটি প্রোফর্মা ইনভয়েস বোতাম এবং লেনদেনে একটি প্রোফর্মা ট্যাব রয়েছে, তাই একজন গ্রাহককে উদ্ধৃত করতে মাত্র কয়েকটি ক্লিক লাগে৷
একটি প্রফর্মা চালান কি?
ক প্রফরমা চালান একটি প্রাথমিক চালান যা একজন বিক্রেতা পণ্য বা পরিষেবা সরবরাহ করার আগে ক্রেতার কাছে পাঠায়। এটি আইটেম, পরিমাণ, মূল্য, ট্যাক্স এবং মোট তালিকা করে, তাই ক্রেতা জানে চূড়ান্ত বিল কি হবে। এটি একটি ট্যাক্স চালান নয় এবং এটি একটি চূড়ান্ত বিল নয়। এটি স্পষ্টভাবে চিহ্নিত করা উচিত "প্রফর্মা চালান: ট্যাক্স চালান নয়"।
আপনি কখন একটি প্রফর্মা চালান ব্যবহার করবেন?
একটি গ্রাহক অর্ডার নিশ্চিত করার আগে একটি মূল্য এবং ট্যাক্স অনুমান দিতে.
সরবরাহের আগে অগ্রিম অর্থ প্রদানের জন্য জিজ্ঞাসা করা।
শুল্ক এবং রপ্তানি চালানের জন্য, যেখানে চূড়ান্ত চালানের আগে একটি নথির প্রয়োজন হয়।
যখন ক্রেতার অর্ডারের বিপরীতে একটি অভ্যন্তরীণ অনুমোদন বা ব্যাংক ঋণের প্রয়োজন হয়।
বড় বা কাস্টম অর্ডারের জন্য যেখানে বিবরণ এখনও পরিবর্তিত হতে পারে।
কিভাবে বিনিময়ে একটি প্রফর্মা চালান তৈরি করবেন
ধাপ 1: ড্যাশবোর্ডে প্রোফর্মা ইনভয়েসে ক্লিক করুন।
আপনি লগ ইন করার পরে, আপনি ড্যাশবোর্ডে অবতরণ করুন। উপরের ডানদিকে কুইক অ্যাকশন বাক্সে, প্রোফর্মা ইনভয়েসে ক্লিক করুন (চিত্র 1)।
কুইক অ্যাকশনে প্রোফর্মা ইনভয়েস বোতাম সহ Vinimay ড্যাশবোর্ড
ড্যাশবোর্ডে প্রোফর্মা ইনভয়েস বোতাম
ধাপ 2: অথবা লেনদেন থেকে এটি খুলুন।
এছাড়াও আপনি বাম মেনুতে লেনদেন (চিত্র 2) ক্লিক করতে পারেন। আপনার প্রফর্মা চালান দেখতে প্রফর্মা ট্যাব (চিত্র 3) খুলুন। একটি নতুন তৈরি করতে, উপরের ডানদিকে প্রোফর্মা তৈরি করুন বোতামে ক্লিক করুন (ছবি 4)।
Proforma ট্যাব এবং Create Proforma বোতাম সহ Vinimay লেনদেন পৃষ্ঠা
ধাপ 3: একটি প্রোফর্মা চালান তৈরি করুন ফর্ম: কোম্পানি, তারিখ এবং গ্রাহক
Proforma চালান তৈরি করুন উইন্ডোটি খোলে। কোম্পানি পরীক্ষা করুন (চিত্র 5)। লেনদেনের তারিখ (ছবি 6) সেট করুন এবং, আপনি যদি চান, একটি শেষ তারিখ (ছবি 7), যা ঐচ্ছিক। গ্রাহকের বিবরণের অধীনে, গ্রাহকের নাম টাইপ করুন (ছবি 8)। আপনি একটি রেফারেন্স নম্বর (ছবি 9) যোগ করতে পারেন, যেমন একটি ক্রয় অর্ডার নম্বর, যা ঐচ্ছিক।
শিপিং ঠিকানা প্রয়োজন. ডিফল্টরূপে, বিলিং ঠিকানার মতো একই (ছবি 10) টিক দেওয়া হয়, যা শিপিংয়ের জন্য গ্রাহকের বিলিং ঠিকানা ব্যবহার করে।
Vinimay কোম্পানি, তারিখ, গ্রাহকের নাম এবং শিপিং ঠিকানা সহ Proforma চালান ফর্ম তৈরি করুন
ধাপ 4: আইটেম যোগ করুন
আইটেম নিচে স্ক্রোল করুন. আপনার পণ্য অনুসন্ধান করতে পণ্য নির্বাচন (চিত্র 11) ব্যবহার করুন. পরিমাণ লিখুন (চিত্র 12), ইউনিট পরীক্ষা করুন (চিত্র 13) এবং মূল্য/ইউনিট লিখুন (চিত্র 14)। সারিতে একটি HSN কোড ক্ষেত্রও রয়েছে (ছবি 15)। আরও লাইন যোগ করতে, পণ্যের জন্য পণ্য যোগ করুন (ছবি 16) বা পরিষেবার জন্য পরিষেবা যোগ করুন (ছবি 17) ক্লিক করুন।
পণ্য অনুসন্ধান, পরিমাণ, ইউনিট, মূল্য, HSN কোড, পণ্য যোগ করুন এবং পরিষেবা যোগ করুন সহ Vinimay proforma চালান আইটেম সারি
প্রোফর্মা চালানে আইটেম সারি
ধাপ 5: নোট এবং মোট পরীক্ষা করুন, তারপর এটি তৈরি করুন
অতিরিক্ত বিবরণে স্ক্রোল করুন। নোট বক্সে (চিত্র 18) ইতিমধ্যেই শর্তাবলী রয়েছে যা বলে যে প্রফর্মা চালানটি ইস্যু করার তারিখ থেকে 7 দিনের জন্য বৈধ। আপনি আপনার শর্ত অনুসারে পাঠ্য সম্পাদনা করতে পারেন। সাবটোটাল এবং ইনভয়েস টোটাল চেক করুন (ছবি 19), তারপর প্রোফর্মা ইনভয়েস তৈরি করুন (চিত্র 20) ক্লিক করুন।
এড়ানোর জন্য সাধারণ ভুল
নথিটিকে "প্রোফর্মা চালান" এবং "কর চালান নয়" হিসাবে চিহ্নিত না করা৷
আপনার বইগুলিতে বিক্রয় হিসাবে একটি প্রোফর্মা চালান রেকর্ড করা।
একটি প্রোফর্মা চালানে জিএসটি সংগ্রহ করা যেন এটি একটি ট্যাক্স চালান।
সরবরাহ করা হলে ট্যাক্স চালান ইস্যু করতে ভুলে যাওয়া।
উদ্ধৃত মূল্য কতক্ষণ বৈধ তা উল্লেখ না।
প্রোফর্মা ইনভয়েস ব্যবহারের জন্য টিপস
নোটগুলিতে উদ্ধৃতির বৈধতার সময়কাল উল্লেখ করুন।
রেফারেন্স নম্বর হিসাবে আপনার গ্রাহকের ক্রয় অর্ডার নম্বর যোগ করুন।
সরবরাহ করা হলেই এটিকে ট্যাক্স ইনভয়েসে রূপান্তর করুন।
রেফারেন্স হিসাবে প্রফর্মা নম্বর সহ রসিদ হিসাবে যে কোনও অগ্রিম রেকর্ড করুন।
আপনার CA-এর সাথে অগ্রিম অর্থপ্রদানের GST চিকিত্সা পরীক্ষা করুন৷
উপসংহার
একটি প্রোফর্মা চালান আপনাকে GST দায়বদ্ধতা তৈরি না করেই বিক্রয়ের আগে একটি গ্রাহককে মূল্য, ট্যাক্স এবং মোট দেখাতে দেয়। এটি পরিষ্কারভাবে চিহ্নিত করুন, এটিকে আপনার বিক্রয় রেকর্ডের বাইরে রাখুন, রসিদ হিসাবে অগ্রিম রেকর্ড করুন এবং সরবরাহ করা হলে ট্যাক্স চালান ইস্যু করুন।
বিনিময় চেষ্টা করুন বিনামূল্যে এবং একটি ড্যাশবোর্ড থেকে প্রোফর্মা চালান এবং GST চালান তৈরি করুন।
FAQs
প্রশ্ন ১. সহজ কথায় প্রফরমা চালান কি?
এটি একটি প্রাথমিক চালান যা বিক্রয়ের আগে পাঠানো হয়, মূল্য, ট্যাক্স এবং মোট দেখানো হয়, তাই ক্রেতা জানেন চূড়ান্ত বিল কী হবে।
প্রশ্ন ২. একটি প্রফর্মা চালান একটি ট্যাক্স চালান?
না। এটি শুধুমাত্র একটি অনুমান বা উদ্ধৃতি এবং এটি একটি GST দায় তৈরি করে না।
Q3. ক্রেতা কি একটি প্রফর্মা ইনভ-এ ইনপুট ট্যাক্স ক্রেডিট দাবি করতে পারেনoice?
না। ইনপুট ট্যাক্স ক্রেডিট শুধুমাত্র একটি বৈধ ট্যাক্স ইনভয়েসে দাবি করা যেতে পারে।
Q4. আমি কি আমার বইগুলিতে বিক্রয় হিসাবে একটি প্রফর্মা চালান রেকর্ড করি?
না। আপনি ট্যাক্স চালান ইস্যু করার সময় বিক্রয় রেকর্ড করুন।
প্রশ্ন5. একটি প্রোফর্মা চালান এবং একটি উদ্ধৃতি মধ্যে পার্থক্য কি?
একটি উদ্ধৃতি একটি মূল্য প্রস্তাব. একটি প্রফর্মা চালান একটি চালানের মতো বিন্যস্ত করা হয়, চালান বিন্যাসে বিবরণ এবং কর সহ, তাই এটি অগ্রিম, কাস্টমস বা অনুমোদনের জন্য ব্যবহার করা যেতে পারে।
প্রশ্ন ৬. আমি কি একটি প্রফর্মা চালানের বিপরীতে অর্থপ্রদানের জন্য জিজ্ঞাসা করতে পারি?
হ্যাঁ, অনেক ব্যবসা এটির বিরুদ্ধে অগ্রিমের জন্য জিজ্ঞাসা করুন, কিন্তু নথিটি নিজেই একটি ট্যাক্স চালান নয়।
প্রশ্ন ৭. রপ্তানির জন্য একটি প্রফর্মা চালান প্রয়োজন?
এটি সাধারণত কাস্টমস এবং ক্রেতার ব্যাঙ্ক বা আমদানি আনুষ্ঠানিকতার জন্য ব্যবহৃত হয়, যদিও প্রয়োজনীয়তা দেশ এবং চালানের উপর নির্ভর করে।
প্রশ্ন ৮. একটি প্রফরমা চালান পরিবর্তন করা যেতে পারে?
হ্যাঁ। যেহেতু এটি চূড়ান্ত নয়, আপনি সরবরাহের আগে এটি সংশোধন করতে পারেন এবং একটি নতুন পাঠাতে পারেন।
Related Topics
Published by prachi kahar
Our editorial and compliance specialists create practical guides, tax calculation rules, and operational strategies to empower Indian small business owners and accountants.
