वास्तव में मेरे लेखांकन डेटा का स्वामी कौन है?

यह वास्तव में सुरक्षा या सुरक्षा से अलग प्रश्न है - यह कानूनी और व्यावहारिक अधिकारों के बारे में है, न कि इस बारे में कि डेटा कितनी अच्छी तरह से संरक्षित है। यहां तक ​​कि पूरी तरह से सुरक्षित डेटा भी एक उचित सवाल उठाता है: यदि आप किसी प्लेटफ़ॉर्म का उपयोग करना बंद कर देते हैं, तो सबसे पहले वह डेटा किसका था? वस्तुतः हर मानक में लेखांकन सॉफ्टवेयर व्यवस्था, व्यवसाय स्वामी का अपना डेटा होता है—आपके द्वारा दर्ज किए गए लेन-देन, चालान और रिकॉर्ड आपके ही रहते हैं, सॉफ़्टवेयर प्रदाता उस डेटा के स्वामी के बजाय उसके संरक्षक या प्रोसेसर के रूप में कार्य करता है। यह उद्योग में लगभग सार्वभौमिक मानक है, हालांकि उस डेटा तक पहुंचने और निर्यात करने की व्यावहारिक क्षमता प्रदाताओं के बीच भिन्न हो सकती है, भले ही स्वामित्व स्वयं प्रश्न में न हो।

स्वामित्व और पहुंच दो अलग-अलग चीजें क्यों हैं?

एक प्रदाता पूरी तरह से स्वीकार कर सकता है कि आप अपने डेटा का स्वामी बनें जबकि प्रयोग करने योग्य प्रारूप में पहुंच या निर्यात करना अभी भी वास्तव में कठिन है - स्वामित्व एक कानूनी और संविदात्मक मामला है, जबकि निर्यात क्षमता एक व्यावहारिक, तकनीकी मामला है। दोनों मायने रखते हैं, लेकिन वे स्वचालित रूप से एक ही चीज़ नहीं हैं।

व्यावहारिक रूप से "स्वामित्व" की क्या गारंटी होनी चाहिए

• किसी भी समय, प्रयोग करने योग्य प्रारूप में अपने स्वयं के रिकॉर्ड निर्यात करने का अधिकार

• आपके खाते और डेटा को हटाने का अधिकार, किसी भी कानूनी रिकॉर्ड-रख-रखाव आवश्यकताओं के अधीन, जो लागू हो सकता है

• प्रदाता आपकी जानकारी के बिना असंबंधित उद्देश्यों के लिए आपके विशिष्ट व्यावसायिक डेटा का उपयोग या बिक्री नहीं कर रहा है

यह कहां अस्पष्ट हो जाता है: समग्र उद्देश्यों के लिए उपयोग किया जाने वाला डेटा

कुछ प्रदाता व्यापक विश्लेषण या उत्पाद सुधार के लिए एकत्रित, अज्ञात डेटा (आपके विशिष्ट व्यवसाय के लिए पहचाने जाने योग्य नहीं) का उपयोग करते हैं - इसे आम तौर पर आपके विशिष्ट डेटा के "स्वामित्व" से अलग माना जाता है, लेकिन यदि प्रदाता की शर्तें इस अभ्यास का उल्लेख करती हैं तो यह समझने योग्य है, क्योंकि यह वास्तव में आपके चालान को संग्रहीत करने की तुलना में एक अलग उपयोग है।

यह प्रश्न जितना लगता है उससे कहीं अधिक महत्वपूर्ण क्यों है?

यदि आपको कभी प्रदाताओं को बदलने, अपने स्वयं के रिकॉर्ड के लिए कानूनी अनुरोध का जवाब देने, या बस अपना स्वयं का बैकअप चाहिए, तो स्वामित्व पर स्पष्टता - वास्तविक निर्यात क्षमता द्वारा समर्थित - यह निर्धारित करती है कि यह पांच मिनट का कार्य है या निराशाजनक विवाद है।

विनिमय इस पर कहां खड़ा है

आप विनिमय में दर्ज किए गए व्यावसायिक डेटा के स्वामी हैं—आपके चालान, ग्राहक रिकॉर्ड और लेनदेन इतिहास आपका है। विनिमय के मुफ़्त टूल के माध्यम से बनाए गए प्रत्येक चालान को आपकी अपनी पीडीएफ फ़ाइल के रूप में तुरंत डाउनलोड किया जा सकता है, जो आपको चल रहे प्लेटफ़ॉर्म एक्सेस से स्वतंत्र अपने स्वयं के रिकॉर्ड तक सीधी, व्यावहारिक पहुंच प्रदान करता है। डेटा स्वामित्व और किसी भी समग्र डेटा प्रथाओं पर विशिष्ट वर्तमान शर्तों के लिए, विनिमय का आधिकारिक शर्तें सबसे सटीक विवरण प्रदान करती हैं।

अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्नों

Q1. क्या सॉफ़्टवेयर प्रदाता डिफ़ॉल्ट रूप से मेरे व्यावसायिक डेटा का स्वामी है?
नहीं, मानक व्यवस्था में, आप अपने स्वयं के डेटा के स्वामी होते हैं, जिसमें प्रदाता मालिक के बजाय संरक्षक के रूप में कार्य करता है।

Q2. क्या मेरे डेटा का स्वामित्व उसे आसानी से निर्यात करने में सक्षम होने के समान है?
नहीं, ये संबंधित हैं लेकिन अलग-अलग हैं - स्वामित्व एक कानूनी मामला है, जबकि निर्यात क्षमता एक व्यावहारिक, तकनीकी मामला है जिसे सीधे सत्यापित किया जाना चाहिए।

Q3. क्या कोई प्रदाता मुझे बताए बिना मेरे डेटा का उपयोग किसी और चीज़ के लिए कर सकता है?
प्रतिष्ठित प्रदाता अपना डेटा बताते हैं प्रथाओं का स्पष्ट रूप से उनकी शर्तों में उपयोग करें—यह विशेष रूप से जांचने लायक है यदि यह आपकी चिंता करता है।

Q4. यदि मेरा डेटा वास्तव में मेरे पास है तो मुझे क्या करने में सक्षम होना चाहिए?
इसे किसी भी समय प्रयोग करने योग्य प्रारूप में निर्यात करें, और किसी भी लागू कानूनी अवधारण आवश्यकताओं के अधीन, अपना खाता और डेटा हटा दें।

Q5. क्या विनिमय मुझे अपने चालान की अपनी प्रति रखने की अनुमति देता है?
हां, बनाए गए प्रत्येक चालान को पीडीएफ के रूप में तुरंत डाउनलोड किया जा सकता है, जो चल रहे प्लेटफ़ॉर्म एक्सेस से स्वतंत्र है।

Q6. डेटा पूरी तरह सुरक्षित होने पर भी डेटा स्वामित्व मायने क्यों रखता है?
क्योंकि सुरक्षा अनधिकृत पहुंच से सुरक्षा को संबोधित करती है, जबकि स्वामित्व आपके अपने अधिकारों और डेटा पर दीर्घकालिक नियंत्रण को संबोधित करता है।

Q7. क्या व्यवसाय अपने लेखांकन डेटा का स्वतंत्र रूप से बैकअप ले सकते हैं?
हां, व्यवसायों को महत्वपूर्ण चालान और वित्तीय रिकॉर्ड की अपनी प्रतियां बनाए रखनी चाहिए जहां सॉफ़्टवेयर नियंत्रण की एक अतिरिक्त परत प्रदान करते हुए डाउनलोड या निर्यात की अनुमति देता है।

Q8. लेखांकन सॉफ़्टवेयर चुनते समय डेटा निर्यात क्यों महत्वपूर्ण है?
डेटा निर्यात रिकॉर्ड को स्थानांतरित करना आसान बनाता है यदि व्यवसाय सॉफ़्टवेयर प्रदाता बदलता है, तो किसी अन्य सिस्टम पर जाएं, स्वतंत्र बैकअप बनाए रखें, या ऐतिहासिक जानकारी तक पहुंचें।

Q9. क्या व्यवसाय जब चाहें अपना अकाउंटिंग डेटा हटा सकते हैं?
हमेशा नहीं। विलोपन प्रदाता की नीतियों और कानूनी या कर रिकॉर्ड-प्रतिधारण आवश्यकताओं पर निर्भर हो सकता है जिसके लिए कुछ वित्तीय रिकॉर्ड को संरक्षित करने की आवश्यकता होती है।

Q10. क्या व्यवसायों को साइन अप करने से पहले सॉफ़्टवेयर प्रदाता की डेटा नीति पढ़नी चाहिए?
हां, शर्तों और गोपनीयता नीति की समीक्षा करने से यह स्पष्ट हो सकता है कि डेटा कैसे संग्रहीत, उपयोग, निर्यात, बनाए रखा और हटाया जाता है, जिससे व्यवसायों को उनके अधिकारों और जिम्मेदारियों को समझने में मदद मिलती है।