નાના વ્યવસાય માટે એકાઉન્ટિંગ સૉફ્ટવેરમાં કઈ સુવિધાઓ હોવી જોઈએ?

નાના વ્યવસાય માટે એકાઉન્ટિંગ સૉફ્ટવેરમાં કઈ સુવિધાઓ હોવી જોઈએ?

દરેક એકાઉન્ટિંગ સૉફ્ટવેરનું માર્કેટિંગ પૃષ્ઠ ડઝનેક સુવિધાઓની સૂચિ આપે છે, અને તેમાંથી લગભગ કોઈ પણ તમને જણાવતું નથી કે તમારા કદના વ્યવસાય માટે ખરેખર કઈ બાબતો મહત્વપૂર્ણ છે. દરેક સુવિધાને સમાન રીતે મહત્વપૂર્ણ ગણવું એ છે કે વ્યવસાયો તેઓ જે સુવિધાઓનો ખરેખર ઉપયોગ કરશે તેના બદલે સૌથી લાંબી સુવિધા સૂચિના આધારે કેવી રીતે પસંદગી કરે છે.

શું એકાઉન્ટિંગ સોફ્ટવેરનાના વ્યવસાય માટે હોવું જોઈએ એ કોઈ એક ફ્લેટ લિસ્ટ નથી—તે વિવિધ અગ્રતા સ્તરો પરની સુવિધાઓનો સમૂહ છે, જે વસ્તુઓ વિના તમે બિલકુલ કામ કરી શકતા નથી કે જે ખરેખર ઉપયોગી છે, મોટા ભાગના નાના વ્યવસાયો વર્ષો સુધી સુરક્ષિતપણે અવગણી શકે તેવી વસ્તુઓ સુધી. સુવિધાઓને આ રીતે સૉર્ટ કરવાથી ચેકબૉક્સની સંખ્યાની સરખામણી કરતાં કોઈપણ વિશિષ્ટ સાધનનું મૂલ્યાંકન વધુ વ્યવહારુ બને છે.

આ માર્ગદર્શિકા સુવિધાઓને ચાર અગ્રતા સ્તરોમાં વિભાજિત કરે છે, સ્ટેજ-આધારિત ચેકલિસ્ટ આપે છે, અને કોઈપણ સાધનને પ્રતિબદ્ધ કરતા પહેલા સૌથી મહત્વપૂર્ણનું પરીક્ષણ કેવી રીતે કરવું તે સમજાવે છે.

એકલા ફીચર લિસ્ટ શા માટે તમને નક્કી કરવામાં મદદ કરતું નથી

પચાસ વિશેષતાઓ ધરાવતું સાધન અને પંદરવાળું સાધન બંને નિષ્ફળ થઈ શકે છે નાના વેપાર-પચાસ-સુવિધા ટૂલ જો તમે ઉપયોગમાં લેવાતા વધારાઓમાંથી કોઈ ન હોય તો, અને પંદર-સુવિધા ટૂલ જો તેમાં ખરેખર આવશ્યક કંઈક ખૂટે છે. શું મહત્વનું છે કે શું તમને દરરોજ જરૂરી વિશિષ્ટ સુવિધાઓ સારી રીતે આવરી લેવામાં આવી છે, એકંદર સૂચિ કેટલી લાંબી છે.

હોવું જ જોઈએ: બિન-વાટાઘાટ કરી શકાય તેવી મૂળભૂત બાબતો

આ તે સુવિધાઓ છે જે વિના એક નાનો વ્યવસાય ખરેખર ચલાવી શકતો નથી:

• GST-સુસંગત ઇન્વૉઇસિંગ - યોગ્ય કર ક્ષેત્રો, સતત લાગુ

• ક્રમિક ઇન્વૉઇસ નંબરિંગ - કોઈ અંતર નથી, કોઈ ડુપ્લિકેટ્સ નથી

• ગ્રાહક અને વિક્રેતા વિગતવાર સંગ્રહ — જેથી માહિતી દર વખતે ફરીથી ટાઈપ થતી નથી

• પીડીએફ નિકાસ અથવા પ્રિન્ટીંગ - જેથી બિલ વાસ્તવમાં ગ્રાહક સુધી પહોંચી શકે

જો આમાંથી કોઈપણ ખૂટે છે અથવા અવિશ્વસનીય છે, તો સાધન બિલિંગ સૉફ્ટવેર તરીકે કાર્ય કરતું નથી, પછી ભલે તે બીજું શું ઑફર કરે.

મહત્વપૂર્ણ: સુવિધાઓ જે વાસ્તવિક સમય બચાવે છે

આ પ્રથમ દિવસે સખત આવશ્યક નથી, પરંતુ બિલિંગ વોલ્યુમ વધે તેમ તેઓ અર્થપૂર્ણ સમય બચાવે છે:

• આપોઆપ કર ગણતરી ગ્રાહક સ્થાન પર આધારિત

• ચુકવણી ટ્રેકિંગ ચોક્કસ સાથે જોડાયેલ ઇન્વોઇસ, માત્ર એક સામાન્ય નોંધ નથી

• મૂળભૂત વેચાણ અને ખરીદી અહેવાલો પસંદ કરેલા સમયગાળા માટે

• ફરીથી વાપરી શકાય તેવી પ્રોડક્ટ એન્ટ્રીઓ સમાન વસ્તુઓનું વારંવાર વેચાણ કરતા વ્યવસાયો માટે

આને છોડવું એ જીવલેણ નથી, પરંતુ તેમની ગેરહાજરી નિયમિત ઉપયોગના થોડા મહિનામાં મેન્યુઅલ વર્કના સંચય તરીકે દેખાય છે.

ઉપયોગી: વિશેષતાઓ જે તમારી વૃદ્ધિમાં મદદ કરે છે

આ ખાસ કરીને સંબંધિત બને છે કારણ કે વ્યવસાય તેના પ્રારંભિક તબક્કાને પસાર કરે છે:

• વેચાણ સાથે લિંક થયેલ ઇન્વેન્ટરી ટ્રેકિંગ, જેથી સ્ટોક આપમેળે અપડેટ થાય છે

• બહુવિધ વપરાશકર્તા ઍક્સેસ, એકવાર એક કરતાં વધુ વ્યક્તિએ બિલ કરવાની જરૂર છે

• મલ્ટીપલ કંપની મેનેજમેન્ટ, એક કરતાં વધુ એકમ ચલાવતા વ્યવસાયો માટે

• ઐતિહાસિક રેકોર્ડ રીટેન્શન, મહિના-દર-મહિને અથવા વર્ષ-દર-વર્ષની સરખામણી માટે

વૈકલ્પિક: લક્ષણો મોટા ભાગના નાના વ્યવસાયો વહેલી તકે છોડી શકે છે

• અદ્યતન નાણાકીય નિવેદનો (નફો અને નુકસાન, બેલેન્સ શીટ્સ) — એકવાર CA ઔપચારિક રીતે સામેલ થયા પછી ઘણી વખત વધુ સુસંગત બને છે

• પેરોલ પ્રોસેસિંગ — માત્ર વધતી જતી કર્મચારીઓની સંખ્યા સાથે સંબંધિત

• મલ્ટિ-કરન્સી સપોર્ટ — આંતરરાષ્ટ્રીય વ્યવહારો સાથે વ્યવહાર કર્યા સિવાય ભાગ્યે જ જરૂરી છે

• ઇન્વૉઇસ ટેમ્પ્લેટ્સનું ઊંડું કસ્ટમાઇઝેશન — સરસ, પરંતુ ભાગ્યે જ વ્યવસાય માટે મહત્વપૂર્ણ

બિઝનેસ સ્ટેજ દ્વારા અગ્રતા ચેકલિસ્ટ

પ્રતિબદ્ધતા પહેલા આનું પરીક્ષણ કેવી રીતે કરવું

સુવિધા સૂચિ પર વિશ્વાસ કરવાને બદલે, એક વાસ્તવિક ઇન્વૉઇસ બનાવો, તેની સામે એક ચુકવણી કરો અને પરિણામી બાકી બેલેન્સ તપાસો. જો આ એક કસોટીમાં ઉપરોક્ત તમામ બાબતોમાંથી આવશ્યક અને મહત્વની વિશેષતાઓ સરળતાથી કાર્ય કરે છે, તો સાધન સંભવતઃ દૈનિક ઉપયોગ માટે નક્કર છે - બાકીના સ્તરો તમારા વર્તમાન તબક્કાના આધારે ક્રમશઃ ઓછા મહત્વ ધરાવે છે.

જ્યાં વિનિમય આ ચેકલિસ્ટને આવરી લે છે

વિનિમય હોવું જ જોઈએ અને મહત્વપૂર્ણ સ્તરોને સીધું આવરી લે છે - GST ઇન્વૉઇસિંગ, ઑટોમેટિક ટેક્સ ગણતરી, ક્રમિક નંબરિંગ, સાચવેલા ગ્રાહક અને વિક્રેતાની વિગતો, ચોક્કસ ઇન્વૉઇસેસ સાથે લિંક કરેલ ચુકવણી ટ્રેકિંગ અને વેચાણ અને ખરીદીના અહેવાલો. તે એક કરતાં વધુ એન્ટિટી ચલાવતા વ્યવસાયો માટે વેચાણ અને બહુવિધ કંપની મેનેજમેન્ટ સાથે જોડાયેલ ઇન્વેન્ટરી ટ્રેકિંગ સાથે ઉપયોગી સ્તરમાં પણ વિસ્તરે છે.

વૈકલ્પિક સ્તર માટે — અદ્યતન નાણાકીય નિવેદનો, પગારપત્રક, મલ્ટિ-કરન્સી સપોર્ટ — આ વિનિમયના વર્તમાન કન્ફર્મેડ ફીચર સેટની બહાર બેસે છે, અને સામાન્ય રીતે CA અથવા સમર્પિત એકાઉન્ટિંગ સિસ્ટમ દ્વારા વ્યવસાયને ખરેખર તેની જરૂર પડે ત્યારે તેને વધુ સારી રીતે સંચાલિત કરવામાં આવે છે.

આવશ્યક મૂળભૂત બાબતોની સીધી ચકાસણી કરવા માટે, વિનિમયનું મફત સાધન તમને 5 જેટલા GST ઇન્વૉઇસ મફત જનરેટ કરવા દે છે, જેમાં ગ્રાહકની વિગતો સાચવવામાં આવે છે અને ટેક્સ આપમેળે લાગુ થાય છે.

નિષ્કર્ષ

યોગ્ય લક્ષણોનાના વ્યવસાય માટે એક જ સાર્વત્રિક સૂચિ નથી - તે પ્રાથમિકતાઓનો સમૂહ છે જે તમારા સ્ટેજ પર આધાર રાખીને, GST-સુસંગત ઇન્વૉઇસિંગ જેવી બિન-વાટાઘાટ કરી શકાય તેવી મૂળભૂત બાબતોથી માંડીને પેરોલ અથવા મલ્ટિ-કરન્સી સપોર્ટ જેવા ખરેખર વૈકલ્પિક વધારામાં બદલાય છે. એક વાસ્તવિક ઇન્વૉઇસ અને ચુકવણી સાથે, આવશ્યક અને મહત્વપૂર્ણ સ્તરોનું સીધું પરીક્ષણ કરવું, તમને સમગ્ર ટૂલ્સમાં વિશેષતાઓની ગણતરી કરતાં વધુ જણાવે છે. વિનિમય વ્યાપાર વધવા સાથે ઇન્વેન્ટરી અને મલ્ટિ-કંપની સપોર્ટમાં વિસ્તરે છે, અને તે જરૂરી અને મહત્વપૂર્ણ સ્તરોને સીધું આવરી લે છે, જ્યારે પ્રમાણિક રહીને વધુ ઊંડા નાણાકીય નિવેદનો અને પગારપત્રકની જરૂરિયાતો માટે સામાન્ય રીતે વધારાના, સમર્પિતની જરૂર પડે છે.

વારંવાર પૂછાતા પ્રશ્નો

1. નાના વ્યવસાય માટે એકમાત્ર સૌથી મહત્વપૂર્ણ લક્ષણ શું છે?
યોગ્ય, સુસંગત ટેક્સ ફીલ્ડ સાથે GST-સુસંગત ઇન્વૉઇસિંગ - બાકીનું બધું આના વિશ્વસનીય હોવા પર નિર્ધારિત કરે છે.

2. શું મારે પહેલા દિવસથી ઇન્વેન્ટરી ટ્રેકિંગની જરૂર છે?
જો તમે ભૌતિક ઉત્પાદનો વેચો તો જ; સેવા વ્યવસાયો સામાન્ય રીતે તેના બદલે બિલિંગ અને પેમેન્ટ ટ્રેકિંગને પ્રાથમિકતા આપી શકે છે.

3. શું સોલો બિઝનેસ માલિક માટે બહુ-વપરાશકર્તા ઍક્સેસ જરૂરી છે?
ના, જ્યારે બીજી વ્યક્તિએ બિલ આપવાની જરૂર હોય અથવા બીજું કાઉન્ટર ખુલે ત્યારે તે સંબંધિત બની જાય છે.

4. શું મારે સોફ્ટવેરની તેની કુલ સુવિધાઓની સંખ્યાના આધારે પસંદગી કરવી જોઈએ?
ના, કેટલી વધારાની સુવિધાઓ સૂચિબદ્ધ છે તેના પર આવશ્યક અને મહત્વપૂર્ણ સુવિધાઓ વિશ્વસનીય રીતે કાર્ય કરે છે કે કેમ તે પ્રાધાન્ય આપો.

5. શું વિનિમય આવશ્યક અને મહત્વપૂર્ણ ફીચર સ્તરોને આવરી લે છે?
હા, GST ઇન્વૉઇસિંગ, ઑટોમેટિક ટેક્સ ગણતરી, ચુકવણી ટ્રેકિંગ અને રિપોર્ટ્સ સહિત.

6. શું નફો અને નુકસાન જેવા નાણાકીય નિવેદનો નાના વ્યવસાય માટે જરૂરી છે?
મોટાભાગના માટે તરત જ નહીં નાના ઉદ્યોગો-તેઓ CA ની સંડોવણી સાથે અથવા જટિલતા વધવાથી વધુ સુસંગત બને છે.

7. જો કોઈ સાધન કમિટ કરતા પહેલા આવશ્યક બાબતોને આવરી લે તો હું કેવી રીતે પરીક્ષણ કરી શકું?
એક વાસ્તવિક ઇન્વૉઇસ બનાવો અને તેની સામે એક ચુકવણી કરો અને બાકી બેલેન્સ અપડેટની યોગ્ય રીતે પુષ્ટિ કરો.

8. મોટા ભાગના નાના વ્યવસાયો કઈ વિશેષતાઓને વહેલી તકે સુરક્ષિત રીતે છોડી શકે છે?
મલ્ટી-ચલણ સપોર્ટ, પગારપત્રક અને અદ્યતન નાણાકીય નિવેદનો, સિવાય કે તમારા વિશિષ્ટ વ્યવસાયને પહેલાથી જ તેની જરૂર હોય.

9. શું વ્યાપાર વધવાની સાથે સુવિધાની પ્રાથમિકતા બદલાય છે?
હા, "ઉપયોગી" સ્તરની વિશેષતાઓ ક્રમશઃ વધુ મહત્વની બની જાય છે કારણ કે સ્ટાફની સંખ્યા, વોલ્યુમ અથવા જટિલતા વધે છે.

10. હું વિનિમય પર કેટલા મફત ઇન્વૉઇસનું પરીક્ષણ કરી શકું?
વિનિમયનીફ્રી ઇન્વોઇસ ટૂલ 5 સુધી GST ઇન્વૉઇસને મફતમાં મંજૂરી આપે છે, જેમાં આવશ્યક સુવિધાઓને આવરી લેવામાં આવે છે.