छोटे व्यवसाय के लिए लेखांकन सॉफ्टवेयर में क्या विशेषताएं होनी चाहिए?
प्रत्येक अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर का मार्केटिंग पृष्ठ दर्जनों विशेषताओं को सूचीबद्ध करता है, और उनमें से लगभग कोई भी आपको यह नहीं बताता कि वास्तव में आपके आकार के व्यवसाय के लिए कौन सी विशेषताएँ मायने रखती हैं। प्रत्येक सुविधा को समान रूप से महत्वपूर्ण मानना इस बात पर निर्भर करता है कि व्यवसाय किस प्रकार उन सुविधाओं के बजाय सबसे लंबी फीचर सूची के आधार पर चयन करते हैं जिनका वे वास्तव में उपयोग करेंगे।
क्या लेखांकन सॉफ्टवेयरएक छोटे व्यवसाय के लिए यह एक सपाट सूची नहीं है - यह विभिन्न प्राथमिकता स्तरों पर सुविधाओं का एक सेट है, उन चीज़ों से जिनके बिना आप बिल्कुल काम नहीं कर सकते हैं उन चीज़ों तक जो वास्तव में उपयोगी हैं, उन चीज़ों तक जिन्हें अधिकांश छोटे व्यवसाय वर्षों तक सुरक्षित रूप से अनदेखा कर सकते हैं। इस तरह से सुविधाओं को क्रमबद्ध करने से किसी विशिष्ट उपकरण का मूल्यांकन चेकबॉक्स गणनाओं की तुलना करने से कहीं अधिक व्यावहारिक हो जाता है।
यह मार्गदर्शिका सुविधाओं को चार प्राथमिकता स्तरों में विभाजित करती है, एक चरण-आधारित चेकलिस्ट देती है, और बताती है कि किसी भी टूल पर काम करने से पहले सबसे महत्वपूर्ण स्तरों का परीक्षण कैसे करें।
अकेले फीचर सूची आपको निर्णय लेने में मदद क्यों नहीं करती?
पचास सुविधाओं वाला एक उपकरण और पंद्रह सुविधाओं वाला एक उपकरण दोनों विफल हो सकते हैं छोटा व्यवसाय-पचास-सुविधा वाला उपकरण यदि आपके द्वारा उपयोग किए जाने वाले अतिरिक्त में से कोई भी नहीं है, और पंद्रह-सुविधा वाला उपकरण यदि इसमें वास्तव में कुछ आवश्यक कमी है। महत्वपूर्ण यह है कि जिन विशिष्ट सुविधाओं की आपको प्रतिदिन आवश्यकता होती है वे अच्छी तरह से कवर की गई हैं या नहीं, न कि समग्र सूची कितनी लंबी है।
अवश्य होना चाहिए: गैर-परक्राम्य मूल बातें
ये वे विशेषताएं हैं जिनके बिना एक छोटा व्यवसाय वास्तव में संचालित नहीं हो सकता है:
जीएसटी-अनुपालक चालान — सही कर फ़ील्ड, लगातार लागू
अनुक्रमिक चालान क्रमांकन - कोई अंतराल नहीं, कोई डुप्लिकेट नहीं
ग्राहक और विक्रेता विवरण भंडारण - इसलिए जानकारी हर बार दोबारा टाइप नहीं की जाती है
पीडीएफ निर्यात या मुद्रण - तो एक बिल वास्तव में ग्राहक तक पहुंच सकता है
यदि इनमें से कोई भी गायब या अविश्वसनीय है, तो उपकरण बिलिंग सॉफ़्टवेयर के रूप में कार्य नहीं कर रहा है, भले ही वह और कुछ भी प्रदान करता हो।
महत्वपूर्ण: ऐसी विशेषताएं जो वास्तविक समय बचाती हैं
ये पहले दिन बिल्कुल आवश्यक नहीं हैं, लेकिन बिलिंग मात्रा बढ़ने पर ये सार्थक समय बचाते हैं:
स्वचालित कर गणना ग्राहक स्थान के आधार पर
भुगतान ट्रैकिंग विशिष्ट से जुड़ा हुआ चालान, सिर्फ एक सामान्य नोट नहीं
बुनियादी बिक्री और खरीद रिपोर्ट एक चुनी हुई अवधि के लिए
पुन: प्रयोज्य उत्पाद प्रविष्टियाँ एक ही वस्तु को बार-बार बेचने वाले व्यवसायों के लिए
इन्हें छोड़ना घातक नहीं है, लेकिन इनकी अनुपस्थिति नियमित उपयोग के कुछ महीनों के भीतर मैन्युअल काम को जमा करने के रूप में दिखाई देती है।
उपयोगी: विशेषताएं जो आपके बढ़ने में मदद करती हैं
ये विशेष रूप से तब प्रासंगिक हो जाते हैं जब व्यवसाय अपने प्रारंभिक चरण से आगे बढ़ जाता है:
इन्वेंटरी ट्रैकिंग बिक्री से जुड़ी हुई है, इसलिए स्टॉक स्वचालित रूप से अपडेट हो जाता है
एकाधिक उपयोगकर्ता पहुंच, एक बार एक से अधिक व्यक्तियों को बिल देने की आवश्यकता होती है
एकाधिक कंपनी प्रबंधन, एक से अधिक इकाई चलाने वाले व्यवसायों के लिए
ऐतिहासिक रिकार्ड प्रतिधारण, महीने-दर-महीने या साल-दर-साल तुलना के लिए
वैकल्पिक: अधिकांश छोटे व्यवसाय शुरुआत में ही सुविधाएँ छोड़ सकते हैं
उन्नत वित्तीय विवरण (लाभ और हानि, बैलेंस शीट) - सीए के औपचारिक रूप से शामिल होने के बाद अक्सर अधिक प्रासंगिक होता है
पेरोल प्रसंस्करण - केवल बढ़ती स्टाफ संख्या के साथ प्रासंगिक है
बहु-मुद्रा समर्थन - अंतरराष्ट्रीय लेनदेन से निपटने के लिए शायद ही कभी इसकी आवश्यकता होती है
इनवॉइस टेम्प्लेट का गहन अनुकूलन - अच्छा, लेकिन शायद ही कभी व्यवसाय-महत्वपूर्ण
बिजनेस स्टेज द्वारा एक प्राथमिकता चेकलिस्ट
प्रतिबद्ध होने से पहले इनका परीक्षण कैसे करें
किसी सुविधा सूची पर भरोसा करने के बजाय, एक वास्तविक चालान बनाएं, उसके विरुद्ध एक भुगतान करें और परिणामी बकाया राशि की जांच करें। यदि उपरोक्त सभी आवश्यक और महत्वपूर्ण विशेषताएं इस एक परीक्षण में सुचारू रूप से काम करती हैं, तो उपकरण दैनिक उपयोग के लिए ठोस होने की संभावना है - आपके वर्तमान चरण के आधार पर शेष स्तर उत्तरोत्तर कम मायने रखते हैं।
जहां विनिमय इस चेकलिस्ट को कवर करता है
विनिमय आवश्यक और महत्वपूर्ण स्तरों को सीधे कवर करता है - स्वचालित कर गणना, अनुक्रमिक नंबरिंग, सहेजे गए ग्राहक और विक्रेता विवरण, विशिष्ट चालान से जुड़े भुगतान ट्रैकिंग और बिक्री और खरीद रिपोर्ट के साथ जीएसटी चालान। यह एक से अधिक इकाई चलाने वाले व्यवसायों के लिए बिक्री और कई कंपनी प्रबंधन से जुड़ी इन्वेंट्री ट्रैकिंग के साथ उपयोगी स्तर तक भी विस्तारित है।
वैकल्पिक स्तर के लिए - उन्नत वित्तीय विवरण, पेरोल, बहु-मुद्रा समर्थन - ये विनिमे के वर्तमान पुष्टि किए गए फीचर सेट के बाहर हैं, और आमतौर पर किसी व्यवसाय को वास्तव में इनकी आवश्यकता होने पर सीए या एक समर्पित लेखा प्रणाली द्वारा बेहतर तरीके से नियंत्रित किया जाता है।
सीधे तौर पर आवश्यक बुनियादी बातों का परीक्षण करने के लिए, विनिमय का निःशुल्क टूल आपको 5 जीएसटी चालान तक निःशुल्क उत्पन्न करने की सुविधा देता है, जिसमें ग्राहक विवरण सहेजे जाते हैं और कर स्वचालित रूप से लागू होता है।
निष्कर्ष
सही विशेषताएंएक छोटे व्यवसाय के लिए कोई एकल सार्वभौमिक सूची नहीं है - वे प्राथमिकताओं का एक समूह है जो आपके चरण के आधार पर बदलता है, जीएसटी-अनुपालक चालान जैसी गैर-परक्राम्य बुनियादी बातों से लेकर पेरोल या बहु-मुद्रा समर्थन जैसे वास्तविक वैकल्पिक अतिरिक्त तक। एक वास्तविक चालान और भुगतान के साथ आवश्यक और महत्वपूर्ण स्तरों का सीधे परीक्षण करना, आपको सभी टूल में फीचर गणना की तुलना करने से कहीं अधिक बताता है। विनिमय आवश्यक और महत्वपूर्ण स्तरों को सीधे कवर करता है, जैसे-जैसे व्यवसाय बढ़ता है, इन्वेंट्री और मल्टी-कंपनी समर्थन में विस्तार होता है, जबकि ईमानदार रहते हुए गहन वित्तीय विवरण और पेरोल की ज़रूरतों के लिए आम तौर पर अतिरिक्त, समर्पित की आवश्यकता होती है
अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्नों
1. छोटे व्यवसाय के लिए सबसे महत्वपूर्ण विशेषता क्या है?
सही, सुसंगत कर क्षेत्रों के साथ जीएसटी-अनुपालक चालान-बाकी सब कुछ इसके विश्वसनीय होने पर आधारित है।
2. क्या मुझे पहले दिन से इन्वेंट्री ट्रैकिंग की आवश्यकता है?
केवल यदि आप भौतिक उत्पाद बेचते हैं; सेवा व्यवसाय आमतौर पर इसके बजाय बिलिंग और भुगतान ट्रैकिंग को प्राथमिकता दे सकते हैं।
3. क्या एकल व्यवसाय स्वामी के लिए बहु-उपयोगकर्ता पहुंच आवश्यक है?
नहीं, यह तब प्रासंगिक हो जाता है जब किसी दूसरे व्यक्ति को बिल देना पड़ता है या दूसरा काउंटर खुल जाता है।
4. क्या मुझे सॉफ़्टवेयर को उसकी कुल सुविधाओं की संख्या के आधार पर चुनना चाहिए?
नहीं, कितनी अतिरिक्त सुविधाएँ सूचीबद्ध हैं, इस पर प्राथमिकता दें कि क्या आवश्यक और महत्वपूर्ण सुविधाएँ विश्वसनीय रूप से काम करती हैं।
5. क्या विनिमय आवश्यक और महत्वपूर्ण फीचर स्तरों को कवर करता है?
हां, जीएसटी चालान, स्वचालित कर गणना, भुगतान ट्रैकिंग और रिपोर्ट सहित।
6. क्या छोटे व्यवसाय के लिए लाभ और हानि जैसे वित्तीय विवरण आवश्यक हैं?
अधिकांश के लिए तुरंत नहीं छोटे व्यवसाय- सीए की भागीदारी के साथ या जटिलता बढ़ने पर वे अधिक प्रासंगिक हो जाते हैं।
7. मैं यह कैसे जांच सकता हूं कि प्रतिबद्ध होने से पहले कोई उपकरण आवश्यक चीजों को कवर करता है या नहीं?
एक वास्तविक चालान और उसके विरुद्ध एक भुगतान बनाएं, और बकाया शेष अपडेट की सही ढंग से पुष्टि करें।
8. अधिकांश छोटे व्यवसाय किन सुविधाओं को शुरुआत में ही सुरक्षित रूप से छोड़ सकते हैं?
बहु-मुद्रा समर्थन, पेरोल और उन्नत वित्तीय विवरण, जब तक कि आपके विशिष्ट व्यवसाय को पहले से ही उनकी आवश्यकता न हो।
9. क्या व्यवसाय बढ़ने के साथ सुविधा प्राथमिकता बदल जाती है?
हाँ, जैसे-जैसे कर्मचारियों की संख्या, मात्रा या जटिलता बढ़ती है, "उपयोगी" स्तर की सुविधाएँ उत्तरोत्तर अधिक महत्वपूर्ण हो जाती हैं।
10. मैं विनिमय पर कितने निःशुल्क चालानों का परीक्षण कर सकता हूँ?
विनिमय कानिःशुल्क इनवॉइस टूल 5 जीएसटी इनवॉइस तक निःशुल्क अनुमति देता है, जिसमें मुख्य आवश्यक सुविधाएं शामिल हैं।
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