ব্যবসার বৃদ্ধির সাথে সাথে ক্রয়ের সিদ্ধান্তে প্রায়ই একাধিক ব্যক্তি, বিভাগ বা অনুমোদনের স্তর জড়িত থাকে। একটি যথাযথ অনুমোদন প্রক্রিয়া ছাড়া, ব্যবসাগুলি অননুমোদিত কেনাকাটা, অপ্রয়োজনীয় খরচ, বা কারা লেনদেন অনুমোদন করেছে তা ট্র্যাক করতে অসুবিধার মতো সমস্যার সম্মুখীন হতে পারে।
ক্রয় ব্যবস্থাপনা বৈশিষ্ট্য সহ অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যার ব্যবসাগুলিকে আরও সংগঠিত ক্রয় কার্যপ্রবাহ তৈরি করতে সহায়তা করতে পারে। সফ্টওয়্যার ক্ষমতার উপর নির্ভর করে, ব্যবসাগুলি ক্রয়ের অনুরোধগুলি পরিচালনা করতে পারে, সরবরাহকারীর রেকর্ড বজায় রাখতে পারে এবং ক্রয়-সম্পর্কিত কার্যকলাপের উপর আরও ভাল নিয়ন্ত্রণ রাখতে পারে।
বিনিময় ব্যবসাগুলিকে ক্রয়ের রেকর্ড বজায় রাখতে এবং একটি সিস্টেমে আর্থিক লেনদেন সংগঠিত করতে সাহায্য করে, ব্যবসায়িক ক্রিয়াকলাপের উপর আরও ভাল দৃশ্যমানতা এবং নিয়ন্ত্রণ সমর্থন করে। এই নির্দেশিকা ব্যাখ্যা করে কিভাবে ক্রয় অনুমোদন ব্যবস্থা কাজ করে, কেন তারা দরকারী এবং কার্যকর ক্রয় ব্যবস্থাপনার জন্য ব্যবসার কোন বৈশিষ্ট্যগুলি বিবেচনা করা উচিত।
একটি ক্রয় অনুমোদন সিস্টেম আসলে কি করে
একটি সঠিক ক্রয় অনুমোদনের কর্মপ্রবাহে সাধারণত অন্তর্ভুক্ত থাকে:
একটি খরচ থ্রেশহোল্ড বা বিভাগ যা একটি প্রয়োজনীয় অনুমোদন ট্রিগার করে
একজন মনোনীত অনুমোদনকারী যিনি পর্যালোচনা করেন এবং হয় অনুরোধটি অনুমোদন করেন বা প্রত্যাখ্যান করেন
সেই অনুমোদন না হওয়া পর্যন্ত ক্রয় ব্লক বা পতাকাঙ্কিত হচ্ছে
কার রেকর্ড কি এবং কখন অনুমোদিত
এটি শুধুমাত্র একটি ক্রয় হওয়ার পরে রেকর্ড করা থেকে আলাদা - এটি লেনদেন চূড়ান্ত হওয়ার আগে রাখা একটি নিয়ন্ত্রণ।
যেখানে এই বৈশিষ্ট্যটি সাধারণত বসবাস করে
আনুষ্ঠানিক ক্রয়ের অনুমোদনের কার্যপ্রবাহগুলি সাধারণত ডেডিকেটেড প্রকিউরমেন্ট সফ্টওয়্যার বা বৃহত্তর এন্টারপ্রাইজ অ্যাকাউন্টিং সিস্টেমে পাওয়া যায়, একাধিক বিভাগ, বাজেট মালিক এবং স্তরযুক্ত ব্যয় নিয়ন্ত্রণ সহ সংস্থাগুলির জন্য নির্মিত৷ ছোট ব্যবসার বিলিং এবং অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যার সাধারণত একটি ভিন্ন মূল প্রয়োজনকে ঘিরে তৈরি করা হয় — লেনদেনগুলিকে সঠিকভাবে রেকর্ড করা এবং অনুগত চালান তৈরি করা — প্রাক-লেনদেন অনুমোদনের কার্যপ্রবাহের পরিবর্তে।
কেন বেশিরভাগ ছোট ব্যবসা বিলিং সফ্টওয়্যার এটি অন্তর্ভুক্ত করে না
সফ্টওয়্যারটি কী সমাধান করার জন্য ডিজাইন করা হয়েছে তার পার্থক্য হিসাবে এটি এতটা নজরদারি নয়। বিলিং সফ্টওয়্যার ব্যবহার করে বেশিরভাগ ছোট ব্যবসার মধ্যে অল্প সংখ্যক লোক প্রকৃতপক্ষে কেনাকাটার সিদ্ধান্ত নেয় — প্রায়শই শুধুমাত্র মালিক — যা আনুষ্ঠানিক, বহু-ব্যক্তি অনুমোদন চেইনের তাত্ক্ষণিক প্রয়োজনকে হ্রাস করে। যেহেতু একটি ব্যবসা বৃদ্ধি পায় এবং আরও বেশি লোক এর পক্ষে ব্যয় করার জন্য অনুমোদিত হয়, এই প্রয়োজনটি আরও চাপের হয়ে ওঠে, যা প্রায়শই যখন আনুষ্ঠানিক অনুমোদন ব্যবস্থা গুরুত্বপূর্ণ হতে শুরু করে।
আপনার যদি অনুমোদন নিয়ন্ত্রণের প্রয়োজন হয় তবে এর অর্থ কী
যদি আপনার ব্যবসার প্রকৃত প্রয়োজন প্রয়োগকৃত প্রাক-ক্রয় অনুমোদন-উদাহরণস্বরূপ, যেহেতু স্টাফরা কোম্পানির পক্ষ থেকে কেনার জন্য অনুমোদিত এবং খরচের জন্য তত্ত্বাবধানের প্রয়োজন—একটি বৈশিষ্ট্যের তালিকায় "ক্রয় ব্যবস্থাপনা" বা "বিক্রেতা ব্যবস্থাপনা" অনুমান করার পরিবর্তে যে কোনো সফ্টওয়্যার দিয়ে এটি পরীক্ষা করা গুরুত্বপূর্ণ। এগুলি প্রায়শই দুটি পৃথক ক্ষমতা।
অন্তর্নির্মিত অনুমোদন ছাড়া একটি ব্যবহারিক বিকল্প
একটি আনুষ্ঠানিক, অন্তর্নির্মিত অনুমোদন ব্যবস্থার অনুপস্থিতিতে, অনেক ছোট ব্যবসা এর পরিবর্তে একটি হালকা প্রক্রিয়ার মাধ্যমে এটি পরিচালনা করে:
একটি পরিষ্কার, যোগাযোগ করা খরচের থ্রেশহোল্ড সেট করুন যার উপরে কর্মীদের কেনার আগে মালিক বা পরিচালকের সাথে চেক করতে হবে
প্রতিটি কেনাকাটা একবার হয়ে গেলে তা অবিলম্বে রেকর্ড করুন, যাতে কোনও কিছুই অলক্ষিত না হয়
সাম্প্রতিক ক্রয়ের রেকর্ডগুলি নিয়মিত পর্যালোচনা করুন, বিশেষত সম্মত থ্রেশহোল্ডের উপরে এমন কিছু খুঁজছেন যা আগে থেকে আলোচনা করা হয়নি
যেকোনো অননুমোদিত ক্রয়কে সরাসরি এবং অবিলম্বে সম্বোধন করুন, প্রক্রিয়াটিকে স্লাইড করতে না দিয়ে আরও শক্তিশালী করুন
এটি একটি আনুষ্ঠানিক ব্যবস্থার মতো হওয়ার আগে একটি ক্রয়কে বাধা দেয় না, তবে এটি সত্যের পরে দ্রুত জবাবদিহিতা এবং দৃশ্যমানতা তৈরি করে।
যখন আনুষ্ঠানিক অনুমোদন সিস্টেমগুলি খুঁজে পাওয়ার যোগ্য হয়ে ওঠে
একটি ব্যবসার বৃদ্ধির সাথে সাথে - ব্যয় করার জন্য অনুমোদিত আরও কর্মী, বৃহত্তর লেনদেনের মান, একাধিক বিভাগ বা শাখা - একটি উত্সর্গীকৃত অনুমোদনের কর্মপ্রবাহের ক্ষেত্রে আরও শক্তিশালী হয়৷ সেই মুহুর্তে, সাধারণ ছোট ব্যবসার বিলিং সফ্টওয়্যার এটিকে কভার করার আশা করার পরিবর্তে এটিকে ঘিরে তৈরি করা ক্রয়-কেন্দ্রিক সরঞ্জাম বা এন্টারপ্রাইজ অ্যাকাউন্টিং বৈশিষ্ট্যগুলি বিশেষভাবে সন্ধান করা মূল্যবান।
বিনিময় এই এলাকায় কি সমর্থন করে
আনুষ্ঠানিক, অন্তর্নির্মিত ক্রয় অনুমোদনের কার্যপ্রবাহ বর্তমানে Vinimay এর নিশ্চিত বৈশিষ্ট্য সেটের অংশ নয়। Vinimay যা সমর্থন করে তা হল রেকর্ড-কিপিং ফাউন্ডেশন যা উপরে বর্ণিত বাস্তব পর্যালোচনার প্রক্রিয়াকে আরও হালকা করে তোলে:
ক্রয় রেকর্ড প্রতিটি লেনদেন পরিষ্কারভাবে ক্যাপচার করুন, যেমনটি ঘটে
বিক্রেতা ব্যবস্থাপনা সরবরাহকারীর দ্বারা ক্রয় সংগঠিত করে, পর্যালোচনাকে সহজ করে তোলে
ব্যয়ের রেকর্ড সময়ের সাথে ব্যয়ের ধরণগুলিতে দৃশ্যমানতা প্রদান করে
রিপোর্ট অস্বাভাবিক কিছুর জন্য সাম্প্রতিক ক্রয় কার্যকলাপ পর্যালোচনা করতে সাহায্য করুন
যে সকল ব্যবসার জন্য বিশেষভাবে একটি মূল প্রয়োজনীয়তা হিসাবে প্রয়োগ করা প্রাক-ক্রয় অনুমোদনের প্রয়োজন, এটি অনুমান করার পরিবর্তে সরাসরি নিশ্চিত করা মূল্যবান, কারণ এটি উপরে বর্ণিত ক্রয় রেকর্ডিং থেকে একটি স্বতন্ত্র ক্ষমতা।
প্রায়শই জিজ্ঞাসিত প্রশ্নাবলী
1. বেশিরভাগ ছোট ব্যবসার অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যার ক্রয় অনুমোদন প্রয়োগ করতে পারে? সাধারণত না — এটি একটি আরও বিশেষ ক্রয় বৈশিষ্ট্য, সাধারণ ছোট ব্যবসার বিলিং এবং অ্যাকাউন্টিং সরঞ্জামগুলিতে কম পাওয়া যায়।
2. একটি ক্রয় রেকর্ড করা এবং একটি অনুমোদন করার মধ্যে পার্থক্য কি? একটি ক্রয় করার পরে রেকর্ডিং ঘটে; অনুমোদন ক্রয় চূড়ান্ত করার আগে স্থাপন করা একটি নিয়ন্ত্রণ.
3. কেন ছোট ব্যবসার সরঞ্জামগুলি সাধারণত অনুমোদনের কার্যপ্রবাহ অন্তর্ভুক্ত করে না? তারা সাধারণত সঠিক লেনদেন রেকর্ডিং এবং চারপাশে নির্মিত হয় চালান, বহু-ব্যক্তির পরিবর্তে অনুমোদন প্রক্রিয়া।
4. আমি কিভাবে একটি আনুষ্ঠানিক অনুমোদন ব্যবস্থা ছাড়া ব্যয় নিয়ন্ত্রণ করতে পারি? একটি সুস্পষ্ট ব্যয় থ্রেশহোল্ড সেট করা এবং এর উপরে যেকোনো কিছুর জন্য ক্রয়ের রেকর্ড নিয়মিত পর্যালোচনা করা একটি বাস্তব বিকল্প।
5. কখন একটি ব্যবসার সাধারণত আনুষ্ঠানিক অনুমোদন নিয়ন্ত্রণের প্রয়োজন হয়? যেহেতু আরও বেশি কর্মী ব্যয় করার জন্য অনুমোদিত এবং লেনদেনের মান বৃদ্ধি পায়, প্রয়োগকৃত অনুমোদন কর্মপ্রবাহের প্রয়োজনীয়তা আরও চাপা হয়ে ওঠে।
6. বিক্রেতা ব্যবস্থাপনা কি ক্রয় অনুমোদনের মতই? না — বিক্রেতা ব্যবস্থাপনা সাধারণত সরবরাহকারীর তথ্য এবং ইতিহাস সংগঠিত করে, অনুমোদন নিয়ন্ত্রণ ব্যয় না করে।
7. আমার বিশেষভাবে অনুমোদন কর্মপ্রবাহের প্রয়োজন হলে আমার কী পরীক্ষা করা উচিত? যেকোন সফ্টওয়্যারের সাথে সরাসরি নিশ্চিত করুন যে এটি প্রাক-ক্রয় অনুমোদন সমর্থন করে কিনা, সাধারণ ক্রয়ের বৈশিষ্ট্যগুলি এতে অন্তর্ভুক্ত রয়েছে বলে ধরে না নিয়ে।
8. সত্যের পরে ক্রয়ের রেকর্ড পর্যালোচনা করা কি ব্যয় নিয়ন্ত্রণে সহায়তা করতে পারে? হ্যাঁ — যদিও এটি অগ্রিম কেনাকাটা রোধ করে না, প্রম্পট পর্যালোচনা অননুমোদিত খরচ দ্রুত ধরতে এবং সমাধান করতে সহায়তা করে।
9. আনুষ্ঠানিক অনুমোদন ব্যবস্থা সাধারণত কোথায় পাওয়া যায়? ডেডিকেটেড প্রকিউরমেন্ট সফ্টওয়্যার বা বৃহত্তর এন্টারপ্রাইজ অ্যাকাউন্টিং সিস্টেমগুলি এটিকে মূল বৈশিষ্ট্য হিসাবে অন্তর্ভুক্ত করার সম্ভাবনা বেশি।
10. কোনো অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যার অনুমোদন নিয়ন্ত্রণ অন্তর্ভুক্ত অনুমান করা কি ভুল? হ্যাঁ — এটি সর্বদা বিশেষভাবে নিশ্চিত হওয়া উচিত, যেহেতু এটি সাধারণ ক্রয় রেকর্ডিং থেকে একটি স্বতন্ত্র ক্ষমতা।
Related Topics
Published by Team Vinimay
Our editorial and compliance specialists create practical guides, tax calculation rules, and operational strategies to empower Indian small business owners and accountants.
