શું હું ખરીદીઓ માટે મંજૂરી સિસ્ટમ્સ સેટ કરી શકું?

જેમ જેમ વ્યવસાયો વધે છે તેમ, ખરીદીના નિર્ણયોમાં ઘણીવાર બહુવિધ લોકો, વિભાગો અથવા મંજૂરીના સ્તરો સામેલ હોય છે. યોગ્ય મંજૂરી પ્રક્રિયા વિના, વ્યવસાયોને અનધિકૃત ખરીદીઓ, બિનજરૂરી ખર્ચાઓ અથવા વ્યવહારને કોણે મંજૂરી આપી છે તે ટ્રેક કરવામાં મુશ્કેલી જેવી સમસ્યાઓનો સામનો કરવો પડી શકે છે.

ખરીદી વ્યવસ્થાપન સુવિધાઓ સાથે એકાઉન્ટિંગ સોફ્ટવેર વ્યવસાયોને વધુ સંગઠિત ખરીદી વર્કફ્લો બનાવવામાં મદદ કરી શકે છે. સૉફ્ટવેર ક્ષમતાઓના આધારે, વ્યવસાયો ખરીદીની વિનંતીઓનું સંચાલન કરી શકે છે, સપ્લાયર રેકોર્ડ જાળવી શકે છે અને ખરીદી-સંબંધિત પ્રવૃત્તિઓ પર વધુ સારું નિયંત્રણ રાખી શકે છે.

વિનિમય વ્યવસાયોને ખરીદીના રેકોર્ડ જાળવવામાં અને એક સિસ્ટમમાં નાણાકીય વ્યવહારો ગોઠવવામાં મદદ કરે છે, જે વ્યવસાયની કામગીરી પર વધુ સારી દૃશ્યતા અને નિયંત્રણને સમર્થન આપે છે. આ માર્ગદર્શિકા સમજાવે છે કે ખરીદી મંજૂરી સિસ્ટમો કેવી રીતે કાર્ય કરે છે, તે શા માટે ઉપયોગી છે અને અસરકારક ખરીદી વ્યવસ્થાપન માટે વ્યવસાયોએ કઈ સુવિધાઓ ધ્યાનમાં લેવી જોઈએ.

ખરીદી મંજૂરી સિસ્ટમ ખરેખર શું કરે છે

યોગ્ય ખરીદી મંજૂરી વર્કફ્લોમાં સામાન્ય રીતે આનો સમાવેશ થાય છે:

• ખર્ચની મર્યાદા અથવા શ્રેણી કે જે જરૂરી મંજૂરીને ટ્રિગર કરે છે

• એક નિયુક્ત મંજૂરકર્તા જે સમીક્ષા કરે છે અને કાં તો વિનંતીને મંજૂર કરે છે અથવા નકારે છે

• જ્યાં સુધી તે મંજૂરી ન મળે ત્યાં સુધી ખરીદીને અવરોધિત અથવા ફ્લેગ કરવામાં આવી રહી છે

• કોનો રેકોર્ડ શું અને ક્યારે મંજૂર

આ માત્ર ખરીદી થાય તે પછી તેને રેકોર્ડ કરવા કરતાં અલગ છે — તે વ્યવહારને અંતિમ સ્વરૂપ આપવામાં આવે તે પહેલાં મૂકવામાં આવેલ નિયંત્રણ છે.

જ્યાં આ સુવિધા સામાન્ય રીતે રહે છે

ઔપચારિક ખરીદીની મંજૂરી વર્કફ્લો વધુ સામાન્ય રીતે સમર્પિત પ્રાપ્તિ સોફ્ટવેર અથવા મોટા એન્ટરપ્રાઇઝ એકાઉન્ટિંગ સિસ્ટમ્સમાં જોવા મળે છે, જે બહુવિધ વિભાગો, બજેટ માલિકો અને સ્તરીય ખર્ચ નિયંત્રણો ધરાવતી સંસ્થાઓ માટે બનાવવામાં આવે છે. નાના બિઝનેસ બિલિંગ અને એકાઉન્ટિંગ સૉફ્ટવેર સામાન્ય રીતે એક અલગ મુખ્ય જરૂરિયાતની આસપાસ બનાવવામાં આવે છે — વ્યવહારોને સચોટ રીતે રેકોર્ડ કરવા અને સુસંગત ઇન્વૉઇસેસ જનરેટ કરવા — વ્યવહાર પહેલાંના અધિકૃતતા વર્કફ્લોને બદલે.

મોટા ભાગના નાના બિઝનેસ બિલિંગ સૉફ્ટવેરમાં શા માટે તે શામેલ નથી

સોફ્ટવેર શું ઉકેલવા માટે રચાયેલ છે તેમાં તફાવત તરીકે આ કોઈ દેખરેખ નથી. બિલિંગ સૉફ્ટવેરનો ઉપયોગ કરતા મોટાભાગના નાના વ્યવસાયોમાં ખરેખર ખરીદીના નિર્ણયો લેતા લોકોની સંખ્યા ઓછી હોય છે — ઘણી વખત માત્ર માલિક — જે ઔપચારિક, બહુ-વ્યક્તિ મંજૂરી સાંકળોની તાત્કાલિક જરૂરિયાત ઘટાડે છે. જેમ જેમ ધંધો વધતો જાય છે અને વધુ લોકો તેના વતી ખર્ચ કરવા માટે અધિકૃત થાય છે, તેમ તેમ આ જરૂરિયાત વધુ પ્રબળ બની જાય છે, જે ઘણીવાર ઔપચારિક મંજૂરી પ્રણાલીઓને મહત્વ આપવાનું શરૂ કરે છે.

જો તમને મંજૂરી નિયંત્રણોની જરૂર હોય તો આનો અર્થ શું છે

જો તમારી વ્યવસાયને ખરેખર જરૂર છે લાગુ કરેલ પૂર્વ-ખરીદી મંજૂરી-ઉદાહરણ તરીકે, કારણ કે સ્ટાફને કંપની વતી ખરીદી કરવા માટે અધિકૃત છે અને ખર્ચની દેખરેખની જરૂર છે- વિશેષતાની સૂચિમાં "ખરીદી વ્યવસ્થાપન" અથવા "વેન્ડર મેનેજમેન્ટ" ને અનુમતિ વર્કફ્લોનો સમાવેશ થાય છે એમ માની લેવાને બદલે, કોઈપણ સૉફ્ટવેર સાથે આને ખાસ તપાસવું મહત્વપૂર્ણ છે. આ ઘણીવાર બે અલગ ક્ષમતાઓ છે.

બિલ્ટ-ઇન મંજૂરીઓ વિના વ્યવહારુ વિકલ્પ

ઔપચારિક, બિલ્ટ-ઇન એપ્રુવલ સિસ્ટમની ગેરહાજરીમાં, ઘણા નાના વ્યવસાયો આને બદલે હળવી પ્રક્રિયા સાથે મેનેજ કરે છે:

1. એક સ્પષ્ટ, સંચારિત ખર્ચ થ્રેશોલ્ડ સેટ કરો જેની ઉપર સ્ટાફે ખરીદતા પહેલા માલિક અથવા મેનેજર સાથે તપાસ કરવી જોઈએ

2. દરેક ખરીદી થાય તે પછી તેને તરત જ રેકોર્ડ કરો, જેથી કોઈનું ધ્યાન ન જાય

3. તાજેતરના ખરીદીના રેકોર્ડની નિયમિતપણે સમીક્ષા કરો, ખાસ કરીને સંમત થ્રેશોલ્ડથી ઉપરની કોઈપણ વસ્તુ શોધી રહ્યાં છો જેની અગાઉથી ચર્ચા કરવામાં આવી ન હતી.

4. કોઈપણ અનધિકૃત ખરીદીને સીધી અને તરત જ સંબોધિત કરો, તેને સ્લાઇડ થવા દેવાને બદલે પ્રક્રિયાને વધુ મજબૂત બનાવો

આ ઔપચારિક સિસ્ટમની જેમ થાય તે પહેલાં ખરીદીને અટકાવતું નથી, પરંતુ તે હકીકત પછી ઝડપથી જવાબદારી અને દૃશ્યતા બનાવે છે.

જ્યારે ઔપચારિક મંજૂરી સિસ્ટમો શોધવા યોગ્ય બની જાય છે

જેમ જેમ વ્યવસાય વધે છે — ખર્ચ કરવા માટે અધિકૃત વધુ સ્ટાફ, મોટા વ્યવહાર મૂલ્યો, બહુવિધ વિભાગો અથવા શાખાઓ — સમર્પિત મંજૂરી વર્કફ્લો માટેનો કેસ વધુ મજબૂત બને છે. તે સમયે, સામાન્ય નાના બિઝનેસ બિલિંગ સોફ્ટવેર તેને આવરી લે તેવી અપેક્ષા રાખવાને બદલે, આની આસપાસ બનેલ પ્રોક્યોરમેન્ટ-કેન્દ્રિત સાધનો અથવા એન્ટરપ્રાઇઝ એકાઉન્ટિંગ સુવિધાઓ શોધવા યોગ્ય છે.

વિનિમય આ વિસ્તારમાં શું સપોર્ટ કરે છે

ઔપચારિક, બિલ્ટ-ઇન ખરીદી મંજૂરી વર્કફ્લો હાલમાં વિનિમયના કન્ફર્મ ફીચર સેટનો ભાગ નથી. વિનિમય જેને સમર્થન આપે છે તે રેકોર્ડ-કીપિંગ ફાઉન્ડેશન છે જે ઉપર વર્ણવેલ હકીકત પછીની સમીક્ષા પ્રક્રિયાને હળવા બનાવે છે:

• રેકોર્ડ ખરીદો દરેક વ્યવહારને સ્પષ્ટ રીતે કેપ્ચર કરો, જેમ તે થાય છે

• વેન્ડર મેનેજમેન્ટ સપ્લાયર દ્વારા ખરીદીઓનું આયોજન કરે છે, સમીક્ષાને સરળ બનાવે છે

• ખર્ચ રેકોર્ડ સમય જતાં ખર્ચ પેટર્નમાં દૃશ્યતા પ્રદાન કરો

• અહેવાલો કોઈપણ અસામાન્ય માટે તાજેતરની ખરીદી પ્રવૃત્તિની સમીક્ષા કરવામાં સહાય કરો

વ્યવસાયો માટે કે જેને ખાસ કરીને મુખ્ય આવશ્યકતા તરીકે લાગુ પૂર્વ-ખરીદી અધિકૃતતાની જરૂર હોય, તે ધારી લેવાને બદલે સીધી પુષ્ટિ કરવા યોગ્ય છે, કારણ કે તે ઉપર વર્ણવેલ ખરીદી રેકોર્ડિંગથી એક અલગ ક્ષમતા છે.

વારંવાર પૂછાતા પ્રશ્નો

1. મોટા ભાગના નાના બિઝનેસ એકાઉન્ટિંગ સોફ્ટવેર ખરીદી મંજૂરીઓ લાગુ કરી શકે છે? સામાન્ય રીતે ના — આ એક વધુ વિશિષ્ટ પ્રાપ્તિ વિશેષતા છે, જે સામાન્ય નાના બિઝનેસ બિલિંગ અને એકાઉન્ટિંગ સાધનોમાં ઓછી જોવા મળે છે.

2. ખરીદીને રેકોર્ડ કરવા અને મંજૂર કરવા વચ્ચે શું તફાવત છે? ખરીદી કર્યા પછી રેકોર્ડિંગ થાય છે; મંજૂરી એ ખરીદીને અંતિમ સ્વરૂપ આપવામાં આવે તે પહેલાં મૂકવામાં આવેલ નિયંત્રણ છે.

3. શા માટે નાના વ્યવસાય સાધનોમાં સામાન્ય રીતે મંજૂરી વર્કફ્લોનો સમાવેશ થતો નથી? તેઓ સામાન્ય રીતે સચોટ ટ્રાન્ઝેક્શન રેકોર્ડિંગની આસપાસ બાંધવામાં આવે છે અને ઇન્વૉઇસિંગ, બહુ-વ્યક્તિને બદલે અધિકૃતતા પ્રક્રિયાઓ.

4. હું ઔપચારિક મંજૂરી સિસ્ટમ વિના ખર્ચને કેવી રીતે નિયંત્રિત કરી શકું? સ્પષ્ટ ખર્ચ મર્યાદા નક્કી કરવી અને તેનાથી ઉપરની કોઈપણ વસ્તુ માટે નિયમિતપણે ખરીદીના રેકોર્ડની સમીક્ષા કરવી એ એક વ્યવહારુ વિકલ્પ છે.

5. વ્યવસાયને સામાન્ય રીતે ઔપચારિક મંજૂરી નિયંત્રણોની ક્યારે જરૂર પડે છે? જેમ જેમ વધુ સ્ટાફને ખર્ચ કરવા માટે અધિકૃત કરવામાં આવે છે અને ટ્રાન્ઝેક્શન મૂલ્યો વધે છે, તેમ અમલીકરણ મંજૂરી વર્કફ્લોની જરૂરિયાત વધુ દબાણયુક્ત બને છે.

6. શું વેન્ડર મેનેજમેન્ટ એ ખરીદીની મંજૂરી સમાન છે? ના — વિક્રેતા વ્યવસ્થાપન સામાન્ય રીતે સપ્લાયરની માહિતી અને ઇતિહાસનું આયોજન કરે છે, અધિકૃતતા નિયંત્રણો ખર્ચીને નહીં.

7. જો મને ખાસ મંજૂરી વર્કફ્લોની જરૂર હોય તો મારે શું તપાસવું જોઈએ? કોઈપણ સૉફ્ટવેર સાથે સીધી પુષ્ટિ કરો કે શું તે પૂર્વ-ખરીદીની મંજૂરીને સમર્થન આપે છે, સામાન્ય ખરીદી સુવિધાઓ તેમાં શામેલ છે એમ માની લેવાને બદલે.

8. હકીકત પછી ખરીદીના રેકોર્ડની સમીક્ષા કરવાથી ખર્ચને નિયંત્રિત કરવામાં મદદ મળી શકે છે? હા — જ્યારે તે અગાઉથી ખરીદીને અટકાવતું નથી, પ્રોમ્પ્ટ સમીક્ષા અનધિકૃત ખર્ચને ઝડપથી પકડવામાં અને તેનું નિરાકરણ કરવામાં મદદ કરે છે.

9. ઔપચારિક મંજૂરી પ્રણાલીઓ સામાન્ય રીતે ક્યાં જોવા મળે છે? સમર્પિત પ્રાપ્તિ સૉફ્ટવેર અથવા મોટા એન્ટરપ્રાઇઝ એકાઉન્ટિંગ સિસ્ટમ્સ આને મુખ્ય લક્ષણ તરીકે સમાવે તેવી શક્યતા વધુ છે.

10. શું કોઈપણ એકાઉન્ટિંગ સોફ્ટવેરમાં મંજૂરી નિયંત્રણોનો સમાવેશ થાય છે તેવું માનવું ભૂલ છે? હા — આની હંમેશા ખાસ પુષ્ટિ થવી જોઈએ, કારણ કે તે સામાન્ય ખરીદી રેકોર્ડિંગથી અલગ ક્ષમતા છે.