क्या मैं खरीदारी के लिए अनुमोदन प्रणाली सेट कर सकता हूँ?

जैसे-जैसे व्यवसाय बढ़ता है, खरीद निर्णयों में अक्सर कई लोग, विभाग या अनुमोदन स्तर शामिल होते हैं। उचित अनुमोदन प्रक्रिया के बिना, व्यवसायों को अनधिकृत खरीदारी, अनावश्यक खर्च, या लेन-देन को मंजूरी देने वाले को ट्रैक करने में कठिनाई जैसे मुद्दों का सामना करना पड़ सकता है।

खरीद प्रबंधन सुविधाओं के साथ लेखांकन सॉफ्टवेयर व्यवसायों को अधिक संगठित क्रय वर्कफ़्लो बनाने में मदद कर सकता है। सॉफ़्टवेयर क्षमताओं के आधार पर, व्यवसाय खरीद अनुरोधों का प्रबंधन कर सकते हैं, आपूर्तिकर्ता रिकॉर्ड बनाए रख सकते हैं और खरीद-संबंधी गतिविधियों पर बेहतर नियंत्रण रख सकते हैं।

विनिमय व्यवसायों को खरीदारी रिकॉर्ड बनाए रखने और वित्तीय लेनदेन को एक सिस्टम में व्यवस्थित करने में मदद मिलती है, जिससे व्यवसाय संचालन पर बेहतर दृश्यता और नियंत्रण का समर्थन होता है। यह मार्गदर्शिका बताती है कि खरीद अनुमोदन प्रणालियाँ कैसे काम करती हैं, वे उपयोगी क्यों हैं, और व्यवसायों को प्रभावी खरीद प्रबंधन के लिए किन विशेषताओं पर विचार करना चाहिए।

खरीदारी अनुमोदन प्रणाली वास्तव में क्या करती है?

एक उचित खरीद अनुमोदन वर्कफ़्लो में आम तौर पर शामिल होते हैं:

• एक व्यय सीमा या श्रेणी जो आवश्यक अनुमोदन को ट्रिगर करती है

• एक नामित अनुमोदक जो अनुरोध की समीक्षा करता है और उसे स्वीकृत या अस्वीकार करता है

• अनुमोदन होने तक खरीदारी को अवरुद्ध या चिह्नित किया जा रहा है

• किसका रिकॉर्ड क्या और कब मंजूरी दी गई

यह खरीदारी होने के बाद उसे रिकॉर्ड करने से अलग है - यह लेनदेन को अंतिम रूप देने से पहले रखा गया नियंत्रण है।

जहां यह सुविधा आम तौर पर रहती है

औपचारिक खरीद अनुमोदन वर्कफ़्लो आमतौर पर समर्पित खरीद सॉफ़्टवेयर या बड़े उद्यम लेखा प्रणालियों में पाए जाते हैं, जो कई विभागों, बजट मालिकों और स्तरित व्यय नियंत्रण वाले संगठनों के लिए बनाए जाते हैं। लघु व्यवसाय बिलिंग और लेखांकन सॉफ़्टवेयर आम तौर पर एक अलग मूल आवश्यकता के आसपास बनाया जाता है - लेनदेन को सटीक रूप से रिकॉर्ड करना और पूर्व-लेन-देन प्राधिकरण वर्कफ़्लो के बजाय अनुपालन चालान तैयार करना।

अधिकांश छोटे व्यवसाय बिलिंग सॉफ़्टवेयर में इसे शामिल क्यों नहीं किया जाता है?

यह कोई बड़ी भूल नहीं है, बल्कि सॉफ़्टवेयर को जिस चीज़ को हल करने के लिए डिज़ाइन किया गया है उसमें अंतर है। बिलिंग सॉफ़्टवेयर का उपयोग करने वाले अधिकांश छोटे व्यवसायों में वास्तव में खरीदारी निर्णय लेने वाले लोगों की एक छोटी संख्या होती है - अक्सर केवल मालिक - जो औपचारिक, बहु-व्यक्ति अनुमोदन श्रृंखला की तत्काल आवश्यकता को कम करता है। जैसे-जैसे कोई व्यवसाय बढ़ता है और अधिक लोग उसकी ओर से खर्च करने के लिए अधिकृत होते हैं, यह आवश्यकता और अधिक दबाव वाली हो जाती है, जो अक्सर तब होता है जब औपचारिक अनुमोदन प्रणालियाँ मायने रखने लगती हैं।

यदि आपको अनुमोदन नियंत्रण की आवश्यकता है तो इसका क्या अर्थ है

अपने अगर व्यवसाय को वास्तव में जरूरत है लागू पूर्व-खरीद अनुमोदन - उदाहरण के लिए, क्योंकि कर्मचारियों को कंपनी की ओर से खरीदने के लिए अधिकृत किया गया है और खर्च की निगरानी की आवश्यकता है - फीचर सूची में "खरीद प्रबंधन" या "विक्रेता प्रबंधन" मानने के बजाय किसी भी सॉफ़्टवेयर के साथ इसे विशेष रूप से जांचना महत्वपूर्ण है, जिसमें अनुमोदन वर्कफ़्लो शामिल है। ये अक्सर दो अलग-अलग क्षमताएं होती हैं।

अंतर्निहित अनुमोदन के बिना एक व्यावहारिक विकल्प

औपचारिक, अंतर्निहित अनुमोदन प्रणाली के अभाव में, कई छोटे व्यवसाय इसे एक हल्की प्रक्रिया के साथ प्रबंधित करते हैं:

1. एक स्पष्ट, सूचित व्यय सीमा निर्धारित करें जिसके ऊपर कर्मचारियों को खरीदने से पहले मालिक या प्रबंधक से जांच करनी चाहिए

2. प्रत्येक खरीदारी के घटित होते ही उसे तुरंत रिकॉर्ड करें, ताकि कोई भी चीज़ किसी का ध्यान न जाए

3. हाल के खरीद रिकॉर्ड की नियमित रूप से समीक्षा करें, विशेष रूप से सहमत सीमा से ऊपर की किसी भी चीज़ की तलाश करें जिस पर पहले से चर्चा नहीं की गई थी

4. किसी भी अनधिकृत खरीदारी को सीधे और तुरंत संबोधित करें, प्रक्रिया को धीमा करने के बजाय उसे मजबूत करें

यह किसी औपचारिक प्रणाली की तरह खरीदारी को होने से पहले नहीं रोकता है, लेकिन यह तथ्य के तुरंत बाद जवाबदेही और दृश्यता बनाता है।

जब औपचारिक अनुमोदन प्रणाली तलाशने लायक हो जाती है

जैसे-जैसे व्यवसाय बढ़ता है - खर्च करने के लिए अधिकृत अधिक कर्मचारी, बड़े लेनदेन मूल्य, कई विभाग या शाखाएँ - एक समर्पित अनुमोदन वर्कफ़्लो का मामला मजबूत हो जाता है। उस बिंदु पर, इसे कवर करने के लिए सामान्य लघु व्यवसाय बिलिंग सॉफ़्टवेयर की अपेक्षा करने के बजाय, विशेष रूप से खरीद-केंद्रित टूल या इसके आसपास निर्मित उद्यम लेखांकन सुविधाओं की तलाश करना उचित है।

विनिमय इस क्षेत्र में क्या समर्थन करता है

औपचारिक, अंतर्निहित खरीद अनुमोदन वर्कफ़्लो वर्तमान में विनिमे के पुष्टि किए गए फीचर सेट का हिस्सा नहीं हैं। विनिमय रिकॉर्ड-कीपिंग फाउंडेशन का समर्थन करता है जो ऊपर वर्णित हल्के, तथ्यपरक समीक्षा प्रक्रिया को व्यावहारिक बनाता है:

• रिकॉर्ड खरीदें प्रत्येक लेन-देन को स्पष्ट रूप से कैप्चर करें, जैसा कि होता है

• विक्रेता प्रबंधन आपूर्तिकर्ता द्वारा खरीदारी व्यवस्थित करता है, जिससे समीक्षा आसान हो जाती है

• व्यय रिकार्ड समय के साथ खर्च करने के पैटर्न में दृश्यता प्रदान करें

• रिपोर्टों किसी भी असामान्य चीज़ के लिए हाल की खरीदारी गतिविधि की समीक्षा करने में सहायता करें

उन व्यवसायों के लिए जिन्हें मुख्य आवश्यकता के रूप में विशेष रूप से लागू पूर्व-खरीद प्राधिकरण की आवश्यकता होती है, यह मानने के बजाय सीधे पुष्टि करने लायक है, क्योंकि यह ऊपर वर्णित खरीद रिकॉर्डिंग से एक अलग क्षमता है।

अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्नों

1. क्या अधिकांश छोटे व्यवसाय लेखांकन सॉफ़्टवेयर खरीद अनुमोदन लागू कर सकते हैं? आम तौर पर नहीं - यह एक अधिक विशिष्ट खरीद सुविधा है, जो सामान्य लघु व्यवसाय बिलिंग और लेखांकन टूल में कम पाई जाती है।

2. किसी खरीदारी को रिकॉर्ड करने और उसे अनुमोदित करने के बीच क्या अंतर है? खरीदारी के बाद रिकॉर्डिंग होती है; अनुमोदन खरीद को अंतिम रूप देने से पहले रखा गया एक नियंत्रण है।

3. छोटे व्यवसाय टूल में आमतौर पर अनुमोदन वर्कफ़्लो शामिल क्यों नहीं होते? वे आम तौर पर सटीक लेनदेन रिकॉर्डिंग और के आसपास बनाए जाते हैं बहु-व्यक्ति के बजाय चालान-प्रक्रिया प्राधिकरण प्रक्रियाएँ.

4. मैं औपचारिक अनुमोदन प्रणाली के बिना खर्च को कैसे नियंत्रित कर सकता हूँ? एक स्पष्ट व्यय सीमा निर्धारित करना और इससे ऊपर की किसी भी चीज़ के लिए खरीद रिकॉर्ड की नियमित रूप से समीक्षा करना एक व्यावहारिक विकल्प है।

5. किसी व्यवसाय को आमतौर पर औपचारिक अनुमोदन नियंत्रण की आवश्यकता कब होती है? जैसे-जैसे अधिक कर्मचारी खर्च करने के लिए अधिकृत होते हैं और लेनदेन मूल्य बढ़ते हैं, लागू अनुमोदन वर्कफ़्लो की आवश्यकता अधिक दबाव वाली हो जाती है।

6. क्या विक्रेता प्रबंधन खरीद अनुमोदन के समान है? नहीं - विक्रेता प्रबंधन आम तौर पर आपूर्तिकर्ता जानकारी और इतिहास को व्यवस्थित करता है, खर्च प्राधिकरण नियंत्रण को नहीं।

7. यदि मुझे विशेष रूप से अनुमोदन वर्कफ़्लो की आवश्यकता है तो मुझे क्या जाँच करनी चाहिए? किसी भी सॉफ़्टवेयर से सीधे पुष्टि करें कि क्या यह सामान्य खरीद सुविधाओं में शामिल होने के बजाय पूर्व-खरीद अनुमोदन का समर्थन करता है।

8. क्या तथ्य के बाद खरीद रिकॉर्ड की समीक्षा करने से खर्च को नियंत्रित करने में मदद मिल सकती है? हां - हालांकि यह पहले से खरीदारी करने से नहीं रोकता है, त्वरित समीक्षा अनधिकृत खर्च को तुरंत पकड़ने और उसका समाधान करने में मदद करती है।

9. औपचारिक अनुमोदन प्रणालियाँ अधिक सामान्यतः कहाँ पाई जाती हैं? समर्पित खरीद सॉफ़्टवेयर या बड़े उद्यम लेखांकन सिस्टम में इसे मुख्य विशेषता के रूप में शामिल करने की अधिक संभावना है।

10. क्या यह मानना ​​ग़लत है कि किसी भी लेखांकन सॉफ़्टवेयर में अनुमोदन नियंत्रण शामिल हैं? हां - इसकी हमेशा विशेष रूप से पुष्टि की जानी चाहिए, क्योंकि यह सामान्य खरीद रिकॉर्डिंग से एक अलग क्षमता है।