जसजसे व्यवसाय वाढतात, तसतसे खरेदीच्या निर्णयांमध्ये बहुधा अनेक लोक, विभाग किंवा मंजुरी स्तरांचा समावेश होतो. योग्य मंजुरी प्रक्रियेशिवाय, व्यवसायांना अनधिकृत खरेदी, अनावश्यक खर्च किंवा एखाद्या व्यवहाराला कोणी मान्यता दिली याचा मागोवा घेण्यात अडचण यासारख्या समस्यांना तोंड द्यावे लागू शकते.
खरेदी व्यवस्थापन वैशिष्ट्यांसह लेखा सॉफ्टवेअर व्यवसायांना अधिक व्यवस्थित खरेदी कार्यप्रवाह तयार करण्यात मदत करू शकते. सॉफ्टवेअर क्षमतांवर अवलंबून, व्यवसाय खरेदी विनंत्या व्यवस्थापित करू शकतात, पुरवठादार रेकॉर्ड ठेवू शकतात आणि खरेदी-संबंधित क्रियाकलापांवर चांगले नियंत्रण ठेवू शकतात.
विनिमय व्यवसायांना खरेदीच्या नोंदी ठेवण्यास आणि एका प्रणालीमध्ये आर्थिक व्यवहार आयोजित करण्यात मदत करते, चांगल्या दृश्यमानतेस समर्थन देते आणि व्यवसाय ऑपरेशन्सवर नियंत्रण ठेवते. हे मार्गदर्शक स्पष्ट करते की खरेदी मंजूरी प्रणाली कशी कार्य करते, ते का उपयुक्त आहेत आणि प्रभावी खरेदी व्यवस्थापनासाठी व्यवसायांनी कोणत्या वैशिष्ट्यांचा विचार केला पाहिजे.
खरेदी मंजूरी प्रणाली प्रत्यक्षात काय करते
योग्य खरेदी मंजुरी वर्कफ्लोमध्ये सामान्यत: समाविष्ट असते:
आवश्यक मंजूरी ट्रिगर करणारी खर्च मर्यादा किंवा श्रेणी
एक नियुक्त मंजूरकर्ता जो पुनरावलोकन करतो आणि विनंती मंजूर करतो किंवा नाकारतो
ती मंजूरी होईपर्यंत खरेदी अवरोधित किंवा ध्वजांकित केली जात आहे
कोणाची नोंद काय आणि केव्हा मंजूर केले
हे केवळ खरेदी झाल्यानंतर रेकॉर्ड करण्यापेक्षा वेगळे आहे — हे व्यवहार पूर्ण होण्यापूर्वी ठेवलेले नियंत्रण आहे.
जेथे हे वैशिष्ट्य सामान्यतः राहतात
औपचारिक खरेदी मंजूरी कार्यप्रवाह अधिक सामान्यतः समर्पित खरेदी सॉफ्टवेअर किंवा मोठ्या एंटरप्राइझ अकाउंटिंग सिस्टममध्ये आढळतात, एकाधिक विभाग, बजेट मालक आणि स्तरित खर्च नियंत्रणे असलेल्या संस्थांसाठी तयार केलेले. लहान व्यवसाय बिलिंग आणि अकाउंटिंग सॉफ्टवेअर सामान्यत: पूर्व-व्यवहार अधिकृतता वर्कफ्लोच्या ऐवजी - व्यवहारांची अचूकपणे रेकॉर्डिंग आणि अनुपालन पावत्या तयार करणे - भिन्न मुख्य गरजांभोवती तयार केले जाते.
सर्वात लहान व्यवसाय बिलिंग सॉफ्टवेअर ते का समाविष्ट करत नाही
सॉफ्टवेअर कशाचे निराकरण करण्यासाठी डिझाइन केलेले आहे यातील फरक इतका हा एक उपेक्षा नाही. बिलिंग सॉफ्टवेअरचा वापर करणाऱ्या बहुतेक लहान व्यवसायांमध्ये खरेदीचे निर्णय घेणाऱ्या लोकांची संख्या कमी असते — बहुतेकदा फक्त मालक — ज्यामुळे औपचारिक, बहु-व्यक्ती मंजूरी साखळींची तात्काळ आवश्यकता कमी होते. जसजसा व्यवसाय वाढत जातो आणि अधिक लोकांना त्याच्या वतीने खर्च करण्यास अधिकृत केले जाते, तसतसे ही गरज अधिक गंभीर बनते, जे सहसा औपचारिक मान्यता प्रणालींना महत्त्व देण्यास सुरुवात होते.
तुम्हाला मंजुरी नियंत्रणे हवी असल्यास याचा अर्थ काय
जर तुमचे व्यवसायाला खऱ्या अर्थाने गरज आहे अंमलात आणलेली पूर्व-खरेदी मंजूरी—उदाहरणार्थ, कर्मचाऱ्यांना कंपनीच्या वतीने खरेदी करण्यासाठी अधिकृत असल्यामुळे आणि खर्चावर देखरेखीची आवश्यकता आहे—वैशिष्ट्य सूचीमध्ये "खरेदी व्यवस्थापन" किंवा "विक्रेता व्यवस्थापन" हे गृहित धरण्यापेक्षा हे विशेषत: कोणत्याही सॉफ्टवेअरसह तपासणे महत्त्वाचे आहे. या अनेकदा दोन स्वतंत्र क्षमता आहेत.
अंगभूत मंजूरीशिवाय एक व्यावहारिक पर्याय
औपचारिक, अंगभूत मान्यता प्रणालीच्या अनुपस्थितीत, बरेच छोटे व्यवसाय हे हलक्या प्रक्रियेने व्यवस्थापित करतात:
एक स्पष्ट, संप्रेषित खर्च थ्रेशोल्ड सेट करा ज्याच्या वर कर्मचाऱ्यांनी खरेदी करण्यापूर्वी मालक किंवा व्यवस्थापकाशी तपासले पाहिजे
प्रत्येक खरेदी एकदा झाली की त्याची त्वरित नोंद करा, जेणेकरून काहीही लक्ष न देता घसरणार नाही
अलीकडील खरेदीच्या नोंदींचे नियमितपणे पुनरावलोकन करा, विशेषत: मान्य केलेल्या थ्रेशोल्डच्या वरच्या कोणत्याही गोष्टीचा शोध घ्या ज्याची आगाऊ चर्चा झाली नाही.
कोणत्याही अनधिकृत खरेदीला थेट आणि तत्परतेने संबोधित करा, प्रक्रिया सरकवण्याऐवजी अधिक मजबूत करा
हे औपचारिक प्रणालीप्रमाणे खरेदी होण्याआधी प्रतिबंधित करत नाही, परंतु ते वस्तुस्थितीनंतर त्वरीत जबाबदारी आणि दृश्यमानता निर्माण करते.
जेव्हा औपचारिक मान्यता प्रणाली शोधण्यायोग्य बनतात
जसजसा व्यवसाय वाढतो — खर्च करण्यासाठी अधिकृत अधिक कर्मचारी, मोठी व्यवहार मूल्ये, एकाधिक विभाग किंवा शाखा — समर्पित मंजूरी कार्यप्रवाहासाठी केस अधिक मजबूत होते. अशा वेळी, सामान्य लघु व्यवसाय बिलिंग सॉफ्टवेअर ते कव्हर करेल अशी अपेक्षा करण्याऐवजी, याभोवती तयार केलेली खरेदी-केंद्रित साधने किंवा एंटरप्राइझ अकाउंटिंग वैशिष्ट्ये शोधणे योग्य आहे.
विनिमय या क्षेत्रात काय सपोर्ट करतो
औपचारिक, अंगभूत खरेदी मंजूरी कार्यप्रवाह सध्या Vinimay च्या पुष्टी केलेल्या वैशिष्ट्याचा भाग नाहीत. विनिमय जे समर्थन करतो ते रेकॉर्ड-कीपिंग फाउंडेशन आहे जे वर वर्णन केलेल्या वस्तुस्थितीनंतरच्या पुनरावलोकन प्रक्रियेला हलके बनवते:
रेकॉर्ड खरेदी करा जसे घडते तसे प्रत्येक व्यवहार स्पष्टपणे कॅप्चर करा
विक्रेता व्यवस्थापन पुरवठादाराद्वारे खरेदीचे आयोजन करते, पुनरावलोकन सोपे करते
खर्चाच्या नोंदी कालांतराने खर्च करण्याच्या पद्धतींमध्ये दृश्यमानता प्रदान करा
अहवाल कोणत्याही असामान्य गोष्टीसाठी अलीकडील खरेदी क्रियाकलापांचे पुनरावलोकन करण्यात मदत करा
ज्या व्यवसायांसाठी विशेषत: मुख्य आवश्यकता म्हणून पूर्व-खरेदी अधिकृतता लागू करणे आवश्यक आहे, ते गृहित धरण्याऐवजी थेट पुष्टी करण्यासारखे आहे, कारण ती वर वर्णन केलेल्या खरेदी रेकॉर्डिंगपेक्षा वेगळी क्षमता आहे.
वारंवार विचारले जाणारे प्रश्न
1. बहुतेक लहान व्यवसाय लेखा सॉफ्टवेअर खरेदी मंजूरी लागू करू शकतात? सामान्यतः नाही — हे अधिक विशिष्ट खरेदी वैशिष्ट्य आहे, जे सामान्यतः लहान व्यवसाय बिलिंग आणि अकाउंटिंग साधनांमध्ये कमी आढळते.
2. खरेदी रेकॉर्ड करणे आणि मंजूर करणे यात काय फरक आहे? खरेदी केल्यानंतर रेकॉर्डिंग होते; मंजूरी हे खरेदी अंतिम होण्यापूर्वी ठेवलेले नियंत्रण आहे.
3. लहान व्यवसाय साधनांमध्ये सामान्यतः मंजूरी कार्यप्रवाह का समाविष्ट नसतात? ते सामान्यत: अचूक व्यवहार रेकॉर्डिंगच्या आसपास तयार केले जातात आणि इनव्हॉइसिंग, बहु-व्यक्तीऐवजी अधिकृतता प्रक्रिया.
4. मी औपचारिक मंजुरी प्रणालीशिवाय खर्च कसे नियंत्रित करू शकतो? एक स्पष्ट खर्च मर्यादा सेट करणे आणि त्यावरील कोणत्याही गोष्टीसाठी नियमितपणे खरेदी रेकॉर्डचे पुनरावलोकन करणे हा एक व्यावहारिक पर्याय आहे.
5. व्यवसायाला सामान्यतः औपचारिक मंजुरी नियंत्रणे कधी लागतात? जसजसे अधिक कर्मचारी खर्च करण्यासाठी अधिकृत आहेत आणि व्यवहार मूल्ये वाढतात, तसतसे लागू केलेल्या मंजूरी वर्कफ्लोची आवश्यकता अधिक दबावपूर्ण बनते.
6. विक्रेत्याचे व्यवस्थापन खरेदी मंजूरी सारखेच आहे का? नाही — विक्रेता व्यवस्थापन विशेषत: पुरवठादार माहिती आणि इतिहास आयोजित करते, अधिकृतता नियंत्रणे खर्च करत नाही.
7. मला विशेषत: मंजूरी वर्कफ्लोची आवश्यकता असल्यास मी काय तपासावे? कोणत्याही सॉफ्टवेअरसह ते खरेदीपूर्व मंजुरीचे समर्थन करते की नाही याची थेट पुष्टी करा, सामान्य खरेदी वैशिष्ट्यांचा त्यात समावेश आहे असे मानण्याऐवजी.
8. वस्तुस्थितीनंतर खरेदीच्या नोंदींचे पुनरावलोकन केल्याने खर्च नियंत्रित करण्यात मदत होऊ शकते? होय — हे आगाऊ खरेदी रोखत नसले तरी, त्वरित पुनरावलोकन अनधिकृत खर्च पटकन पकडण्यात आणि त्याचे निराकरण करण्यात मदत करते.
9. औपचारिक मान्यता प्रणाली अधिक सामान्यपणे कोठे आढळतात? डेडिकेटेड प्रोक्योरमेंट सॉफ्टवेअर किंवा मोठ्या एंटरप्राइझ अकाउंटिंग सिस्टममध्ये हे मुख्य वैशिष्ट्य म्हणून समाविष्ट होण्याची अधिक शक्यता असते.
10. कोणत्याही अकाउंटिंग सॉफ्टवेअरमध्ये मंजुरी नियंत्रणे समाविष्ट आहेत असे गृहीत धरणे चूक आहे का? होय — हे नेहमी विशेषतः पुष्टी केले पाहिजे, कारण ही सामान्य खरेदी रेकॉर्डिंगपेक्षा वेगळी क्षमता आहे.
Related Topics
Published by Team Vinimay
Our editorial and compliance specialists create practical guides, tax calculation rules, and operational strategies to empower Indian small business owners and accountants.
