வணிகங்கள் வளரும் போது, வாங்குதல் முடிவுகள் பெரும்பாலும் பல நபர்கள், துறைகள் அல்லது ஒப்புதல் நிலைகளை உள்ளடக்கியது. முறையான ஒப்புதல் செயல்முறை இல்லாமல், அங்கீகரிக்கப்படாத கொள்முதல், தேவையற்ற செலவுகள் அல்லது பரிவர்த்தனைக்கு யார் ஒப்புதல் அளித்தார் என்பதைக் கண்காணிப்பதில் சிரமம் போன்ற சிக்கல்களை வணிகங்கள் எதிர்கொள்ளக்கூடும்.
கொள்முதல் மேலாண்மை அம்சங்களுடன் கூடிய கணக்கியல் மென்பொருள் வணிகங்கள் மிகவும் ஒழுங்கமைக்கப்பட்ட கொள்முதல் பணிப்பாய்வுகளை உருவாக்க உதவும். மென்பொருள் திறன்களைப் பொறுத்து, வணிகங்கள் கொள்முதல் கோரிக்கைகளை நிர்வகிக்கலாம், சப்ளையர் பதிவுகளை பராமரிக்கலாம் மற்றும் கொள்முதல் தொடர்பான செயல்பாடுகளில் சிறந்த கட்டுப்பாட்டை வைத்திருக்கலாம்.
வினிமய் வணிகங்கள் கொள்முதல் பதிவுகளை பராமரிக்கவும், நிதி பரிவர்த்தனைகளை ஒரு அமைப்பில் ஒழுங்கமைக்கவும் உதவுகிறது, சிறந்த தெரிவுநிலை மற்றும் வணிக செயல்பாடுகளின் மீதான கட்டுப்பாட்டை ஆதரிக்கிறது. கொள்முதல் ஒப்புதல் அமைப்புகள் எவ்வாறு செயல்படுகின்றன, அவை ஏன் பயனுள்ளதாக இருக்கும் மற்றும் பயனுள்ள கொள்முதல் நிர்வாகத்திற்கு வணிகங்கள் என்ன அம்சங்களைக் கருத்தில் கொள்ள வேண்டும் என்பதை இந்த வழிகாட்டி விளக்குகிறது.
ஒரு கொள்முதல் ஒப்புதல் அமைப்பு உண்மையில் என்ன செய்கிறது
முறையான கொள்முதல் ஒப்புதல் பணிப்பாய்வு பொதுவாக பின்வருவனவற்றை உள்ளடக்குகிறது:
தேவையான ஒப்புதலைத் தூண்டும் செலவின வரம்பு அல்லது வகை
கோரிக்கையை மதிப்பாய்வு செய்து ஒப்புதல் அளிக்கும் அல்லது நிராகரிக்கும் ஒரு நியமிக்கப்பட்ட ஒப்புதல் அளிப்பவர்
அந்த ஒப்புதல் நடக்கும் வரை கொள்முதல் தடுக்கப்படும் அல்லது கொடியிடப்படும்
யார் என்ற பதிவு என்ன, எப்போது அங்கீகரிக்கப்பட்டது
வாங்குதல் நடந்த பிறகு பதிவு செய்வதிலிருந்து இது வேறுபட்டது - இது பரிவர்த்தனை முடிவடைவதற்கு முன் வைக்கப்படும் கட்டுப்பாடு.
இந்த அம்சம் பொதுவாக வாழும் இடத்தில்
பல துறைகள், பட்ஜெட் உரிமையாளர்கள் மற்றும் அடுக்கு செலவினக் கட்டுப்பாடுகளைக் கொண்ட நிறுவனங்களுக்காக உருவாக்கப்பட்ட அர்ப்பணிப்பு கொள்முதல் மென்பொருள் அல்லது பெரிய நிறுவனக் கணக்கியல் அமைப்புகளில் முறையான கொள்முதல் ஒப்புதல் பணிப்பாய்வுகள் பொதுவாகக் காணப்படுகின்றன. சிறு வணிக பில்லிங் மற்றும் கணக்கியல் மென்பொருளானது, பரிவர்த்தனைக்கு முந்தைய அங்கீகார பணிப்பாய்வுகளைக் காட்டிலும், பரிவர்த்தனைகளைத் துல்லியமாகப் பதிவுசெய்தல் மற்றும் இணக்கமான விலைப்பட்டியல்களை உருவாக்குதல் - பொதுவாக வேறு ஒரு முக்கிய தேவையைச் சுற்றி கட்டமைக்கப்பட்டுள்ளது.
பெரும்பாலான சிறு வணிக பில்லிங் மென்பொருள் ஏன் அதை உள்ளடக்கவில்லை
இது ஒரு மேற்பார்வை அல்ல, மென்பொருள் தீர்க்க வடிவமைக்கப்பட்டதில் உள்ள வித்தியாசம். பில்லிங் மென்பொருளைப் பயன்படுத்தும் பெரும்பாலான சிறு வணிகங்களில் குறைந்த எண்ணிக்கையிலான நபர்கள் கொள்முதல் முடிவுகளை எடுக்கிறார்கள் - பெரும்பாலும் உரிமையாளர் மட்டுமே - இது முறையான, பல நபர் ஒப்புதல் சங்கிலிகளுக்கான உடனடித் தேவையைக் குறைக்கிறது. ஒரு வணிகம் வளர்ந்து, அதன் சார்பாக அதிக மக்கள் செலவழிக்க அங்கீகாரம் பெற்றால், இந்த தேவை மிகவும் அழுத்தமாகிறது, இது பெரும்பாலும் முறையான ஒப்புதல் அமைப்புகள் முக்கியமானதாக இருக்கும்.
உங்களுக்கு ஒப்புதல் கட்டுப்பாடுகள் தேவைப்பட்டால் இதன் அர்த்தம் என்ன?
உங்கள் என்றால் வணிகம் உண்மையான தேவை அமலாக்கப்பட்ட முன் கொள்முதல் ஒப்புதல்-உதாரணமாக, ஊழியர்கள் நிறுவனத்தின் சார்பாக வாங்குவதற்கு அங்கீகாரம் பெற்றிருப்பதாலும், செலவுகளை மேற்பார்வை செய்ய வேண்டியதாலும் - அம்சப் பட்டியலில் உள்ள "கொள்முதல் மேலாண்மை" அல்லது "விற்பனையாளர் மேலாண்மை" ஒப்புதல் பணிப்பாய்வுகளை உள்ளடக்கியதாகக் கருதாமல், எந்தவொரு மென்பொருளையும் கொண்டு இதைப் பார்ப்பது முக்கியம். இவை பெரும்பாலும் இரண்டு தனித்தனி திறன்கள்.
உள்ளமைக்கப்பட்ட ஒப்புதல்கள் இல்லாமல் ஒரு நடைமுறை மாற்று
முறையான, உள்ளமைக்கப்பட்ட ஒப்புதல் அமைப்பு இல்லாத நிலையில், பல சிறு வணிகங்கள் இதை இலகுவான செயல்முறையுடன் நிர்வகிக்கின்றன:
வாங்கும் முன், பணியாளர்கள் உரிமையாளர் அல்லது மேலாளரிடம் சரிபார்க்க வேண்டிய தெளிவான, தகவல் தொடர்பு செலவு வரம்பை அமைக்கவும்
ஒவ்வொரு வாங்குதலையும் அது நடந்தவுடன் உடனடியாக பதிவு செய்யுங்கள், அதனால் எதுவும் கவனிக்கப்படாமல் நழுவவிடாது
சமீபத்திய கொள்முதல் பதிவுகளை தவறாமல் மதிப்பாய்வு செய்யவும், குறிப்பாக ஒப்புக்கொள்ளப்பட்ட வரம்புக்கு மேல் முன்கூட்டியே விவாதிக்கப்படாத எதையும் தேடுங்கள்
எந்தவொரு அங்கீகரிக்கப்படாத வாங்குதல்களையும் நேரடியாகவும் உடனடியாகவும் நிவர்த்தி செய்யவும், அதை சரிய விடாமல் செயல்முறையை வலுப்படுத்தவும்
இது ஒரு முறையான அமைப்பு நடக்கும் முன் வாங்குவதைத் தடுக்காது, ஆனால் உண்மைக்குப் பிறகு விரைவாக பொறுப்புணர்வையும் தெரிவுநிலையையும் உருவாக்குகிறது.
முறையான ஒப்புதல் அமைப்புகள் தேடுவதற்கு தகுதியானதாக மாறும் போது
ஒரு வணிகம் வளரும்போது - செலவழிக்க அங்கீகரிக்கப்பட்ட அதிக ஊழியர்கள், பெரிய பரிவர்த்தனை மதிப்புகள், பல துறைகள் அல்லது கிளைகள் - அர்ப்பணிப்பு ஒப்புதல் பணிப்பாய்வுக்கான வழக்கு வலுவடைகிறது. அந்த நேரத்தில், பொது சிறு வணிக பில்லிங் மென்பொருளை உள்ளடக்கும் என்று எதிர்பார்க்காமல், அதைச் சுற்றி கட்டமைக்கப்பட்ட கொள்முதல்-மையப்படுத்தப்பட்ட கருவிகள் அல்லது நிறுவன கணக்கியல் அம்சங்களைத் தேடுவது மதிப்புக்குரியது.
இந்த பகுதியில் வினிமய் என்ன ஆதரிக்கிறார்
முறையான, உள்ளமைக்கப்பட்ட கொள்முதல் ஒப்புதல் பணிப்பாய்வுகள் தற்போது Vinimay இன் உறுதிப்படுத்தப்பட்ட அம்சத் தொகுப்பில் இல்லை. Vinimay ஆதரவளிப்பது, மேலே விவரிக்கப்பட்ட இலகுவான, உண்மைக்குப் பிறகான மறுஆய்வு செயல்முறையை செயல்படக்கூடியதாக மாற்றும் பதிவு-காப்பு அடித்தளமாகும்:
கொள்முதல் பதிவுகள் ஒவ்வொரு பரிவர்த்தனையையும் தெளிவாகப் பிடிக்கவும்
விற்பனையாளர் மேலாண்மை சப்ளையர் மூலம் கொள்முதல்களை ஒழுங்குபடுத்துகிறது, மதிப்பாய்வை எளிதாக்குகிறது
செலவு பதிவுகள் காலப்போக்கில் செலவு முறைகளில் தெரிவுநிலையை வழங்குகிறது
அறிக்கைகள் வழக்கத்திற்கு மாறான ஏதேனும் சமீபத்திய கொள்முதல் செயல்பாட்டை மதிப்பாய்வு செய்ய உதவுங்கள்
ஒரு முக்கிய தேவையாக செயல்படுத்தப்பட்ட முன் கொள்முதல் அங்கீகாரம் தேவைப்படும் வணிகங்களுக்கு, மேலே விவரிக்கப்பட்ட கொள்முதல் பதிவிலிருந்து இது ஒரு தனித்துவமான திறன் என்பதால், அனுமானிப்பதை விட நேரடியாக உறுதிப்படுத்துவது மதிப்பு.
அடிக்கடி கேட்கப்படும் கேள்விகள்
1. பெரும்பாலான சிறு வணிகக் கணக்கியல் மென்பொருள் கொள்முதல் அனுமதிகளைச் செயல்படுத்த முடியுமா? பொதுவாக இல்லை - இது மிகவும் சிறப்பு வாய்ந்த கொள்முதல் அம்சமாகும், இது பொதுவாக சிறு வணிக பில்லிங் மற்றும் கணக்கியல் கருவிகளில் குறைவாகவே காணப்படுகிறது.
2. வாங்குவதைப் பதிவு செய்வதற்கும் ஒன்றை அங்கீகரிப்பதற்கும் என்ன வித்தியாசம்? வாங்கிய பிறகு பதிவு செய்யப்படுகிறது; ஒப்புதல் என்பது கொள்முதல் முடிவடைவதற்கு முன் வைக்கப்படும் கட்டுப்பாடு.
3. சிறு வணிகக் கருவிகள் ஏன் பொதுவாக ஒப்புதல் பணிப்பாய்வுகளை உள்ளடக்குவதில்லை? அவை பொதுவாக துல்லியமான பரிவர்த்தனை பதிவைச் சுற்றி கட்டமைக்கப்படுகின்றன பல நபர்களை விட விலைப்பட்டியல் அங்கீகார செயல்முறைகள்.
4. முறையான ஒப்புதல் அமைப்பு இல்லாமல் செலவினங்களை எவ்வாறு கட்டுப்படுத்துவது? தெளிவான செலவு வரம்பை அமைப்பது மற்றும் அதற்கு மேல் உள்ள எதற்கும் கொள்முதல் பதிவுகளை தவறாமல் மதிப்பாய்வு செய்வது ஒரு நடைமுறை மாற்றாகும்.
5. வணிகத்திற்கு எப்போது முறையான ஒப்புதல் கட்டுப்பாடுகள் தேவைப்படும்? அதிக பணியாளர்கள் செலவழிக்க அங்கீகரிக்கப்பட்டு, பரிவர்த்தனை மதிப்புகள் வளரும்போது, கட்டாய ஒப்புதல் பணிப்பாய்வுகளின் தேவை மிகவும் அழுத்தமாகிறது.
6. விற்பனையாளர் மேலாண்மை என்பது கொள்முதல் அங்கீகாரம் ஒன்றா? இல்லை — விற்பனையாளர் மேலாண்மை பொதுவாக சப்ளையர் தகவல் மற்றும் வரலாற்றை ஒழுங்கமைக்கிறது, செலவு அங்கீகாரக் கட்டுப்பாடுகளை அல்ல.
7. எனக்கு குறிப்பாக ஒப்புதல் பணிப்பாய்வுகள் தேவைப்பட்டால் நான் என்ன சரிபார்க்க வேண்டும்? எந்தவொரு மென்பொருளையும் நேரடியாக வாங்குவதற்கு முன் அனுமதியை ஆதரிக்கிறதா என்பதை உறுதிப்படுத்தவும்.
8. உண்மைக்குப் பிறகு கொள்முதல் பதிவுகளை மதிப்பாய்வு செய்வது செலவைக் கட்டுப்படுத்த உதவுமா? ஆம் — இது முன்கூட்டியே வாங்குவதைத் தடுக்காது என்றாலும், உடனடி மதிப்பாய்வு, அங்கீகரிக்கப்படாத செலவினங்களை விரைவாகப் பிடிக்கவும், அதைச் சமாளிக்கவும் உதவுகிறது.
9. முறையான ஒப்புதல் அமைப்புகள் பொதுவாக எங்கே காணப்படுகின்றன? பிரத்யேக கொள்முதல் மென்பொருள் அல்லது பெரிய நிறுவன கணக்கியல் அமைப்புகள் இதை ஒரு முக்கிய அம்சமாக சேர்க்க அதிக வாய்ப்புள்ளது.
10. எந்தவொரு கணக்கியல் மென்பொருளிலும் ஒப்புதல் கட்டுப்பாடுகள் இருக்கும் என்று கருதுவது தவறா? ஆம் — இது எப்போதும் குறிப்பாக உறுதிப்படுத்தப்பட வேண்டும், ஏனெனில் இது பொதுவான கொள்முதல் பதிவிலிருந்து ஒரு தனித்துவமான திறன்.
Related Topics
Published by Team Vinimay
Our editorial and compliance specialists create practical guides, tax calculation rules, and operational strategies to empower Indian small business owners and accountants.
