వ్యాపారాలు పెరిగేకొద్దీ, కొనుగోలు నిర్ణయాలు తరచుగా బహుళ వ్యక్తులు, విభాగాలు లేదా ఆమోదం స్థాయిలను కలిగి ఉంటాయి. సరైన ఆమోద ప్రక్రియ లేకుండా, వ్యాపారాలు అనధికార కొనుగోళ్లు, అనవసరమైన ఖర్చులు లేదా లావాదేవీని ఎవరు ఆమోదించారో ట్రాక్ చేయడం వంటి సమస్యలను ఎదుర్కోవచ్చు.
కొనుగోళ్ల నిర్వహణ లక్షణాలతో కూడిన అకౌంటింగ్ సాఫ్ట్‌వేర్ వ్యాపారాలు మరింత వ్యవస్థీకృత కొనుగోలు వర్క్‌ఫ్లోను రూపొందించడంలో సహాయపడుతుంది. సాఫ్ట్‌వేర్ సామర్థ్యాలపై ఆధారపడి, వ్యాపారాలు కొనుగోలు అభ్యర్థనలను నిర్వహించగలవు, సరఫరాదారు రికార్డులను నిర్వహించగలవు మరియు కొనుగోలు-సంబంధిత కార్యకలాపాలపై మెరుగైన నియంత్రణను కలిగి ఉంటాయి.
వినిమయ్ వ్యాపారాలు కొనుగోలు రికార్డులను నిర్వహించడానికి మరియు ఒక సిస్టమ్‌లో ఆర్థిక లావాదేవీలను నిర్వహించడానికి, వ్యాపార కార్యకలాపాలపై మెరుగైన దృశ్యమానత మరియు నియంత్రణకు మద్దతునిస్తుంది. ఈ గైడ్ కొనుగోలు ఆమోద వ్యవస్థలు ఎలా పని చేస్తాయి, అవి ఎందుకు ఉపయోగకరంగా ఉన్నాయి మరియు సమర్థవంతమైన కొనుగోలు నిర్వహణ కోసం వ్యాపారాలు ఏ లక్షణాలను పరిగణించాలి.
కొనుగోలు ఆమోద వ్యవస్థ వాస్తవానికి ఏమి చేస్తుంది
సరైన కొనుగోలు ఆమోదం వర్క్‌ఫ్లో సాధారణంగా వీటిని కలిగి ఉంటుంది:
అవసరమైన ఆమోదాన్ని ట్రిగ్గర్ చేసే ఖర్చు థ్రెషోల్డ్ లేదా వర్గం
అభ్యర్థనను సమీక్షించి, ఆమోదించే లేదా తిరస్కరించే నియమించబడిన ఆమోదించే వ్యక్తి
ఆమోదం జరిగే వరకు కొనుగోలు బ్లాక్ చేయబడుతుంది లేదా ఫ్లాగ్ చేయబడుతుంది
ఎవరికి సంబంధించిన రికార్డు ఏది మరియు ఎప్పుడు ఆమోదించబడింది
ఇది కేవలం కొనుగోలు జరిగిన తర్వాత రికార్డ్ చేయడం నుండి భిన్నంగా ఉంటుంది - ఇది లావాదేవీని ఖరారు చేయడానికి ముందు ఉంచబడిన నియంత్రణ.
ఈ ఫీచర్ సాధారణంగా ఎక్కడ నివసిస్తుంది
అధికారిక కొనుగోళ్ల ఆమోదం వర్క్‌ఫ్లోలు సాధారణంగా డెడికేటెడ్ ప్రొక్యూర్‌మెంట్ సాఫ్ట్‌వేర్ లేదా పెద్ద ఎంటర్‌ప్రైజ్ అకౌంటింగ్ సిస్టమ్‌లలో కనిపిస్తాయి, ఇవి బహుళ విభాగాలు, బడ్జెట్ యజమానులు మరియు లేయర్డ్ ఖర్చు నియంత్రణలతో కూడిన సంస్థల కోసం రూపొందించబడ్డాయి. చిన్న వ్యాపార బిల్లింగ్ మరియు అకౌంటింగ్ సాఫ్ట్‌వేర్ సాధారణంగా వేరొక ప్రధాన అవసరాల చుట్టూ నిర్మించబడింది - లావాదేవీలను ఖచ్చితంగా రికార్డ్ చేయడం మరియు కంప్లైంట్ ఇన్‌వాయిస్‌లను రూపొందించడం - లావాదేవీకి ముందు అధికార వర్క్‌ఫ్లోల కంటే.
చాలా చిన్న వ్యాపారం బిల్లింగ్ సాఫ్ట్‌వేర్ ఎందుకు చేర్చలేదు
సాఫ్ట్‌వేర్ పరిష్కరించడానికి రూపొందించబడిన దానిలో తేడా ఉన్నందున ఇది పర్యవేక్షణ కాదు. బిల్లింగ్ సాఫ్ట్‌వేర్‌ను ఉపయోగించే చాలా చిన్న వ్యాపారాలు తక్కువ సంఖ్యలో వ్యక్తులు కొనుగోళ్ల నిర్ణయాలు తీసుకుంటాయి - తరచుగా యజమాని మాత్రమే - ఇది అధికారిక, బహుళ వ్యక్తుల ఆమోద గొలుసుల తక్షణ అవసరాన్ని తగ్గిస్తుంది. వ్యాపారం అభివృద్ధి చెందుతున్నప్పుడు మరియు దాని తరపున ఖర్చు చేయడానికి ఎక్కువ మంది వ్యక్తులు అధికారం పొందినప్పుడు, ఈ అవసరం మరింత ఒత్తిడికి గురవుతుంది, ఇది తరచుగా అధికారిక ఆమోద వ్యవస్థలు ముఖ్యమైనవి.
మీకు ఆమోద నియంత్రణలు అవసరమైతే దీని అర్థం ఏమిటి
మీ వ్యాపారానికి నిజమైన అవసరాలు బలవంతపు ముందస్తు కొనుగోలు ఆమోదం-ఉదాహరణకు, కంపెనీ తరపున కొనుగోలు చేయడానికి సిబ్బందికి అధికారం ఉంది మరియు ఖర్చుపై పర్యవేక్షణ అవసరం- ఫీచర్ జాబితాలో ఆమోదం వర్క్‌ఫ్లోలను కలిగి ఉంటుందని భావించే బదులు ఏదైనా సాఫ్ట్‌వేర్‌తో దీన్ని ప్రత్యేకంగా తనిఖీ చేయడం ముఖ్యం. ఇవి తరచుగా రెండు వేర్వేరు సామర్థ్యాలు.
అంతర్నిర్మిత ఆమోదాలు లేకుండా ఆచరణాత్మక ప్రత్యామ్నాయం
అధికారిక, అంతర్నిర్మిత ఆమోద వ్యవస్థ లేనప్పుడు, అనేక చిన్న వ్యాపారాలు బదులుగా తేలికైన ప్రక్రియతో దీన్ని నిర్వహిస్తాయి:
కొనుగోలు చేయడానికి ముందు సిబ్బంది తప్పనిసరిగా యజమాని లేదా మేనేజర్‌తో తనిఖీ చేయవలసిన స్పష్టమైన, కమ్యూనికేట్ చేసిన ఖర్చు థ్రెషోల్డ్‌ను సెట్ చేయండి
ప్రతి కొనుగోలు జరిగిన వెంటనే దాన్ని రికార్డ్ చేయండి, కాబట్టి ఏదీ గుర్తించబడదు
ఇటీవలి కొనుగోలు రికార్డులను క్రమం తప్పకుండా సమీక్షించండి, ప్రత్యేకంగా ముందుగా చర్చించబడని అంగీకరించిన థ్రెషోల్డ్ కంటే ఎక్కువ ఏదైనా వెతుకుతుంది
ఏదైనా అనధికార కొనుగోళ్లను నేరుగా మరియు తక్షణమే పరిష్కరించండి, ప్రక్రియను స్లైడ్ చేయనివ్వకుండా బలోపేతం చేయండి
ఇది ఒక అధికారిక వ్యవస్థ జరిగేలా జరగడానికి ముందు కొనుగోలును నిరోధించదు, అయితే ఇది వాస్తవం తర్వాత త్వరగా జవాబుదారీతనం మరియు దృశ్యమానతను సృష్టిస్తుంది.
ఫార్మల్ అప్రూవల్ సిస్టమ్స్ వెతకడం విలువైనదిగా మారినప్పుడు
వ్యాపారం పెరిగేకొద్దీ - ఖర్చు చేయడానికి ఎక్కువ మంది సిబ్బందికి అధికారం, పెద్ద లావాదేవీ విలువలు, బహుళ విభాగాలు లేదా శాఖలు - అంకితమైన ఆమోదం వర్క్‌ఫ్లో కోసం కేస్ బలంగా మారుతుంది. ఆ సమయంలో, సాధారణ చిన్న వ్యాపార బిల్లింగ్ సాఫ్ట్‌వేర్‌ను కవర్ చేయాలని ఆశించే బదులు, దీని చుట్టూ నిర్మించిన సేకరణ-కేంద్రీకృత సాధనాలు లేదా ఎంటర్‌ప్రైజ్ అకౌంటింగ్ ఫీచర్‌ల కోసం ప్రత్యేకంగా వెతకడం విలువైనదే.
ఈ ప్రాంతంలో Vinimay ఏమి సపోర్ట్ చేస్తుంది
అధికారిక, అంతర్నిర్మిత కొనుగోలు ఆమోదం వర్క్‌ఫ్లోలు ప్రస్తుతం Vinimay యొక్క ధృవీకరించబడిన ఫీచర్ సెట్‌లో భాగం కాదు. Vinimay మద్దతు ఇచ్చేది రికార్డ్ కీపింగ్ ఫౌండేషన్, ఇది పైన వివరించిన తేలికైన, వాస్తవ సమీక్ష ప్రక్రియను పని చేయగలిగేలా చేస్తుంది:
కొనుగోలు రికార్డులు జరిగే ప్రతి లావాదేవీని స్పష్టంగా సంగ్రహించండి
విక్రేత నిర్వహణ సప్లయర్ ద్వారా కొనుగోళ్లను నిర్వహిస్తుంది, సమీక్షను సులభతరం చేస్తుంది
ఖర్చు రికార్డులు కాలక్రమేణా ఖర్చు విధానాలలో దృశ్యమానతను అందిస్తాయి
నివేదికలు ఏదైనా అసాధారణమైన వాటి కోసం ఇటీవలి కొనుగోలు కార్యాచరణను సమీక్షించడంలో సహాయం చేయండి
ఒక ప్రధాన అవసరంగా ప్రత్యేకంగా అమలు చేయబడిన ముందస్తు-కొనుగోలు అధికారం అవసరమయ్యే వ్యాపారాల కోసం, ఇది పైన వివరించిన కొనుగోలు రికార్డింగ్ నుండి ప్రత్యేకమైన సామర్ధ్యం కాబట్టి, ఊహించడం కంటే నేరుగా నిర్ధారించడం విలువైనది.
తరచుగా అడిగే ప్రశ్నలు
1. చాలా చిన్న వ్యాపార అకౌంటింగ్ సాఫ్ట్‌వేర్ కొనుగోలు ఆమోదాలను అమలు చేయగలదా? సాధారణంగా లేదు — ఇది మరింత ప్రత్యేకమైన సేకరణ లక్షణం, ఇది సాధారణ చిన్న వ్యాపార బిల్లింగ్ మరియు అకౌంటింగ్ సాధనాల్లో తక్కువగా కనిపిస్తుంది.
2. కొనుగోలును రికార్డ్ చేయడం మరియు ఆమోదించడం మధ్య తేడా ఏమిటి? కొనుగోలు చేసిన తర్వాత రికార్డింగ్ జరుగుతుంది; ఆమోదం అనేది కొనుగోలును ఖరారు చేయడానికి ముందు ఉంచబడిన నియంత్రణ.
3. చిన్న వ్యాపార సాధనాలు సాధారణంగా ఆమోద వర్క్‌ఫ్లోలను ఎందుకు కలిగి ఉండవు? అవి సాధారణంగా ఖచ్చితమైన లావాదేవీ రికార్డింగ్ చుట్టూ నిర్మించబడ్డాయి మరియు బహుళ వ్యక్తుల కంటే ఇన్‌వాయిస్ అధికార ప్రక్రియలు.
4. అధికారిక ఆమోద వ్యవస్థ లేకుండా నేను ఖర్చును ఎలా నియంత్రించగలను? స్పష్టమైన ఖర్చు థ్రెషోల్డ్‌ని సెట్ చేయడం మరియు దాని పైన ఉన్న ఏదైనా కొనుగోలు రికార్డులను క్రమం తప్పకుండా సమీక్షించడం అనేది ఒక ఆచరణాత్మక ప్రత్యామ్నాయం.
5. వ్యాపారానికి సాధారణంగా అధికారిక ఆమోద నియంత్రణలు ఎప్పుడు అవసరం? ఎక్కువ మంది సిబ్బందికి ఖర్చు చేయడానికి అధికారం ఉన్నందున మరియు లావాదేవీల విలువలు పెరిగేకొద్దీ, అమలు చేయబడిన ఆమోదం వర్క్‌ఫ్లోల అవసరం మరింత ఒత్తిడికి గురవుతుంది.
6. కొనుగోలు ఆమోదం వలె విక్రేత నిర్వహణ ఒకటేనా? లేదు — విక్రేత నిర్వహణ సాధారణంగా సరఫరాదారు సమాచారం మరియు చరిత్రను నిర్వహిస్తుంది, అధికార నియంత్రణలను ఖర్చు చేయదు.
7. నాకు ప్రత్యేకంగా ఆమోదం వర్క్‌ఫ్లోలు అవసరమైతే నేను ఏమి తనిఖీ చేయాలి? ఏదైనా సాఫ్ట్‌వేర్ ముందస్తు కొనుగోలు ఆమోదానికి మద్దతిస్తుందో లేదో నేరుగా నిర్ధారించండి, సాధారణ కొనుగోలు ఫీచర్‌లు ఇందులో ఉన్నాయని ఊహించండి.
8. వాస్తవం తర్వాత కొనుగోలు రికార్డులను సమీక్షించడం ఖర్చును నియంత్రించడంలో సహాయపడగలదా? అవును — ఇది ముందస్తుగా కొనుగోలును నిరోధించనప్పటికీ, సత్వర సమీక్ష అనధికార వ్యయాన్ని త్వరగా పట్టుకోవడంలో మరియు పరిష్కరించడంలో సహాయపడుతుంది.
9. అధికారిక ఆమోద వ్యవస్థలు ఎక్కడ ఎక్కువగా కనిపిస్తాయి? డెడికేటెడ్ ప్రొక్యూర్‌మెంట్ సాఫ్ట్‌వేర్ లేదా పెద్ద ఎంటర్‌ప్రైజ్ అకౌంటింగ్ సిస్టమ్‌లు దీన్ని ప్రధాన లక్షణంగా చేర్చే అవకాశం ఉంది.
10. ఏదైనా అకౌంటింగ్ సాఫ్ట్‌వేర్ ఆమోద నియంత్రణలను కలిగి ఉంటుందని భావించడం తప్పా? అవును — ఇది ఎల్లప్పుడూ ప్రత్యేకంగా ధృవీకరించబడాలి, ఎందుకంటే ఇది సాధారణ కొనుగోలు రికార్డింగ్ నుండి ప్రత్యేకమైన సామర్ధ్యం.
Related Topics
Published by Team Vinimay
Our editorial and compliance specialists create practical guides, tax calculation rules, and operational strategies to empower Indian small business owners and accountants.
