लेखांकन सॉफ़्टवेयर ख़रीदने से पहले छुपी हुई लागतों पर ध्यान दें

अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर की विज्ञापित कीमत वास्तव में इसके उपयोग की पूरी लागत नहीं है। एक योजना जो मूल्य निर्धारण पृष्ठ पर पूरी तरह से सस्ती दिखती है वह चुपचाप अधिक महंगी हो सकती है जब दूसरे स्टाफ सदस्य को पहुंच की आवश्यकता होती है, जब आप महीने के मध्य में चालान सीमा पार कर जाते हैं, या जब आपको वास्तव में अपना डेटा निर्यात करने की आवश्यकता होती है और पता चलता है कि लागत भी अतिरिक्त है। इसमें से कुछ भी आवश्यक रूप से प्रदाता की ओर से बेईमानी नहीं है - इसे अक्सर हेडलाइन नंबर से बाहर रखा जाता है, यही कारण है कि इसे मानने के बजाय जानबूझकर जांचने की आवश्यकता है।

विज्ञापित मूल्य और वास्तविक लागत के बीच का यह अंतर बढ़ते व्यवसायों के लिए सबसे अधिक मायने रखता है, क्योंकि वे ही इन छिपे हुए ट्रिगर्स को प्रभावित करने की सबसे अधिक संभावना रखते हैं। एक व्यवसाय जो वर्षों तक बिल्कुल एक ही आकार में रहता है, उसे कभी भी प्रति-उपयोगकर्ता शुल्क या अधिक शुल्क का सामना नहीं करना पड़ेगा। एक व्यवसाय में कर्मचारियों को शामिल करना, चालान सीमा को पार करना, या अंततः उपकरण बदलना इन लागतों में लगभग अनिवार्य रूप से शामिल होता है - और तथ्य के बाद, मध्य-निर्णय के बाद उन्हें खोजना, उन्हें पहले से जानने की तुलना में एक बदतर स्थिति है।

यह लेख उन पांच छिपी हुई लागतों के बारे में बताता है जो प्रतिबद्ध होने के बाद सबसे अधिक बार दिखाई देती हैं एलेखांकन सॉफ्टवेयर,इसके बाद जहां विनिमय विशेष रूप से प्रत्येक पर खड़ा होता है - स्पष्ट रूप से जो पुष्टि की गई है उसे सीधे जांचने की आवश्यकता से अलग करना।

वे लागतें जो विपणन में शायद ही कभी दिखाई देती हैं

सॉफ़्टवेयर मूल्य निर्धारण पृष्ठ शीर्षक संख्या को उजागर करने के लिए बनाए गए हैं, न कि उन लागतों को उजागर करने के लिए जो केवल विशिष्ट स्थितियों में लागू होती हैं - यही कारण है कि आपके सामने आने से पहले उन स्थितियों का अनुमान लगाना उचित है।

• प्रति उपयोगकर्ता शुल्क. कई योजनाओं की कीमत प्रति अतिरिक्त लॉगिन होती है, इसलिए दूसरे या तीसरे स्टाफ सदस्य को पहुंच की आवश्यकता होने पर "₹X/माह" शीर्षक तेजी से बढ़ सकता है।

• अधिक उम्र का आरोप. कभी-कभी एक नि:शुल्क या निचली-स्तरीय इनवॉइस सीमा को पार करने से एक छोटे वृद्धिशील शुल्क के बजाय बहुत अधिक कीमत वाली योजना की ओर छलांग लग जाती है।

• फ़ीचर-गेटेड निर्यात। कुछ प्रदाता केवल आपके स्वयं के लेनदेन डेटा को निर्यात करने के लिए अतिरिक्त शुल्क लेते हैं, या उच्च योजना की आवश्यकता होती है - इससे पहले कि आपको इसकी तत्काल आवश्यकता हो, जांचने लायक है।

• प्रवासन लागत. यदि आप अंततः सॉफ़्टवेयर स्विच करते हैं, तो ऐतिहासिक डेटा को स्थानांतरित करने (या इसे मैन्युअल रूप से दोबारा दर्ज करने) में वास्तविक समय लागत होती है जिसे पहले से कम करके आंकना आसान होता है।

• समर्थन स्तरीय लागत. बुनियादी ईमेल समर्थन मुफ़्त हो सकता है, लेकिन प्राथमिकता या फ़ोन समर्थन कभी-कभी अधिक भुगतान वाली योजनाओं के लिए आरक्षित होता है।

बढ़ते व्यवसायों के लिए यह अधिक महत्वपूर्ण क्यों है?

एक व्यवसाय जो अभी शुरू हो रहा है आउट अक्सर मुफ़्त या प्रवेश-स्तर की कीमत के आधार पर सॉफ़्टवेयर चुनता है, बिना यह अनुमान लगाए कि एक दूसरे स्टाफ सदस्य के शामिल होने के बाद इसकी लागत कितनी होगी, या एक बार इनवॉइस वॉल्यूम तीन गुना हो जाएगा। गलती सस्ते प्लान को चुनना नहीं है - यह यह नहीं पूछना है कि आपको वास्तव में इसकी आवश्यकता होने से पहले अगले स्तर की लागत क्या है, जो आपको विकल्प के बजाय तात्कालिकता की स्थिति से बातचीत करने के लिए छोड़ देती है, आमतौर पर ठीक उसी समय जब आप सबसे व्यस्त होते हैं और कम से कम शांति से खरीदारी करने में सक्षम होते हैं।

विनिमय इस पर कहां खड़ा है

विशेष रूप से निःशुल्क टूल पर

मुफ़्त टूल में उपयोग के समय कोई छिपी हुई लागत नहीं होती है।

• 5 तक उत्पन्न हो रहा है जीएसटी अनुरूप चालान यह वास्तव में मुफ़्त है, इसमें किसी साइनअप की आवश्यकता नहीं है।

• यहां कोई ट्रायल-टू-पेड रूपांतरण जाल नहीं है, क्योंकि इसे पहले स्थान पर चल रहे उपयोग के बजाय परीक्षण के लिए बनाया गया है।

निःशुल्क टूल से परे चल रहे उपयोग पर

यह वह जगह है जहां विशिष्टताओं को अनुमान के बजाय प्रत्यक्ष पुष्टि की आवश्यकता होती है।

• फुलर प्लेटफ़ॉर्म के लिए प्रति-उपयोगकर्ता मूल्य निर्धारण की यहां स्वतंत्र रूप से पुष्टि नहीं की गई है - यदि आप स्टाफ जोड़ने की उम्मीद करते हैं तो इसे सीधे जांचें।

• मुफ़्त टूल की 5-चालान सीमा के बाद, लागत या योजना संरचना के संदर्भ में क्या होता है, इसकी पुष्टि सीधे विनिमय की वर्तमान मूल्य निर्धारण जानकारी पर की जानी चाहिए।

• चल रहे खातों के लिए निर्यात शुल्क और माइग्रेशन समर्थन इस आलेख में पुष्टि की गई बातों का हिस्सा नहीं हैं - यदि आपके निर्णय के लिए इनमें से कोई भी मायने रखता है तो यह सीधे पूछने लायक है।

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निष्कर्ष

की वास्तविक लागत लेखांकन सॉफ्टवेयर यह केवल मूल्य निर्धारण पृष्ठ पर संख्या नहीं है - यह तब होता है जब आप एक उपयोगकर्ता जोड़ते हैं, चालान सीमा पार करते हैं, या अपना स्वयं का डेटा निर्यात करने की आवश्यकता होती है। प्रतिबद्ध होने से पहले ये विशिष्ट प्रश्न पूछने से बचें

वास्तविक लागत का पता लगाने का सामान्य अनुभव तभी होता है जब आप पहले से ही किसी विशेष उपकरण के आसपास अपने व्यवसाय की आदतें बना लेते हैं।

पूछे जाने वाले प्रश्न

लेखांकन सॉफ्टवेयर मूल्य निर्धारण में सबसे अधिक नजरअंदाज की जाने वाली लागत क्या है?
प्रति-उपयोगकर्ता शुल्क—कई व्यवसाय जब तक उन्हें वास्तव में कर्मचारियों को जोड़ने की आवश्यकता न हो, तब तक दूसरे या तीसरे लॉगिन की लागत की जाँच न करें, जिस बिंदु पर स्विच करना अधिक विघटनकारी लगता है।

क्या मुफ़्त योजना की इनवॉइस सीमा पार करने में अपेक्षा से अधिक लागत आ सकती है?
कभी-कभी - कुछ प्रदाता छोटे वृद्धिशील शुल्क के बजाय काफी अधिक कीमत वाले स्तर पर पहुंच जाते हैं, इसलिए आपके वहां पहुंचने से पहले यह विशेष रूप से पूछना उचित है कि सीमा पर क्या होता है।

क्या मुझे अपना व्यवसाय डेटा निर्यात करने के लिए अतिरिक्त भुगतान करना होगा?
आदर्श रूप से नहीं, लेकिन कुछ प्रदाता इसे उच्च योजनाओं के पीछे रखते हैं - इससे पहले कि आपको वास्तव में तत्काल डेटा निर्यात करने की आवश्यकता हो, जैसे सॉफ़्टवेयर स्विच करते समय या अकाउंटेंट के साथ रिकॉर्ड साझा करते समय, सीधे इसकी पुष्टि करें।

बाद में अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर बदलने के लिए मुझे कितना बजट देना चाहिए?
यह अलग-अलग होता है, लेकिन इसमें या तो डेटा माइग्रेशन समर्थन (यदि पेशकश की जाती है) या ग्राहक और आइटम सूचियों जैसे प्रमुख रिकॉर्ड को मैन्युअल रूप से दोबारा दर्ज करने की समय लागत शामिल होती है।

क्या समर्थन लागत को लेखांकन सॉफ़्टवेयर की छिपी हुई लागत के रूप में गिना जाता है?
हां - बुनियादी सहायता अक्सर मुफ़्त होती है, लेकिन प्राथमिकता या फ़ोन सहायता उच्च-भुगतान वाले स्तरों के लिए आरक्षित की जा सकती है, जो तब मायने रखती है जब आपको नियमित रूप से त्वरित सहायता की आवश्यकता होती है।

मूल्य-निर्धारण पृष्ठ आमतौर पर इन छिपी हुई लागतों का पहले से उल्लेख क्यों नहीं करते?
क्योंकि वे केवल विशिष्ट स्थितियों में लागू होते हैं - उपयोगकर्ताओं को जोड़ना, सीमाएं पार करना, डेटा निर्यात करना - जो हर ग्राहक को प्रभावित नहीं करते हैं, इसलिए वे अक्सर होते हैं विस्तृतमुख्य मूल्य निर्धारण के बजाय अलग-अलग शब्दों में।

क्या मुफ़्त योजना में भुगतान की तुलना में छुपी हुई लागत होने की अधिक संभावना है?
आवश्यक रूप से अधिक संभावना नहीं है, लेकिन मुफ़्त योजनाओं में अक्सर सख्त सीमाएँ होती हैं, इसलिए आपको मध्य-स्तरीय भुगतान योजना की तुलना में जल्द ही ओवरएज या अपग्रेड ट्रिगर का सामना करने की अधिक संभावना होती है।

छिपी हुई लागतों से आश्चर्यचकित होने से बचने का सबसे अच्छा तरीका क्या है?
प्रतिबद्ध होने से पहले सीधे पूछें कि तीन सबसे आम ट्रिगर स्थितियों में क्या होता है: एक उपयोगकर्ता जोड़ना, अपनी चालान सीमा को पार करना, और अपने डेटा को निर्यात या स्थानांतरित करने की आवश्यकता।

क्या विनिमय अपने मुफ़्त इनवॉइस टूल के लिए शुल्क लेता है?
नहीं - 5 जीएसटी-अनुपालक चालान बनाना निःशुल्क है, इसके लिए किसी साइनअप की आवश्यकता नहीं है।

क्या विनिमय के पास मुफ़्त टूल के अलावा चल रहे उपयोग के लिए छिपी हुई लागतें हैं?
यहां इसकी स्वतंत्र रूप से पुष्टि नहीं की गई है - फुलर प्लेटफॉर्म के लिए प्रति-उपयोगकर्ता मूल्य निर्धारण, ओवरएज हैंडलिंग और निर्यात शुल्क को प्रतिबद्ध होने से पहले सीधे विनिमय की वर्तमान मूल्य निर्धारण जानकारी पर जांचा जाना चाहिए।