व्यवसाय के लिए लेखांकन सॉफ्टवेयर का उपयोग कैसे करें

अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर चुनना केवल आधा निर्णय है - इसे कैसे सेट किया जाता है और दिन-प्रतिदिन उपयोग किया जाता है, वही वास्तव में यह निर्धारित करता है कि यह मूल्य प्रदान करता है या बस एक कम उपयोग की गई सदस्यता बन जाता है। बहुत सारे व्यवसाय एक उपकरण स्थापित करते हैं, कुछ चालान बनाते हैं, और वहीं रुक जाते हैं, जुड़े हुए रिकॉर्ड और रिपोर्ट को गायब कर देते हैं जो पहले स्थान पर स्विच करने का वास्तविक बिंदु थे।

का उपयोग करते हुए लेखांकन सॉफ्टवेयर ठीक है, यह जटिल नहीं है, लेकिन यह कुछ चीजों को जल्दी ठीक करने पर निर्भर करता है: सटीक प्रारंभिक जानकारी दर्ज करना, लेनदेन को लगातार रिकॉर्ड करना, और कर समय तक इसे अनदेखा करने के बजाय सॉफ्टवेयर क्या उत्पन्न करता है इसकी समीक्षा करना। इन बुनियादी बातों को छोड़ देने से आम तौर पर एक व्यवसाय को ऐसा महसूस होता है कि सॉफ़्टवेयर "मदद नहीं कर रहा है", जबकि वास्तविक मुद्दा यह है कि इसका उपयोग कैसे किया जा रहा है।

यह मार्गदर्शिका लेखांकन सॉफ़्टवेयर का सही ढंग से उपयोग शुरू करने के व्यावहारिक, चरण-दर-चरण तरीके के साथ-साथ चल रही आदतों के बारे में बताती है जो इसे वास्तव में प्रभावी बनाती हैं।

लेखांकन सॉफ़्टवेयर का "उपयोग" वास्तव में क्या शामिल है?

सीधा उत्तर: का उपयोग करते हुए लेखांकन सॉफ्टवेयर शामिल है तीन चल रहे भाग: सटीक प्रारंभिक सेटअप (व्यवसाय और ग्राहक विवरण, प्रारंभिक शेष राशि), लगातार दैनिक रिकॉर्डिंग (चालान, भुगतान, व्यय), और नियमित समीक्षा (रिपोर्ट और बकाया शेष की जांच) - न कि केवल कभी-कभार चालान निर्माण।

• सेटअप एक बार होता है, लेकिन सटीक होना आवश्यक है, क्योंकि बाद में सब कुछ इसी पर आधारित होता है

• दैनिक उपयोग वह हिस्सा है जो यह निर्धारित करता है कि रिकॉर्ड विश्वसनीय रहेंगे या नहीं

• समीक्षा वह है जो रिकॉर्ड किए गए डेटा को निर्णयों के लिए वास्तव में उपयोगी चीज़ में बदल देती है

सेटअप गुणवत्ता उसके बाद आने वाली हर चीज़ को क्यों निर्धारित करती है?

सेटअप चरण को जल्दी से पूरा करना आसान है, क्योंकि ऐसा लगता है जैसे कागजी कार्रवाई व्यवसाय के मालिक और वास्तव में सॉफ़्टवेयर का उपयोग कर रही है - लेकिन यहां की गई त्रुटियां बाद में बनाए गए प्रत्येक रिकॉर्ड के माध्यम से प्रतिबिंबित होती हैं। सेटअप के समय गलत तरीके से दर्ज किए गए जीएसटीआईएन का मतलब है कि बाद में बनाए गए प्रत्येक चालान में वही गलती होती है, जिसे अक्सर ग्राहक या ऑडिटर द्वारा चिह्नित किए जाने तक किसी का ध्यान नहीं जाता है। एक प्रारंभिक शेष जो वास्तविक बकाया चालान से मेल नहीं खाता है, एक प्राप्य आंकड़ा बनाता है जो पहले दिन से गलत है, और तब तक गलत रहता है जब तक कोई मैन्युअल रूप से प्रत्येक डाउनस्ट्रीम प्रविष्टि को सही नहीं करता है। यही कारण है कि जिन व्यवसायों से सबसे अधिक मूल्य मिलता है लेखांकन सॉफ्टवेयर सेटअप को जल्दी से पूरा करने की औपचारिकता मानने के बजाय बुनियादी बातों को सटीक - व्यवसाय विवरण, ग्राहक रिकॉर्ड, शुरुआती आंकड़े - प्राप्त करने में थोड़ा अधिक समय व्यतीत करते हैं।

चरण-दर-चरण: लेखांकन सॉफ़्टवेयर के साथ शुरुआत करना

दैनिक और साप्ताहिक आदतें जो इसे वास्तव में काम में लाती हैं

• लेन-देन उसी दिन रिकॉर्ड करें जिस दिन वे घटित हों -विलंबित प्रविष्टि वह जगह है जहां सटीकता में अंतराल शुरू होता है

• साप्ताहिक रूप से बकाया प्राप्य की जाँच करें, न कि केवल तब जब कोई ग्राहक शेष राशि पर विवाद करता है

• प्रत्येक सप्ताह वास्तविकता के विरुद्ध कम से कम एक रिपोर्ट का मिलान करें - यहां तक ​​कि एक त्वरित जांच भी प्रविष्टि त्रुटि को जल्दी पकड़ लेती है

• ग्राहक और विक्रेता विवरण अद्यतन रखें - पुराना जीएसटीआईएन या पता टालने योग्य चालान त्रुटियां पैदा करता है

• केवल कर तैयारी के दौरान ही नहीं, बल्कि पहले भी रिपोर्ट की समीक्षा करें - दाखिल करने की समय सीमा के दौरान मुद्दों को जल्दी पकड़ना कहीं कम तनावपूर्ण होता है

विनिमय के साथ शुरुआत करना

• सेटअप के समय व्यावसायिक विवरण और जीएसटीआईएन सटीक रूप से दर्ज करें, क्योंकि प्रत्येक उत्पन्न चालान इसके सही होने पर निर्भर करता है

• ग्राहक और विक्रेता प्रबंधन के माध्यम से एक बार ग्राहक और विक्रेता रिकॉर्ड जोड़ें, ताकि वे प्रत्येक चालान पर पुन: उपयोग के लिए तैयार हों

• उत्पाद विवरण सेट करें ताकि जीएसटी दरें स्वचालित रूप से और लगातार आगे बढ़ती रहें

• नियमित दैनिक उपयोग से पहले कर गणना और स्वरूपण सही दिखने की पुष्टि करने के लिए एक प्रारंभिक चालान बनाएं

• पहले सप्ताह से ही रिपोर्ट और बही-खाता प्रबंधन का उपयोग करें, बजाय इसके कि उन्हें जांचने के लिए टैक्स सीजन का इंतजार करें

निष्कर्ष

• लेखांकन सॉफ्टवेयर का उपयोग अच्छी तरह से निर्भर करता है तीन चालू भागों पर: सटीक सेटअप, लगातार दैनिक रिकॉर्डिंग, और नियमित समीक्षा

• सेटअप के दौरान की गई त्रुटियां बाद में बनाए गए प्रत्येक रिकॉर्ड में दोहराई जाती हैं, इसलिए गति की तुलना में अग्रिम सटीकता अधिक मायने रखती है

• दैनिक और साप्ताहिक आदतें - तुरंत रिकॉर्डिंग करना, प्राप्य की जांच करना, रिपोर्ट की समीक्षा करना - वे हैं जो वास्तव में सॉफ़्टवेयर को प्रभावी बनाती हैं

• विनिमय तब सबसे उपयोगी होता है जब सेटअप विवरण (जीएसटीआईएन, ग्राहक, उत्पाद) शुरू से ही सटीक रूप से दर्ज किए जाते हैं और लगातार उपयोग किए जाते हैं

पूछे जाने वाले प्रश्न

मैं अपने व्यवसाय के लिए लेखांकन सॉफ़्टवेयर का उपयोग कैसे शुरू करूँ?

सटीक सेटअप के साथ शुरुआत करें - व्यवसाय विवरण, जीएसटीआईएन, ग्राहक रिकॉर्ड और प्रारंभिक शेष - फिर लेनदेन को घटित होने पर लगातार रिकॉर्ड करें।

अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर का उपयोग शुरू करते समय सबसे आम गलती क्या है?

सेटअप में जल्दबाजी करना, विशेष रूप से गलत जीएसटीआईएन या बेमेल प्रारंभिक शेष दर्ज करना, जो बाद में बनाए गए प्रत्येक रिकॉर्ड को प्रभावित करता है।

मुझे लेखांकन सॉफ्टवेयर में लेनदेन को कितनी बार रिकॉर्ड करना चाहिए?

आदर्श रूप से उसी दिन वे घटित होते हैं - विलंबित या बैचेड प्रविष्टि वह जगह है जहां अधिकांश सटीकता समस्याएं शुरू होती हैं।

जब मैं लेखांकन सॉफ़्टवेयर का उपयोग शुरू करता हूँ तो क्या मुझे आरंभिक शेष दर्ज करने की आवश्यकता है?

हां, प्रारंभिक प्राप्य और देय खातों को सटीक रूप से दर्ज करने से यह सुनिश्चित होता है कि आपके रिकॉर्ड अधूरी तस्वीर के साथ शुरू होने के बजाय पहले दिन से ही वास्तविकता दर्शाते हैं।

मुझे अपने लेखांकन सॉफ़्टवेयर से रिपोर्टों की कितनी बार समीक्षा करनी चाहिए?

साप्ताहिक जाँच अधिकांश लोगों के लिए एक व्यावहारिक आदत है छोटे व्यवसाय,प्रवेश त्रुटियों को जमा होने से पहले ही पकड़ लेना।

क्या लेखांकन पृष्ठभूमि के बिना किसी व्यक्ति के लिए लेखांकन सॉफ्टवेयर सीखना कठिन है?

अधिकांश छोटे व्यवसाय लेखांकन सॉफ़्टवेयर चालान और भुगतान जैसी रोजमर्रा की गतिविधियों के आधार पर बनाए जाते हैं, इसलिए इसे आम तौर पर औपचारिक लेखांकन ज्ञान के बिना सीखा जा सकता है।

नया लेखांकन सॉफ़्टवेयर शुरू करते समय मुझे सबसे पहले क्या स्थापित करना चाहिए?

नियमित चालान बनाने से पहले पहले व्यवसाय विवरण और जीएसटीआईएन, उसके बाद ग्राहक/विक्रेता रिकॉर्ड और उत्पाद विवरण।

क्या मैं वर्ष के मध्य में अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर पर स्विच कर सकता हूँ?

हां, जब तक प्रारंभिक शेष राशि स्विच तिथि तक बकाया लेनदेन को सटीक रूप से दर्शाती है।

मुझे कैसे पता चलेगा कि मैं लेखांकन सॉफ़्टवेयर का सही उपयोग कर रहा हूँ?

यदि जांच करने पर रिपोर्ट और प्राप्य लगातार वास्तविकता से मेल खाते हैं, और चालान पहली कोशिश में सटीक हैं, तो आप संभवतः इसका सही उपयोग कर रहे हैं।

सॉफ़्टवेयर स्थापित करने और वास्तव में उसका अच्छी तरह से उपयोग करने के बीच क्या अंतर है?

सेटअप एक बार होता है और सटीकता की आवश्यकता होती है; इसे अच्छी तरह से उपयोग करना लगातार रिकॉर्डिंग और नियमित समीक्षा की एक सतत आदत है, न कि एक बार का कार्य।