શું એકાઉન્ટિંગ સોફ્ટવેર બિઝનેસ ડેટા સ્ટોર કરવા માટે સુરક્ષિત છે?

શું એકાઉન્ટિંગ સોફ્ટવેર બિઝનેસ ડેટા સ્ટોર કરવા માટે સુરક્ષિત છે?

નોટબુકમાંથી સૉફ્ટવેર તરફ આગળ વધતો વ્યવસાય માલિક વારંવાર એક પ્રશ્ન પર થોભાવે છે: જો આ ડેટા ખોવાઈ જાય, ખોટી વ્યક્તિ દ્વારા જોવામાં આવે અથવા એક દિવસ અદૃશ્ય થઈ જાય તો શું થશે. તે વાજબી ચિંતાનો વિષય છે - નોટબુકને ડ્રોઅરમાં લૉક કરી શકાય છે, પરંતુ સૉફ્ટવેર ઓછું મૂર્ત લાગે છે.

એકાઉન્ટિંગ સોફ્ટવેરસામાન્ય રીતે તેની પાછળની પ્રેક્ટિસ જેટલી સલામત છે, માત્ર એટલા માટે નહીં કે તે ડિજિટલ છે. શું એકાઉન્ટિંગ સોફ્ટવેર બિઝનેસ ડેટા સ્ટોર કરવા માટે સુરક્ષિત છે? પ્રામાણિક જવાબ એ છે કે સૉફ્ટવેર ડિફૉલ્ટ રૂપે "આધુનિક" હોવાને બદલે સલામતી ચોક્કસ, તપાસી શકાય તેવી વસ્તુઓ પર આધાર રાખે છે - જ્યાં ડેટા સંગ્રહિત થાય છે, કોણ તેને ઍક્સેસ કરી શકે છે અને શું તેનો બેકઅપ લેવામાં આવે છે.

વિનિમય બિઝનેસને મેનેજ કરવામાં મદદ કરે છે GST ઇન્વોઇસિંગ, વેચાણ અને ખરીદીના રેકોર્ડ્સ, પેમેન્ટ ટ્રેકિંગ અને ગ્રાહક વિગતો એક સિસ્ટમમાં. આ માર્ગદર્શિકા ખરેખર એકાઉન્ટિંગ સૉફ્ટવેરને શું સુરક્ષિત બનાવે છે, તમારી જાતને શું ચકાસવી અને વ્યવસાયના માલિક તરીકે જવાબદારી હજુ પણ તમારી સાથે ક્યાં બેસે છે તે વિશે ચાલે છે.

એકાઉન્ટિંગ સોફ્ટવેરમાં ખરેખર શું ડેટા સુરક્ષિત રાખે છે

એકાઉન્ટિંગ સૉફ્ટવેરમાં સલામતી સામાન્ય રીતે અમુક નક્કર પ્રેક્ટિસમાં આવે છે, એક પણ સુવિધા નહીં. ડેટા એવી રીતે સંગ્રહિત થવો જોઈએ કે જે એક ઉપકરણ સાથે જોડાયેલ ન હોય, તેથી ખોવાયેલ ફોન અથવા ક્રેશ થયેલ કમ્પ્યુટરનો અર્થ ખોવાયેલ રેકોર્ડ નથી. ઍક્સેસ એવા લોકો સુધી મર્યાદિત હોવી જોઈએ કે જેઓ વાસ્તવમાં તેને જોવા માટે હોય છે - આ એક માટે પણ મહત્વપૂર્ણ છે નાના વેપાર,જ્યાં વહેંચાયેલ લોગિન શાંતિપૂર્વક જોખમ બની શકે છે. અને તમારા ઉપકરણ અને સૉફ્ટવેરના સર્વર વચ્ચે ફરતી માહિતી એન્ક્રિપ્ટેડ સ્વરૂપમાં મુસાફરી કરવી જોઈએ, જેથી જો તેને અટકાવવામાં આવે તો તે વાંચી શકાતી નથી.

આમાંનું કંઈ વિચિત્ર ટેકનોલોજી નથી. તે મૂળભૂત સ્વચ્છતાની નજીક છે - દુકાનના કાઉન્ટર પર તમારી એકાઉન્ટ બુકને રાતોરાત ન રાખવાનું ડિજિટલ સંસ્કરણ.

વ્યાપાર માલિકો પાસે સામાન્ય ડેટા સલામતીની ચિંતાઓ છે

મોટાભાગની ચિંતાઓ કેટલીક પરિચિત શ્રેણીઓમાં આવે છે. જો ફોન તૂટી જાય અથવા લેપટોપ ચોરાઈ જાય તો બધું ગુમાવવાનો ડર છે, જે ખરેખર બેકઅપ પ્રશ્ન છે. ભૂતપૂર્વ કર્મચારી હજી પણ લૉગ ઇન કરવામાં સક્ષમ હોવાની ચિંતા છે, જે ઍક્સેસ-કંટ્રોલ પ્રશ્ન છે. અને "ધ "ક્લાઉડ" વિશે વ્યાપક અસ્વસ્થતા છે—માલિક ભૌતિક રીતે જોઈ કે સ્પર્શ ન કરી શકે તે જગ્યાએ બેઠેલા ડેટા.

આમાંની દરેક કાયદેસર છે, અને પ્રત્યેકની પાછળ જોખમની અસ્પષ્ટ લાગણીને બદલે ચોક્કસ, જવાબ આપવા યોગ્ય પ્રશ્ન છે.

કોઈપણ સાધન પર વિશ્વાસ કરતા પહેલા તમારે શું તપાસવું જોઈએ

• ડેટા ખરેખર ક્યાં સંગ્રહિત થાય છે, અને જો તમે ઉપકરણોને સ્વિચ કરો તો શું તમે તેને ઍક્સેસ કરી શકો છો?

• જો જરૂરી હોય તો શું તમે સ્ટાફ સભ્યની ઍક્સેસને તાત્કાલિક દૂર કરી શકો છો?

• શું કોઈપણ સમયે તમારા પોતાના રેકોર્ડની નિકાસ અથવા ડાઉનલોડ કરવાની કોઈ રીત છે?

• શું પ્રદાતા સ્પષ્ટ શબ્દોમાં સમજાવે છે કે જો તમે ઉપયોગ કરવાનું બંધ કરો તો તમારા ડેટાનું શું થશે સેવા?

જો આમાંથી કોઈપણનો સ્પષ્ટ જવાબ ન આપી શકાય, તો તે "બેંક-સ્તરની સુરક્ષા" વિશે માર્કેટિંગ બેજની ગેરહાજરી કરતાં વધુ સાવધાની રાખવા યોગ્ય છે.

શું હજુ પણ તમારા પર આધાર રાખે છે, સોફ્ટવેર નથી

સૉફ્ટવેર ટ્રાન્ઝિટ અને સ્ટોરેજમાં ડેટાને સુરક્ષિત કરી શકે છે, પરંતુ તે શેર કરેલ પાસવર્ડ, દુકાનના કાઉન્ટર પર રહેલું અનલૉક કરેલ ઉપકરણ અથવા અસુરક્ષિત નેટવર્કમાંથી લોગ ઇન થતા સ્ટાફ સભ્યને રોકી શકતું નથી. સૌથી મજબૂત સિસ્ટમ હજુ પણ મૂળભૂત આદતો પર આધાર રાખે છે - તમારા પોતાના લોગિનનો ઉપયોગ કરીને, ઓળખપત્રો શેર ન કરવા અને શેર કરેલ ઉપકરણો પર લૉગ આઉટ કરવા.

આ સ્પષ્ટપણે કહેવું યોગ્ય છે કારણ કે તે ઘણીવાર છોડી દેવામાં આવે છે: સલામતી એ સાધન અને તેનો ઉપયોગ કરનાર વ્યક્તિ વચ્ચેની ભાગીદારી છે, સોફ્ટવેરનો એક ભાગ એકલા ગેરંટી આપી શકે તેવું નથી.

વિનિમયને પસંદ કરવા માટે આનો અર્થ શું છે

વિનિમય રાખે છે તારી GST ઇન્વોઇસિંગ, નોટબુક, સ્પ્રેડશીટ્સ અને ફોન ગેલેરીઓમાં પથરાયેલાને બદલે વેચાણ અને ખરીદીના રેકોર્ડ્સ, ચુકવણીની વિગતો અને ગ્રાહકની માહિતી એક જ સ્ટ્રક્ચર્ડ સિસ્ટમમાં - જે એક જ ક્ષતિગ્રસ્ત ઉપકરણ અથવા ખોવાઈ ગયેલી ડાયરીમાં રેકોર્ડ ખોવાઈ જવાની શક્યતાને પોતાની જાતે ઘટાડે છે.

કોઈપણ એકાઉન્ટિંગ ટૂલની જેમ, સમાન મૂળભૂત તપાસો લાગુ પડે છે: શેર કરેલ લોગિનને બદલે તમારા પોતાના લોગિનનો ઉપયોગ કરો, જ્યારે કોઈ સ્ટાફ સભ્ય બહાર જાય ત્યારે તરત જ ઍક્સેસને દૂર કરો અને તમારા રેકોર્ડ્સની નિકાસ કરેલી નકલ વ્યક્તિગત આદત તરીકે રાખો. વિનિમયનું સ્ટ્રક્ચર્ડ રેકોર્ડ-કીપિંગ એ કાગળમાંથી એક અર્થપૂર્ણ પગલું છે — તમારા અંતમાં સારી ડેટા ટેવો ચિત્રને પૂર્ણ કરે છે.

નિષ્કર્ષ

ડેટા સેફ્ટી એ સોફ્ટવેર કંપની ફ્લિપ ઓન કરતી એક જ સ્વીચ નથી — તે સાધન તમારી માહિતીને કેવી રીતે સ્ટોર કરે છે અને તેનું રક્ષણ કરે છે અને તેનો ઉપયોગ કરીને તમે જે ટેવો બનાવો છો તેનું સંયોજન છે. તમારા વ્યવસાયના રેકોર્ડ સાથે કોઈપણ એકાઉન્ટિંગ સોફ્ટવેર પર વિશ્વાસ કરતા પહેલા, સામાન્ય ખાતરી પર આધાર રાખવાને બદલે આ માર્ગદર્શિકા આવરી લે છે તે વિશિષ્ટ પ્રશ્નો પૂછો.

વિનિમયનો સંરચિત અભિગમ GST ઇન્વોઇસિંગ, રેકોર્ડ્સ અને ગ્રાહક ડેટા છૂટાછવાયા, મેન્યુઅલ રેકોર્ડ-કીપિંગના રોજિંદા જોખમોને ઘટાડવા માટે બનાવવામાં આવ્યો છે-પરંતુ સારી લૉગિન ટેવ અને નિયમિત નિકાસ તમારા ડેટાને સાચી રીતે સુરક્ષિત રાખવાનો ભાગ છે.

વારંવાર પૂછાતા પ્રશ્નો

1. શું GST ઇન્વૉઇસને એકાઉન્ટિંગ સૉફ્ટવેરમાં સંગ્રહિત કરવું સુરક્ષિત છે?
સામાન્ય રીતે હા, પૂરી પાડવામાં આવેલ ટૂલ ડેટાને સુરક્ષિત રીતે સંગ્રહિત કરે છે અને તમે તમારા લોગિનને શેર ન કરવા જેવી મૂળભૂત ઍક્સેસ પ્રથાઓનું પાલન કરો છો.

2. જો હું એકાઉન્ટિંગ ટૂલનો ઉપયોગ કરવાનું બંધ કરું તો મારા ડેટાનું શું થશે?
આ પ્રદાતા દ્વારા બદલાય છે - કોઈપણ સિસ્ટમ પર સંપૂર્ણ આધાર રાખતા પહેલા તમે તમારા રેકોર્ડની નિકાસ કરી શકો છો કે કેમ તે હંમેશા તપાસો.

3. શું એકાઉન્ટિંગ સોફ્ટવેર તમામ ડેટાના નુકશાનને અટકાવી શકે છે?
કોઈ એક સાધન બધા જોખમોને દૂર કરતું નથી. નિયમિત નિકાસ અને સાવચેતીપૂર્વક એક્સેસ કંટ્રોલ એ સૉફ્ટવેરના પોતાના રક્ષકોની સાથે તમારી જવાબદારી રહે છે.

4. શું ક્લાઉડ સ્ટોરેજ પેપર રેકોર્ડ રાખવા કરતાં જોખમી છે?
સ્વાભાવિક રીતે નહીં — પેપર રેકોર્ડ્સ આગ, નુકસાન અથવા નુકસાન જેવા તેમના પોતાના જોખમોનો સામનો કરે છે, જે બેકઅપ સાથેના ડિજિટલ રેકોર્ડ્સ ટાળી શકે છે.

5. શું મારે સ્ટાફ મારા વ્યવસાય ડેટાને એક્સેસ કરવા વિશે ચિંતા કરવી જોઈએ?
હા, અને આ વ્યવસ્થિત છે — મોટાભાગની સિસ્ટમ્સ તમને કોની પાસે ઍક્સેસ છે તે નિયંત્રિત કરવા દે છે, તેથી જ્યારે કોઈ વ્યક્તિ બહાર જાય ત્યારે તેને તરત જ દૂર કરો.

6. કોઈ સાધન તેના પર આધાર રાખતા પહેલા સુરક્ષિત છે કે કેમ તે હું કેવી રીતે તપાસી શકું?
ખાસ કરીને પૂછો કે ડેટા ક્યાં સંગ્રહિત છે, શું તમે તેને ગમે ત્યારે નિકાસ કરી શકો છો અને એકાઉન્ટ એક્સેસ કેવી રીતે નિયંત્રિત થાય છે.

7. શું વિનિમય બિઝનેસ રેકોર્ડને સુરક્ષિત રીતે સ્ટોર કરે છે?
વિનિમય GST ઇન્વૉઇસ, વેચાણ, ખરીદી અને ગ્રાહકના રેકોર્ડને વેરવિખેર મેન્યુઅલ રેકોર્ડને બદલે એક માળખાગત સિસ્ટમમાં રાખે છે.

8. શું વહેંચાયેલ લોગિન સુરક્ષા જોખમ છે?
હા — વહેંચાયેલ લૉગિન કોણે શું કર્યું તે ટ્રૅક કરવાનું અશક્ય બનાવે છે અને વ્યક્તિગત રીતે ઍક્સેસ રદ કરવાનું વધુ મુશ્કેલ બનાવે છે.

9. નાના વ્યવસાયો દ્વારા કરવામાં આવતી સૌથી મોટી ડેટા સુરક્ષા ભૂલ શું છે?
કોઈ બેકઅપ અથવા નિકાસની આદત વિના એક ઉપકરણ પર આધાર રાખવો, તેથી એક ખોવાઈ ગયેલો ફોન એટલે ખોવાઈ ગયેલા રેકોર્ડ.

10. શું નોટબુકની સરખામણીમાં ડીજીટલ રેકોર્ડ-કીપીંગ ડેટા નુકશાન ઘટાડે છે?
સામાન્ય રીતે હા, કારણ કે ડિજિટલ રેકોર્ડ્સ એક ભૌતિક વસ્તુ સાથે જોડાયેલા નથી કે જે ખોવાઈ શકે, ફાટી શકે અથવા નુકસાન થઈ શકે.