एक सिस्टम में एकाधिक व्यवसायों या शाखाओं को कैसे प्रबंधित करें
एक से अधिक व्यवसाय चलाना- एक दूसरी दुकान का स्थान, एक अलग इकाई, या एक मालिक के अधीन अलग शाखाएँ - सामान्य बहीखाता चुनौतियों को जोड़ने के बजाय उन्हें कई गुना बढ़ा देती है। प्रत्येक चालान, भुगतान और स्टॉक रिकॉर्ड को सही व्यवसाय से जुड़े रहने की आवश्यकता है, और एक ही मिश्रित प्रविष्टि दोनों के लिए जीएसटी फाइलिंग, प्राप्य या रिपोर्ट को खराब कर सकती है। एकाधिक व्यवसाय
प्रत्येक व्यवसाय के लिए अलग-अलग स्प्रेडशीट या अलग-अलग सॉफ़्टवेयर सब्सक्रिप्शन का उपयोग करने की प्रवृत्ति अक्सर इसे बदतर बना देती है, बेहतर नहीं - यह एक ही मैन्युअल समाधान समस्या को फिर से पैदा करती है, जिसे एक के बजाय कई डिस्कनेक्ट किए गए सिस्टम में दोहराया जाता है। वास्तव में इसका समाधान प्रत्येक व्यवसाय के रिकॉर्ड को एक ही कनेक्टेड सिस्टम के भीतर अलग-अलग रखना है, ताकि गलती से कुछ भी पार न हो जाए, लेकिन उपकरण स्विच किए बिना सब कुछ सुलभ रहता है।
यह मार्गदर्शिका बताती है कि कई व्यवसायों या शाखाओं को प्रबंधित करते समय वास्तव में क्या मायने रखता है, और हर चीज़ को सटीक और अलग रखने के लिए व्यावहारिक कदम।
"एकाधिक व्यवसायों का प्रबंधन" के लिए वास्तव में क्या आवश्यक है?
सीधा उत्तर: अनेक व्यवसायों का प्रबंधन सटीक रूप से प्रत्येक इकाई के चालान, जीएसटी विवरण, ग्राहक, स्टॉक और रिपोर्ट को एक दूसरे से पूरी तरह से अलग रखने की आवश्यकता होती है, जबकि अभी भी एक ही खाते से पहुंच योग्य है - रिकॉर्ड को एक साथ विलय करने या प्रत्येक के लिए पूरी तरह से डिस्कनेक्ट किए गए सिस्टम को बनाए रखने के बजाय।
प्रत्येक व्यवसाय का अपना जीएसटीआईएन होने की संभावना है, और चालान में सही जीएसटीआईएन दर्शाया जाना चाहिए
स्टॉक, ग्राहक और विक्रेताओं को आम तौर पर संस्थाओं के बीच नहीं जाना चाहिए
रिपोर्टें प्रति व्यवसाय तैयार की जानी चाहिए, न कि एक साथ मिश्रित की जानी चाहिए
मिश्रित रिकॉर्ड एक से अधिक व्यवसाय चलाने का सबसे बड़ा जोखिम क्यों हैं?
कई व्यवसायों को प्रबंधित करते समय सबसे आम और महंगी गलती सॉफ़्टवेयर की कमी नहीं है - यह एक चालान, एक ग्राहक रिकॉर्ड, या एक स्टॉक प्रविष्टि है जो गलती से गलत व्यावसायिक इकाई से जुड़ी हुई है। यह चुपचाप होता है: गलत कंपनी के जीएसटीआईएन के तहत बनाया गया एक चालान, शाखा ए के खिलाफ ग्राहक की बकाया राशि दर्ज की गई जब बिक्री वास्तव में शाखा बी में हुई थी, या एक स्टॉक गणना जो सभी स्थानों पर संयुक्त हो जाती है जब इसे अलग रहना चाहिए था। ये त्रुटियाँ विशेष रूप से हानिकारक हैं क्योंकि इन्हें ठीक करने में न केवल समय खर्च होता है - वे प्रभावित भी कर सकते हैंगलत इकाई के लिए जीएसटी फाइलिंग,किसी विशिष्ट व्यवसाय के लिए प्राप्तियों को कम या अधिक करके बताना, और यह जानना वास्तव में कठिन बना देता है कि प्रत्येक व्यवसाय वास्तव में अपने आप में कैसा प्रदर्शन कर रहा है। इसे रोकना अतिरिक्त सतर्कता के बारे में नहीं है; यह एक ऐसी प्रणाली के बारे में है जो संरचनात्मक रूप से प्रत्येक व्यवसाय के रिकॉर्ड को डिफ़ॉल्ट रूप से अलग रखती है।
मल्टी-बिजनेस मैनेजमेंट में क्या देखें?
रिकॉर्ड को अलग और सटीक रखने के लिए व्यावहारिक कदम
प्रत्येक व्यवसाय स्थापित करें सिस्टम के भीतर एक विशिष्ट इकाई के रूप में, अपने स्वयं के जीएसटीआईएन और शुरू से विवरण के साथ
विभिन्न संस्थाओं में ग्राहक या विक्रेता रिकॉर्ड साझा करने से बचें जब तक कि रिश्ता वास्तव में दोनों के लिए एक जैसा न हो
कोई भी इनवॉइस बनाने से पहले पुष्टि करें कि आप किस इकाई में काम कर रहे हैं - एक त्वरित आदत जो अधिकांश क्रॉस-एट्रिब्यूशन त्रुटियों को रोकती है
प्रत्येक व्यवसाय के लिए अलग से रिपोर्ट की समीक्षा करें, एक संयुक्त दृश्य पर भरोसा करने के बजाय जो इकाई-विशिष्ट मुद्दों को छिपा सकता है
प्रति स्थान या इकाई के स्टॉक का नियमित रूप से मिलान करें, खासकर यदि सामान कभी-कभी शाखाओं के बीच चलता रहता है
प्रति इकाई एक सुसंगत चालान क्रमांकन दृष्टिकोण रखें, इसलिए रिकॉर्ड हर एक के लिए व्यक्तिगत रूप से पता लगाने योग्य और ऑडिट के लिए तैयार रहते हैं
विनिमय कई कंपनियों का प्रबंधन कैसे करता है
प्रत्येक व्यवसाय के रिकॉर्ड को एक खाते के भीतर संरचनात्मक रूप से अलग रखते हुए, कई कंपनी प्रबंधन का समर्थन करता है
क्रॉस-एंटी बिलिंग त्रुटियों से बचने के लिए, प्रति कंपनी सही जीएसटीआईएन और जीएसटी-अनुपालक चालान लागू करता है
ग्राहक रखता है और विक्रेता प्रबंधन, बिक्री रिकॉर्ड और खरीद रिकॉर्ड प्रत्येक व्यवसाय के लिए अलग-अलग होते हैं
संयुक्त या बेमेल स्टॉक गणना से बचते हुए, प्रत्येक इकाई के लिए इन्वेंट्री और उत्पाद प्रबंधन को अलग से ट्रैक करता है
प्रत्येक व्यवसाय के प्रदर्शन का सटीक, व्यक्तिगत दृष्टिकोण देते हुए, प्रति कंपनी रिपोर्ट और खाता प्रबंधन प्रदान करता है
निष्कर्ष
एकाधिक व्यवसायों को सटीक रूप से प्रबंधित करने का अर्थ है रिकॉर्ड को संरचनात्मक रूप से अलग रखना, न कि केवल सिद्धांत रूप में व्यवस्थित करना
सबसे बड़ा जोखिम संस्थाओं के बीच गलती से रिकॉर्ड पार हो जाना है - एक चालान, ग्राहक, या गलत व्यवसाय से जुड़ा स्टॉक काउंट
स्पष्ट इकाई पृथक्करण के साथ एक एकल कनेक्टेड सिस्टम मिश्रित-रिकॉर्ड जोखिम और डिस्कनेक्ट किए गए, डुप्लिकेट टूल की परेशानी दोनों से बचाता है
विनिमय का एकाधिक कंपनी प्रबंधन एक खाते से पहुंच बनाए रखते हुए प्रत्येक व्यवसाय को अलग रखता है
पूछे जाने वाले प्रश्न
मैं एक सिस्टम में अनेक व्यवसाय कैसे प्रबंधित कर सकता हूँ?
ऐसे सॉफ़्टवेयर का उपयोग करके जो प्रत्येक व्यवसाय के चालान, ग्राहकों और स्टॉक को संरचनात्मक रूप से अलग रखता है, साथ ही एक ही खाते से उन सभी तक पहुंच की अनुमति देता है।
क्या मुझे अपने द्वारा चलाए जाने वाले प्रत्येक व्यवसाय के लिए अलग सॉफ़्टवेयर सदस्यता का उपयोग करना चाहिए?
जरूरी नहीं - यह अक्सर समान समाधान समस्याओं को हल करने के बजाय कई अलग-अलग स्थानों में फिर से उत्पन्न करता है।
उचित प्रणाली के बिना अनेक व्यवसायों को प्रबंधित करने का सबसे बड़ा जोखिम क्या है?
रिकॉर्ड्स गलती से संस्थाओं के बीच पार हो गए - एक चालान, ग्राहक शेष, या गलत व्यवसाय के लिए जिम्मेदार स्टॉक गणना।
क्या मुझे प्रत्येक व्यवसाय या शाखा के लिए एक अलग जीएसटीआईएन की आवश्यकता है?
यह इस बात पर निर्भर करता है कि प्रत्येक इकाई कानूनी रूप से कैसे पंजीकृत है - अलग-अलग कानूनी संस्थाओं में आमतौर पर अलग-अलग जीएसटीआईएन होते हैं, जिन्हें सॉफ्टवेयर को सही तरीके से लागू करना चाहिए व्यापार।
क्या ग्राहकों और विक्रेताओं को मेरे द्वारा प्रबंधित अनेक व्यवसायों में साझा किया जा सकता है?
मैंआमतौर पर उन्हें अलग रखना अधिक सटीक होता है, जब तक कि संबंध वास्तव में एक ही तरह से एक से अधिक संस्थाओं पर लागू न हो।
मैं गलती से गलत व्यवसाय के अंतर्गत डेटा दर्ज करने से कैसे बचूँ?
कोई भी इनवॉइस बनाने से पहले यह पुष्टि करना कि आप किस इकाई में काम कर रहे हैं, एक सरल आदत है जो अधिकांश क्रॉस-एट्रिब्यूशन त्रुटियों को रोकती है।
क्या प्रत्येक शाखा या व्यवसाय के लिए स्टॉक को अलग से ट्रैक किया जाना चाहिए?
हां, जब तक सामान नियमित रूप से और जानबूझकर स्थानों के बीच नहीं ले जाया जाता, तब तक गिनती को सटीक रखने के लिए स्टॉक को स्वतंत्र रूप से ट्रैक किया जाना चाहिए।
क्या मेरे द्वारा प्रबंधित प्रत्येक व्यवसाय के लिए अलग से रिपोर्ट तैयार की जा सकती है?
हां, विश्वसनीय बहु-व्यवसाय सॉफ़्टवेयर को प्रति इकाई रिपोर्ट की समीक्षा करने की अनुमति देनी चाहिए, न कि केवल एक संयुक्त, मिश्रित दृश्य के रूप में।
क्या एक सिस्टम में कई व्यवसायों के प्रबंधन के बीच स्विच करना मुश्किल है?
इसके लिए बनाए गए सॉफ़्टवेयर के साथ नहीं - एक स्पष्ट इकाई-स्विचिंग संरचना अलग-अलग लॉगिन के भ्रम के बिना, इसे सीधा बनाती है।
प्रत्येक व्यवसाय के लिए अलग-अलग टूल की तुलना में एक प्रणाली का क्या लाभ है?
यह दोहराए गए मैन्युअल समाधान को कम करता है और सभी व्यवसायों का एकल, जुड़ा हुआ दृश्य रखता है, जबकि उनके रिकॉर्ड को अलग रखता है।
Related Topics
Published by Team Vinimay
Our editorial and compliance specialists create practical guides, tax calculation rules, and operational strategies to empower Indian small business owners and accountants.
