સ્ટ્રીમલાઇન એકાઉન્ટિંગ સોફ્ટવેર: સમય અને નાણાં બચાવો

સૉફ્ટવેર આ વિષય પર લગભગ દરેક લેખ ચોક્કસ-ધ્વનિકારક આંકડા સાથે ખુલે છે — ટકાવારી સાચવવામાં આવે છે, અઠવાડિક કલાકો પુનઃ દાવો કરવામાં આવે છે. આ નંબરો ક્યાંથી આવે છે તેના પર નજીકથી જુઓ, અને મોટાભાગના વિક્રેતાના દાવાઓ અથવા એક જ ક્લાયન્ટના ટુચકાઓ પર પાછા ફરે છે, જેમ કે તેઓ સાર્વત્રિક રીતે લાગુ પડે છે. તમારા વિશિષ્ટ વ્યવસાયનો અનુભવ શું થશે તે વિશે તેમાંથી કોઈ પણ તમને વિશ્વસનીય કંઈપણ કહેતું નથી, તેથી આ લેખ ઇરાદાપૂર્વક તે અભિગમને છોડી દે છે.

ખરેખર પ્રામાણિકપણે શું કહી શકાય તે આ છે: એકાઉન્ટિંગ સોફ્ટવેર ચોક્કસ, પુનરાવર્તિત કાર્યોને દૂર કરીને સમય અને નાણાંની બચત કરે છે જે ફક્ત અસ્તિત્વમાં છે કારણ કે રેકોર્ડ્સ ડિસ્કનેક્ટ થઈ ગયા છે - અમુક નિશ્ચિત ટકાવારી દ્વારા નહીં જે કદ અથવા જટિલતાને ધ્યાનમાં લીધા વિના દરેક વ્યવસાયને લાગુ પડે છે. મૂલ્ય આવે છે જેમાંથી મેન્યુઅલ કાર્યો અદૃશ્ય થઈ જાય છે, તેમની સાથે જોડાયેલ નંબરથી નહીં.

જ્યાં GST ગણતરી મેન્યુઅલી સમય ઉઠાવે છે

વેચાણને CGST+SGST અથવા IGST, ઇન્વૉઇસ પછી ઇન્વૉઇસની જરૂર છે કે કેમ તે મેન્યુઅલી તપાસવું, પુનરાવર્તિત છે અને દબાણ હેઠળ ખોટું થવું સરળ છે. ભૂલ સામાન્ય રીતે સમજણનો અભાવ નથી - તે સમાન નિર્ણયનું સંપૂર્ણ પુનરાવર્તન છે, મહિનામાં ડઝનેક વખત, જે આખરે ભૂલ પેદા કરે છે. તે ભૂલને પછીથી સુધારી રહ્યા છીએ, એકવાર તે પહેલાથી જ a માં ફીડ થઈ જાય GST રિટર્ન,પ્રથમ વખત યોગ્ય મેળવવા કરતાં ઘણો વધુ સમય લે છે.

જ્યાં ચુકવણી સમાધાન શાંતિથી તમને ખર્ચ કરે છે

જ્યારે ઇન્વૉઇસેસ અને ચુકવણીઓ અલગ-અલગ સ્થળોએ રહે છે — અહીં એક ઇન્વૉઇસ બુક, પેમેન્ટ ડાયરી અથવા ત્યાં એક અલગ સ્પ્રેડશીટ — ગ્રાહકની વાસ્તવિક બાકી બેલેન્સ જાણવાનો અર્થ એ છે કે જ્યારે પણ તમને જવાબની જરૂર હોય ત્યારે બંને રેકોર્ડ મેન્યુઅલી તપાસો. આ એક વખતનો ખર્ચ નથી; તે એક પુનરાવર્તિત કાર્ય છે જે દર વખતે જ્યારે તમે અથવા ગ્રાહકને વસ્તુઓ ક્યાં ઊભી છે તે જાણવાની જરૂર હોય તેનું પુનરાવર્તન થાય છે અને જેમ જેમ તમારો ગ્રાહક આધાર વધે છે તેમ તેમ તે ધીમું અને ઓછું વિશ્વસનીય બને છે.

જ્યાં સ્ટોક કાઉન્ટીંગ પુનરાવર્તિત કાર્ય બની જાય છે

જો બિલિંગ અને ઇન્વેન્ટરીકનેક્ટેડ નથી, કોઈએ છેલ્લી ગણતરીથી બનેલા ડ્રિફ્ટને પકડવા માટે સમયાંતરે સ્ટોકની ભૌતિક રીતે ગણતરી કરવી પડે છે. આ પુનઃગણતરી વૈકલ્પિક જાળવણી નથી - તે ખાસ કરીને અસ્તિત્વમાં છે કારણ કે વેચાણ અને સ્ટોક ઘટાડો ક્યારેય સમાન ઘટના તરીકે નોંધવામાં આવ્યો ન હતો, તેથી સાવચેત સ્ટાફ સાથે પણ સમય જતાં કુદરતી રીતે એક ગેપ ખુલે છે.

જ્યાં છૂટાછવાયા રેકોર્ડ્સ ધીમું સરળ પ્રશ્નો

પેપર ઇન્વૉઇસ, એક્સેલ શીટ અને પેમેન્ટ ડાયરીનું મિશ્રણ એટલે ચોક્કસ ટ્રાન્ઝેક્શન શોધવા માટે પછીથી એક નહીં પણ બહુવિધ સ્થાનો તપાસવાની જરૂર પડે છે. "શું આ ગ્રાહકે ગયા મહિનાના ઇન્વૉઇસ ચૂકવ્યા" જેટલો સરળ પ્રશ્ન સમગ્ર ફોર્મેટમાં દસ-મિનિટની શોધમાં ફેરવાઈ શકે છે, કારણ કે જવાબ શરૂ કરવા માટે ક્યારેય એક જોડાયેલ જગ્યાએ સંગ્રહિત કરવામાં આવ્યો ન હતો.

વ્યવહારમાં "વ્યવસ્થિત" નો ખરેખર અર્થ શું થાય છે

ખરેખર પૈસા ક્યાંથી આવે છે

એકાઉન્ટિંગ સૉફ્ટવેરમાંથી ખર્ચની બચત એ નિશ્ચિત ટકાવારી નથી - તે બે ચોક્કસ સ્થાનોથી આવે છે: ઓછી ખર્ચાળ ભૂલો (ફાઈલિંગ સમસ્યા બની જાય તે પહેલાં સુધારેલ GST ભૂલ, ચૂકી ગયેલ ગ્રાહક ચુકવણી તે સંપૂર્ણપણે ભૂલી જાય તે પહેલાં પકડાય છે), અને એવા કાર્યો પર ઓછો સમય વિતાવ્યો જે પહેલાથી કનેક્ટ થયેલ ડેટાને ફરીથી દાખલ કરવા સિવાય કોઈ મૂલ્ય પેદા કરતું નથી. આમાંથી કોઈ પણ એવો નંબર ઉત્પન્ન કરતું નથી જે દરેક વ્યવસાયને સમાન રીતે લાગુ પડે છે — દર મહિને 500 ઇન્વૉઇસની પ્રક્રિયા કરતો વ્યવસાય એક પ્રોસેસિંગ 20 કરતાં અલગ રીતે બચત કરે છે.

જુદા જુદા વ્યવસાયો માટે બચત સ્કેલ અલગ-અલગ કેમ છે

એક ઉચ્ચ-વોલ્યુમ રિટેલ શોપ દરરોજ ડઝનેક ગ્રાહકોનું બિલિંગ કરે છે, જે સલાહકાર મહિને પાંચ ક્લાયન્ટને બિલિંગ કરતા ઓટોમેટેડ GST ગણતરીમાંથી વધુ બચાવે છે, કારણ કે મેન્યુઅલ કાર્ય પ્રથમ સ્થાને ઘણી વાર પુનરાવર્તિત થતું હતું. તેવી જ રીતે, જથ્થાબંધ વેપારી જગલિંગ ક્રેડિટ ઘણા ખરીદદારોને રોકડ-માત્ર વ્યવસાય કરતાં કનેક્ટેડ બાકી ટ્રેકિંગથી વધુ બચાવે છે. આ જ કારણ છે કે નિશ્ચિત ટકાવારીના દાવાઓ ટકી શકતા નથી — એ જ સોફ્ટવેર તમારા પ્રારંભિક બિંદુને કેવી રીતે ડિસ્કનેક્ટ કર્યું તેના આધારે કાર્યની વિવિધ માત્રાને સુવ્યવસ્થિત કરે છે.

આ કેવી રીતે વિનિમયને લાગુ પડે છે

વિનિમય ચોક્કસ કાર્યોને સુવ્યવસ્થિત કરે છે ઉપર વર્ણવેલ, તેના પુષ્ટિ કરેલ અવકાશમાં. GST યોગ્ય રીતે લાગુ થાય છે — CGST, SGST, અથવા IGST વ્યવહાર પર આધારિત — મેન્યુઅલ ટેક્સ-સ્પ્લિટ ગણતરીને દૂર કરીને. ચુકવણીઓ તે જ ગ્રાહક અને વિક્રેતા એકાઉન્ટ્સ સામે નોંધવામાં આવે છે જેમ કે તેઓ પતાવટ કરે છે, તેથી બાકી બેલેન્સ અલગ સમાધાન વિના ચોક્કસ રહે છે. ઇન્વેન્ટરી એડજસ્ટ થાય છે કારણ કે ઇન્વૉઇસ બનાવવામાં આવે છે, જે રેકોર્ડ કરેલ અને વાસ્તવિક સ્ટોક વચ્ચેનું અંતર ઘટાડે છે.

વિનિમય હાલમાં શું પુષ્ટિ કરતું નથી, અને આ વિષય પરના કેટલાક સામાન્ય લેખો "એકાઉન્ટિંગ સૉફ્ટવેર" ને વ્યાપક રીતે એટ્રિબ્યુટ કરે છે: સ્વયંસંચાલિત બેંક સમાધાન, પગારપત્રક પ્રક્રિયા અને સ્વચાલિત ટેક્સ રિટર્ન ફાઇલિંગ. જો આમાંના કોઈપણ તમારા વ્યવસાય માટે ખાસ મહત્વ ધરાવે છે, તો તે અહીં જે ચકાસાયેલ છે તેનો ભાગ નથી અને ધારી લેવાને બદલે સીધી તપાસ કરવા યોગ્ય છે.

જો તમે GST ગણતરી અને ટ્રાન્ઝેક્શન રેકોર્ડિંગ સીધું જોવા માંગતા હો, તો વિનિમયનું ફ્રી ટૂલ તમને સાઇન અપ કરવાની જરૂર વગર 5 જેટલા GST-સુસંગત ઇન્વૉઇસેસ જનરેટ કરવા દે છે.

[વિનિમય સાથે તમારું પ્રથમ ઇન્વૉઇસ મફત બનાવો]

નિષ્કર્ષ

"સમય અને પૈસા બચાવો" સારા માટે સાચું છે એકાઉન્ટિંગ સોફ્ટવેર, પરંતુ અમુક સાર્વત્રિક ટકાવારીને કારણે નહીં કે તમને માર્કેટિંગ પૃષ્ઠો પર પુનરાવર્તિત જોવા મળશે.

તે સાચું છે કારણ કે ચોક્કસ, પુનરાવર્તિત મેન્યુઅલ કાર્યો - GST ગણતરી, ચુકવણી સમાધાન, સ્ટોક ગણતરી - તેઓ જે રીતે કરતા હતા તે રીતે થવાનું બંધ કરે છે. કોઈપણ સૉફ્ટવેર, આ સહિત, આમાંથી કયા ચોક્કસ કાર્યો દ્વારા તે ખરેખર દૂર કરે છે તેનો નિર્ણય કરો, તમારા પોતાના વ્યવસાયમાં પાછા ન મેળવી શકાય તેવા આંકડા દ્વારા નહીં.

FAQs

મોટાભાગના એકાઉન્ટિંગ સોફ્ટવેર લેખોમાં ટાંકવામાં આવેલા "કલાક સાચવેલા" આંકડા સચોટ છે?
ઘણા ચકાસવા યોગ્ય નથી અથવા સાર્વત્રિક આકૃતિઓ તરીકે રજૂ કરાયેલા એક ટુચકાઓ પર આધારિત છે - જ્યાં સુધી સ્ત્રોત અને પદ્ધતિ સ્પષ્ટ ન હોય ત્યાં સુધી ચોક્કસ ટકાવારી અથવા કલાકના દાવાઓને શંકા સાથે વર્તે છે.

એકાઉન્ટિંગ સૉફ્ટવેર પર સ્વિચ કરતી વખતે ખાસ કરીને શું સુવ્યવસ્થિત થાય છે?
GST ગણતરી, ચુકવણી-થી-ઇન્વૉઇસ સમાધાન, વેચાણ સામે સ્ટોક ટ્રેકિંગ, અને ટ્રાન્ઝેક્શન રેકોર્ડ્સ એક પુનઃપ્રાપ્ત કરી શકાય તેવી જગ્યાએ ફોર્મેટમાં વિખેરાયેલા છે.

શું એકાઉન્ટિંગ સોફ્ટવેર દરેક વ્યવસાય માટે સમાન સમય બચાવે છે?
ના — બચેલો સમય તમારા ટ્રાન્ઝેક્શન વોલ્યુમ અને તમારી વર્તમાન મેન્યુઅલ પ્રક્રિયા કેટલી ડિસ્કનેક્ટ છે તેના પર નિર્ભર કરે છે; ઉચ્ચ વોલ્યુમ અને છૂટાછવાયા રેકોર્ડ્સ સાથેનો વ્યવસાય ઓછા વોલ્યુમ અને સરળ રેકોર્ડ સાથે એક કરતા વધુ બચાવે છે.

એકાઉન્ટિંગ સૉફ્ટવેરમાંથી "બચાવેલા નાણાં" ખરેખર ક્યાંથી આવે છે?
મુખ્યત્વે ખર્ચાળ ભૂલો ટાળવાથી — જેમ કે GST ભૂલો કે જે ફાઇલિંગમાં સમસ્યાઓનું કારણ બને છે, અથવા ગ્રાહક ચૂકવણી ચૂકી જાય છે — અને એવા કાર્યો પર વિતાવેલા સમયને ઘટાડવાથી જે ડિસ્કનેક્ટ કરેલા ડેટાને ફરીથી દાખલ કરવા સિવાય કોઈ મૂલ્ય ઉમેરતા નથી.

શું વિનિમય એકાઉન્ટિંગને સુવ્યવસ્થિત કરવાના ભાગરૂપે બેંક સમાધાનને સંભાળે છે?
હાલમાં પુષ્ટિ નથી. વિનિમયના પુષ્ટિ થયેલ અવકાશમાં GST-અનુરૂપ ઇન્વોઇસિંગ, ટ્રાન્ઝેક્શન રેકોર્ડિંગ, ગ્રાહક/વેન્ડર મેનેજમેન્ટ અને ઇન્વેન્ટરી આવરી લેવામાં આવે છે.

શું GST ગણતરીને સ્વચાલિત કરવાથી ખરેખર ખર્ચમાં ઘટાડો થાય છે કે પછી સમય બચે છે?
બંને - તે મેન્યુઅલી પુનઃગણતરી કરવામાં વિતાવેલો સમય બચાવે છે, અને GST રિટર્ન ફાઇલિંગ દરમિયાન પાછળથી સપાટી પર આવતા અસંગતતાઓને સુધારવાનો ખર્ચ ઘટાડે છે.

જો મારું ઇન્વોઇસ વોલ્યુમ ઓછું હોય તો શું એકાઉન્ટિંગ સૉફ્ટવેર પર સ્વિચ કરવું યોગ્ય છે?
વોલ્યુમ અને જટિલતા સાથે મૂલ્યનું માપ - ખૂબ જ ઓછા વોલ્યુમ પર, સમય અને ખર્ચની બચત ઓછી હોય છે, જોકે GST ચોકસાઈ હજુ પણ વોલ્યુમને ધ્યાનમાં લીધા વગર મહત્વની છે.

શું વિનિમય તેની એકાઉન્ટિંગ સુવિધાઓના ભાગ રૂપે પેરોલ અથવા ટેક્સ ફાઇલિંગને સ્વચાલિત કરે છે?
હાલમાં પુષ્ટિ નથી. જો તમારા વ્યવસાય માટે કોઈ એક આવશ્યકતા હોય, તો સામાન્ય "એકાઉન્ટિંગ સૉફ્ટવેર" કાર્યક્ષમતા હેઠળ તે સમાવવામાં આવેલ છે એમ માનવાને બદલે સીધી પુષ્ટિ કરો.