सुव्यवस्थित लेखांकन सॉफ्टवेयर: समय और पैसा बचाएं

सॉफ्टवेयर इस विषय पर लगभग हर लेख एक विशिष्ट-लगने वाले आँकड़े के साथ खुलता है - एक प्रतिशत बचाया गया, कई घंटे साप्ताहिक रूप से पुनः प्राप्त किए गए। बारीकी से देखें कि ये संख्याएँ कहाँ से आती हैं, और अधिकांश एक ही ग्राहक के अप्रमाणित विक्रेता दावों या उपाख्यानों का पता लगाते हैं, जैसे कि वे सार्वभौमिक रूप से लागू होते हैं। उनमें से कोई भी आपको इस बारे में कुछ भी विश्वसनीय नहीं बताता कि आपका विशिष्ट व्यवसाय क्या अनुभव करेगा, इसलिए यह लेख जानबूझकर उस दृष्टिकोण को छोड़ देता है।

वास्तव में ईमानदारी से जो कहा जा सकता है वह यह है: लेखांकन सॉफ्टवेयर विशिष्ट, दोहराए गए कार्यों को हटाकर समय और धन की बचत होती है जो केवल इसलिए मौजूद होते हैं क्योंकि रिकॉर्ड डिस्कनेक्ट हो जाते हैं - कुछ निश्चित प्रतिशत के माध्यम से नहीं जो आकार या जटिलता की परवाह किए बिना हर व्यवसाय पर लागू होता है। मान उससे आता है जिससे मैन्युअल कार्य गायब हो जाते हैं, उनसे जुड़ी संख्या से नहीं।

जहां जीएसटी गणना में मैन्युअल रूप से समय लगता है

किसी बिक्री के लिए सीजीएसटी+एसजीएसटी या आईजीएसटी, चालान दर चालान की आवश्यकता है या नहीं, इसकी मैन्युअल रूप से जांच करना दोहराव वाला काम है और दबाव में गलत होना आसान है। गलती आमतौर पर समझ की कमी नहीं है - यह एक ही निर्णय को महीने में दर्जनों बार दोहराना है, जो अंततः एक त्रुटि उत्पन्न करता है। उस त्रुटि को बाद में सुधारना, जब वह पहले ही a में फीड हो जाए जीएसटी रिटर्न,इसे पहली बार सही करने में लगने वाले समय से कहीं अधिक समय लगता है।

जहां भुगतान समाधान की कीमत आपको चुपचाप चुकानी पड़ती है

कब चालान और भुगतान अलग-अलग स्थानों पर रहते हैं - यहां एक चालान बुक, भुगतान डायरी या वहां एक अलग स्प्रेडशीट - ग्राहक की वास्तविक बकाया राशि जानने का मतलब है कि जब भी आपको उत्तर की आवश्यकता हो तो दोनों रिकॉर्डों को मैन्युअल रूप से जांचना। यह एक बार की लागत नहीं है; यह एक आवर्ती कार्य है जो हर बार दोहराया जाता है जब आपको या ग्राहक को यह जानना होता है कि चीजें कहां हैं, और जैसे-जैसे आपका ग्राहक आधार बढ़ता है यह धीमा और कम विश्वसनीय होता जाता है।

जहां स्टॉक गिनना एक बार-बार किया जाने वाला कार्य बन जाता है

यदि बिलिंग और इन्वेंट्रीजुड़े हुए नहीं हैं, किसी को अंतिम गणना के बाद से बने बहाव को पकड़ने के लिए समय-समय पर स्टॉक की भौतिक रूप से पुनर्गणना करनी पड़ती है। यह पुनर्गणना वैकल्पिक रखरखाव नहीं है - यह विशेष रूप से मौजूद है क्योंकि बिक्री और स्टॉक में कमी को कभी भी एक ही घटना के रूप में दर्ज नहीं किया गया था, इसलिए सावधान कर्मचारियों के साथ भी समय के साथ एक अंतर स्वाभाविक रूप से खुल जाता है।

जहां बिखरे हुए रिकॉर्ड सरल प्रश्नों को धीमा कर देते हैं

कागजी चालान, एक एक्सेल शीट और एक भुगतान डायरी के मिश्रण का मतलब है कि किसी विशिष्ट लेनदेन को खोजने के लिए बाद में एक नहीं, बल्कि कई स्थानों की जाँच करनी होगी। "क्या इस ग्राहक ने पिछले महीने के चालान का भुगतान किया था" जैसा सरल प्रश्न विभिन्न प्रारूपों में दस मिनट की खोज में बदल सकता है, पूरी तरह से क्योंकि शुरुआत में उत्तर कभी भी एक जुड़े हुए स्थान पर संग्रहीत नहीं किया गया था।

व्यवहार में वास्तव में "सुव्यवस्थित" का क्या अर्थ है

वास्तव में पैसा कहां से आता है

लेखांकन सॉफ़्टवेयर से लागत बचत एक निश्चित प्रतिशत नहीं है - वे दो विशिष्ट स्थानों से आते हैं: कम महंगी गलतियाँ (जीएसटी त्रुटि को फाइलिंग समस्या बनने से पहले ठीक किया जाता है, ग्राहक का छूटा हुआ भुगतान पूरी तरह भूल जाने से पहले पकड़ा जाता है), और उन कार्यों पर कम समय खर्च किया जाता है जो डेटा को फिर से दर्ज करने के अलावा कोई मूल्य नहीं उत्पन्न करते हैं जो पहले से ही जुड़ा होना चाहिए था। इनमें से कोई भी ऐसी संख्या उत्पन्न नहीं करता है जो प्रत्येक व्यवसाय पर समान रूप से लागू होती है - एक व्यवसाय जो प्रति माह 500 चालान संसाधित करता है, वह 20 चालान संसाधित करने से अलग बचत करता है।

अलग-अलग व्यवसायों के लिए बचत का पैमाना अलग-अलग क्यों होता है?

एक उच्च मात्रा वाली खुदरा दुकान प्रतिदिन दर्जनों ग्राहकों को बिल भेजती है, एक सलाहकार द्वारा महीने में पांच ग्राहकों को बिल देने की तुलना में स्वचालित जीएसटी गणना से अधिक बचत होती है, सिर्फ इसलिए कि मैन्युअल कार्य पहले स्थान पर कहीं अधिक बार दोहराया जा रहा था। इसी तरह, एक थोक व्यापारी जो कई खरीदारों के बीच क्रेडिट का जुगाड़ करता है, वह केवल नकदी वाले व्यवसाय की तुलना में जुड़े बकाया ट्रैकिंग से अधिक बचाता है। यही कारण है कि निश्चित प्रतिशत के दावे टिके नहीं रहते - एक ही सॉफ्टवेयर इस बात पर निर्भर करता है कि आपका शुरुआती बिंदु कितना डिस्कनेक्ट हुआ था, अलग-अलग मात्रा में काम को सुव्यवस्थित करता है।

यह विनिमय पर कैसे लागू होता है

विनिमय विशिष्ट कार्यों को सुव्यवस्थित करता है ऊपर वर्णित, इसके पुष्ट दायरे के भीतर। जीएसटी को सही ढंग से लागू किया जाता है - लेनदेन के आधार पर सीजीएसटी, एसजीएसटी, या आईजीएसटी - मैन्युअल कर-विभाजन गणना को हटाकर। भुगतान उसी ग्राहक और विक्रेता खाते के विरुद्ध दर्ज किए जाते हैं, जिस चालान का वे निपटान करते हैं, इसलिए बकाया शेष अलग-अलग समाधान के बिना सटीक रहता है। चालान बनते ही इन्वेंटरी समायोजित हो जाती है, जिससे रिकॉर्ड किए गए और वास्तविक स्टॉक के बीच का अंतर कम हो जाता है।

विनीमे वर्तमान में इसकी पुष्टि नहीं करता है, और इस विषय पर कई सामान्य लेख मोटे तौर पर "अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर" को जिम्मेदार ठहराते हैं: स्वचालित बैंक समाधान, पेरोल प्रसंस्करण और स्वचालित कर रिटर्न दाखिल करना। यदि इनमें से कोई भी विशेष रूप से आपके व्यवसाय के लिए मायने रखता है, तो वे यहां सत्यापित किए गए का हिस्सा नहीं हैं, और मानने के बजाय सीधे जांचने लायक हैं।

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निष्कर्ष

"समय और पैसा बचाएं" अच्छी बात है लेखांकन सॉफ्टवेयर, लेकिन किसी सार्वभौमिक प्रतिशत के कारण नहीं जो आपको मार्केटिंग पृष्ठों पर दोहराया जाएगा।

यह सच है क्योंकि विशिष्ट, बार-बार किए जाने वाले मैन्युअल कार्य-जीएसटी गणना, भुगतान समाधान, स्टॉक गिनती-अब पहले की तरह करने की आवश्यकता नहीं है। इस सॉफ़्टवेयर सहित किसी भी सॉफ़्टवेयर का मूल्यांकन इस आधार पर करें कि यह वास्तव में इनमें से किस विशिष्ट कार्य को हटाता है, न कि किसी ऐसे आँकड़े से जिसका पता आपके अपने व्यवसाय से नहीं लगाया जा सकता है।

पूछे जाने वाले प्रश्न

क्या अधिकांश लेखांकन सॉफ़्टवेयर लेखों में उद्धृत "घंटे बचाए गए" आँकड़े सटीक हैं?
कई अविश्वसनीय हैं या सार्वभौमिक आंकड़ों के रूप में प्रस्तुत किए गए एकल उपाख्यानों पर आधारित हैं - विशिष्ट प्रतिशत या घंटे के दावों को संदेह के साथ लें जब तक कि स्रोत और कार्यप्रणाली स्पष्ट न हो।

लेखांकन सॉफ़्टवेयर पर स्विच करते समय विशेष रूप से क्या सुव्यवस्थित हो जाता है?
जीएसटी गणना, भुगतान-से-चालान समाधान, बिक्री के विरुद्ध स्टॉक ट्रैकिंग, और लेनदेन रिकॉर्ड को विभिन्न प्रारूपों में बिखरे होने के बजाय एक पुनर्प्राप्ति योग्य स्थान पर रखना।

क्या लेखांकन सॉफ़्टवेयर प्रत्येक व्यवसाय के लिए समान समय बचाता है?
नहीं - बचाया गया समय आपके लेन-देन की मात्रा और आपकी वर्तमान मैन्युअल प्रक्रिया कितनी अलग है, इस पर निर्भर करता है; उच्च मात्रा और बिखरे हुए रिकॉर्ड वाला व्यवसाय कम मात्रा और सरल रिकॉर्ड वाले एक से अधिक को बचाता है।

लेखांकन सॉफ़्टवेयर से "बचाया गया पैसा" वास्तव में कहाँ से आता है?
मुख्य रूप से महँगी गलतियों से बचने से - जैसे कि जीएसटी त्रुटियाँ जो फाइलिंग में समस्याएँ पैदा करती हैं, या ग्राहक के भुगतान में चूक का कारण बनती हैं - और उन कार्यों पर खर्च किए गए समय को कम करने से, जो डिस्कनेक्ट किए गए डेटा को फिर से दर्ज करने के अलावा कोई मूल्य नहीं जोड़ते हैं।

क्या विनिमय लेखांकन को सुव्यवस्थित करने के हिस्से के रूप में बैंक समाधान का काम संभालता है?
फिलहाल पुष्टि नहीं हुई है. विनिमय के पुष्टि किए गए दायरे में जीएसटी-अनुपालक चालान, लेनदेन रिकॉर्डिंग, ग्राहक/विक्रेता प्रबंधन और इन्वेंट्री शामिल है।

क्या जीएसटी गणना को स्वचालित करने से वास्तव में लागत कम हो जाती है, या केवल समय की बचत होती है?
दोनों - यह मैन्युअल रूप से पुनर्गणना करने में लगने वाले समय को बचाता है, और बाद में जीएसटी रिटर्न दाखिल करने के दौरान सामने आने वाली विसंगतियों को ठीक करने की लागत को कम करता है।

यदि मेरे चालान की मात्रा कम है तो क्या लेखांकन सॉफ़्टवेयर पर स्विच करना उचित है?
मात्रा और जटिलता के साथ मूल्य पैमाने - बहुत कम मात्रा में, समय और लागत बचत कम होती है, हालांकि मात्रा की परवाह किए बिना जीएसटी सटीकता अभी भी मायने रखती है।

क्या विनिमय अपनी लेखांकन सुविधाओं के हिस्से के रूप में पेरोल या टैक्स फाइलिंग को स्वचालित करता है?
फिलहाल पुष्टि नहीं हुई है. यदि इनमें से कोई भी आपके व्यवसाय के लिए एक आवश्यकता है, तो यह मानने के बजाय सीधे पुष्टि करें कि यह सामान्य "अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर" कार्यक्षमता के अंतर्गत शामिल है