आपको एकाधिक ग्राहकों के लिए किस जीएसटी सॉफ़्टवेयर का उपयोग करना चाहिए?

यदि आप यह प्रश्न पूछ रहे हैं, तो संभवतः आप एक व्यवसाय नहीं चला रहे हैं - आप कई अलग-अलग ग्राहकों के लिए जीएसटी अनुपालन, चालान, या बहीखाता का प्रबंधन कर रहे हैं, प्रत्येक का अपना जीएसटीआईएन, अपने स्वयं के उत्पाद और अपने स्वयं के रिकॉर्ड हैं जो बिल्कुल एक दूसरे के साथ मिश्रित नहीं हो सकते हैं। यह सामान्य व्यवसाय बिलिंग सॉफ़्टवेयर से सार्थक रूप से भिन्न आवश्यकता है, और किसी टूल को चुनने से पहले यह स्पष्ट करना ज़रूरी है कि वास्तव में क्या मायने रखता है। बिलिंग और अकाउंटिंग सॉफ्टवेयर चालान, भुगतान, स्टॉक और ग्राहक रिकॉर्ड को एक सिस्टम में व्यवस्थित करने में मदद करता है, लेकिन जब उस सिस्टम को एक व्यवसाय के बजाय कई ग्राहकों को सेवा देने की आवश्यकता होती है, तो यह डेटा को कितनी सफाई से अलग करता है, इसकी सीमा काफी बढ़ जाती है। विनिमय इसकी पुष्टि की गई सुविधाओं में से एक के रूप में एकाधिक कंपनी प्रबंधन शामिल है, जो एक ही खाते के भीतर एक से अधिक व्यवसाय के रिकॉर्ड को संभालने वाले किसी भी व्यक्ति के लिए सीधे प्रासंगिक है। यह मार्गदर्शिका बताती है कि बहु-ग्राहक जीएसटी कार्य के लिए सॉफ़्टवेयर चुनते समय वास्तव में क्या मायने रखता है।

इस प्रश्न का सभी के लिए एक ही उत्तर क्यों नहीं है?

"मुझे कौन सा सॉफ़्टवेयर उपयोग करना चाहिए" यह काफी हद तक आपकी भूमिका पर निर्भर करता है। पांच ग्राहकों की जीएसटी फाइलिंग का प्रबंधन करने वाले एक अकाउंटेंट की ज़रूरतें अलग-अलग होती हैं व्यापार मालिक जो अपनी दो कंपनियां चलाता है। दोनों मोटे तौर पर "एकाधिक ग्राहक" या "एकाधिक व्यवसाय" के अंतर्गत आते हैं, लेकिन पृथक्करण, पहुंच नियंत्रण और प्रत्येक आवश्यकता की रिपोर्टिंग की गहराई भिन्न हो सकती है।

एकाधिक ग्राहकों को प्रबंधित करने के लिए वास्तव में सॉफ़्टवेयर की क्या आवश्यकता होती है

आपकी विशिष्ट भूमिका के बावजूद, कुछ आवश्यकताएँ सुसंगत हैं:

• प्रत्येक ग्राहक या व्यवसाय का डेटा - चालान, बिक्री, खरीद, स्टॉक - पूरी तरह से अलग रहना चाहिए

• प्रविष्टियों को गलती से मिलाए बिना, ग्राहकों के बीच स्विच करना सीधा होना चाहिए

• जीएसटी चालान में प्रति ग्राहक सही जीएसटीआईएन और व्यावसायिक विवरण स्वचालित रूप से प्रतिबिंबित होना चाहिए

• आपको किसी दूसरे ग्राहक के रिकॉर्ड को खंगाले बिना एक ग्राहक के रिकॉर्ड की समीक्षा करने में सक्षम होना चाहिए

जहां एकल-व्यवसाय सॉफ़्टवेयर इस उपयोग के मामले में छोटा पड़ता है

अधिकांश जीएसटी और बिलिंग सॉफ्टवेयर, विशेष रूप से फ्री स्तर पर, एक ही व्यवसाय या प्रति खाता जीएसटीआईएन के आसपास बनाए जाते हैं। बहु-क्लाइंट उपयोगकर्ता के लिए, इसका आम तौर पर मतलब है:

• प्रत्येक ग्राहक के लिए एक अलग खाता बनाना या लॉगिन करना

• एक ही कार्यक्षेत्र में ग्राहकों के बीच स्विच करने का कोई आसान तरीका नहीं है

• इस बारे में भ्रम का खतरा है कि कौन सा लॉगिन किस क्लाइंट का है, खासकर जब ग्राहकों की संख्या बढ़ती है

• ग्राहकों के बीच कुछ भी देखने का कोई समेकित तरीका नहीं है, भले ही इससे मदद मिलेगी

मल्टी-क्लाइंट उपयोगकर्ता के रूप में विशेष रूप से क्या देखना है

1. क्या सॉफ़्टवेयर स्पष्ट रूप से एक ही खाते में एकाधिक कंपनियों या जीएसटीआईएन का समर्थन करता है?

2. क्या आप हर बार अपना लॉगिन विवरण दोबारा दर्ज किए बिना ग्राहकों के बीच स्विच कर सकते हैं?

3. क्या प्रत्येक ग्राहक की बिक्री, खरीद और स्टॉक रिकॉर्ड पूरी तरह से अलग रखे गए हैं?

4. क्या जीएसटी चालान स्वचालित रूप से सही ग्राहक के जीएसटीआईएन और व्यावसायिक विवरण को लागू करता है?

5. क्या आप किसी विशिष्ट ग्राहक के बही-खाते या रिपोर्ट की अलग से समीक्षा कर सकते हैं?

यह एक एकाउंटेंट बनाम एकाधिक संस्थाओं वाले व्यवसाय स्वामी के लिए कैसे भिन्न है

एक अकाउंटेंट या सलाहकार को आम तौर पर कई ग्राहकों के डेटा के बीच नियमित रूप से जाने की आवश्यकता होती है, अक्सर अधिकांश लेनदेन को स्वयं दर्ज करने के बजाय समीक्षा करना पड़ता है। अपनी दो या तीन इकाइयां चलाने वाले व्यवसाय स्वामी को आम तौर पर प्रत्येक की दिन-प्रतिदिन की बिलिंग तक गहरी, अधिक लगातार पहुंच की आवश्यकता होती है। दोनों को वास्तविक मल्टी-कंपनी समर्थन से लाभ होता है, लेकिन एक अकाउंटेंट त्वरित स्विचिंग और समीक्षा पहुंच पर अधिक जोर दे सकता है, जबकि एक व्यवसाय स्वामी प्रत्येक इकाई में लेनदेन को सटीक रूप से दर्ज करने के बारे में अधिक परवाह कर सकता है।

प्रतिबद्ध होने से पहले क्या परीक्षण करें

एकाधिक ग्राहकों के लिए किसी सॉफ़्टवेयर पर भरोसा करने से पहले:

• दो नमूना व्यवसाय या ग्राहक स्थापित करें और पुष्टि करें कि उनके चालान सही, विशिष्ट जीएसटीआईएन उत्पन्न करते हैं

• एक ग्राहक के लिए बिक्री रिकॉर्ड करें और पुष्टि करें कि यह दूसरे के रिकॉर्ड में कहीं भी दिखाई नहीं देता है

• जांचें कि सामान्य वर्कफ़्लो के दौरान क्लाइंट के बीच स्विच करने में कितना समय लगता है

• समीक्षा करें कि क्या रिपोर्ट और खाता-बही स्पष्ट रूप से एक समय में एक ही ग्राहक तक सीमित हैं

विनिमय की पुष्टि की गई विशेषताओं के साथ यह कैसा दिखता है

एक ही सिस्टम में एक से अधिक व्यवसाय की बिलिंग का प्रबंधन करने वाले किसी भी व्यक्ति के लिए, विनिमय की पुष्टि की गई विशेषताएं सीधे प्रासंगिक हैं:

• एकाधिक कंपनी प्रबंधन प्रत्येक व्यवसाय के रिकॉर्ड को एक खाते में अलग-अलग व्यवस्थित रखता है

• जीएसटी चालान और बिलिंग सही लागू करें प्रति कंपनी व्यवसाय विवरण चालान बनाते समय

• बिक्री रिकॉर्ड, खरीद रिकॉर्ड और स्टॉक ट्रैकिंग ग्राहकों के बीच घुलने-मिलने के बजाय प्रत्येक व्यवसाय के लिए विशिष्ट रहें

• बही प्रबंधन प्रत्येक ग्राहक की प्राप्य और देय राशि का स्पष्ट, पृथक दृश्य देते हुए, प्रति व्यवसाय की समीक्षा की जा सकती है

इस संरचना का उद्देश्य विशेष रूप से खंडित, एकाधिक अलग-अलग-खातों वाले वर्कअराउंड से बचना है, जिसे एकल-व्यवसाय सॉफ़्टवेयर अक्सर एक से अधिक इकाई के रिकॉर्ड प्रबंधित करने वाले किसी भी व्यक्ति पर थोपता है।

अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्नों

1. क्या एक सॉफ्टवेयर खाता कई ग्राहकों के लिए जीएसटी का प्रबंधन कर सकता है? यह विशिष्ट सॉफ्टवेयर पर निर्भर करता है - इसके लिए स्पष्ट एकाधिक कंपनी या मल्टी-जीएसटीआईएन समर्थन की आवश्यकता होती है, जो सभी उपकरण प्रदान नहीं करते हैं, खासकर मुफ्त योजनाओं पर।

2. उचित मल्टी-कंपनी सॉफ़्टवेयर के बिना एकाधिक ग्राहकों को प्रबंधित करने का सबसे बड़ा जोखिम क्या है? ग्राहकों के बीच डेटा मिश्रण सबसे बड़ा जोखिम है, जो चालान या रिकॉर्ड पार होने पर वास्तविक अनुपालन समस्याएं पैदा कर सकता है।

3. क्या अकाउंटेंट को एकाधिक संस्थाओं वाले व्यवसाय स्वामियों की तुलना में भिन्न सुविधाओं की आवश्यकता होती है? मुख्य आवश्यकता - अलग किए गए रिकॉर्ड - समान हैं, हालांकि अकाउंटेंट अक्सर गहरी दैनिक प्रविष्टि पहुंच के बजाय कई ग्राहकों के बीच त्वरित स्विचिंग को प्राथमिकता देते हैं।

4. क्या एकल-उपयोगकर्ता, एकल-व्यवसाय सॉफ़्टवेयर एकाधिक ग्राहकों को संभालने के लिए पर्याप्त है? नहीं - यह आम तौर पर प्रति ग्राहक एक अलग खाते को बाध्य करता है, जिसे प्रबंधित करना कठिन होता है और गड़बड़ी की संभावना अधिक होती है।

5. मैं कैसे परीक्षण कर सकता हूं कि सॉफ़्टवेयर क्लाइंट डेटा को ठीक से अलग करता है या नहीं? दो नमूना इकाइयाँ स्थापित करें, प्रत्येक के लिए लेनदेन रिकॉर्ड करें, और पुष्टि करें कि उनके चालान या रिपोर्ट में कुछ भी ओवरलैप नहीं है।

6. क्या जीएसटी चालान में प्रत्येक ग्राहक का अपना जीएसटीआईएन स्वचालित रूप से प्रतिबिंबित होना आवश्यक है? हां - यह अनुपालन के लिए और गलत व्यवसाय के कर विवरण के साथ उत्पन्न चालान से बचने के लिए आवश्यक है।

7. क्या उचित मल्टी-कंपनी सॉफ़्टवेयर में प्रत्येक ग्राहक के लिए रिपोर्ट की अलग से समीक्षा की जा सकती है? हाँ - अच्छी तरह से निर्मित मल्टी-कंपनी समर्थन रहता हैरिपोर्ट और बहीखातों का दायरा एक समय में एक ग्राहक या व्यवसाय के लिए।

8. क्या मुफ्त जीएसटी सॉफ्टवेयर के लिए कई ग्राहकों का समर्थन करना आम बात है? मुक्त स्तरों पर यह कम आम है; कई निःशुल्क योजनाएँ एक ही व्यवसाय या जीएसटीआईएन के आसपास बनाई जाती हैं।

9. एकाधिक ग्राहकों के लिए सॉफ़्टवेयर चुनने से पहले मुझे क्या जांचना चाहिए? यह मानने से पहले पुष्टि करें कि कोई टूल एक से अधिक क्लाइंट को संभाल सकता है, स्पष्ट एकाधिक कंपनी या मल्टी-जीएसटीआईएन समर्थन मौजूद है।

10. क्या ग्राहकों के बीच स्विच करना जटिल होना चाहिए? ऐसा नहीं होना चाहिए - अच्छी तरह से डिज़ाइन किया गया मल्टी-कंपनी समर्थन हर बार साझा खाता विवरण दोबारा दर्ज किए बिना स्विच करने की अनुमति देता है।