सेवा उद्योग के लिए बिलिंग और इनवॉइसिंग सॉफ़्टवेयर में क्या देखें

सेवा उद्योग के लिए बिलिंग और इनवॉइसिंग सॉफ़्टवेयर में क्या देखें

खुदरा बिलिंग एक सरल, दोहराए जाने योग्य पैटर्न का अनुसरण करती है: एक ग्राहक आइटम चुनता है, भुगतान करता है और बिल प्राप्त करता है - यह सब एक पल में। सेवा उद्योग बिलिंग शायद ही कभी इतनी सफाई से काम करती है। एक सलाहकार एक परियोजना का उद्धरण दे सकता है, अग्रिम राशि प्राप्त कर सकता है, काम को कुछ हफ्तों में पूरा कर सकता है, और काम पूरा होने के बाद ही अंतिम शेष राशि का चालान कर सकता है। यह विस्तारित समयरेखा मुख्य अंतर है जो इस गाइड में बाकी सभी चीज़ों को आकार देती है।

मुख्य रूप से तत्काल, आइटम-आधारित खुदरा लेनदेन के आसपास बनाया गया इनवॉइसिंग सॉफ़्टवेयर अक्सर इस पैटर्न को स्वाभाविक रूप से फिट करने के लिए संघर्ष करता है, क्योंकि यह मानता है कि बिलिंग और डिलीवरी एक ही समय में होती है। एक खुदरा चालान उपकरण एक स्वच्छ लेनदेन की अपेक्षा करता है; किसी सेवा कार्य के लिए अक्सर हफ्तों या महीनों में फैले कई जुड़े दस्तावेज़ों की आवश्यकता होती है।

बिलिंग और चालान सॉफ्टवेयर सेवा उद्योग के लिए विशेष रूप से समय लचीलेपन, अग्रिम और मील के पत्थर के भुगतान, पूर्व-कार्य कोटेशन और विवरण-भारी लाइन आइटम को संभालने की आवश्यकता है - इनमें से कोई भी सरल "आइटम, मात्रा, मूल्य" खुदरा चालान संरचना पर स्पष्ट रूप से मैप नहीं करता है। यह मार्गदर्शिका यह मानने के बजाय कि सामान्य चालान-प्रक्रिया उपकरण स्वचालित रूप से फिट बैठता है, वास्तव में क्या जांचना है, इस पर चर्चा करती है।

आपके द्वारा चुने गए सॉफ़्टवेयर के लिए इसका वास्तव में क्या अर्थ है

एक खुदरा बिक्री और एक सेवा सहभागिता पूरी तरह से अलग-अलग समय-सीमाओं का पालन करती है, और यह अंतर सीधे तौर पर यह निर्धारित करता है कि आप सॉफ्टवेयर का मूल्यांकन कैसे करते हैं। खुदरा बिलिंग एक ही बिंदु पर होती है - खरीदारी का क्षण, जिसमें एक चालान लेनदेन को बंद कर देता है। सेवा बिलिंग इसके बजाय कई अलग-अलग क्षणों में फैलाया जा सकता है, और उन क्षणों में से प्रत्येक को आमतौर पर अपने स्वयं के दस्तावेज़ या रिकॉर्ड की आवश्यकता होती है।

यही कारण है कि खुदरा व्यवसायों के लिए बनाई गई फीचर चेकलिस्ट अक्सर वह छूट जाती है जो वास्तव में यहां मायने रखती है - नीचे दी गई व्यक्तिगत सुविधाएं सेवा व्यवसाय के लिए वैकल्पिक अतिरिक्त नहीं हैं, वे मुख्य आवश्यकताएं हैं।

चालान का समय: कार्य से पहले, दौरान या बाद में

• सेवा चालान-प्रक्रिया को अक्सर एक ही कार्य में एक से अधिक बिंदुओं पर करने की आवश्यकता होती है

• दायरे और कीमत पर सहमत होने के लिए शुरू करने से पहले एक कोटेशन की आवश्यकता हो सकती है

• किसी लंबी परियोजना के दौरान प्रगति के लिए बिल देने के लिए अंतरिम चालान की आवश्यकता हो सकती है

• कार्य पूरा होने पर, सगाई समाप्त होने पर एक अंतिम चालान की आवश्यकता होती है

• सॉफ्टवेयर सीमित प्रति लेन-देन एक चालान एक सरल, तत्काल सेवा से परे किसी भी चीज़ के लिए अजीब कामकाज को मजबूर करता है

अग्रिम भुगतान और मील के पत्थर संभालना

• सेवा कार्य में भुगतान का एक हिस्सा पहले और शेष बाद में एकत्र करना आम बात है

• कुछ संलग्नक विशिष्ट परियोजना मील के पत्थर से जुड़े चरणों में बिल करते हैं

• सॉफ़्टवेयर को समान समग्र संलग्नता के विरुद्ध इन आंशिक राशियों को ट्रैक करने की आवश्यकता है

• बकाया राशि स्वचालित रूप से सटीक रहनी चाहिए, मैन्युअल पुनर्गणना की आवश्यकता नहीं होनी चाहिए

• प्रत्येक आंशिक भुगतान को एक अलग, असंबंधित लेनदेन के रूप में मानने से ग्राहक संबंध का पालन करना कठिन हो जाता है

अंतिम बिल से पहले कोटेशन और अनुमान दस्तावेज़

• कई सेवा प्रदाताओं को काम करने से पहले एक औपचारिक कोटेशन या अनुमान भेजने की आवश्यकता होती है

• यह आम तौर पर एक प्रोफार्मा-शैली दस्तावेज़ है, कर चालान नहीं

• यह कीमत और दायरे पर पहले से ही अपेक्षाएं निर्धारित करता है

• वह सॉफ़्टवेयर जो केवल अंतिम कर चालान तैयार करता है, इस पहले, समान रूप से महत्वपूर्ण कदम से चूक जाता है

• इसके बिना, मूल्य समझौते अक्सर अनौपचारिक रूप से होते हैं, जिससे बाद में विवाद हो सकता है

विवरण-हैवी लाइन आइटम के लिए फ़ॉर्मेटिंग

• एक खुदरा लाइन आइटम छोटा होता है - एक उत्पाद का नाम, मात्रा और कीमत

• एक सर्विस लाइन आइटम अक्सर किए गए वास्तविक कार्य का पूर्ण विवरण होता है

• उदाहरण: "वेबसाइट रीडिज़ाइन, चरण 2: मुखपृष्ठ और उत्पाद पृष्ठ"

• इसके लिए कठोर, उत्पाद-शैली पंक्ति की तुलना में अधिक स्थान और लचीलेपन की आवश्यकता होती है, जो आमतौर पर अनुमति देती है

• सॉफ़्टवेयर को एकल पंक्ति आइटम में उचित विवरण देना चाहिए, न कि केवल एक संक्षिप्त लेबल

एकल चालान पर आंशिक निपटान को ट्रैक करना

• ग्राहक अक्सर चालान का एक हिस्सा अभी चुकाते हैं और बाकी बाद में

• सॉफ़्टवेयर को मूल राशि और शेष राशि दोनों स्पष्ट रूप से दिखानी चाहिए

• ऐसा ही होना चाहिए चालान रिकॉर्ड करें, वर्कअराउंड के माध्यम से नहीं

• एक सामान्य समाधान एक ही कार्य के लिए दूसरा, अलग इनवॉइस बनाना है - जो भ्रमित करने वाला और त्रुटि-प्रवण है

• उचित आंशिक-निपटान ट्रैकिंग प्रति सहभागिता एक साफ़ रिकॉर्ड रखती है

एक तुलना: खुदरा बिलिंग बनाम सेवा उद्योग बिलिंग

जहां विनिमय सेवा उद्योग चालान-प्रक्रिया में फिट बैठता है

• विनिमय काम शुरू होने से पहले कोटेशन चरण के लिए प्रोफार्मा चालान का समर्थन करता है

• जीएसटी को उचित कर वर्गीकरण का उपयोग करके अंतिम चालान पर सही ढंग से लागू किया जाता है

• भुगतान ट्रैकिंग किसी भी चालान पर अभी भी बकाया राशि के विरुद्ध प्राप्त राशि दिखाती है

• यह सीधे तौर पर सेवा कार्य में आम तौर पर एडवांस-एंड-बैलेंस बिलिंग पैटर्न का समर्थन करता है

• बार-बार मैन्युअल प्रविष्टि से बचने के लिए, चल रहे जुड़ाव में पुन: उपयोग के लिए ग्राहक रिकॉर्ड सहेजे जाते हैं

यह देखने के लिए कि यह सेवा-शैली बिलिंग पैटर्न में कैसे फिट बैठता है, विनिमय का निःशुल्क टूल आपको 5 जीएसटी चालान निःशुल्क बनाने की सुविधा देता है।

निष्कर्ष

सेवा उद्योग के लिए बिलिंग और इनवॉइसिंग सॉफ़्टवेयर को एक विस्तारित समयरेखा को संभालने की आवश्यकता होती है - काम शुरू होने से पहले कोटेशन, सगाई के दौरान अग्रिम और मील का पत्थर भुगतान, और पूरा होने पर अंतिम चालान - एकल-बिंदु खुदरा लेनदेन के बजाय अधिकांश सामान्य चालान उपकरण बनाए जाते हैं।

विनिमय प्रोफार्मा इनवॉइस के माध्यम से इस पैटर्न का समर्थन करता है, जीएसटी-सही अंतिम बिलिंग, और भुगतान ट्रैकिंग जो अग्रिम और शेष राशि को एक ही रिकॉर्ड पर स्पष्ट रखती है।

अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्नों

1. मानक खुदरा चालान सॉफ्टवेयर सेवा व्यवसायों के लिए अच्छा काम क्यों नहीं करता है?
क्योंकि सेवा बिलिंग अक्सर कई चरणों तक फैली होती है - उद्धरण, अग्रिम, वितरण, अंतिम चालान - जिसे एकल-बिक्री-बिक्री खुदरा संरचना स्वाभाविक रूप से समायोजित नहीं करती है।

2. क्या सेवा व्यवसायों को चालान करने से पहले एक अलग उद्धरण दस्तावेज़ की आवश्यकता है?
अक्सर हां, विशेष रूप से परियोजना-आधारित कार्य के लिए जहां शुरू करने से पहले दायरे और कीमत पर सहमति की आवश्यकता होती है।

3. क्या इनवॉइसिंग सॉफ़्टवेयर एक ही कार्य पर अग्रिम भुगतान और बाद में शेष राशि को संभाल सकता है?
अच्छे इनवॉइसिंग सॉफ़्टवेयर को एक ही सहभागिता के भाग के रूप में दोनों को ट्रैक करना चाहिए, यह दिखाते हुए कि क्या भुगतान किया गया है और क्या अभी भी देय है।

4. क्या विनिमय अंतिम चालान से पहले कोटेशन का समर्थन करता है?
हां, विनिमय में अंतिम जीएसटी चालान जारी होने से पहले काम उद्धृत करने के लिए प्रोफार्मा चालान शामिल हैं।

5. चालान के लिए एचएसएन और एसएसी कोड के बीच क्या अंतर है?
एचएसएन कोड भौतिक वस्तुओं को वर्गीकृत करते हैं; एसएसी कोड वर्गीकृत करते हैं सेवा—सॉफ़्टवेयर को जो बिल किया जा रहा है उसके आधार पर सही लागू करना चाहिए।

6. विनिमय सेवा चालान पर आंशिक भुगतान को कैसे ट्रैक करता है?
विनिमय की भुगतान ट्रैकिंग बकाया राशि को दृश्यमान रखते हुए, कुल चालान के विरुद्ध प्राप्त राशि को दर्शाती है।

7. सेवा बिलिंग के लिए मैं विनिमय के साथ कितने निःशुल्क चालानों का परीक्षण कर सकता हूँ?
विनिमय का निःशुल्क इनवॉइस टूल 5 जीएसटी चालान निःशुल्क उपलब्ध कराता है, जिसे पीडीएफ के रूप में डाउनलोड किया जा सकता है।

8. जेनेरिक टूल के साथ इनवॉइसिंग सेवा व्यवसायों में सबसे बड़ा अंतर क्या है?
कार्य-पूर्व कोटेशन और चरणबद्ध या आंशिक भुगतान के लिए समर्थन की कमी एक ही चल रही संलग्नता से जुड़ी हुई है।