आपको लघु व्यवसाय लेखांकन सॉफ़्टवेयर की आवश्यकता कब होती है?

हर छोटा नहीं व्यवसाय को लेखांकन सॉफ्टवेयर की आवश्यकता है पहली ही बिक्री से. एक फ्रीलांसर जिसके पास तीन ग्राहक हैं और महीने में मुट्ठी भर बिल हैं, वास्तव में कुछ समय के लिए एक साधारण टेम्पलेट के साथ ठीक से प्रबंधन कर सकता है - गलती मैन्युअल रूप से शुरू नहीं करना है, यह ध्यान नहीं देना है कि वह दृष्टिकोण कब चुपचाप पर्याप्त होना बंद हो गया है।

लेखांकन सॉफ़्टवेयर को अपनाने का सही समय कोई निश्चित राजस्व संख्या या व्यवसाय में महीनों की एक विशिष्ट संख्या नहीं है - यह वह बिंदु है जहां मैन्युअल ट्रैकिंग वास्तविक जोखिम पैदा करना शुरू कर देती है: एक चूक भुगतान, एक गलत जीएसटी गणना, या बिखरे हुए रिकॉर्ड को खंगाले बिना व्यवसाय के बारे में एक बुनियादी प्रश्न का उत्तर देने में सक्षम नहीं होना। उस बिंदु को पहचानना सामान्य नियम का पालन करने से कहीं अधिक मायने रखता है।

यह मार्गदर्शिका ईमानदार संकेतों को शामिल करती है कि एक व्यवसाय वास्तव में लेखांकन सॉफ़्टवेयर की आवश्यकता के बिंदु तक पहुंच गया है, और साथ ही महत्वपूर्ण रूप से, उन स्थितियों को शामिल करता है जहां थोड़ी देर इंतजार करना वास्तव में ठीक है।

क्या कोई निश्चित बिंदु है जहां आपको लेखांकन सॉफ़्टवेयर की "आवश्यकता" है?

सीधा उत्तर: कोई भी राजस्व आंकड़ा या व्यवसाय की उम्र इसे निर्धारित नहीं करती है - लेखांकन सॉफ्टवेयर की आवश्यकता तब दिखाई देती है जब मैन्युअल ट्रैकिंग त्रुटियां पैदा करना शुरू कर देती है, काफी समय लेती है, या व्यवसाय के बारे में बुनियादी सवालों का सटीक उत्तर देना कठिन बना देती है।

• यह केवल व्यवसाय के आकार के बारे में नहीं है - जटिल बिलिंग वाले एक बहुत छोटे व्यवसाय को सरल लेनदेन वाले बड़े व्यवसाय की तुलना में जल्दी इसकी आवश्यकता हो सकती है

• संकेत जोखिम और विश्वसनीयता है, कोई विशिष्ट मील का पत्थर नहीं

• बहुत लंबे समय तक प्रतीक्षा करने का मतलब आम तौर पर त्रुटियों के बैकलॉग को ठीक करना होता है, न कि केवल एक आसान अंतिम बदलाव

क्यों सही समय जोखिम के बारे में है, न कि केवल समय की बचत के बारे में

इस विषय पर अधिकांश सलाह समय की बचत पर केंद्रित है, जिससे यह निर्णय उत्पादकता उन्नयन जैसा लगता है जिसे आप वास्तविक परिणाम के बिना अनिश्चित काल के लिए टाल सकते हैं। इसके बारे में सोचने का अधिक सटीक तरीका जोखिम है: हर महीने ट्रैकिंग पर खर्च करना जीएसटी, भुगतान,और स्टॉक मैन्युअल रूप से एक और महीना है जहां एक छोटी सी, ध्यान न दी गई त्रुटि बढ़ने की गुंजाइश है - एक गलत कर दर कई चालानों में दोहराई गई, एक ग्राहक शेष जो चुपचाप गलत हो गया है, एक स्टॉक गणना जो अब वास्तविकता से मेल नहीं खाती है। ये त्रुटियाँ स्वयं घोषित नहीं होतीं; वे बाद में सामने आते हैं, आम तौर पर कर दाखिल करने की समय सीमा या ग्राहक विवाद जैसे असुविधाजनक क्षण में, और तब तक उन्हें रोकना जितना कठिन और अधिक तनावपूर्ण होता है। स्विच को अच्छी तरह से टाइम करने का मतलब है कि जोखिम बढ़ने से पहले कार्य करना, न कि तब तक इंतजार करना जब तक वह निर्णय लेने के लिए बाध्य न हो जाए।

संकेत कि आप सॉफ्टवेयर की आवश्यकता के बिंदु पर पहुंच गए हैं बनाम जब इंतजार करना ठीक है

• आप सप्ताह में कई घंटे केवल चालान और भुगतान ट्रैकिंग पर खर्च कर रहे हैं, वह समय व्यवसाय की ओर ही खर्च हो सकता है

• आपके पास मैन्युअल गलती से कम से कम एक बिलिंग या जीएसटी गणना त्रुटि का पता चला है

• कई स्थानों पर जाँच किए बिना आप वास्तव में यह नहीं कह सकते कि इस समय आपकी कुल बकाया प्राप्य राशि कितनी है

• आपके स्टॉक की संख्या और वास्तविक बिक्री में तालमेल नहीं बैठ रहा है

• अब एक से अधिक व्यक्ति बिलिंग का काम संभालते हैं और रिकॉर्ड में टकराव या नकल होने लगी है

• आपके सीए के लिए जानकारी तैयार करने में हर बार काफी अधिक समय लग रहा है

जब इंतज़ार करना वास्तव में ठीक हो

• आप महीने में केवल कुछ ही चालान जारी कर रहे हैं, और एक व्यक्ति इन सभी को विश्वसनीय रूप से संभालता है

• बिलिंग के साथ-साथ ट्रैक करने के लिए कोई स्टॉक या इन्वेंट्री नहीं है

• आपने अनुभव नहीं किया है होम/मंच बिलिंग, कर, या भुगतान ट्रैकिंग त्रुटि अभी तक

• आप अभी भी एक नए व्यावसायिक विचार का सत्यापन कर रहे हैं और आपके पास अभी तक कोई स्थिर, दोहराने योग्य बिलिंग प्रक्रिया नहीं है

जब विनिमय लाने का समय हो

• एक बार जीएसटी चालान सटीकता कभी-कभार मैन्युअल जाँच से अधिक मायने रखती है जो विश्वसनीय रूप से गारंटी दे सकती है

• एक बार मेमोरी या बिखरे हुए नोट्स द्वारा बकाया प्राप्य और देय को ट्रैक करना जोखिम भरा लगने लगता है

• एक बार स्टॉक को अलग से ट्रैक करने के बजाय इन्वेंट्री और उत्पाद प्रबंधन के माध्यम से बिलिंग से जुड़े रहने की आवश्यकता होती है

• एक बार बिलिंग में एक से अधिक व्यक्ति शामिल हो जाने पर, ग्राहक और विक्रेता प्रबंधन रिकॉर्ड टकराव को रोक देगा

• एक बार रिपोर्ट और खाता बही प्रबंधन एक सीए के लिए संख्याओं को मैन्युअल रूप से संकलित करने की तुलना में वास्तविक समय बचाएगा

निष्कर्ष

• कोई निश्चित राजस्व या आयु सीमा नहीं है - लेखांकन सॉफ़्टवेयर की आवश्यकता मैन्युअल ट्रैकिंग में बढ़ते जोखिम के रूप में दिखाई देती है, मील का पत्थर नहीं

• हर महीने अप्रबंधित जोखिम छोटी त्रुटियों को सामने आने से पहले बढ़ने की अधिक गुंजाइश देता है

• एक संक्षिप्त, ईमानदार आत्म-जाँच - बिताए गए घंटे, पिछली त्रुटियाँ, अस्पष्ट प्राप्य - सामान्य "आपको अभी स्विच करना चाहिए" नियम से अधिक उपयोगी है

• जीएसटी के बाद विनिमय स्वाभाविक रूप से फिट बैठता है सटीकता, प्राप्य ट्रैकिंग, या स्टॉक-टू-बिलिंग सटीकता वास्तव में मायने रखती है

पूछे जाने वाले प्रश्न

मुझे वास्तव में लघु व्यवसाय लेखांकन सॉफ़्टवेयर की आवश्यकता कब होती है?

जब मैन्युअल ट्रैकिंग एक निश्चित राजस्व या समय-समय पर व्यवसाय के मील के पत्थर के बजाय वास्तविक जोखिम पैदा करना शुरू कर देती है - बिलिंग त्रुटियां, अस्पष्ट प्राप्य, या स्टॉक बेमेल।

क्या व्यवसाय शुरू करते समय मैन्युअल रूप से बिलिंग प्रबंधित करना ठीक है? वाई

ईएस, कम चालान मात्रा और ट्रैक करने के लिए कोई स्टॉक नहीं होने के साथ एक बहुत छोटे, सरल ऑपरेशन के लिए, मैन्युअल तरीके कुछ समय के लिए काफी अच्छा काम कर सकते हैं।

अकाउंटिंग सॉफ्टवेयर अपनाने के लिए बहुत लंबे समय तक इंतजार करने का सबसे बड़ा जोखिम क्या है?

छोटी त्रुटियां - गलत कर गणना, गलत ग्राहक शेष - ध्यान न दिए जाने पर जमा हो जाती हैं, जिससे अंतिम सुधार पहले के स्विच की तुलना में अधिक कठिन हो जाता है।

एक महीने में कितने चालान का मतलब है कि मुझे सॉफ़्टवेयर पर विचार करना चाहिए?

कोई निश्चित संख्या नहीं है, लेकिन यदि चालान और भुगतान ट्रैकिंग में साप्ताहिक रूप से कई घंटे लग रहे हैं, तो यह अकेले चालान गणना से अधिक मजबूत संकेत है।

क्या बिलिंग को संभालने वाले एक से अधिक स्टाफ सदस्य होने से समय बदल जाता है?

हां, एक बार जब एक से अधिक व्यक्ति शामिल हो जाते हैं, तो मैन्युअल सिस्टम में परस्पर विरोधी या डुप्लिकेट रिकॉर्ड होने की अधिक संभावना होती है, जिससे सॉफ़्टवेयर जल्द ही अधिक मूल्यवान हो जाता है।

क्या अकाउंटिंग सॉफ्टवेयर कब अपनाया जाए, यह तय करने में व्यवसाय का आकार मुख्य कारक है?

जरूरी नहीं - बिलिंग जटिलता और जोखिम आकार से अधिक मायने रखते हैं; जीएसटी चालान और स्टॉक वाले एक छोटे व्यवसाय को बड़े, सरल व्यवसाय की तुलना में जल्दी सॉफ्टवेयर की आवश्यकता हो सकती है।

यदि मुझे सॉफ़्टवेयर की वास्तव में आवश्यकता होने के बाद भी मैं मैन्युअल तरीकों का उपयोग करना जारी रखूँ तो क्या होगा?

त्रुटियाँ स्वयं हल होने के बजाय बढ़ती जाती हैं, अक्सर असुविधाजनक क्षणों में सामने आती हैंकर की समय सीमा या ग्राहक विवाद।

क्या अकाउंटिंग सॉफ्टवेयर कम लेन-देन वाले बहुत छोटे व्यवसाय के लिए भी मदद कर सकता है?

हां, हालांकि कम मात्रा में लाभ अक्सर कम होता है - बिलिंग जटिलता, स्टॉक या टीम का आकार बढ़ने पर यह अधिक मूल्यवान हो जाता है।

क्या मुझे अकाउंटिंग सॉफ्टवेयर का उपयोग शुरू करने के लिए जीएसटी पंजीकरण होने तक इंतजार करना चाहिए?

जरूरी नहीं - जीएसटी पंजीकरण से पहले भी सटीक चालान और रिकॉर्ड-कीपिंग उपयोगी होती है, और पहले से ही व्यवस्थित प्रणाली से जीएसटी-अनुपालक बिलिंग पर स्विच करना आसान होता है।

यह जांचने का ईमानदार तरीका क्या है कि मुझे अब अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर की आवश्यकता है या नहीं?

अपनी स्थिति की तुलना विशिष्ट संकेतों से करें - मैन्युअल ट्रैकिंग पर बिताए गए घंटे, पिछली त्रुटियाँ, अस्पष्ट प्राप्य - केवल सामान्य सलाह पर निर्भर रहने के बजाय।