अकाउंटिंग सॉफ्टवेयर मुझे समय बचाने में कैसे मदद कर सकता है?

प्रत्येक लेखांकन सॉफ्टवेयर "समय बचाने" का दावा करता है, लेकिन वह वाक्यांश शायद ही कभी कुछ ठोस समझाता है। एक व्यवसाय स्वामी पहले से ही चालान और स्टॉक अपडेट पर घंटों खर्च कर रहा है, यह जानना चाहता है कि वास्तव में उनमें से कौन सा समय गायब हो जाता है, यह सामान्य वादा नहीं है कि चीजें आसान हो जाएंगी।

ईमानदार उत्तर यह है कि समय की बचत असमान रूप से दिखाई देती है। कुछ कार्य नाटकीय रूप से कम हो जाते हैं, अन्य मुश्किल से बदलते हैं, और कुछ कार्य जिन्हें समय नहीं होने के कारण पूरी तरह से छोड़ दिया जाता था, वे लगातार होने लगते हैं, जिससे समय की बचत नहीं होती है, बल्कि समय बेहतर तरीके से व्यतीत होता है। इस अंतर को समझना "समय की बचत" को एक समान लाभ मानने से कहीं अधिक मायने रखता है।

यह आलेख विशेष रूप से बताता है कि लेखांकन सॉफ़्टवेयर मैन्युअल कार्य को कहाँ कम करता है, कहाँ नहीं, और एक यथार्थवादी साप्ताहिक तुलना कैसी दिखती है। विनिमय बिलिंग, स्टॉक और ग्राहक रिकॉर्ड को जोड़ता है ताकि एक कार्रवाई एक साथ कई रिकॉर्ड अपडेट कर सके, और यह कनेक्शन वास्तव में नीचे वर्णित समय की बचत को बिना किसी तथ्य के विपणन दावे के बजाय विश्वसनीय बनाता है।

क्यों "समय बचाता है" आमतौर पर उपयोगी होने के लिए बहुत अस्पष्ट है

विपणन भाषा समय की बचत को एक लाभ के रूप में मानती है, लेकिन व्यवहार में यह कुछ बहुत विशिष्ट तंत्रों से आती है:

• एक ही जानकारी को कई स्थानों पर दोबारा दर्ज न करना

• कुल योग, कर या चालू शेष की मैन्युअल रूप से गणना नहीं करना

• एक साधारण प्रश्न का उत्तर देने के लिए फाइलों या रजिस्टरों में खोज नहीं करना

• उन त्रुटियों को ठीक नहीं करना जिन पर हफ्तों तक ध्यान नहीं दिया गया

इनमें से प्रत्येक समय बचाने का एक अलग स्रोत है, और किसी व्यवसाय को किसी विशिष्ट परिणाम की उम्मीद करने से पहले यह पता होना चाहिए कि वास्तव में उनकी स्थिति पर कौन सा लागू होता है।

जहां वास्तव में समय की बचत होती है

कार्य जो स्पष्ट रूप से सिकुड़ते हैं:

• स्वचालित के साथ एक चालान बनाना जीएसटी गणना मैन्युअल फ़ॉर्मूला-चेकिंग के बजाय

• कई पिछले चालानों को स्कैन करने के बजाय ग्राहक की बकाया राशि की तुरंत जाँच करना

• भौतिक गणना या अलग स्प्रेडशीट के बिना वर्तमान स्टॉक स्तर देखना

• बिखरे हुए रिकॉर्ड से मैन्युअल रूप से संकलित करने के बजाय एक बुनियादी बिक्री या स्टॉक रिपोर्ट तैयार करना

कार्य जो मामूली रूप से सिकुड़ते हैं:

• खरीदारी को रिकॉर्ड करना और विक्रेता की देय शेष राशि को एक चरण में अपडेट करना

• हर बार स्क्रैच से फ़ॉर्मेट करने के बजाय किसी पेशेवर इनवॉइस को प्रिंट करना या साझा करना

कार्य जो तेज़ नहीं होते, केवल अधिक सटीक होते हैं

सॉफ़्टवेयर के बारे में सब कुछ सही मायने में समय बचाने वाला नहीं है:

• किसी ग्राहक को ऋण देना है या नहीं, इसका निर्णय लेने के लिए अभी भी मानवीय निर्णय की आवश्यकता है

• किसी अतिदेय भुगतान का अनुसरण करने के लिए अभी भी फ़ोन कॉल या संदेश की आवश्यकता होती है

• यह तय करने के लिए कि क्या पुनः व्यवस्थित करना है, अभी भी संख्याओं की व्याख्या करने की आवश्यकता है, न कि केवल उन्हें रखने की

सॉफ्टवेयर जानकारी बनाता है इनके पीछे निर्णय तेजी से उपलब्ध होते हैं, लेकिन निर्णय स्वयं स्वचालित नहीं होता है।

एक यथार्थवादी साप्ताहिक समय तुलना

ये आंकड़े अनुमानित हैं और व्यवसाय के आकार के अनुसार अलग-अलग होंगे, लेकिन पैटर्न कायम है - समय की सबसे बड़ी बचत उन कार्यों से होती है जिनमें दोहराव, क्रॉस-रेफरेंसिंग या मैन्युअल गणना शामिल होती है।

इस समय की बचत पर वास्तव में भरोसा क्यों किया जा सकता है?

इसका कारण केवल एक धारणा नहीं है, यांत्रिक है, प्रचारात्मक नहीं: जब एक कार्रवाई (जैसे चालान बनाना) स्वचालित रूप से स्टॉक, ग्राहक शेष और रिपोर्ट को एक साथ अपडेट करती है, तो छोड़ने या भूलने के लिए कोई अलग मैन्युअल चरण नहीं बचता है। यह उस सॉफ़्टवेयर से भिन्न है जो केवल जानकारी को तेजी से प्रदर्शित करता है लेकिन फिर भी अलग-अलग स्थानों पर अलग-अलग प्रविष्टियों की आवश्यकता होती है, जहां अंतर्निहित समय लागत वास्तव में दूर नहीं हुई है, केवल इधर-उधर हो गई है।

विनिमयबिलिंग, स्टॉक और ग्राहक रिकॉर्ड के बीच इस सीधे संबंध के आसपास बनाया गया है, जो ऊपर दिए गए समय की तुलना को केवल डेमो के बजाय दैनिक उपयोग में रखने की अनुमति देता है।

निष्कर्ष

लेखांकन सॉफ़्टवेयर से समय की बचत एक समान नहीं है। वे दोहराए जाने वाले, क्रॉस-रेफ़रेंसिंग कार्यों जैसे चालान निर्माण, शेष जांच और स्टॉक समाधान पर भारी ध्यान केंद्रित करते हैं, जबकि निर्णय-आधारित निर्णय उपकरण की परवाह किए बिना मैन्युअल रहते हैं।

वास्तव में यह समझना कि यह समय कहां से आता है, और यह केवल एक दावे के बजाय यांत्रिक रूप से क्यों कायम रहता है, इस बारे में यथार्थवादी अपेक्षाएं निर्धारित करने में मदद करता है कि सॉफ्टवेयर क्या गति दे सकता है और क्या नहीं।

पूछे जाने वाले प्रश्न

1. क्या लेखांकन सॉफ़्टवेयर तुरंत समय बचाता है, या केवल कुछ सेटअप के बाद?
समय की बचत आमतौर पर प्रारंभिक सेटअप के बाद दिखाई देती है। उत्पादों, शुरुआती स्टॉक और ग्राहक विवरण दर्ज करने में पहले से ही प्रयास करना पड़ता है, लेकिन एक बार आधार तैयार हो जाने पर दैनिक कार्य तेज हो जाते हैं।

2. किस विशिष्ट कार्य में आमतौर पर समय की सबसे बड़ी कटौती देखी जाती है?
ग्राहकों की बकाया राशि की जांच करने से सबसे बड़ी कमी देखने को मिलती है, क्योंकि मैन्युअल तरीकों के लिए कई चालानों को स्कैन करने की आवश्यकता होती है, जबकि सॉफ्टवेयर तुरंत चालू कुल दिखाता है।

3. क्या सॉफ़्टवेयर निर्णय लेने में समय बचाता है, जैसे कि क्रेडिट बढ़ाया जाए या नहीं?
प्रत्यक्ष नहीं। यह प्रासंगिक जानकारी तेजी से उपलब्ध कराता है, लेकिन क्रेडिट बढ़ाने या स्टॉक को फिर से व्यवस्थित करने जैसे निर्णयों के लिए अभी भी उस जानकारी के आधार पर मानवीय निर्णय की आवश्यकता होती है।

4. क्या बहुत कम लेन-देन वाले बहुत छोटे व्यवसाय के लिए समय की बचत ध्यान देने योग्य है?
यह कम आवाज़ में कम नाटकीय है, क्योंकि मैन्युअल तरीके हैं प्रबंधनीय कुछ लेनदेन के साथ, लेकिन चालान और स्टॉक गतिविधि बढ़ने पर समय की बचत काफी अधिक ध्यान देने योग्य हो जाती है।

5. क्या स्वचालित जीएसटी गणना वास्तव में एक्सेल फॉर्मूलों की तुलना में सार्थक समय बचाती है?
हां, विशेष रूप से इसलिए क्योंकि यह फॉर्मूलों को सही ढंग से बनाने और सत्यापित करने में लगने वाले समय को हटा देता है, जो एक्सेल में एक बार के सेटअप के बजाय एक आवर्ती कार्य है।

6. क्या सॉफ़्टवेयर अतिदेय भुगतानों के लिए अनुवर्ती कार्रवाई में समय बचा सकता है?
केवल आंशिक रूप से. यह पहचानने में समय बचाता है कि कौन से चालान अतिदेय हैं, लेकिन वास्तविक अनुवर्ती कार्रवाई, जैसे कॉल या संदेश, को अभी भी मैन्युअल रूप से करने की आवश्यकता है जब तक कि कोई अनुस्मारक न हो सुविधा मौजूद है.