अकाउंटिंग सॉफ्टवेअर मला वेळ वाचविण्यात कशी मदत करू शकते?

प्रत्येक अकाउंटिंग सॉफ्टवेअर "वेळ वाचवण्याचा" दावा करतो, परंतु तो वाक्यांश क्वचितच ठोस काहीही स्पष्ट करतो. इन्व्हॉइसिंग आणि स्टॉक अपडेटवर आधीच तास घालवणाऱ्या व्यवसाय मालकाला हे जाणून घ्यायचे आहे की त्यातील कोणते तास प्रत्यक्षात गायब होतात, गोष्टी सोपे वाटतील असे सामान्य वचन नाही.

प्रामाणिक उत्तर हे आहे की वेळेची बचत असमानपणे दिसून येते. काही कार्ये नाटकीयरित्या कमी होतात, इतर केवळ बदलतात, आणि काही कार्ये जी पूर्णपणे वगळली जात होती कारण वेळ नसल्यामुळे त्याऐवजी सातत्यपूर्णपणे व्हायला सुरुवात केली जाते, जे वेळेपेक्षा जास्त वेळ वाचवता येत नाही. "वेळ वाचवतो" हा एकसमान फायदा मानण्यापेक्षा हा फरक समजून घेणे अधिक महत्त्वाचे आहे.

हा लेख विशेषत: जेथे अकाउंटिंग सॉफ्टवेअर मॅन्युअल काम कमी करते, कुठे ते कमी करत नाही, आणि वास्तववादी साप्ताहिक तुलना कशी दिसते हे स्पष्ट करतो. विनिमय बिलिंग, स्टॉक आणि ग्राहकांच्या नोंदी जोडतो जेणेकरून एका कृतीने एकाच वेळी अनेक रेकॉर्ड्स अपडेट केले जातात आणि हे कनेक्शन वस्तुविना मार्केटिंग दाव्याऐवजी खाली वर्णन केलेल्या वेळेची बचत विश्वसनीय बनवते.

"वेळ वाचवतो" हे सहसा उपयुक्त होण्यासाठी खूप अस्पष्ट का आहे

विपणन भाषा वेळेची बचत एकच फायदा मानते, परंतु व्यवहारात ती काही विशिष्ट यंत्रणांमधून येते:

• अनेक ठिकाणी एकच माहिती पुन्हा टाकत नाही

• बेरीज, कर किंवा चालू शिल्लक मॅन्युअली गणना करत नाही

• साध्या प्रश्नाचे उत्तर देण्यासाठी फायली किंवा रजिस्टरमधून शोधत नाही

• आठवडे कोणाच्याही लक्षात न आलेल्या त्रुटींचे निराकरण करत नाही

यापैकी प्रत्येक वाचवलेल्या वेळेचा एक वेगळा स्त्रोत आहे आणि विशिष्ट परिणामाची अपेक्षा करण्यापूर्वी व्यवसायाला त्यांच्या परिस्थितीवर कोणते लागू होतात हे माहित असले पाहिजे.

जेथे वेळ खरोखर वाचतो

लक्षणीयपणे कमी होणारी कार्ये:

• स्वयंचलित सह बीजक तयार करणे जीएसटी गणना मॅन्युअल फॉर्म्युला तपासण्याऐवजी

• मागील अनेक पावत्या स्कॅन करण्याऐवजी ग्राहकाची थकबाकी त्वरित तपासणे

• प्रत्यक्ष मोजणी किंवा वेगळ्या स्प्रेडशीटशिवाय वर्तमान स्टॉक पातळी पाहणे

• विखुरलेल्या रेकॉर्डमधून व्यक्तिचलितपणे संकलित करण्याऐवजी मूलभूत विक्री किंवा स्टॉक अहवाल तयार करणे

माफक प्रमाणात कमी होणारी कार्ये:

• खरेदीची नोंद करणे आणि विक्रेत्याची देय शिल्लक एका चरणात अद्यतनित करणे

• प्रत्येक वेळी सुरवातीपासून फॉरमॅट करण्याऐवजी व्यावसायिक बीजक मुद्रित करणे किंवा सामायिक करणे

कार्ये जी जलद मिळत नाहीत, फक्त अधिक अचूक

सॉफ्टवेअरबद्दलची प्रत्येक गोष्ट कठोर अर्थाने वेळ वाचवणारी नसते:

• ग्राहकाला क्रेडिट द्यायचे की नाही हे ठरवण्यासाठी अजूनही मानवी निर्णयाची आवश्यकता आहे

• थकीत पेमेंटचा पाठपुरावा केल्यानंतरही फोन कॉल किंवा मेसेज लागतो

• काय पुनर्क्रमित करायचे हे ठरवण्यासाठी अद्याप संख्यांचा अर्थ लावणे आवश्यक आहे, फक्त ते नसणे

सॉफ्टवेअर माहिती बनवते या निर्णयांमागे जलद उपलब्ध आहे, परंतु निर्णय स्वतः स्वयंचलित नाही.

एक वास्तववादी साप्ताहिक वेळेची तुलना

हे आकडे अंदाजे आहेत आणि व्यवसायाच्या आकारानुसार बदलतील, परंतु पॅटर्न धारण करतो - पुनरावृत्ती, क्रॉस-रेफरन्सिंग किंवा मॅन्युअल गणना समाविष्ट असलेल्या कार्यांमधून सर्वात मोठी वेळ बचत होते.

या वेळेची बचत प्रत्यक्षात का विश्वासार्ह असू शकते

हे केवळ एक गृहितक नसून यांत्रिक आहे, प्रचारात्मक नाही: जेव्हा एखादी क्रिया (जसे की बीजक तयार करणे) स्टॉक, ग्राहक शिल्लक आणि अहवाल एकत्र अद्यतनित करते, तेव्हा वगळण्यासाठी किंवा विसरण्यासाठी कोणतीही स्वतंत्र मॅन्युअल पायरी शिल्लक नाही. हे सॉफ्टवेअरपेक्षा वेगळे आहे जे फक्त माहिती जलद प्रदर्शित करते परंतु तरीही वेगळ्या ठिकाणी स्वतंत्र नोंदी आवश्यक असतात, जिथे अंतर्निहित वेळ खर्च प्रत्यक्षात निघून गेला नाही, फक्त फिरला जातो.

विनिमयबिलिंग, स्टॉक आणि ग्राहक नोंदी यांच्यातील या थेट संबंधाभोवती बांधले गेले आहे, जे वरील वेळेची तुलना केवळ डेमोमध्ये न करता दैनंदिन वापरात ठेवण्यास अनुमती देते.

निष्कर्ष

अकाउंटिंग सॉफ्टवेअरमधून वेळेची बचत एकसमान नसते. ते इन्व्हॉइस तयार करणे, शिल्लक तपासणे आणि स्टॉक सलोखा यांसारख्या पुनरावृत्ती, क्रॉस-रेफरन्सिंग कार्यांवर जास्त लक्ष केंद्रित करतात, तर निर्णयावर आधारित निर्णय हे साधन काहीही असले तरी मॅन्युअल राहतात.

ही वेळ नेमकी कुठून येते आणि ती केवळ दावा करण्याऐवजी यांत्रिकपणे का टिकून राहते हे समजून घेणे, सॉफ्टवेअर काय गती देऊ शकते आणि काय करू शकत नाही यासाठी वास्तववादी अपेक्षा सेट करण्यात मदत करते.

वारंवार विचारले जाणारे प्रश्न

1. अकाउंटिंग सॉफ्टवेअर ताबडतोब वेळ वाचवतो, की काही सेटअप केल्यानंतरच?
वेळेची बचत सहसा प्रारंभिक सेटअप नंतर दिसून येते. उत्पादने प्रविष्ट करणे, स्टॉक उघडणे आणि ग्राहक तपशील यासाठी आगाऊ प्रयत्न करावे लागतील, परंतु पाया स्थापित झाल्यानंतर दैनंदिन कार्ये जलद होतात.

2. कोणते विशिष्ट कार्य सहसा सर्वात मोठी वेळ कमी करते?
थकबाकीदार ग्राहक शिल्लक तपासताना सर्वात मोठी कपात दिसून येते, कारण मॅन्युअल पद्धतींना एकाधिक इनव्हॉइस स्कॅन करणे आवश्यक असते तर सॉफ्टवेअर त्वरित चालू असलेली एकूण रक्कम दर्शवते.

3. क्रेडिट वाढवायचे की नाही यासारखे सॉफ्टवेअर निर्णय घेण्यावर वेळ वाचवतो का?
थेट नाही. हे संबंधित माहिती जलद उपलब्ध करते, परंतु क्रेडिट वाढवणे किंवा स्टॉक पुनर्क्रमित करणे यासारख्या निर्णयांना अजूनही त्या माहितीच्या आधारे मानवी निर्णय आवश्यक आहे.

4. थोड्याच व्यवहारांसह अतिशय लहान व्यवसायासाठी वेळ वाचवता येतो का?
मॅन्युअल पद्धती असल्याने हे कमी आवाजात कमी नाटकीय आहे आटोपशीर काही व्यवहारांसह, परंतु इन्व्हॉइस आणि स्टॉक क्रियाकलाप वाढल्यामुळे वेळेची बचत लक्षणीयरीत्या अधिक लक्षणीय होते.

5. एक्सेल सूत्रांच्या तुलनेत स्वयंचलित जीएसटी गणना खरोखर अर्थपूर्ण वेळ वाचवते का?
होय, विशेषत: कारण ते तयार करण्यात आणि फॉर्म्युलेची पडताळणी करण्यात चालू असलेला वेळ काढून टाकते, जे एक्सेलमध्ये एक-वेळच्या सेटअपऐवजी आवर्ती कार्य आहे.

6. थकीत पेमेंटसाठी फॉलोअपवर सॉफ्टवेअर वेळ वाचवू शकतो का?
फक्त अर्धवट. कोणते पावत्या थकीत आहेत हे ओळखण्यात वेळ वाचतो, परंतु प्रत्यक्ष फॉलो-अप क्रिया, जसे की कॉल किंवा संदेश, स्मरणपत्र असल्याशिवाय व्यक्तिचलितपणे करणे आवश्यक आहे वैशिष्ट्य अस्तित्वात आहे.