શું એકાઉન્ટિંગ સોફ્ટવેર આપમેળે નાણાકીય ડેટાનું બેકઅપ લે છે?

એવું માનવું સરળ છે કે એકવાર નાણાકીય ડેટા નોટબુકને બદલે સૉફ્ટવેરની અંદર રહે છે, તે આપમેળે નુકસાનથી સુરક્ષિત છે. તે ધારણા બરાબર છે જ્યાં જોખમ છુપાવે છે.

"ઓટોમેટિક બેકઅપ" એ એક વિશિષ્ટ સુવિધા છે — દરેક એકાઉન્ટિંગ અથવા બિલિંગ ટૂલમાં ડિફૉલ્ટ રૂપે શામેલ હોય તેવું કંઈક નથી, અને દરેક મફત પ્લાન ઑફર કરે છે તે ચોક્કસપણે નથી. બિલિંગ અને એકાઉન્ટિંગ સૉફ્ટવેર ઇન્વૉઇસેસ, ચુકવણીઓ, સ્ટોક અને ગ્રાહક રેકોર્ડને એક સિસ્ટમમાં ગોઠવવામાં મદદ કરે છે, પરંતુ સંસ્થા અને બેકઅપ બે અલગ વસ્તુઓ છે, અને તેમને ગૂંચવવું એ વ્યવસાયને સમજ્યા વિના ખુલ્લું મૂકી શકે છે. વિનિમય GST ઇન્વૉઇસેસ, વ્યવહારો, ઇન્વેન્ટરી અને બિઝનેસ રેકોર્ડ્સ તેની સિસ્ટમમાં સ્ટ્રક્ચર્ડ રાખે છે, જે આ તફાવતને સમજવા માટે એક ઉપયોગી પ્રારંભિક બિંદુ છે — પરંતુ વ્યવસાયોએ હંમેશા પ્રદાતાના ચોક્કસ બેકઅપ અને નિકાસ પ્રથાઓની સીધી પુષ્ટિ કરવી જોઈએ, કારણ કે આ વિગતો બદલાતી રહે છે અને સમય સાથે બદલાતી રહે છે. આ માર્ગદર્શિકા "ઓટોમેટિક બેકઅપ" નો ખરેખર અર્થ શું છે અને તમારા માટે શું તપાસવું તે તોડી નાખે છે.

શા માટે આ પ્રશ્ન ઘણા નાના વ્યવસાયો ઉપર જાય છે

વ્યવસાય માલિકો વારંવાર કારણ આપે છે, "તે અંદર છે સોફ્ટવેર હવે, તેથી તે આવશ્યક છે ક્યાંક બેકઅપ લો." આ તાર્કિક લાગે છે, પરંતુ તે બે અલગ-અલગ બાબતોને એકીકૃત કરે છે - તમારા વર્તમાન ડેટાને સંગ્રહિત કરતું સૉફ્ટવેર અને સૉફ્ટવેર (અથવા પ્રદાતા) સમય જતાં તે ડેટાની પુનઃપ્રાપ્ત કરવા યોગ્ય નકલો બનાવે છે, જો કંઈક ખોટું થાય.

શું "ઓટોમેટિક બેકઅપ" નો અર્થ દરેક જગ્યાએ સમાન વસ્તુ છે?

બિલકુલ નહિ. પ્રદાતા અને યોજનાના આધારે, "બેકઅપ" નો અર્થ હોઈ શકે છે:

• પ્રદાતા આપમેળે તમારા ડેટાના નિયમિત, પુનઃપ્રાપ્ત કરી શકાય તેવા સ્નેપશોટને સાચવે છે

• તમારો ડેટા ફક્ત પ્રદાતાના સર્વર પર સંગ્રહિત થાય છે, તે એક નકલથી આગળ કોઈ અલગ બેકઅપ ગેરેંટી નથી

• તમે તમારા પોતાના બેકઅપ તરીકે સમયાંતરે તમારો ડેટા મેન્યુઅલી નિકાસ કરો તેવી અપેક્ષા રાખવામાં આવે છે

આ અર્થપૂર્ણ રીતે રક્ષણના વિવિધ સ્તરો છે, અને તે હંમેશા સ્પષ્ટ નથી હોતું કે કઈ સીધી તપાસ કર્યા વિના લાગુ થાય છે.

ફ્રી અને પેઇડ પ્લાન્સ વચ્ચે શું બદલાય છે

સમગ્ર બજારમાં, બેકઅપ-સંબંધિત સુવિધાઓ યોજના સ્તર દ્વારા નોંધપાત્ર રીતે અલગ હોય છે:

જો તમે બેકઅપ ધારો અને તે ત્યાં ન હોય તો શું થાય છે?

જો કોઈ વ્યવસાય ધારે છે કે સ્વચાલિત બેકઅપ અસ્તિત્વમાં છે પરંતુ તે નથી, તો જોખમ સૌથી ખરાબ સંભવિત સમયે દેખાય છે — ડેટા પહેલાથી જ ખોવાઈ ગયો અથવા દૂષિત થઈ ગયા પછી, કોઈ પુનઃપ્રાપ્ત કરવા યોગ્ય સંસ્કરણ ઉપલબ્ધ નથી. પેપર નોટબુકથી વિપરીત, જ્યાં નુકસાન ઓછામાં ઓછું દૃશ્યમાન અને તાત્કાલિક હોય છે, ડિજિટલ સુરક્ષાની ખોટી સમજણનો અર્થ એવો થઈ શકે છે કે જ્યાં સુધી તે જરૂરી ન હોય ત્યાં સુધી વ્યવસાયને કંઈપણ ખૂટતું નથી.

ધારવાને બદલે તમારે ખરેખર શું તપાસવું જોઈએ

1. સીધું પૂછો (અથવા પ્રદાતાના દસ્તાવેજો તપાસો) શું ઓટોમેટિક બેકઅપ સામેલ છે અને કયા પ્લાન ટાયર પર છે

2. તમે તમારા પોતાના ડેટાને મેન્યુઅલી નિકાસ કરી શકો છો કે કેમ તેની પુષ્ટિ કરો અને પ્રદાતા શું ઑફર કરે છે તેના પર ધ્યાન આપ્યા વિના સમયાંતરે આ કરો

3. જો તમે સૉફ્ટવેરનો ઉપયોગ ડાઉનગ્રેડ કરો, રદ કરો અથવા બંધ કરો તો તમારા ડેટાનું શું થાય છે તે સમજો

4. "તે ક્લાઉડમાં છે" ને "તેનું બેકઅપ લેવામાં આવ્યું છે" ની સમકક્ષ ગણશો નહીં - આ વિવિધ ગેરંટી છે

આ જોખમ વિશે સ્ટ્રક્ચર્ડ સિસ્ટમ શું બદલાય છે

બેકઅપ સ્પષ્ટીકરણોને ધ્યાનમાં લીધા વિના, એક સિસ્ટમમાં રેકોર્ડ્સ સાથે જોડાયેલા રાખવાથી સંબંધિત જોખમ ઘટે છે: એક જ ફાઇલ ગુમાવવાથી તમારો આખો નાણાકીય ઇતિહાસ એકસાથે ભૂંસી જાય છે, જે એકલ સ્પ્રેડશીટ્સની સામાન્ય સમસ્યા છે.

• GST ઇન્વોઇસિંગ, બિલિંગ અને ટ્રાન્ઝેક્શન રેકોર્ડ્સ એકલ સ્થાનિક ફાઇલને બદલે એક કનેક્ટેડ સિસ્ટમના ભાગ રૂપે જાળવવામાં આવે છે જે વ્યક્તિગત રીતે ખોવાઈ શકે છે અથવા દૂષિત થઈ શકે છે

• ખાતાવહી વ્યવસ્થાપન દરેક ગ્રાહક અથવા વિક્રેતાના ઇતિહાસને એકીકૃત કરે છે, તેથી તે અકબંધ બચેલા એક અલગ દસ્તાવેજ પર નિર્ભર નથી.

• ગ્રાહક અને વિક્રેતા સંચાલન અસંગત બેકઅપ સ્થિતિ ધરાવતી ફાઈલોમાં ડુપ્લિકેટ કરવાને બદલે સંપર્ક વિગતો કેન્દ્રિય રાખે છે

આ માળખાકીય લાભ વાસ્તવિક છે, પરંતુ તે સ્વચાલિત બેકઅપ ગેરંટીથી અલગ બાબત છે — વ્યવસાયોએ હજુ પણ સીધી પુષ્ટિ કરવી જોઈએ કે શું બેકઅપ અથવા નિકાસ વિકલ્પો એક પ્રદાતા ઓફર કરે છે, તેના બદલે એકલા માળખું બેકઅપ સમાન છે.

વારંવાર પૂછાતા પ્રશ્નો

1. શું તમામ એકાઉન્ટિંગ સોફ્ટવેર આપમેળે ડેટાનો બેકઅપ લે છે? ના — આ પ્રદાતા અને યોજના દ્વારા નોંધપાત્ર રીતે બદલાય છે, તેથી તેને તપાસ્યા વિના ક્યારેય માની લેવું જોઈએ નહીં.

2. શું સોફ્ટવેરમાં ડેટા સ્ટોર કરવો એ બેકઅપ લેવા સમાન છે? જરૂરી નથી — સ્ટોરેજ એટલે તમારો ડેટા પ્રદાતાની સિસ્ટમ પર અસ્તિત્વમાં છે; બેકઅપ એટલે પુનઃપ્રાપ્ત નકલો અસ્તિત્વમાં છે જો કંઈક ખોટું થાય છે.

3. શું ફ્રી એકાઉન્ટિંગ સોફ્ટવેર પ્લાનમાં સામાન્ય રીતે ઓટોમેટિક બેકઅપનો સમાવેશ થાય છે? ચૂકવેલ યોજનાઓની તુલનામાં આપોઆપ બેકઅપ ઓછું સતત મફતમાં સમાવિષ્ટ છે, તેથી તેની સીધી પુષ્ટિ થવી જોઈએ.

4. જો મને ખાતરી ન હોય કે મારું સોફ્ટવેર ડેટા બેકઅપ લે છે કે નહીં તો મારે શું કરવું જોઈએ? પ્રદાતાના દસ્તાવેજો તપાસો અથવા સીધા પૂછો, અને તે દરમિયાન, સાવચેતી તરીકે સમયાંતરે તમારા ડેટાને મેન્યુઅલી નિકાસ કરો.

5. શું હું ડેટા ગુમાવી શકું છું ભલે તે એકાઉન્ટિંગ સોફ્ટવેરમાં સંગ્રહિત હોય? હા, જો ત્યાં કોઈ બેકઅપ મિકેનિઝમ નથી અને પ્રદાતાના છેડે અથવા તમારા એકાઉન્ટમાં કંઈક ખોટું થાય છે.

6. શું મેન્યુઅલ ડેટા નિકાસ ઓટોમેટિક બેકઅપ માટે સારો વિકલ્પ છે? તે વાજબી સાવચેતી છે, ખાસ કરીને જો તમને ખાતરી ન હોય કે તમારી યોજનામાં આપોઆપ બેકઅપ શામેલ છે કે નહીં.

7. શું એક કનેક્ટેડ સિસ્ટમનો ઉપયોગ એક્સેલની સરખામણીમાં ડેટા ગુમાવવાનું જોખમ ઘટાડે છે? તે એક જ ફાઇલના નુકસાનના જોખમને ઘટાડે છે જે બધું જ લૂછી જાય છે, જો કે તે બાંયધરીકૃત બેકઅપ સુવિધા જેવું નથી.

8. જો હું એકાઉન્ટિંગ સોફ્ટવેરનો ઉપયોગ કરવાનું બંધ કરું તો મારા ડેટાનું શું થશે? આ પ્રદાતા પર આધાર રાખે છે નીતિ - એક્સેસ ઉપલબ્ધ રહેશે એમ માની લેવા કરતાં તમને જરૂર હોય તે પહેલાં નિકાસ વિકલ્પોની તપાસ કરવી વધુ સલામત છે.

9. શું પેઇડ પ્લાન્સ પર મફત કરતાં બેકઅપ માટે વધુ વિશ્વાસ કરવો જોઈએ? ચૂકવેલ યોજનાઓમાં વધુ સામાન્ય રીતે મજબૂત બેકઅપ સુવિધાઓનો સમાવેશ થાય છે, પરંતુ માત્ર કિંમતના આધારે ધારણા કરવાને બદલે તેની પુષ્ટિ થવી જોઈએ.

10. સૉફ્ટવેર શું વચન આપે છે તે ધ્યાનમાં લીધા વિના સૌથી સુરક્ષિત આદત કઈ છે? સમયાંતરે નિકાસ કરો અથવા અન્યથા સ્વતંત્ર રીતે તમારા મુખ્ય વ્યવસાય રેકોર્ડ્સને સાચવો, પછી ભલે ગમે તે બેકઅપ સુવિધાઓની જાહેરાત કરવામાં આવે.