क्या लेखांकन सॉफ्टवेयर स्वचालित रूप से वित्तीय डेटा का बैकअप लेता है?

यह मान लेना आसान है कि एक बार जब वित्तीय डेटा नोटबुक के बजाय सॉफ़्टवेयर के अंदर रहता है, तो यह स्वचालित रूप से हानि से सुरक्षित हो जाता है। यह धारणा ठीक वहीं है जहां जोखिम छिपा है।

"स्वचालित बैकअप" एक विशिष्ट सुविधा है - ऐसा कुछ नहीं जो हर लेखांकन या बिलिंग उपकरण में डिफ़ॉल्ट रूप से शामिल होता है, और निश्चित रूप से ऐसा कुछ नहीं जो हर मुफ्त योजना प्रदान करता है। बिलिंग और अकाउंटिंग सॉफ्टवेयर चालान, भुगतान, स्टॉक और ग्राहक रिकॉर्ड को एक सिस्टम में व्यवस्थित करने में मदद करता है, लेकिन संगठन और बैकअप दो अलग-अलग चीजें हैं, और उन्हें भ्रमित करने से व्यवसाय का पता चले बिना ही उसका पर्दाफाश हो सकता है। विनिमय जीएसटी चालान, लेनदेन, इन्वेंट्री और व्यावसायिक रिकॉर्ड को अपने सिस्टम के भीतर संरचित रखता है, जो इस अंतर को समझने के लिए एक उपयोगी प्रारंभिक बिंदु है - लेकिन व्यवसायों को हमेशा प्रदाता के विशिष्ट बैकअप और निर्यात प्रथाओं की सीधे पुष्टि करनी चाहिए, क्योंकि ये विवरण समय के साथ बदलते और बदलते रहते हैं। यह मार्गदर्शिका बताती है कि "स्वचालित बैकअप" का वास्तव में क्या अर्थ है और स्वयं क्या जांचना है।

यह प्रश्न इतने सारे छोटे व्यवसायों को परेशान क्यों करता है?

व्यवसाय के मालिक अक्सर तर्क देते हैं, "यह अंदर है सॉफ्टवेयर अब, तो यह होना ही चाहिए कहीं बैकअप लिया जाए।" यह तर्कसंगत लगता है, लेकिन यह दो अलग-अलग चीजों को जोड़ता है - सॉफ़्टवेयर आपके वर्तमान डेटा को संग्रहीत करता है और सॉफ़्टवेयर (या प्रदाता) समय के साथ सक्रिय रूप से उस डेटा की पुनर्प्राप्त करने योग्य प्रतियां बनाता है, अगर कुछ गलत होता है।

क्या "स्वचालित बैकअप" का मतलब हर जगह एक ही है?

बिल्कुल नहीं। प्रदाता और योजना के आधार पर, "बैकअप" का अर्थ यह हो सकता है:

• प्रदाता स्वचालित रूप से आपके डेटा के नियमित, पुनर्प्राप्ति योग्य स्नैपशॉट सहेजता है

• आपका डेटा केवल प्रदाता के सर्वर पर संग्रहीत किया जाता है, उस एकल प्रति के अलावा कोई अलग बैकअप गारंटी नहीं होती है

• आपसे अपेक्षा की जाती है कि आप समय-समय पर अपने डेटा को अपने बैकअप के रूप में मैन्युअल रूप से निर्यात करें

ये सुरक्षा के अर्थपूर्ण रूप से भिन्न स्तर हैं, और यह हमेशा स्पष्ट नहीं होता है कि कौन सा सीधे जांच किए बिना लागू होता है।

मुफ़्त और सशुल्क योजनाओं के बीच क्या अंतर है

पूरे बाज़ार में, बैकअप-संबंधित सुविधाएँ योजना स्तर के अनुसार स्पष्ट रूप से भिन्न होती हैं:

यदि आप बैकअप मान लें और वह वहां नहीं है तो क्या होगा?

यदि कोई व्यवसाय मानता है कि स्वचालित बैकअप मौजूद है, लेकिन ऐसा नहीं है, तो जोखिम सबसे खराब समय पर दिखाई देता है - डेटा पहले ही खो जाने या दूषित होने के बाद, कोई पुनर्प्राप्ति योग्य संस्करण उपलब्ध नहीं होने के बाद। एक पेपर नोटबुक के विपरीत, जहां नुकसान कम से कम दृश्यमान और तत्काल होता है, डिजिटल सुरक्षा की गलत समझ का मतलब यह हो सकता है कि किसी व्यवसाय को तब तक एहसास नहीं होता है कि कुछ भी गायब है जब तक कि इसकी आवश्यकता न हो और खत्म न हो जाए।

आपको अनुमान लगाने के बजाय वास्तव में क्या जांचना चाहिए

1. सीधे पूछें (या प्रदाता के दस्तावेज़ की जाँच करें) कि क्या स्वचालित बैकअप शामिल हैं और किस योजना स्तर पर हैं

2. पुष्टि करें कि क्या आप मैन्युअल रूप से अपना डेटा निर्यात कर सकते हैं, और प्रदाता जो भी ऑफर करता है, उसकी परवाह किए बिना समय-समय पर ऐसा करें

3. समझें कि यदि आप सॉफ़्टवेयर को डाउनग्रेड करते हैं, रद्द करते हैं या उसका उपयोग बंद कर देते हैं तो आपके डेटा का क्या होता है

4. "यह क्लाउड में है" को "इसका बैकअप ले लिया गया है" के बराबर न समझें - ये अलग-अलग गारंटी हैं

एक संरचित प्रणाली इस जोखिम के बारे में क्या परिवर्तन करती है

बैकअप विशिष्टताओं के बावजूद, रिकॉर्ड को एक सिस्टम के भीतर कनेक्ट रखने से संबंधित जोखिम कम हो जाता है: संभावना है कि एक एकल फ़ाइल खोने से आपका संपूर्ण वित्तीय इतिहास एक ही बार में नष्ट हो जाता है, जो स्टैंडअलोन स्प्रेडशीट के साथ एक आम समस्या है।

• जीएसटी चालान, बिलिंग और लेनदेन रिकॉर्ड इन्हें एकल स्थानीय फ़ाइल के बजाय एक कनेक्टेड सिस्टम के हिस्से के रूप में बनाए रखा जाता है जो व्यक्तिगत रूप से खो सकती है या दूषित हो सकती है

• बही प्रबंधन प्रत्येक ग्राहक या विक्रेता के इतिहास को समेकित करता है, इसलिए यह बरकरार रहने वाले एक अलग दस्तावेज़ पर निर्भर नहीं है

• ग्राहक और विक्रेता प्रबंधन असंगत बैकअप स्थिति वाली फ़ाइलों में संपर्क विवरण को डुप्लिकेट करने के बजाय केंद्रीकृत रखता है

यह संरचनात्मक लाभ वास्तविक है, लेकिन यह स्वचालित बैकअप गारंटी से अलग चीज़ है - व्यवसायों को अभी भी सीधे इसकी पुष्टि करनी चाहिए बैकअप या निर्यात विकल्प केवल संरचना को बैकअप के बराबर मानने के बजाय एक प्रदाता ऑफर करता है।

अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्नों

1. क्या सभी लेखांकन सॉफ़्टवेयर स्वचालित रूप से डेटा का बैकअप लेते हैं? नहीं - यह प्रदाता और योजना के अनुसार काफी भिन्न होता है, इसलिए इसे बिना जांचे कभी भी मान नहीं लेना चाहिए।

2. क्या सॉफ़्टवेयर में डेटा संग्रहीत करना बैकअप रखने के समान है? जरूरी नहीं - भंडारण का मतलब है कि आपका डेटा प्रदाता के सिस्टम पर मौजूद है; बैकअप का मतलब है कि अगर कुछ गलत होता है तो पुनर्प्राप्त करने योग्य प्रतियां मौजूद हैं।

3. क्या मुफ़्त लेखांकन सॉफ़्टवेयर योजनाओं में आमतौर पर स्वचालित बैकअप शामिल होता है? भुगतान वाले प्लान की तुलना में मुफ्त प्लान में स्वचालित बैकअप कम शामिल होता है, इसलिए इसकी सीधे पुष्टि की जानी चाहिए।

4. यदि मुझे यकीन नहीं है कि मेरा सॉफ़्टवेयर डेटा का बैकअप लेता है या नहीं तो मुझे क्या करना चाहिए? प्रदाता के दस्तावेज़ की जाँच करें या सीधे पूछें, और इस बीच, सावधानी के तौर पर समय-समय पर अपना डेटा मैन्युअल रूप से निर्यात करें।

5. क्या मैं अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर में संग्रहीत डेटा खो सकता हूँ? हां, यदि कोई बैकअप तंत्र मौजूद नहीं है और प्रदाता की ओर से या आपके खाते में कुछ गलत हो जाता है।

6. क्या मैन्युअल डेटा निर्यात स्वचालित बैकअप का एक अच्छा विकल्प है? यह एक उचित सावधानी है, खासकर यदि आप अनिश्चित हैं कि आपकी योजना में स्वचालित बैकअप शामिल है या नहीं।

7. क्या एक्सेल की तुलना में एक कनेक्टेड सिस्टम का उपयोग करने से डेटा हानि का जोखिम कम हो जाता है? यह एक फ़ाइल के खो जाने के जोखिम को कम करता है और सब कुछ मिटा देता है, हालाँकि यह गारंटीशुदा बैकअप सुविधा के समान नहीं है।

8. यदि मैं अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर का उपयोग बंद कर दूं तो मेरे डेटा का क्या होगा? यह प्रदाता पर निर्भर करता है नीति - जरूरत पड़ने से पहले निर्यात विकल्पों की जांच करना यह मानने से अधिक सुरक्षित है कि पहुंच उपलब्ध रहेगी।

9. क्या बैकअप के लिए निःशुल्क योजनाओं की तुलना में सशुल्क योजनाओं पर अधिक भरोसा किया जाना चाहिए? भुगतान योजनाओं में आमतौर पर मजबूत बैकअप सुविधाएं शामिल होती हैं, लेकिन इसकी पुष्टि केवल कीमत के आधार पर मानने के बजाय की जानी चाहिए।

10. सॉफ़्टवेयर चाहे जो भी वादा करे, सबसे सुरक्षित आदत क्या है? अपने प्रमुख व्यावसायिक रिकॉर्ड को समय-समय पर निर्यात करना या अन्यथा स्वतंत्र रूप से सहेजना, भले ही बैकअप सुविधाओं का विज्ञापन किया गया हो।