अकाउंटिंग सॉफ्टवेअर स्वयंचलितपणे आर्थिक डेटाचा बॅकअप घेते का?

हे गृहीत धरणे सोपे आहे की एकदा आर्थिक डेटा नोटबुक ऐवजी सॉफ्टवेअरमध्ये राहतो, तो आपोआप नुकसानापासून सुरक्षित आहे. धोका कुठे लपतो तेच गृहितक.

"स्वयंचलित बॅकअप" हे एक विशिष्ट वैशिष्ट्य आहे — प्रत्येक अकाउंटिंग किंवा बिलिंग टूलमध्ये डीफॉल्टनुसार काही समाविष्ट नसते आणि प्रत्येक विनामूल्य योजना ऑफर करते असे नक्कीच नाही. बिलिंग आणि अकाउंटिंग सॉफ्टवेअर इन्व्हॉइस, पेमेंट्स, स्टॉक आणि ग्राहक रेकॉर्ड एका सिस्टीममध्ये आयोजित करण्यात मदत करते, परंतु संस्था आणि बॅकअप या दोन भिन्न गोष्टी आहेत आणि त्यांना गोंधळात टाकल्याने व्यवसाय उघड होऊ शकतो. विनिमय जीएसटी इनव्हॉइस, व्यवहार, इन्व्हेंटरी आणि व्यवसाय रेकॉर्ड त्याच्या सिस्टममध्ये संरचित ठेवते, जे हा फरक समजून घेण्यासाठी एक उपयुक्त प्रारंभिक बिंदू आहे — परंतु व्यवसायांनी नेहमी प्रदात्याच्या विशिष्ट बॅकअप आणि निर्यात पद्धतींची थेट पुष्टी केली पाहिजे, कारण हे तपशील बदलतात आणि काळानुसार बदलतात. हे मार्गदर्शक "स्वयंचलित बॅकअप" चा अर्थ काय आहे आणि स्वतःसाठी काय तपासायचे आहे ते खंडित करते.

हा प्रश्न अनेक लहान व्यवसायांवर का फिरतो

व्यवसाय मालक बऱ्याचदा तर्क करतात, "ते आत आहे सॉफ्टवेअर आता, म्हणून ते आवश्यक आहे कुठेतरी बॅकअप घ्या." हे तार्किक वाटते, परंतु ते दोन वेगळ्या गोष्टी एकत्र करते — तुमचा वर्तमान डेटा संचयित करणारे सॉफ्टवेअर आणि सॉफ्टवेअर (किंवा प्रदाता) वेळोवेळी त्या डेटाच्या पुनर्प्राप्त करण्यायोग्य प्रती सक्रियपणे तयार करतात, काहीतरी चूक झाल्यास.

"स्वयंचलित बॅकअप" चा अर्थ सर्वत्र समान गोष्ट आहे का?

अजिबात नाही. प्रदाता आणि योजनेवर अवलंबून, "बॅकअप" चा अर्थ असा असू शकतो:

• प्रदाता आपल्या डेटाचे नियमित, पुनर्प्राप्त करण्यायोग्य स्नॅपशॉट स्वयंचलितपणे जतन करतो

• तुमचा डेटा फक्त प्रदात्याच्या सर्व्हरवर संग्रहित केला जातो, त्या एकल कॉपीपलीकडे कोणतीही स्वतंत्र बॅकअप हमी नाही

• तुम्ही तुमचा डेटा वेळोवेळी स्वतःचा बॅकअप म्हणून मॅन्युअली एक्सपोर्ट करणे अपेक्षित आहे

हे संरक्षणाचे अर्थपूर्णपणे भिन्न स्तर आहेत आणि कोणते थेट तपासल्याशिवाय लागू होते हे नेहमीच स्पष्ट नसते.

विनामूल्य आणि सशुल्क योजनांमध्ये काय फरक आहे

संपूर्ण बाजारपेठेत, बॅकअप-संबंधित वैशिष्ट्ये योजना स्तरानुसार लक्षणीय भिन्न असतात:

आपण बॅकअप गृहीत धरल्यास आणि ते तेथे नसल्यास काय होते?

जर एखाद्या व्यवसायाने स्वयंचलित बॅकअप अस्तित्वात आहे असे गृहीत धरले असेल परंतु ते नसेल, तर जोखीम सर्वात वाईट संभाव्य वेळी दर्शविली जाते — डेटा आधीच गमावल्यानंतर किंवा दूषित झाल्यानंतर, कोणतीही पुनर्प्राप्त करण्यायोग्य आवृत्ती उपलब्ध नाही. कागदी नोटबुकच्या विपरीत, जेथे नुकसान कमीतकमी दृश्यमान आणि तात्काळ होते, डिजिटल सुरक्षिततेच्या चुकीच्या अर्थाचा अर्थ असा असू शकतो की व्यवसायाला त्याची गरज आणि संपेपर्यंत काहीही गहाळ आहे हे समजत नाही.

गृहीत धरण्यापेक्षा आपण प्रत्यक्षात काय तपासले पाहिजे

1. थेट विचारा (किंवा प्रदात्याचे दस्तऐवज तपासा) स्वयंचलित बॅकअप समाविष्ट आहेत की नाही आणि कोणत्या योजना स्तरावर आहेत

2. तुम्ही तुमचा स्वतःचा डेटा व्यक्तिचलितपणे निर्यात करू शकता की नाही याची पुष्टी करा आणि प्रदाता काय ऑफर करतो याची पर्वा न करता हे वेळोवेळी करा

3. तुम्ही डाउनग्रेड केल्यास, रद्द केल्यास किंवा सॉफ्टवेअर वापरणे बंद केल्यास तुमच्या डेटाचे काय होते ते समजून घ्या

4. "ते क्लाउडमध्ये आहे" हे "त्याचा बॅकअप घेतला आहे" च्या समतुल्य मानू नका - या वेगवेगळ्या हमी आहेत

या जोखमीबद्दल संरचित प्रणाली काय बदलते

बॅकअपच्या तपशीलांची पर्वा न करता, एका सिस्टीममध्ये जोडलेले रेकॉर्ड ठेवल्याने संबंधित जोखीम कमी होते: एक फाईल गमावल्यास तुमचा संपूर्ण आर्थिक इतिहास एकाच वेळी पुसून टाकण्याची शक्यता असते, जी स्टँडअलोन स्प्रेडशीट्सची एक सामान्य समस्या आहे.

• GST बीजक, बिलिंग आणि व्यवहार रेकॉर्ड वैयक्तिकरित्या हरवलेली किंवा दूषित होऊ शकणारी एकल स्थानिक फाइल ऐवजी एका कनेक्टेड सिस्टमचा भाग म्हणून ठेवली जाते

• खातेवही व्यवस्थापन प्रत्येक ग्राहकाचा किंवा विक्रेत्याचा इतिहास एकत्रित करते, त्यामुळे ते एका वेगळ्या दस्तऐवजावर अवलंबून नाही.

• ग्राहक आणि विक्रेता व्यवस्थापन विसंगत बॅकअप स्थिती असलेल्या फायलींमध्ये डुप्लिकेट करण्याऐवजी संपर्क तपशील केंद्रीकृत ठेवते

हा स्ट्रक्चरल फायदा खरा आहे, परंतु स्वयंचलित बॅकअप हमीपेक्षा ही वेगळी गोष्ट आहे — व्यवसायांनी अद्याप थेट पुष्टी करावी बॅकअप किंवा निर्यात पर्याय एक प्रदाता ऑफर करतो, ऐवजी फक्त रचना बॅकअप समान गृहीत धरते.

वारंवार विचारले जाणारे प्रश्न

1. सर्व अकाउंटिंग सॉफ्टवेअर डेटाचा स्वयंचलितपणे बॅकअप घेतो का? नाही — हे प्रदाता आणि योजनेनुसार लक्षणीयरीत्या बदलते, म्हणून ते तपासल्याशिवाय गृहीत धरू नये.

2. सॉफ्टवेअरमध्ये डेटा साठवणे हे बॅकअप घेण्यासारखेच आहे का? आवश्यक नाही — स्टोरेज म्हणजे तुमचा डेटा प्रदात्याच्या सिस्टमवर अस्तित्वात आहे; बॅकअप म्हणजे काहीतरी चूक झाल्यास पुनर्प्राप्त करण्यायोग्य प्रती अस्तित्वात आहेत.

3. मोफत अकाउंटिंग सॉफ्टवेअर योजनांमध्ये सहसा स्वयंचलित बॅकअप समाविष्ट असतो का? सशुल्क योजनांच्या तुलनेत स्वयंचलित बॅकअप कमी सुसंगतपणे विनामूल्य प्लॅनमध्ये समाविष्ट केला जातो, म्हणून त्याची थेट पुष्टी केली पाहिजे.

4. माझे सॉफ्टवेअर डेटा बॅकअप घेते की नाही याची मला खात्री नसल्यास मी काय करावे? प्रदात्याचे दस्तऐवज तपासा किंवा थेट विचारा आणि त्यादरम्यान, सावधगिरी म्हणून तुमचा डेटा वेळोवेळी मॅन्युअली एक्सपोर्ट करा.

5. मी डेटा गमावू शकतो जरी तो अकाउंटिंग सॉफ्टवेअरमध्ये संग्रहित आहे? होय, जर तेथे कोणतीही बॅकअप यंत्रणा नसेल आणि प्रदात्याच्या बाजूने किंवा तुमच्या खात्यात काहीतरी चूक झाली असेल.

6. स्वयंचलित बॅकअपसाठी मॅन्युअल डेटा निर्यात हा एक चांगला पर्याय आहे का? ही एक वाजवी खबरदारी आहे, विशेषत: तुमच्या प्लॅनमध्ये स्वयंचलित बॅकअप समाविष्ट आहे की नाही याची तुम्हाला खात्री नसल्यास.

7. एक्सेलच्या तुलनेत एक कनेक्टेड सिस्टम वापरल्याने डेटा गमावण्याचा धोका कमी होतो का? हे एकल फाईल नष्ट होण्याचा धोका कमी करते सर्वकाही पुसून टाकते, जरी ते गॅरंटीड बॅकअप वैशिष्ट्यासारखे नाही.

8. मी अकाउंटिंग सॉफ्टवेअर वापरणे बंद केल्यास माझ्या डेटाचे काय होईल? या प्रदात्यावर अवलंबून आहे धोरण — तुम्हाला गरजेपुर्वी निर्यात पर्याय तपासणे प्रवेश उपलब्ध राहील असे गृहीत धरण्यापेक्षा अधिक सुरक्षित आहे.

9. मोफत योजनांपेक्षा बॅकअपसाठी सशुल्क योजनांवर अधिक विश्वास ठेवला पाहिजे का? सशुल्क योजनांमध्ये अधिक सामान्यपणे मजबूत बॅकअप वैशिष्ट्ये समाविष्ट असतात, परंतु केवळ किंमतीच्या आधारावर गृहित धरण्याऐवजी याची पुष्टी केली पाहिजे.

10. सॉफ्टवेअरने कोणते वचन दिले आहे याची पर्वा न करता सर्वात सुरक्षित सवय कोणती आहे? कोणत्या बॅकअप वैशिष्ट्यांची जाहिरात केली जाते याची पर्वा न करता, वेळोवेळी निर्यात करणे किंवा अन्यथा स्वतंत्रपणे आपले प्रमुख व्यवसाय रेकॉर्ड जतन करणे.