கணக்கியல் மென்பொருள் தானாகவே நிதித் தரவை காப்புப் பிரதி எடுக்குமா?

ஒரு நோட்புக்கிற்குப் பதிலாக மென்பொருளுக்குள் நிதித் தரவு வாழ்ந்தவுடன், அது தானாகவே இழப்பிலிருந்து பாதுகாப்பாக இருக்கும் என்று கருதுவது எளிது. ஆபத்து மறைந்திருக்கும் இடத்தில்தான் அந்த அனுமானம் உள்ளது.

"தானியங்கி காப்புப்பிரதி" என்பது ஒரு குறிப்பிட்ட அம்சம் — ஒவ்வொரு கணக்கியல் அல்லது பில்லிங் கருவியும் முன்னிருப்பாக உள்ளடக்கியது அல்ல, நிச்சயமாக ஒவ்வொரு இலவசத் திட்டமும் வழங்குவதில்லை. பில்லிங் மற்றும் கணக்கியல் மென்பொருள் ஒரு அமைப்பில் இன்வாய்ஸ்கள், பணம் செலுத்துதல்கள், பங்கு மற்றும் வாடிக்கையாளர் பதிவுகளை ஒழுங்கமைக்க உதவுகிறது, ஆனால் அமைப்பு மற்றும் காப்புப்பிரதி இரண்டு வெவ்வேறு விஷயங்கள், மேலும் அவற்றை குழப்புவது வணிகத்தை அறியாமலேயே வெளிப்படும். வினிமய் GST இன்வாய்ஸ்கள், பரிவர்த்தனைகள், சரக்குகள் மற்றும் வணிகப் பதிவுகள் ஆகியவற்றை அதன் அமைப்பிற்குள் கட்டமைக்க வைக்கிறது, இது இந்த வேறுபாட்டைப் புரிந்துகொள்வதற்கான ஒரு பயனுள்ள தொடக்க புள்ளியாகும் - ஆனால் வணிகங்கள் எப்போதும் வழங்குநரின் குறிப்பிட்ட காப்பு மற்றும் ஏற்றுமதி நடைமுறைகளை நேரடியாக உறுதிப்படுத்த வேண்டும், ஏனெனில் இந்த விவரங்கள் மாறுபடும் மற்றும் காலப்போக்கில் மாறும். இந்த வழிகாட்டி "தானியங்கி காப்புப்பிரதி" உண்மையில் என்ன அர்த்தம் மற்றும் உங்களை நீங்களே சரிபார்க்க வேண்டும்.

இந்த கேள்வி ஏன் பல சிறு வணிகங்களை நோக்கி செல்கிறது

வணிக உரிமையாளர்கள் அடிக்கடி நியாயப்படுத்துகிறார்கள், "இது உள்ளது மென்பொருள் இப்போது, ​​அது வேண்டும் எங்காவது காப்புப் பிரதி எடுக்கப்படும்." இது தர்க்கரீதியானதாக உணர்கிறது, ஆனால் இது இரண்டு தனித்தனி விஷயங்களை ஒன்றிணைக்கிறது - உங்கள் தற்போதைய தரவைச் சேமிக்கும் மென்பொருள் மற்றும் மென்பொருள் (அல்லது வழங்குநர்) காலப்போக்கில், ஏதேனும் தவறு நடந்தால், அந்தத் தரவின் மீட்டெடுக்கக்கூடிய நகல்களை தீவிரமாக உருவாக்குகிறது.

"தானியங்கி காப்புப்பிரதி" என்பது எல்லா இடங்களிலும் ஒரே பொருளைக் குறிக்கிறதா?

இல்லவே இல்லை. வழங்குநர் மற்றும் திட்டத்தைப் பொறுத்து, "காப்புப்பிரதி" என்பதன் பொருள்:

• உங்கள் தரவின் வழக்கமான, மீட்டெடுக்கக்கூடிய ஸ்னாப்ஷாட்களை வழங்குநர் தானாகவே சேமிக்கிறார்

• உங்கள் தரவு வழங்குநரின் சேவையகங்களில் சேமிக்கப்படும், அந்த ஒற்றை நகலைத் தாண்டி தனி காப்புப்பிரதி உத்தரவாதம் இல்லை

• உங்கள் சொந்த காப்புப்பிரதியாக அவ்வப்போது உங்கள் தரவை கைமுறையாக ஏற்றுமதி செய்வீர்கள் என்று எதிர்பார்க்கப்படுகிறது

இவை அர்த்தமுள்ள விதத்தில் வெவ்வேறு அளவிலான பாதுகாப்பாகும், மேலும் நேரடியாகச் சரிபார்க்காமல் எது பொருந்தும் என்பது எப்போதும் தெளிவாகத் தெரியவில்லை.

இலவச மற்றும் கட்டண திட்டங்களுக்கு இடையே என்ன மாறுபடுகிறது

சந்தை முழுவதும், காப்புப் பிரதி தொடர்பான அம்சங்கள் திட்ட அடுக்கு மூலம் குறிப்பிடத்தக்க வகையில் வேறுபடுகின்றன:

நீங்கள் காப்புப்பிரதி எடுத்துக்கொண்டால், அது இல்லை என்றால் என்ன நடக்கும்?

ஒரு வணிகமானது தானியங்கு காப்புப்பிரதி இருப்பதாகக் கருதினாலும் அது இல்லை என்றால், ஆபத்து மிக மோசமான நேரத்தில் தோன்றும் - தரவு ஏற்கனவே தொலைந்து அல்லது சிதைந்த பிறகு, மீட்டெடுக்கக்கூடிய பதிப்பு எதுவும் இல்லை. ஒரு காகித நோட்புக் போலல்லாமல், இழப்பு குறைந்த பட்சம் தெரியும் மற்றும் உடனடியாக இருக்கும், டிஜிட்டல் பாதுகாப்பு ஒரு தவறான உணர்வு ஒரு வணிக அது தேவை மற்றும் மறைந்து வரை எதையும் காணவில்லை என்று அர்த்தம்.

யூகிப்பதை விட, நீங்கள் உண்மையில் என்ன சரிபார்க்க வேண்டும்

1. தானியங்கு காப்புப்பிரதிகள் சேர்க்கப்பட்டுள்ளதா மற்றும் எந்த திட்ட அடுக்கில் உள்ளதா என்பதை நேரடியாகக் கேளுங்கள் (அல்லது வழங்குநரின் ஆவணங்களைச் சரிபார்க்கவும்).

2. உங்கள் சொந்த தரவை கைமுறையாக ஏற்றுமதி செய்ய முடியுமா என்பதை உறுதிசெய்து, வழங்குநர் என்ன வழங்குகிறார் என்பதைப் பொருட்படுத்தாமல் அவ்வப்போது இதைச் செய்யுங்கள்

3. மென்பொருளை நீங்கள் தரமிறக்கினால், ரத்துசெய்தால் அல்லது பயன்படுத்துவதை நிறுத்தினால் உங்கள் தரவு என்னவாகும் என்பதைப் புரிந்து கொள்ளுங்கள்

4. "இது மேகக்கணியில் உள்ளது" என்பதை "இது காப்புப் பிரதி எடுக்கப்பட்டது" என்பதற்குச் சமமாக கருத வேண்டாம் - இவை வெவ்வேறு உத்தரவாதங்கள்

இந்த அபாயத்தைப் பற்றி ஒரு கட்டமைக்கப்பட்ட அமைப்பு என்ன மாற்றுகிறது

காப்புப்பிரதி விவரங்கள் எதுவாக இருந்தாலும், ஒரே கணினியில் பதிவுகளை இணைத்து வைத்திருப்பது தொடர்புடைய ஆபத்தைக் குறைக்கிறது: ஒரு கோப்பை இழப்பது உங்கள் முழு நிதி வரலாற்றையும் ஒரே நேரத்தில் அழிக்கும் வாய்ப்பு, இது தனித்த விரிதாள்களின் பொதுவான பிரச்சனையாகும்.

• GST இன்வாய்சிங், பில்லிங் மற்றும் பரிவர்த்தனை பதிவுகள் தனித்தனியாக இழக்கப்படும் அல்லது சிதைக்கக்கூடிய ஒரு உள்ளூர் கோப்பைக் காட்டிலும் இணைக்கப்பட்ட அமைப்பின் ஒரு பகுதியாகப் பராமரிக்கப்படுகின்றன

• லெட்ஜர் மேலாண்மை ஒவ்வொரு வாடிக்கையாளரின் அல்லது விற்பனையாளரின் வரலாற்றையும் ஒருங்கிணைக்கிறது, எனவே அது அப்படியே எஞ்சியிருக்கும் ஒரு தனிமைப்படுத்தப்பட்ட ஆவணத்தைச் சார்ந்தது அல்ல

• வாடிக்கையாளர் மற்றும் விற்பனையாளர் மேலாண்மை சீரற்ற காப்புப் பிரதி நிலையுடன் கோப்புகள் முழுவதும் நகல் எடுக்கப்படுவதற்குப் பதிலாக தொடர்பு விவரங்களை மையப்படுத்துகிறது

இந்த கட்டமைப்பு நன்மை உண்மையானது, ஆனால் இது ஒரு தானியங்கி காப்புப்பிரதி உத்தரவாதத்திலிருந்து வேறுபட்டது - வணிகங்கள் இன்னும் நேரடியாக உறுதிப்படுத்த வேண்டும் காப்பு அல்லது ஏற்றுமதி விருப்பங்கள் கட்டமைப்பை மட்டும் காப்புப்பிரதிக்கு சமம் என்று கருதுவதை விட வழங்குநர் வழங்குகிறது.

அடிக்கடி கேட்கப்படும் கேள்விகள்

1. அனைத்து கணக்கியல் மென்பொருளும் தானாகவே தரவை காப்புப் பிரதி எடுக்குமா? இல்லை - இது வழங்குநர் மற்றும் திட்டத்தால் கணிசமாக மாறுபடும், எனவே சரிபார்க்காமல் இதை ஒருபோதும் கருதக்கூடாது.

2. மென்பொருளில் தரவைச் சேமிப்பது காப்புப் பிரதி எடுப்பதற்குச் சமமா? அவசியமில்லை — சேமிப்பகம் என்பது வழங்குநரின் கணினியில் உங்கள் தரவு உள்ளது; காப்புப்பிரதி என்பது ஏதேனும் தவறு நடந்தால் மீட்டெடுக்கக்கூடிய பிரதிகள் உள்ளன.

3. இலவச கணக்கியல் மென்பொருள் திட்டங்களில் பொதுவாக தானியங்கி காப்புப்பிரதி உள்ளதா? கட்டணம் செலுத்திய திட்டங்களுடன் ஒப்பிடும்போது, ​​இலவசத் திட்டங்களில் தானியங்கி காப்புப் பிரதி குறைவாகவே சேர்க்கப்பட்டுள்ளது, எனவே இது நேரடியாக உறுதிப்படுத்தப்பட வேண்டும்.

4. எனது மென்பொருள் தரவை காப்புப் பிரதி எடுக்கிறதா என உறுதியாக தெரியாவிட்டால் நான் என்ன செய்ய வேண்டும்? வழங்குநரின் ஆவணங்களைச் சரிபார்க்கவும் அல்லது நேரடியாகக் கேட்கவும், இதற்கிடையில், முன்னெச்சரிக்கையாக உங்கள் தரவை அவ்வப்போது கைமுறையாக ஏற்றுமதி செய்யவும்.

5. கணக்கியல் மென்பொருளில் தரவு சேமிக்கப்பட்டாலும் நான் அதை இழக்க முடியுமா? ஆம், காப்புப்பிரதி இயக்கம் எதுவும் இல்லை மற்றும் வழங்குநரின் முடிவில் அல்லது உங்கள் கணக்கில் ஏதேனும் தவறு நடந்தால்.

6. தானியங்கி காப்புப்பிரதிக்கு கைமுறை தரவு ஏற்றுமதி ஒரு நல்ல மாற்றாக உள்ளதா? இது ஒரு நியாயமான முன்னெச்சரிக்கையாகும், குறிப்பாக உங்கள் திட்டத்தில் தானியங்கு காப்புப்பிரதி சேர்க்கப்பட்டுள்ளதா என்பது உங்களுக்குத் தெரியாவிட்டால்.

7. எக்செல் உடன் ஒப்பிடும்போது இணைக்கப்பட்ட ஒரு அமைப்பைப் பயன்படுத்துவது தரவு இழப்பு அபாயத்தைக் குறைக்குமா? இது ஒரு உத்தரவாதமான காப்புப்பிரதி அம்சமாக இல்லாவிட்டாலும், ஒரு கோப்பு இழப்பின் அபாயத்தைக் குறைக்கிறது.

8. நான் கணக்கியல் மென்பொருளைப் பயன்படுத்துவதை நிறுத்தினால் எனது தரவு என்னவாகும்? இது வழங்குநரைப் பொறுத்தது கொள்கை — ஏற்றுமதி விருப்பத்தேர்வுகள் தேவைப்படுவதற்கு முன் அவற்றைச் சரிபார்ப்பது, அணுகல் இருக்கும் என்று கருதுவதை விட பாதுகாப்பானது.

9. இலவச திட்டங்களைக் காட்டிலும், பணம் செலுத்திய திட்டங்களைக் காப்புப் பிரதி எடுப்பதற்கு அதிகமாக நம்ப வேண்டுமா? கட்டணத் திட்டங்களில் பொதுவாக வலுவான காப்புப்பிரதி அம்சங்கள் அடங்கும், ஆனால் இது விலையை மட்டும் அடிப்படையாகக் கொள்ளாமல் உறுதிப்படுத்தப்பட வேண்டும்.

10. எந்த மென்பொருள் வாக்குறுதி அளித்தாலும் பாதுகாப்பான பழக்கம் எது? எந்த காப்புப்பிரதி அம்சங்கள் விளம்பரப்படுத்தப்பட்டாலும், உங்கள் முக்கிய வணிகப் பதிவுகளை அவ்வப்போது ஏற்றுமதி செய்தல் அல்லது சுயாதீனமாகச் சேமித்தல்.