શું એકાઉન્ટિંગ સૉફ્ટવેર મને મારા વ્યવસાય પ્રદર્શનને સમજવામાં મદદ કરી શકે છે? હા, પરંતુ માત્ર જો સોફ્ટવેર ખરેખર મેળવે છે તમારા વ્યવહારો સચોટ રીતે કરો-અન્યથા તમે અપૂર્ણ ડેટા પર બનેલા સુંદર નંબરો જોઈ રહ્યાં છો.
વ્યવસાય પ્રદર્શન એક નંબર નથી. તે એ વસ્તુઓનું સંયોજન: શું વેચાણ વધી રહ્યું છે કે સપાટ, શું ગ્રાહકો સમયસર ચૂકવણી કરી રહ્યા છે, શું સ્ટોક ખસેડી રહ્યો છે અથવા મરી રહ્યો છે, અને શું ખરેખર ખર્ચ પછી પૈસા બાકી છે? સૉફ્ટવેર આ બધાને સંપૂર્ણપણે સપાટી પર લાવી શકે છે — પરંતુ ફક્ત તે ડેટામાંથી જે પ્રથમ સ્થાને યોગ્ય રીતે અને સતત દાખલ કરવામાં આવ્યો હતો. કોઈ સાધન જાદુઈ રીતે તમારા વ્યવસાયને તમે ફીડ કરેલા રેકોર્ડ્સ કરતાં વધુ સારી રીતે સમજી શકશે નહીં.
ચાલો જાણીએ કે નાના વ્યવસાય માટે "સમજણ પ્રદર્શન" નો ખરેખર અર્થ શું છે, શા માટે મોટાભાગના માલિકોને એવું લાગે છે કે તેઓ સૉફ્ટવેરની જગ્યાએ પણ અનુમાન લગાવી રહ્યાં છે, અને ત્યાં પહોંચવામાં વિનિમય ખાસ કરીને શું ભૂમિકા ભજવે છે.
ખરેખર "પ્રદર્શન" નો અર્થ રોજેરોજ શું થાય છે
એક સેકન્ડ માટે કલકલ ભૂલી જાઓ. જ્યારે કોઈ દુકાન માલિક અથવા નાના વેપારી કહે છે, "મારો વ્યવસાય કેવો ચાલે છે તે સમજવા માંગુ છું," ત્યારે તેનો સામાન્ય રીતે આમાંથી એક અર્થ થાય છે:
શું હું ગયા મહિના કરતાં વધુ કે ઓછું વેચાણ કરું છું?
કયા ગ્રાહકો અથવા ઉત્પાદનો ખરેખર મારા સમય માટે યોગ્ય છે?
શું કોઈને ચૂકવણી કરવામાં મોડું થયું છે અને ત્યાં કેટલું અટવાયું છે?
શું મારો સ્ટોક આગળ વધી રહ્યો છે, અથવા હું ડેડ ઇન્વેન્ટરી પર બેઠો છું?
બધું પછી, શું હું વાસ્તવમાં પૈસા રાખું છું અથવા ફક્ત તેને ખસેડી રહ્યો છું?
આમાંથી કોઈને જવાબ આપવા માટે ફાયનાન્સ ડિગ્રીની જરૂર નથી. તેમને સુસંગત, જોડાયેલા રેકોર્ડની જરૂર છે — અને તે જ જગ્યાએ મોટા ભાગના નાના વ્યવસાયો ઓછા પડે છે, કારણ કે ખ્યાલ મુશ્કેલ નથી, પરંતુ ડેટા પાંચ અલગ અલગ સ્થળોએ રહે છે.
શા માટે તમારી પાસે પહેલેથી જ સૉફ્ટવેર છે અને હજી પણ ખોવાયેલો અનુભવો છો
અહીં ધ્યાન આપવા યોગ્ય પેટર્ન છે: પુષ્કળ નાના ઉદ્યોગો પહેલેથી ઉપયોગ કરો કેટલાક બિલિંગ ટૂલનો પ્રકાર અને હજુ પણ એવું લાગે છે કે તેઓ ખરેખર કેવી રીતે કરી રહ્યાં છે તે તેઓ જાણતા નથી. તે સામાન્ય રીતે સોફ્ટવેર નિષ્ફળતા નથી — તે ડેટા-શિસ્ત સમસ્યા છે.
ઇન્વૉઇસ બનાવવામાં આવે છે, પરંતુ તેમાંથી અડધા "હાલ માટે" હસ્તલિખિત છે અને પછીથી દાખલ કરવામાં આવે છે, અથવા ક્યારેય નહીં.
ચુકવણીઓ રોકડ, UPI અને બેંક ટ્રાન્સફર દ્વારા આવે છે, અને માત્ર અમુક જ યોગ્ય ઇન્વૉઇસ સામે લૉગ ઇન થાય છે.
સપ્લાયરો પાસેથી ખરીદી રોકડમાં ચૂકવવામાં આવે છે અને સિસ્ટમમાંથી સંપૂર્ણપણે છોડી દેવામાં આવે છે.
સ્ટોક ગણતરીઓ મહિનામાં એકવાર હાથથી થાય છે, જે સોફ્ટવેર વેચવામાં આવ્યું હતું તેમાંથી ડિસ્કનેક્ટ થઈ જાય છે.
સૉફ્ટવેર ફક્ત તે જ પ્રતિબિંબિત કરી શકે છે જે ખરેખર તેમાં મૂકવામાં આવ્યું છે. જો તમારા અડધા વ્યવહારો ક્યારેય તેમાં પ્રવેશી શકતા નથી, તો "પ્રદર્શન" ચિત્ર તે બતાવે છે કે તમે શ્રેષ્ઠ રીતે અડધા-સાચા છો — ઘણી વખત ખરાબ, કારણ કે અડધી-સાચી સંખ્યા અનુમાન કરતાં વધુ વિશ્વાસપાત્ર લાગે છે, અને તે ખોટો વિશ્વાસ બિલકુલ તપાસવા કરતાં જોખમી છે.
ધી નંબર્સ વર્થ વોચિંગ, અને તેઓ ખરેખર તમને શું કહી રહ્યાં છે
આમાંના કોઈપણને જટિલ ડેશબોર્ડની જરૂર નથી - તેમને અંતર્ગત વ્યવહારો સંપૂર્ણ અને સચોટ હોવા જરૂરી છે. એક સરળ વેચાણ અહેવાલ વધુ ઉપયોગી છે જ્યારે તે તમારા વાસ્તવિક વેચાણના 100%ને પ્રતિબિંબિત કરે છે જ્યારે તેમાંથી 60% પર બનેલા અત્યાધુનિક દેખાતા ચાર્ટ કરતાં.
ડેટા ખરેખર ક્યાંથી આવે છે
આ તે ભાગ છે જે નાના વ્યવસાયો માટે "વ્યાપાર બુદ્ધિ" વિશેની મોટાભાગની વાર્તાલાપમાં છોડવામાં આવે છે - આંતરદૃષ્ટિ એટલી જ સારી છે જેટલી તેની પાછળ રેકોર્ડિંગની આદત. શું સૉફ્ટવેર તમને કાર્યપ્રદર્શન સમજવામાં મદદ કરી શકે છે તે પૂછતા પહેલાં, તે પૂછવા યોગ્ય છે: શું દરેક વેચાણ, દરેક ચુકવણી અને દરેક ખરીદી વાસ્તવમાં એક જ સિસ્ટમમાં, સતત ચાલે છે?
જો જવાબ હા છે, તો મૂળભૂત અહેવાલો પણ તમને મોટા ભાગના માલિકો હાલમાં તેમના પોતાના વ્યવસાય વિશે જાણે છે તેના કરતાં વધુ કહેશે. જો જવાબ "મોટાભાગે, રોકડ સામગ્રી સિવાય" હોય તો - તે અંતર સામાન્ય રીતે બરાબર છે જ્યાં સૌથી મોટી આશ્ચર્ય છુપાય છે, સારા અને ખરાબ બંને.
આ ચિત્રમાં વિનિમયનો ભાગ
વિનિમયની અપૂર્ણ ડેટાની ટોચ પર એનાલિટિક્સ ડેશબોર્ડનું વચન આપવાને બદલે, રેકોર્ડિંગની આદતને યોગ્ય બનાવવા માટે અભિગમ બનાવવામાં આવે છે. વેચાણ, ખરીદી, રસીદો અને ચૂકવણીઓ તમારા ગ્રાહક અને વિક્રેતા ખાતાઓ સામે લૉગ કરવામાં આવે છે કારણ કે વ્યવહારો ખરેખર થાય છે.
દરેક ઇન્વૉઇસ પર યોગ્ય રીતે લાગુ GST સાથે. કારણ કે ચુકવણીઓ અલગથી નોંધવાને બદલે સમાન ઇન્વૉઇસ સામે ટ્રૅક કરવામાં આવે છે, તમારી બાકી બેલેન્સ મેન્યુઅલ ગણતરીની જરૂરિયાતને બદલે વાસ્તવિક સમયમાં ચોક્કસ રહે છે. વિનિમયની પોતાની પ્રોડક્ટની માહિતી તમને તમારી નાણાકીય પ્રવૃત્તિમાં વાસ્તવિક-સમયની દૃશ્યતા આપવાનું વર્ણન કરે છે-જેનો અર્થ એ છે કે તમે જે વ્યવહારો રેકોર્ડ કરો છો તે તરત જ પ્રતિબિંબિત થાય છે, દિવસો કે અઠવાડિયા પછી ચિત્રમાં સંકલિત નથી.
તેણે કહ્યું, તે અવકાશ વિશે ચોક્કસ હોવું યોગ્ય છે: આ સચોટ ટ્રાન્ઝેક્શન રેકોર્ડિંગથી બનેલી દૃશ્યતા છે, વલણની આગાહી, કસ્ટમ KPI ડેશબોર્ડ્સ અથવા સ્વચાલિત પર્ફોર્મન્સ સ્કોરિંગ સાથેનો સંપૂર્ણ બિઝનેસ-ઈન્ટેલિજન્સ સ્યુટ નથી - તેમાંથી કોઈ પણ વિનિમયના હાલમાં પુષ્ટિ થયેલ ફીચર સેટનો ભાગ નથી. તે શું પુષ્ટિ કરે છે તે પાયો છે કે કોઈપણ વાસ્તવિક પ્રદર્શન સમજ તેના પર નિર્ભર કરે છે: તમે જે વેચ્યું, ખરીદ્યું અને એકત્રિત કર્યું તેના સંપૂર્ણ, સચોટ, જોડાયેલા રેકોર્ડ્સ.
જો તમે કંઈપણ નક્કી કરતા પહેલા ઇન્વોઇસિંગ અને ટ્રાન્ઝેક્શન રેકોર્ડિંગ ખરેખર કેવી રીતે કામ કરે છે તે જોવા માંગતા હો, તો વિનિમયનું મફત સાધન તમને 5 સુધી જનરેટ કરવા દે છે. GST-સુસંગત ઇન્વૉઇસેસ ખાતાની જરૂર વગર.
[વિનિમય સાથે તમારું પ્રથમ ઇન્વૉઇસ મફત બનાવો]
બોટમ લાઇન
સૉફ્ટવેર તમારા વ્યવસાયને સમજી શકતું નથી — તમે તેમાં સતત જે કંઈપણ મૂકો છો તે તે પ્રતિબિંબિત કરે છે. જે વ્યવસાયો ખરેખર તેમના પ્રદર્શન પર નિયંત્રણ અનુભવે છે તે ફેન્સી રિપોર્ટ્સ ધરાવતા નથી; તેઓ એવા છે જેમના રોજિંદા વેચાણ, ખરીદી અને ચૂકવણીઓ સંપૂર્ણ રીતે રેકોર્ડ કરવામાં આવે છે અને એકબીજા સાથે જોડાયેલા હોય છે. પહેલા તે આદત મેળવો, અને એક મૂળભૂત રિપોર્ટ પણ તમને હાલમાં જાણતા હોય તેના કરતાં વધુ જણાવશે. તે આદતને ઠીક કરતા પહેલા એક અત્યાધુનિક ડેશબોર્ડનો પીછો કરો, અને તમે ફક્ત જોઈ જ જશો વિશ્વાસુ દેખાતું સંખ્યાઓ જે વાસ્તવમાં સાચી નથી.
બિલિંગ અને સ્ટોકને કનેક્ટ કરવા માટે તૈયાર છો?
સામાન્ય પ્રશ્નો
શું એકાઉન્ટિંગ સૉફ્ટવેરનો આપમેળે ઉપયોગ કરવાનો અર્થ છે કે હું મારા વ્યવસાયને વધુ સારી રીતે સમજી શકીશ?
ઑટોમૅટિક રીતે નહીં—માત્ર જો તેમાં દાખલ થયેલા વ્યવહારો સંપૂર્ણ અને સચોટ હોય. સોફ્ટવેર પ્રતિબિંબિત કરે છે તે શું આપવામાં આવે છે; તે તમારી રેકોર્ડકીપિંગ ટેવમાં પોતાની મેળે અવકાશ ભરતું નથી.
મારો વ્યવસાય કેવી રીતે ચાલી રહ્યો છે તેની વાસ્તવિક સમજ મેળવવાની સૌથી ઝડપી રીત કઈ છે?
સતત નોંધાયેલી ત્રણ વસ્તુઓથી પ્રારંભ કરો: દરેક વેચાણ, તેની સામે મળેલી દરેક ચુકવણી અને કરવામાં આવેલી દરેક ખરીદી. એકવાર તે ત્રણ વિશ્વાસપાત્ર થઈ જાય, પછી એક સરળ સારાંશ પણ તમને મોટાભાગના માલિકો તેમના માથામાં ટ્રૅક કરે છે તેના કરતાં વધુ કહે છે.
હું બિલિંગ સૉફ્ટવેરનો ઉપયોગ કરું છું તેમ છતાં હું મારા નંબરો વિશે શા માટે મૂંઝવણ અનુભવું છું?
સામાન્ય રીતે કારણ કે કેટલાક વ્યવહારો - ઘણીવાર રોકડ ખરીદી અથવા અનૌપચારિક ચુકવણીઓ - તેને સિસ્ટમમાં બનાવતા નથી, તેથી સોફ્ટવેરનું ચિત્ર તમને સમજ્યા વિના અધૂરું છે.
શું વિનિમય મને મારા વ્યવસાય વિશે વલણો અથવા આગાહીઓ બતાવી શકે છે?
તે તેની હાલમાં પુષ્ટિ થયેલ ક્ષમતાનો ભાગ નથી. તે જે પ્રદાન કરે છે તે સચોટ, રીઅલ-ટાઇમ ટ્રાન્ઝેક્શન રેકોર્ડિંગ છે — વેચાણ, ખરીદી, ચૂકવણી અને બાકી — જે પાયાની કોઈપણ વલણ વિશ્લેષણ આખરે વિશ્વસનીય હોવું જરૂરી છે.
શું ગ્રાહકનો બાકી અહેવાલ ખરેખર પ્રદર્શન મેટ્રિક છે?
હા, અને અંડરરેટેડ એક - વ્યવસાય એવું દેખાઈ શકે છે કે તે વેચાણમાં વધી રહ્યો છે જ્યારે તે ખરેખર જે બિલ ચૂકવે છે તેમાંથી ઓછું અને ઓછું એકત્ર કરે છે, અને જો બાકીની રકમ યોગ્ય રીતે ટ્રૅક કરવામાં આવે તો જ તે તફાવત દેખાય છે.
Related Topics
Published by admin
Our editorial and compliance specialists create practical guides, tax calculation rules, and operational strategies to empower Indian small business owners and accountants.
