क्या अकाउंटिंग सॉफ्टवेयर मुझे अपने व्यावसायिक प्रदर्शन को समझने में मदद कर सकता है? हाँ, लेकिन केवल अगर सॉफ्टवेयर वास्तव में कैप्चर करता है आपका लेन-देन सटीक है—अन्यथा आप केवल अधूरे डेटा पर बनी सुंदर संख्याएँ देख रहे हैं।
व्यावसायिक प्रदर्शन कोई एक संख्या नहीं है. यह है एक चीजों का संयोजन: क्या बिक्री बढ़ रही है या स्थिर है, क्या ग्राहक समय पर भुगतान कर रहे हैं, क्या स्टॉक बढ़ रहा है या निष्क्रिय पड़ा हुआ है, और क्या लागत के बाद पैसा वास्तव में बचा हुआ है? सॉफ़्टवेयर पूरी तरह से यह सब सामने ला सकता है - लेकिन केवल उस डेटा से जो पहली बार में सही ढंग से और लगातार दर्ज किया गया था। कोई भी टूल जादुई रूप से आपके व्यवसाय को आपके द्वारा उसे दिए गए रिकॉर्ड से बेहतर नहीं समझ पाएगा।
आइए देखें कि एक छोटे व्यवसाय के लिए "प्रदर्शन को समझना" का वास्तव में क्या मतलब है, अधिकांश मालिकों को ऐसा क्यों लगता है कि वे सॉफ़्टवेयर के साथ भी अनुमान लगा रहे हैं, और विनिमय विशेष रूप से वहां पहुंचने में क्या भूमिका निभाता है।
"प्रदर्शन" का वास्तव में दिन-प्रतिदिन क्या मतलब है
एक सेकंड के लिए शब्दजाल भूल जाओ. जब कोई दुकान का मालिक या छोटा व्यापारी कहता है, "मैं समझना चाहता हूं कि मेरा व्यवसाय कैसा चल रहा है," तो उनका आमतौर पर इनमें से एक मतलब होता है:
क्या मैं पिछले महीने से अधिक या कम बेच रहा हूँ?
कौन से ग्राहक या उत्पाद वास्तव में मेरे समय के लायक हैं?
क्या किसी को भुगतान में देरी हो रही है, और कितना पैसा फंसा हुआ है?
क्या मेरा स्टॉक बढ़ रहा है, या क्या मैं ख़त्म हो चुकी इन्वेंट्री पर बैठा हूँ?
सब कुछ के बाद, क्या मैं वास्तव में पैसा रख रहा हूँ या बस इसे इधर-उधर घुमा रहा हूँ?
इनमें से किसी को भी उत्तर देने के लिए वित्त डिग्री की आवश्यकता नहीं है। उन्हें सुसंगत, जुड़े रिकॉर्ड की आवश्यकता होती है - और यही वह जगह है जहां अधिकांश छोटे व्यवसाय असफल हो जाते हैं, इसलिए नहीं कि अवधारणा कठिन है, बल्कि इसलिए कि डेटा पांच अलग-अलग स्थानों पर रहता है।
आपके पास पहले से ही सॉफ़्टवेयर क्यों है और फिर भी आप खोया हुआ महसूस कर रहे हैं?
यहां ध्यान देने योग्य एक पैटर्न है: बहुत सारे छोटे व्यवसाय पहले से ही उपयोग करें कुछ एक प्रकार का बिलिंग उपकरण और फिर भी ऐसा महसूस होता है कि वे वास्तव में नहीं जानते कि वे कैसे कर रहे हैं। यह आमतौर पर सॉफ़्टवेयर विफलता नहीं है - यह डेटा-अनुशासन समस्या है।
चालान बनाए जाते हैं, लेकिन उनमें से आधे "अभी के लिए" हस्तलिखित होते हैं और बाद में दर्ज किए जाते हैं, या कभी नहीं।
भुगतान नकद, यूपीआई और बैंक हस्तांतरण के माध्यम से आते हैं, और केवल कुछ ही सही चालान के विरुद्ध लॉग इन होते हैं।
आपूर्तिकर्ताओं से खरीदारी का भुगतान नकद में किया जाता है और सिस्टम से पूरी तरह हटा दिया जाता है।
स्टॉक की गणना महीने में एक बार हाथ से की जाती है, जो कि सॉफ्टवेयर द्वारा बेची गई बिक्री से अलग होता है।
सॉफ़्टवेयर केवल वही प्रतिबिंबित कर सकता है जो वास्तव में उसमें डाला गया है। यदि आपका आधा लेन-देन कभी भी पूरा नहीं होता है, तो यह आपको जो "प्रदर्शन" चित्र दिखाता है, वह सर्वोत्तम रूप से आधा-सत्य है - अक्सर बदतर होता है, क्योंकि आधा-सच्चा नंबर एक अनुमान की तुलना में अधिक भरोसेमंद लगता है, और यह झूठा विश्वास निश्चित रूप से बिल्कुल भी जांच न करने की तुलना में जोखिम भरा है।
देखने लायक संख्याएँ, और वे वास्तव में आपको क्या बता रहे हैं
इनमें से किसी को भी जटिल डैशबोर्ड की आवश्यकता नहीं है - उन्हें अंतर्निहित लेनदेन पूर्ण और सटीक होने की आवश्यकता है। एक साधारण बिक्री रिपोर्ट कहीं अधिक उपयोगी होती है जब यह आपकी वास्तविक बिक्री का 100% दर्शाती है, न कि उनमें से 60% पर बने एक परिष्कृत-दिखने वाले चार्ट को दर्शाती है।
डेटा वास्तव में कहां से आता है
यह वह हिस्सा है जिसे छोटे व्यवसायों के लिए "व्यावसायिक बुद्धिमत्ता" के बारे में अधिकांश बातचीत में छोड़ दिया जाता है - अंतर्दृष्टि केवल उतनी ही अच्छी है जितनी कि इसके पीछे रिकॉर्डिंग की आदत है. यह पूछने से पहले कि क्या सॉफ्टवेयर आपको प्रदर्शन को समझने में मदद कर सकता है, यह पूछना उचित है: क्या हर बिक्री, हर भुगतान और हर खरीदारी वास्तव में लगातार एक ही सिस्टम में जा रही है?
यदि उत्तर हां है, तो बुनियादी रिपोर्टें भी आपको वर्तमान में अपने स्वयं के व्यवसाय के बारे में अधिकांश मालिकों से अधिक जानकारी देंगी। यदि उत्तर "ज्यादातर, नकदी सामग्री को छोड़कर" है - तो वह अंतर आमतौर पर वही होता है जहां सबसे बड़े आश्चर्य छिपे होते हैं, अच्छे और बुरे दोनों।
इस चित्र में विनिमय का भाग
विनिमय का अधूरे डेटा के शीर्ष पर एक एनालिटिक्स डैशबोर्ड का वादा करने के बजाय, उस रिकॉर्डिंग की आदत को सही करने के लिए दृष्टिकोण बनाया गया है। बिक्री, खरीद, रसीदें और भुगतान आपके ग्राहक और विक्रेता खातों के विरुद्ध लॉग किए जाते हैं क्योंकि लेनदेन वास्तव में होते हैं।
प्रत्येक बिल पर जीएसटी सही ढंग से लागू किया गया है। Because payments are tracked against the same invoices rather than noted separately, your outstanding balance stays accurate in real time rather than needing a manual count. Vinimay's own product information describes this as giving you real-time visibility into your financial activity—which, practically speaking, means the transactions you record are reflected immediately, not compiled into a picture days or weeks later.
जैसा कि कहा गया है, यह दायरे के बारे में सटीक होने के लायक है: यह सटीक लेनदेन रिकॉर्डिंग से निर्मित दृश्यता है, न कि प्रवृत्ति पूर्वानुमान, कस्टम KPI डैशबोर्ड या स्वचालित प्रदर्शन स्कोरिंग के साथ पूर्ण व्यवसाय-इंटेलिजेंस सूट - इनमें से कोई भी विनिमे के वर्तमान में पुष्टि किए गए फीचर सेट का हिस्सा नहीं है। यह जिस बात की पुष्टि करता है वह वह आधार है जिस पर किसी भी वास्तविक प्रदर्शन की समझ निर्भर करती है: आपने जो बेचा, खरीदा और एकत्र किया, उसका पूर्ण, सटीक, जुड़ा हुआ रिकॉर्ड।
यदि आप किसी भी चीज़ पर निर्णय लेने से पहले यह देखना चाहते हैं कि चालान और लेनदेन रिकॉर्डिंग वास्तव में कैसे काम करती है, तो विनिमय का मुफ्त टूल आपको 5 तक उत्पन्न करने की सुविधा देता है। जीएसटी अनुरूप चालान बिना किसी खाते की आवश्यकता के.
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तल - रेखा
सॉफ़्टवेयर आपके व्यवसाय को नहीं समझता है - यह वह सब कुछ दर्शाता है जो आप उसमें लगातार डालते हैं। जो व्यवसाय वास्तव में अपने प्रदर्शन पर नियंत्रण महसूस करते हैं, वे काल्पनिक रिपोर्ट वाले नहीं हैं; वे वे हैं जिनकी रोजमर्रा की बिक्री, खरीदारी और भुगतान पूरी तरह से रिकॉर्ड किए जाते हैं और एक-दूसरे से जुड़े होते हैं। पहले उस आदत को सुधारें, और यहां तक कि एक बुनियादी रिपोर्ट भी आपको जितना आप वर्तमान में जानते हैं उससे कहीं अधिक बताएगी। उस आदत को सुधारने से पहले एक परिष्कृत डैशबोर्ड का प्रयास करें, और आप बस देखते रह जाएंगे आश्वस्त दिखने वाला संख्याएँ जो वास्तव में सत्य नहीं हैं।
बिलिंग और स्टॉक को जोड़ने के लिए तैयार हैं?
सामान्य प्रश्न
क्या अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर का स्वचालित रूप से उपयोग करने का मतलब यह है कि मैं अपने व्यवसाय को बेहतर ढंग से समझ पाऊंगा?
स्वचालित रूप से नहीं - केवल तभी जब इसमें दर्ज किए गए लेनदेन पूर्ण और सटीक हों। सॉफ्टवेयर प्रतिबिंबित करता है यह क्या दिया गया है; यह आपके रिकॉर्ड रखने की आदतों में कमियों को अपने आप नहीं भरता है।
मेरा व्यवसाय कैसा चल रहा है इसकी वास्तविक जानकारी प्राप्त करने का सबसे तेज़ तरीका क्या है?
लगातार दर्ज की गई तीन चीज़ों से प्रारंभ करें: प्रत्येक बिक्री, उसके विरुद्ध प्राप्त प्रत्येक भुगतान, और की गई प्रत्येक खरीदारी। एक बार जब वे तीन विश्वसनीय हो जाते हैं, तो एक साधारण सारांश भी आपको वर्तमान में अधिकांश मालिकों द्वारा उनके दिमाग में ट्रैक की गई तुलना से अधिक बताता है।
बिलिंग सॉफ़्टवेयर का उपयोग करने के बावजूद भी मैं अपने नंबरों को लेकर भ्रमित क्यों महसूस करता हूँ?
आमतौर पर क्योंकि कुछ लेन-देन - अक्सर नकद खरीदारी या अनौपचारिक भुगतान - इसे सिस्टम में नहीं ला रहे हैं, इसलिए सॉफ़्टवेयर की तस्वीर आपके एहसास के बिना अधूरी है।
क्या विनिमय मुझे मेरे व्यवसाय के बारे में रुझान या पूर्वानुमान दिखा सकता है?
यह इसकी वर्तमान में पुष्टि की गई क्षमता का हिस्सा नहीं है। यह जो प्रदान करता है वह सटीक, वास्तविक समय लेनदेन रिकॉर्डिंग - बिक्री, खरीद, भुगतान और बकाया है - जो कि है किसी भी प्रवृत्ति का आधार तैयार करें विश्लेषण को अंततः विश्वसनीय होने की आवश्यकता होगी।
क्या ग्राहक की उत्कृष्ट रिपोर्ट वास्तव में एक प्रदर्शन मीट्रिक है?
हां, और एक कम आंका गया - एक व्यवसाय ऐसा दिख सकता है जैसे उसकी बिक्री बढ़ रही है, जबकि वास्तव में वह अपने बिल का कम से कम संग्रह कर रहा है, और यह अंतर केवल तभी दिखाई देता है जब बकाया को ठीक से ट्रैक किया जाता है।
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