શું ફ્રી એકાઉન્ટિંગ સોફ્ટવેર તમારા આખા બિઝનેસ વર્કફ્લોને મેનેજ કરી શકે છે?

સીધો જવાબ: કોઈ એક મફત એકાઉન્ટિંગ સૉફ્ટવેર તમારા સમગ્ર વ્યવસાયના વર્કફ્લોનું સંચાલન કરતું નથી—અને તે અગાઉથી સ્પષ્ટ હોવું યોગ્ય છે, કારણ કે "સંપૂર્ણ વર્કફ્લો" વાક્યમાં સામાન્ય રીતે તે વસ્તુઓનો સમાવેશ થાય છે જે એકાઉન્ટિંગ સૉફ્ટવેર માટે ક્યારેય બનાવવામાં આવ્યું ન હતું, જેમ કે ભાડે, પગારપત્રક, વેચાણ ફોલો-અપ્સ અથવા ટીમ ટાસ્ક મેનેજમેન્ટ. મફત એકાઉન્ટિંગ સૉફ્ટવેર ખરેખર શું કરી શકે છે તેનું સંચાલન કરે છે નાણાકીય તમારા વર્કફ્લોનો સ્લાઇસ સારી રીતે - બિલિંગ, વ્યવહારો, કસ્ટમr અને વિક્રેતા રેકોર્ડ્સ અને સ્ટોક - જે મોટા ભાગના નાના વ્યવસાયો માટે વાસ્તવમાં સૌથી વધુ રોજિંદા ઘર્ષણનું કારણ બને છે.

મૂંઝવણ સમજી શકાય તેવી છે. "વર્કફ્લો" નો ઉપયોગ વ્યવસાય કરે છે તે દરેક વસ્તુ માટે ઢીલી રીતે થાય છે, જ્યારે વ્યવહારમાં કોઈ વ્યવસાય સમાંતર ચાલતા કેટલાક વિશિષ્ટ વર્કફ્લો પર ચાલે છે: નાણાકીય એક (બિલિંગ, ચૂકવણી, સ્ટોક), લોકો એક (ભાડે, સ્ટાફ શેડ્યૂલિંગ), વેચાણ એક (લીડ્સ, ફોલો-અપ્સ, ક્લોઝિંગ), અને ઓપરેશનલ એક (પૂર્તિ, ડિલિવરી, સેવા). કોઈ મફત સાધન નથી - અને પ્રામાણિકપણે, થોડા પેઇડ - ખરેખર ચારેયને સારી રીતે આવરી લે છે.

આ લેખ તમારા વ્યવસાયના કયા ભાગને એક મફત એકાઉન્ટિંગ સાધન વાસ્તવિક રીતે મેનેજ કરી શકે છે, શા માટે સામાન્ય રીતે વધુ અપેક્ષા રાખવાથી નિરાશા થાય છે અને વિનિમય તે ચિત્રના નાણાકીય સ્લાઇસમાં ખાસ કરીને કેવી રીતે બંધબેસે છે તે વિભાજિત કરે છે.

"વર્કફ્લો" ખરેખર શું વિભાજિત થાય છે

તેને આ રીતે ગોઠવેલું જોઈને સ્પષ્ટ થાય છે કે શા માટે એક મફત એકાઉન્ટિંગ ટૂલને "બધું" ચલાવવાની અપેક્ષા રાખવાથી તમે નિરાશ થઈ શકો છો - તે આ ચારમાંથી ત્રણ ક્ષેત્રોને સ્પર્શવા માટે ક્યારેય ડિઝાઇન કરવામાં આવ્યું ન હતું.

શા માટે ફાઇનાન્સિયલ સ્લાઇસ હજુ પણ સૌથી વધુ મહત્વ ધરાવે છે

એકાઉન્ટિંગ સૉફ્ટવેર આ ચાર વર્કફ્લોમાંથી માત્ર એકને આવરી લેતું હોવા છતાં, તે ઘણીવાર નાના વ્યવસાય માટે સૌથી વધુ વાસ્તવિક પીડાનું કારણ બને છે. વેચાણનું અનુવર્તી અવ્યવસ્થિત થવું નિરાશાજનક છે, પરંતુ ગ્રાહકની બાકી બેલેન્સ ખોટી છે, અથવા GST દર ખોટી રીતે લાગુતેના સીધા નાણાકીય પરિણામો છે - આવક ગુમાવવી, ફાઇલ કરવામાં ભૂલો, રોકડ પ્રવાહમાં તણાવ. નાણાકીય વર્કફ્લોને પહેલા યોગ્ય રીતે મેળવવું એ સામાન્ય રીતે ઉચ્ચતમ-લીવરેજ ફિક્સ છે, પછી ભલે તે "બધું" ન હોય.

તે સ્લાઇસની અંદર કેટલું સારું મફત સાધન આવરી લેવું જોઈએ

• ઇન્વોઇસિંગ - યોગ્ય GST ગણતરી, સુસંગત નંબરિંગ, વ્યાવસાયિક ફોર્મેટિંગ.

• વ્યવહારો — વેચાણ, ખરીદી, રસીદો અને ચૂકવણી જેમ જેમ થાય તેમ રેકોર્ડ કરવામાં આવે છે, પછીથી પુનઃનિર્માણ કરવામાં આવતું નથી.

• ગ્રાહક અને વિક્રેતા રેકોર્ડ - વ્યવહારો સાથે જોડાયેલ છે, તેથી બાકી બેલેન્સ આપમેળે અપડેટ થાય છે.

• સ્ટોક ચળવળ - જો તમારા વ્યવસાયમાં ભૌતિક ઇન્વેન્ટરી શામેલ હોય તો વેચાણની સાથે અપડેટ કરવું.

જો કોઈ મફત સાધન આ ચારને સારી રીતે આવરી લે છે, તો તે તેનું વાસ્તવિક કાર્ય કરી રહ્યું છે - HR, વેચાણ અથવા કાર્ય વ્યવસ્થાપનને સ્પર્શ્યા વિના પણ, જે "એકાઉન્ટિંગ સૉફ્ટવેર" ઉકેલવા માટેનો ક્યારેય ભાગ ન હતો.

મૂંઝવણ સામાન્ય રીતે ક્યાંથી આવે છે

સૉફ્ટવેર માર્કેટિંગ કેટલીકવાર "વર્કફ્લો" અથવા "તમારો સંપૂર્ણ વ્યવસાય ચલાવો" ભાષાનો ઉપયોગ કરીને આ લાઇનને જાણીજોઈને અસ્પષ્ટ કરે છે જે ખરેખર જે વિતરિત થાય છે તેના કરતાં વધુ સૂચવે છે. તે ભાષાનું ભૂતકાળ વાંચવું અને ખાસ તપાસવું યોગ્ય છે: શું તે GSTને યોગ્ય રીતે હેન્ડલ કરે છે? શું તે ચૂકવણીને આપમેળે ઇન્વૉઇસ સાથે જોડે છે? શું તે સ્ટોકને ટ્રેક કરે છે? જો તે માટે હા, તો તે એકાઉન્ટિંગ સૉફ્ટવેરને જે કરવું જોઈએ તે બરાબર કરી રહ્યું છે — "સંપૂર્ણ વ્યવસાય" ફ્રેમિંગ માત્ર માર્કેટિંગ શોર્ટહેન્ડ છે જેને શાબ્દિક રીતે ન લેવું જોઈએ.

વિનિમય ક્યાં બંધબેસે છે - અને ક્યાં નથી

Vinimay ખાસ કરીને નાણાકીય કાર્યપ્રવાહને આવરી લે છે: CGST, SGST, અથવા IGST સાથે GST-સુસંગત ઇન્વૉઇસિંગ ગ્રાહક અને વિક્રેતા એકાઉન્ટ્સ સાથે જોડાયેલા ટ્રાન્ઝેક્શન, વેચાણ અને ખરીદીના રેકોર્ડના આધારે યોગ્ય રીતે લાગુ કરવામાં આવે છે, એક ચુકવણી ખાતાવહી જે તે જ કનેક્ટેડ ડેટામાંથી બાકી બેલેન્સને ટ્રૅક કરે છે અને ઇન્વેન્ટરી જે ઇન્વૉઇસ તરીકે ગોઠવાય છે તે બનાવવામાં આવે છે. આ તમારા વ્યવસાયનો એક ભાગ છે જે સચોટ અને કનેક્ટેડ રહેવાથી સૌથી વધુ ફાયદો કરે છે, અને તે જ છે જે વિનિમયનું મફત સાધન તમને સીધું પરીક્ષણ કરવા દે છે — 5 GST-સુસંગત ઇન્વૉઇસેસ સુધી, કોઈ સાઇનઅપની જરૂર નથી.

વિનિમય શું કરતો નથી, અને કરવાનો દાવો કરતો નથી: સ્ટાફના સમયપત્રકને મેનેજ કરો, પગારપત્રક ચલાવો, સેલ્સ લીડ્સ ટ્રૅક કરો અથવા ટીમને કાર્યો સોંપો. જો તમારા વ્યવસાયને પણ આવરી લેવાની જરૂર હોય, તો તેનો અર્થ એ છે કે તમારા બિલિંગ સૉફ્ટવેરની સાથે અલગ, હેતુ-નિર્મિત ટૂલ્સનો ઉપયોગ કરો - તે બધાને બદલવા માટે એક મફત એકાઉન્ટિંગ ટૂલની અપેક્ષા રાખશો નહીં. આ અપફ્રન્ટ વિશે સ્પષ્ટ હોવું એ અસ્પષ્ટ વચન કરતાં વધુ ઉપયોગી છે જે પાછળથી તમે જે અપેક્ષિત હતું તેના એક અંશ માટે જ સાચું સાબિત થાય છે.

[વિનિમય સાથે તમારું પ્રથમ ઇન્વૉઇસ મફત બનાવો]

નિષ્કર્ષ

"સંપૂર્ણ બિઝનેસ વર્કફ્લો" એ કોઈપણ એકાઉન્ટિંગ સૉફ્ટવેર કરતાં એક મોટું વચન છે — મફત અથવા ચૂકવેલ — ખરેખર વિતરિત કરે છે, અને તે વાક્યને તમે જ્યાં જુઓ ત્યાં થોડી શંકા સાથે વ્યવહાર કરવા યોગ્ય છે. તમારા વર્કફ્લોનો નાણાકીય ભાગ છે કે કેમ તે ખરેખર મહત્વનું છે-બિલિંગ, ચૂકવણી, ગ્રાહક અને વિક્રેતા ટ્રેકિંગ, સ્ટોક — ચોક્કસ રીતે નિયંત્રિત થાય છે અને એક જગ્યાએ જોડાયેલ છે. તે યોગ્ય રીતે મેળવો, અને તમારા વ્યવસાયના બાકીના ભાગો (વેચાણ, સ્ટાફિંગ, કામગીરી) તેમના માટે ખાસ બનાવેલા સાધનો વડે ઉકેલવા યોગ્ય છે, એક એકાઉન્ટિંગ એપ્લિકેશન શાંતિથી આ બધું કરે તેવી આશા રાખવાને બદલે.

વારંવાર પૂછાતા પ્રશ્નો

શું કોઈપણ મફત સોફ્ટવેર ખરેખર વ્યવસાયના સમગ્ર વર્કફ્લોનું સંચાલન કરી શકે છે?
"ના-"સંપૂર્ણ વર્કફ્લો" સામાન્ય રીતે નાણાકીય, વેચાણ, એચઆર અને ઓપરેશનલ પ્રક્રિયાઓને વિસ્તૃત કરે છે, અને કોઈપણ એક મફત એકાઉન્ટિંગ સાધન ચારેયને આવરી લેતું નથી. મફત એકાઉન્ટિંગ સોફ્ટવેર ખાસ કરીને નાણાકીય બાજુ પર ધ્યાન કેન્દ્રિત કરે છે.

ફ્રી એકાઉન્ટિંગ સોફ્ટવેર ખરેખર શું સારી રીતે મેનેજ કરે છે?
ઇન્વોઇસિંગ, GST ગણતરી, ટ્રાન્ઝેક્શન રેકોર્ડિંગ, ગ્રાહક અને વિક્રેતા બાકી ટ્રેકિંગ, અને સ્ટોક મૂવમેન્ટ - વ્યવસાયનો નાણાકીય કાર્યપ્રવાહ.

શા માટે કેટલીક સોફ્ટવેર જાહેરાતો તમારા "સંપૂર્ણ વ્યવસાય" ને સંચાલિત કરવાનો દાવો કરે છે?
આ ઘણીવાર શાબ્દિક દાવાને બદલે માર્કેટિંગ ભાષા હોય છે. વાક્યને ફેસ વેલ્યુ પર લેવાને બદલે ચોક્કસ લક્ષણો તપાસવા યોગ્ય છે.

શું મને વેચાણ અને એકાઉન્ટિંગ માટે અલગ સોફ્ટવેરની જરૂર છે?
સામાન્ય રીતે હા — એકાઉન્ટિંગ સોફ્ટવેર નાણાકીય વ્યવહારોને ટ્રૅક કરે છે, જ્યારે વેચાણ/CRM ટૂલ્સ લીડ્સ અને ફોલો-અપ્સને ટ્રૅક કરે છે. તેઓ વિવિધ હેતુઓ પૂરા પાડે છે અને સામાન્ય રીતે અલગ સિસ્ટમો છે.

શું એકાઉન્ટિંગ સોફ્ટવેર પેરોલ અથવા સ્ટાફ મેનેજમેન્ટને હેન્ડલ કરે છે?
સામાન્ય રીતે નહીં, સિવાય કે તેને સમાવવા માટે ખાસ બનાવવામાં આવ્યું હોય. મોટાભાગના બિલિંગ-કેન્દ્રિત એકાઉન્ટિંગ સૉફ્ટવેર, મફત સાધનો સહિત, પેરોલ અથવા HR કાર્યોને આવરી લેતા નથી.

મારા વ્યવસાયના કાર્યપ્રવાહનો સૌથી મહત્વપૂર્ણ ભાગ કયો છે જે પહેલા ઠીક કરવા માટે છે?
સામાન્ય રીતે નાણાકીય એક—બિલિંગ, ચૂકવણી અને સ્ટોક—કારણ કે અહીં ભૂલો સીધી, માપી શકાય તેવા ખર્ચો જેમ કે ખોવાયેલી આવક અથવા GST ફાઇલિંગની મેળ ખાતી નથી.

જો મારું એકાઉન્ટિંગ સૉફ્ટવેર કાર્યો અથવા ટીમ સહયોગનું સંચાલન કરતું નથી તો શું તે કોઈ સમસ્યા છે?
જરૂરી નથી - તે ટૂલની એક અલગ શ્રેણી છે (પ્રોજેક્ટ અથવા ટાસ્ક મેનેજમેન્ટ સૉફ્ટવેર), અને એકાઉન્ટિંગ સૉફ્ટવેરને આવરી લેવાની અપેક્ષા રાખવી એ તેને કંઈક કરવા માટે કહી રહ્યું છે જેના માટે તે બનાવવામાં આવ્યું ન હતું.

શું વિનિમય સેલ્સ લીડ્સ અથવા ગ્રાહક ફોલો-અપ્સનું સંચાલન કરે છે?
ના — વિનિમયના ગ્રાહક/વિક્રેતાના રેકોર્ડ્સ બિલિંગ અને વ્યવહારોની આસપાસ બનેલા છે, સેલ્સ પાઇપલાઇન ટ્રેકિંગ નહીં. તેના માટે અલગ સીઆરએમની જરૂર પડશે.

શું વિનિમયનું મફત સાધન સ્ટોક અને ઈન્વેન્ટરીને પણ આવરી લે છે?
મફત ઇન્વોઇસ ટૂલ પોતે ઇન્વોઇસ જનરેશન પર ધ્યાન કેન્દ્રિત કરે છે; ઇન્વેન્ટરી સિંક જેમ ઇન્વૉઇસ બનાવવામાં આવે છે તે સંપૂર્ણ વિનિમય પ્લેટફોર્મનો એક ભાગ છે.

મફત એકાઉન્ટિંગ સૉફ્ટવેર પૂરતું છે કે નહીં, અથવા મને વધુ સાધનોની જરૂર હોય તો હું કેવી રીતે જાણી શકું?
જો તમારા મુખ્ય પીડા બિંદુઓ બિલિંગ છે, GST ચોકસાઈ અને ગ્રાહક/વિક્રેતા ટ્રેકિંગ, એક સારું મફત અથવા ચૂકવેલ બિલિંગ સાધન તેને આવરી લે છે. જો તમને સેલ્સ ટ્રેકિંગ, સ્ટાફ મેનેજમેન્ટ અથવા ટાસ્ક કોઓર્ડિનેશનની પણ જરૂર હોય, તો તેને તેની સાથે અલગ, હેતુ-નિર્મિત સાધનોની જરૂર છે.