8 நடைமுறைக் காரணங்கள் சிறு வணிகங்கள் கையேட்டில் இருந்து கணினிமயமாக்கப்பட்ட கணக்கியலுக்கு மாறுகின்றன

ஒரு வணிக உரிமையாளர் ஒரு நாள் அரிதாகவே எழுந்து, ஒரே இரவில் தங்கள் பதிவேட்டை கைவிட முடிவு செய்கிறார். இந்த மாற்றம் பொதுவாக படிப்படியாக நடக்கும் - இங்கே தவறிய பணம், பொருந்தாத பங்கு எண்ணிக்கை - முறை புறக்கணிக்க முடியாத வரை. வணிகங்களை நிர்வகிக்க வினிமே உதவுகிறது ஜிஎஸ்டி விலைப்பட்டியல், ஒரு இணைக்கப்பட்ட அமைப்பில் விற்பனை மற்றும் கொள்முதல் பதிவுகள், கட்டண கண்காணிப்பு, சரக்கு மற்றும் அறிக்கைகள். இந்த வழிகாட்டி வணிகங்கள் இந்த நகர்வை மேற்கொள்ளும் எட்டு உறுதியான காரணங்களைச் சொல்கிறது, ஒவ்வொரு அடியிலும் உண்மையில் என்ன மாறுகிறது என்பதற்கான தெளிவான படத்துடன்.

கையேடு கணக்கியலில் இருந்து வணிகங்கள் ஏன் விலகிச் செல்கின்றன?

சுருக்கமான பதில் என்னவென்றால், கையேடு அமைப்புகள் குறைந்த ஒலியளவில் நன்றாக வேலை செய்கின்றன மற்றும் ஒலி அளவு அதிகரிக்கும் போது கணிக்கக்கூடிய வகையில் உடைந்து விடும் - அதிக பில்கள் தவறவிட்ட நுழைவு, தவறான கணக்கீடு அல்லது மறந்துவிட்ட கட்டணத்திற்கான அதிக வாய்ப்புகளைக் குறிக்கிறது. கீழே உள்ள ஒவ்வொரு காரணமும் அந்த முறிவு நிகழும் ஒரு குறிப்பிட்ட புள்ளியை பிரதிபலிக்கிறது.

காரணம் 1: குறைவான கணக்கீடு பிழைகள்

ஒவ்வொரு முறையும் கையால் எழுதப்பட்ட ஒவ்வொரு மசோதாவும் வரி மற்றும் மொத்தங்களைச் சரியாகச் சேர்ப்பதைப் பொறுத்தது. கணினிமயமாக்கப்பட்ட அமைப்பு, உள்ளிடப்பட்ட தொகை மற்றும் விகிதத்திலிருந்து தானாகவே இவற்றைக் கணக்கிடுகிறது, பெரும்பாலான கைமுறை தவறுகள் நடக்கும் எண்கணித படியை நீக்குகிறது. இது ஒலிப்பதை விட முக்கியமானது - ஒரு தவறான கணக்கீடு B2B இன்வாய்ஸில் ஜிஎஸ்டி தொகைவாடிக்கையாளரின் உள்ளீட்டு வரிக் கிரெடிட்டைப் பாதிக்கலாம், உங்கள் சொந்தப் பதிவுகள் மட்டும் அல்ல.

காரணம் 2: வேகமான பில்லிங்

கைமுறை பில்லிங் என்பது ஒவ்வொரு முறையும் ஒரே மாதிரியான வாடிக்கையாளர் விவரங்கள், உருப்படி விளக்கங்கள் மற்றும் மொத்தங்களை புதிதாக எழுதுவதாகும். கணினிமயமாக்கப்பட்ட அமைப்பில், சேமிக்கப்பட்ட வாடிக்கையாளர் மற்றும் தயாரிப்பு விவரங்கள் தானாகவே மீண்டும் பயன்படுத்தப்படுகின்றன, ஒரு விலைப்பட்டியலுக்கு செலவழித்த நேரத்தை கணிசமாகக் குறைக்கிறது - இது பிஸியான கவுண்டர் அல்லது ஒரு மாத வழக்கமான பில்லிங் முழுவதும் சேர்க்கிறது.

காரணம் 3: ரெக்கார்ட்ஸ் சர்வைவ் ஸ்டாஃப் டர்னோவர்

ஒரு நோட்புக் அல்லது பதிவேடு அதை நிரப்பிய நபரைப் போலவே நம்பகமானது-அந்த ஊழியர் வெளியேறினால், சுருக்கெழுத்து குறிப்புகள் அல்லது முறைசாரா கண்காணிப்பு பழக்கங்களின் நினைவகம். கணினியில் வைக்கப்பட்டுள்ள பதிவுகள், புதிய தரவை யார் முன்னோக்கிச் சென்றாலும் அணுகக்கூடியதாகவும் சீரானதாகவும் இருக்கும்.

காரணம் 4: பங்கு மற்றும் விற்பனை தொடர்ந்து இணைந்திருக்கும்

கையேடு அமைப்பில், ஒரு புத்தகத்தில் விற்பனை எழுதப்பட்டு, பங்குகள் மற்றொன்றில் தனித்தனியாகக் கணக்கிடப்படும், மேலும் இரண்டும் அரிதாகவே நீண்ட நேரம் ஒத்திசைவில் இருக்கும். ஒரு கணினிமயமாக்கப்பட்ட அமைப்பு ஒரு விற்பனை பதிவு செய்யப்படும் போது தானாகவே பங்குகளை குறைக்கிறது, எனவே இரண்டு எண்களும் வாரக்கணக்கில் பிரிந்து செல்வதற்கு பதிலாக ஒன்றாக நகரும்.

காரணம் 5: கொடுப்பனவுகள் மறக்கப்படாது

யார் என்ன கடன்பட்டிருக்கிறார்கள் என்பதைக் கண்காணிப்பது, ஒரு தனி லெட்ஜர் அல்லது நோட்புக்கைச் சரிபார்க்க யாரோ ஒருவர் நினைவில் வைத்திருப்பதைப் பொறுத்தது. கணினிமயமாக்கப்பட்ட அமைப்பு நிலுவையில் உள்ள இன்வாய்ஸ்களை தானாகவே கொடியிடுகிறது, எனவே நிலுவையில் உள்ள கட்டணங்கள் ஒவ்வொரு முறையும் கைமுறையாக குறுக்கு சரிபார்ப்பு இல்லாமல் தெரியும்.

காரணம் 6: அறிக்கைகள் நிமிடங்களை எடுக்கின்றன, நாட்கள் அல்ல

மாதாந்திர விற்பனை அல்லது மொத்தச் செலவை கைமுறையாகத் தயாரிப்பது என்பது ஒவ்வொரு நுழைவையும் கடந்து அதைச் சேர்ப்பதாகும் - இது பல மணிநேரங்களைச் சாப்பிடும் பணியாகும். வணிகம்.இணைக்கப்பட்ட அமைப்பில், பில்லிங் நோக்கங்களுக்காக ஏற்கனவே செய்யப்பட்ட உள்ளீடுகளிலிருந்து அதே அறிக்கை உடனடியாக உருவாக்கப்படும்.

காரணம் 7: CA அல்லது கடன் வழங்குபவருடன் பகிர்வது எளிதானது

கையால் எழுதப்பட்ட புத்தகங்களை மறுபரிசீலனை செய்யும் CA, அவர்கள் அதை பகுப்பாய்வு செய்யத் தொடங்குவதற்கு முன்பு என்ன நடந்தது என்பதை முதலில் மறுகட்டமைக்க வேண்டும். டிஜிட்டல் பதிவுகள் நேரடியாகப் பகிரப்படலாம், ஏற்கனவே தேதி, வாடிக்கையாளர் அல்லது வகையின் அடிப்படையில் ஒழுங்கமைக்கப்படலாம் - நேரத்தைச் சேமிக்கும் மற்றும் ஒருவரின் கையெழுத்தை தவறாகப் படிக்கும் அபாயம்.

காரணம் 8: பணியாளர்களைச் சேர்க்காமல் செதில்கள்

கையேடு கணக்கியல் அளவீடுகள் தோராயமாக ஒன்றுக்கு ஒன்று - பில்களை இரட்டிப்பாக்குகிறது, மேலும் அவற்றை நிர்வகிக்க உங்களுக்கு இரு மடங்கு கைகள் தேவைப்படும். ஒரு கணினிமயமாக்கப்பட்ட அமைப்பு ஒரு நுழைவுக்கான அதே முயற்சியுடன் வளர்ந்து வரும் அளவை உறிஞ்சுகிறது, எனவே வணிகமானது அதன் பின்-அலுவலகத்தின் எண்ணிக்கையை விகிதாசாரமாக அதிகரிக்காமல் வளர முடியும்.

என்ன கையேடு கணக்கியல் இன்னும் சரியாக வருகிறது

சரியாகச் சொல்வதென்றால், கையேடு கணக்கியல் மிகக் குறைந்த அளவில் தகுதியற்றது அல்ல - இதற்கு அமைப்பு தேவையில்லை, கற்றல் வளைவு தேவையில்லை, மேலும் ஒரு வணிகம் ஒரு மாதத்திற்கு ஒரு சில பில்களை மட்டுமே வெளியிடும் போது வேலை செய்கிறது. வால்யூம், ஊழியர்களின் எண்ணிக்கை அல்லது அறிக்கைகள் மற்றும் பகிரப்பட்ட பதிவுகளின் தேவை அதிகரிப்பதால் மாறுவதற்கான வழக்கு வலுவடைகிறது - ஒவ்வொரு வணிகத்திற்கும் ஒவ்வொரு கட்டத்திலும் ஒரு போர்வை விதியாக அல்ல.

வினிமயில் இந்த மாற்றத்தை உருவாக்குதல்

Vinimay மேலே பட்டியலிடப்பட்டுள்ள சரியான உராய்வு புள்ளிகளைச் சுற்றி கட்டப்பட்டுள்ளது — ஜிஎஸ்டி இன்வாய்சிங் தானியங்கு வரி கணக்கீடு, சரக்குகளுடன் இணைந்திருக்கும் விற்பனை மற்றும் கொள்முதல் பதிவுகள், நிலுவையில் உள்ள தொகைகளைக் குறிக்கும் கட்டணக் கண்காணிப்பு மற்றும் ஏற்கனவே உள்ள உங்கள் உள்ளீடுகளிலிருந்து நேரடியாகப் பெறப்பட்ட அறிக்கைகள். ஒரு பதிவேட்டில் இருந்து வினிமய்க்கு மாறுவது கணக்கியல் கோட்பாட்டைக் கற்றுக்கொள்வதைக் குறிக்காது; நீங்கள் ஏற்கனவே கண்காணித்த அதே பரிவர்த்தனைகளை, உங்களுக்காக கணக்கீடு மற்றும் நிறுவனத்தை முன்னோக்கி கொண்டு செல்லும் அமைப்பில் பதிவு செய்வதாகும்.

அர்ப்பணிப்பு இல்லாமல் இந்த மாற்றத்தை முயற்சிக்க, Vinimay இன் இலவச இன்வாய்ஸ் கருவியானது 5 GST இன்வாய்ஸ்களை இலவசமாக உருவாக்கி அவற்றை PDF ஆக பதிவிறக்கம் செய்ய உங்களை அனுமதிக்கிறது.

முடிவுரை

கையேட்டில் இருந்து கணினிமயமாக்கப்பட்ட கணக்கியலுக்கு மாறுவது ஒரு வியத்தகு காரணத்திற்காக அரிதாகவே நிகழ்கிறது - இது வழக்கமாக சிறிய, தொடர்ச்சியான உராய்வு புள்ளிகளிலிருந்து சேர்க்கிறது: தவறாகக் கணக்கிடப்பட்ட வரித் தொகை, மறந்துவிட்ட கட்டணம், பொருந்தாத பங்கு எண்ணிக்கை. மேலே உள்ள எட்டு காரணங்களில் ஒவ்வொன்றும் கையேடு அமைப்புகளில் ஒரு குறிப்பிட்ட, பொதுவான முறிவு புள்ளியை பிரதிபலிக்கிறது, மேலும் ஒரு குறிப்பிட்ட வழி கணினிமயமாக்கப்பட்ட கணக்கியல் அந்த இடைவெளியை மூடுகிறது. இதே புள்ளிகளைச் சுற்றியே வினிமே கட்டப்பட்டுள்ளது-ஜிஎஸ்டி விலைப்பட்டியல்,இணைக்கப்பட்ட பதிவுகள், பணம் செலுத்துதல் கண்காணிப்பு மற்றும் அறிக்கைகள் - மாற்றத்தை நீங்கள் ஏற்கனவே டிராக் செய்வதை பதிவு செய்யும் விஷயமாக மாற்றுகிறது, புதிதாக ஒன்றைக் கற்கவில்லை.

அடிக்கடி கேட்கப்படும் கேள்விகள்

1. எந்தக் கட்டத்தில் ஒரு வணிகம் கையேட்டில் இருந்து கணினிமயமாக்கப்பட்ட கணக்கியலுக்கு மாற வேண்டும்?
பொதுவாக விலைப்பட்டியல் அளவு, ஊழியர்களின் ஈடுபாடு அல்லது அறிக்கைகளின் தேவை ஆகியவை கைமுறையாகக் கண்காணிப்பதை நேரத்தைச் செலவழிக்கும் அல்லது பிழைக்கு ஆளாக்கும்.

2. கையேடு கணக்கு வைப்பதை விட கணினிமயமாக்கப்பட்ட கணக்கியல் துல்லியமானதா?
பொதுவாக ஆம், முக்கியமாக இது கைமுறை கணக்கீட்டை நீக்குகிறது மற்றும் பல புத்தகங்கள் அல்லது பணியாளர்கள் முழுவதும் சீரற்ற நுழைவை குறைக்கிறது.

3. கணினிமயமாக்கப்பட்ட கணக்கியலுக்கு மாறுவதற்கு கணக்கியல் அறிவு தேவையா?
இல்லை — பெரும்பாலான அமைப்புகள் விற்பனை மற்றும் கொடுப்பனவுகள் போன்ற அன்றாட பரிவர்த்தனைகளைச் சுற்றியே உருவாக்கப்படுகின்றன, கணக்கியல் கோட்பாடு அல்ல.

4. ஒரு சிறு வணிகம் கைமுறை கணக்கியலில் இருக்க முடியுமா?
ஆம், ஒலி அளவு குறைவாக இருந்தால் மற்றும் பதிவுகளை அடிக்கடி பகிரவோ அல்லது புகாரளிக்கவோ தேவையில்லை.

5. கணினிமயமாக்கப்பட்ட கணக்கியல் GST இணக்கத்திற்கு எவ்வாறு உதவுகிறது?
வரிப் புலங்களைத் தொடர்ந்து பயன்படுத்துவதன் மூலமும், தவறவிட்ட GSTINகள் அல்லது தவறான வரிக் கணக்கீடுகளின் வாய்ப்பைக் குறைப்பதன் மூலமும்.

6. தொடங்குவதற்கு Vinimay க்கு நிறுவல் தேவையா?
Vinimay இன் இலவச விலைப்பட்டியல் கருவி நிறுவல் இல்லாமலேயே வேலை செய்கிறது, 5 GST இன்வாய்ஸ்களை இலவசமாக உருவாக்க உங்களை அனுமதிக்கிறது.

7. மென்பொருளுக்கு மாறுவது என்பது கடந்த கால கையேடு பதிவுகளை இழக்க நேரிடுமா?
அவசியமில்லை - தொடக்க நிலுவைகள் மற்றும் நிலுவையில் உள்ள புள்ளிவிவரங்கள் பொதுவாக புதிய அமைப்பில் ஒரு தொடக்க புள்ளியாக உள்ளிடப்படும்.

8. கணினிமயமாக்கப்பட்ட கணக்கு பெரிய வணிகங்களுக்கு மட்டும்தானா?
இல்லை, சிறு வணிகங்களும் பயனடைகின்றன, குறிப்பாக ஜிஎஸ்டி துல்லியம், சேமிக்கப்பட்ட வாடிக்கையாளர் விவரங்கள் மற்றும் குறைக்கப்பட்ட கைமுறை நுழைவு.

9. கணினிமயமாக்கப்பட்ட கணக்கியல் CA இன் தேவையை நீக்குகிறதா?
இல்லை, ஆனால் இது ஒழுங்கமைக்கப்பட்ட பதிவுகளை ஒரு உடன் பகிரச் செய்கிறது CA வேகமாகவும் எளிதாகவும் மதிப்பாய்வு செய்யவும்.

10. மாறுவதன் மிகப்பெரிய உடனடி நன்மை என்ன?
பெரும்பாலான வணிகங்கள் குறைவான கணக்கீடு பிழைகள் மற்றும் விரைவான பில்லிங் ஆகியவற்றை முதலில் கவனிக்கின்றன, அறிக்கையிடல் மற்றும் நல்லிணக்க பலன்கள் தெரியும்