क्या मुफ़्त अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर आपके संपूर्ण व्यावसायिक वर्कफ़्लो को प्रबंधित कर सकता है?

सीधा उत्तर: कोई भी मुफ़्त अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर आपके संपूर्ण व्यवसाय वर्कफ़्लो का प्रबंधन नहीं करता है - और इसके बारे में पहले से स्पष्ट होना ज़रूरी है, क्योंकि वाक्यांश "संपूर्ण वर्कफ़्लो" में आमतौर पर वे चीज़ें शामिल होती हैं जिनके लिए अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर कभी नहीं बनाया गया था, जैसे कि नियुक्ति, पेरोल, बिक्री अनुवर्ती, या टीम कार्य प्रबंधन। मुफ़्त अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर वास्तव में जो कर सकता है वह है प्रबंधन करना वित्तीय आपके वर्कफ़्लो का अच्छा हिस्सा—बिलिंग, लेन-देन, कस्टमआर और विक्रेता रिकॉर्ड, और स्टॉक - जो कि अधिकांश छोटे व्यवसायों के लिए वास्तव में दिन-प्रतिदिन के सबसे अधिक घर्षण का कारण बनता है।

भ्रम समझ में आता है. "वर्कफ़्लो" का उपयोग किसी व्यवसाय द्वारा की जाने वाली हर चीज़ के लिए किया जाता है, जब व्यवहार में कोई व्यवसाय समानांतर में चलने वाले कई अलग-अलग वर्कफ़्लो पर चलता है: वित्तीय एक (बिलिंग, भुगतान, स्टॉक), लोग एक (भर्ती, स्टाफ शेड्यूलिंग), बिक्री एक (लीड, फॉलो-अप, समापन), और परिचालन एक (पूर्ति, वितरण, सेवा)। कोई मुफ़्त उपकरण नहीं - और ईमानदारी से कहें तो, कुछ भुगतान वाले उपकरण - वास्तव में सभी चार को अच्छी तरह से कवर करते हैं।

यह लेख स्पष्ट रूप से बताता है कि आपके व्यवसाय के किस हिस्से को एक मुफ़्त लेखांकन उपकरण वास्तविक रूप से प्रबंधित कर सकता है, अधिक उम्मीद करने से आमतौर पर निराशा क्यों होती है, और विनिमय उस तस्वीर के वित्तीय हिस्से में कैसे फिट बैठता है।

"वर्कफ़्लो" वास्तव में किसमें विभाजित होता है

इसे इस तरह से देखने से यह स्पष्ट हो जाता है कि क्यों एक मुफ़्त अकाउंटिंग टूल से "सबकुछ" चलाने की उम्मीद करने से आपको निराशा होती है - इसे कभी भी इन चार क्षेत्रों में से तीन को छूने के लिए डिज़ाइन नहीं किया गया था।

क्यों वित्तीय हिस्सा अभी भी सबसे ज्यादा मायने रखता है?

भले ही लेखांकन सॉफ़्टवेयर इन चार वर्कफ़्लो में से केवल एक को कवर करता है, यह अक्सर छोटे व्यवसाय के लिए सबसे वास्तविक दर्द का कारण बनता है। बिक्री फॉलो-अप का अव्यवस्थित होना निराशाजनक है, लेकिन ग्राहक का बकाया शेष गलत है, या ए जीएसटी दर गलत तरीके से लागू की गई,इसके प्रत्यक्ष वित्तीय परिणाम हैं - राजस्व की हानि, फाइलिंग त्रुटियाँ, तनावपूर्ण नकदी प्रवाह। सबसे पहले वित्तीय कार्यप्रवाह को सही करना आम तौर पर उच्चतम-लीवरेज फिक्स होता है, भले ही यह "सबकुछ" न हो।

एक अच्छे मुफ़्त टूल को उस स्लाइस में क्या शामिल करना चाहिए

• चालान-प्रक्रिया - सही जीएसटी गणना, लगातार नंबरिंग, पेशेवर प्रारूपण।

• लेनदेन - बिक्री, खरीद, प्राप्तियां और भुगतान जैसे ही घटित होते हैं, उन्हें दर्ज किया जाता है, बाद में पुनर्निर्मित नहीं किया जाता है।

• ग्राहक और विक्रेता रिकॉर्ड - लेनदेन से जुड़ा है, इसलिए बकाया शेष स्वचालित रूप से अपडेट हो जाता है।

• स्टॉक की चाल — यदि आपके व्यवसाय में भौतिक इन्वेंट्री शामिल है, तो बिक्री के साथ-साथ अद्यतन करना।

यदि कोई मुफ़्त टूल इन चारों को अच्छी तरह से कवर करता है, तो यह अपना वास्तविक काम कर रहा है - यहां तक ​​कि एचआर, बिक्री, या कार्य प्रबंधन को छुए बिना भी, जो कभी भी "अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर" का हिस्सा नहीं था जिसे हल करना है।

आमतौर पर भ्रम कहां से आता है

सॉफ़्टवेयर मार्केटिंग कभी-कभी "वर्कफ़्लो" या "अपना संपूर्ण व्यवसाय चलाएँ" भाषा का उपयोग करके जानबूझकर इस पंक्ति को धुंधला कर देती है, जिसका तात्पर्य वास्तव में वितरित किए गए से अधिक होता है। यह उस भाषा को पढ़ने और विशेष रूप से जाँचने लायक है: क्या यह जीएसटी को सही ढंग से संभालती है? क्या यह भुगतान को स्वचालित रूप से चालान से जोड़ता है? क्या यह स्टॉक को ट्रैक करता है? यदि हां, तो यह वही कर रहा है जो लेखांकन सॉफ्टवेयर को करना चाहिए - "संपूर्ण व्यवसाय" फ़्रेमिंग केवल मार्केटिंग शॉर्टहैंड है जिसे शाब्दिक रूप से नहीं लिया जाना चाहिए।

विनिमय कहाँ फिट बैठता है—और कहाँ नहीं

विनिमे विशेष रूप से वित्तीय वर्कफ़्लो को कवर करता है: सीजीएसटी, एसजीएसटी, या आईजीएसटी के साथ जीएसटी-अनुरूप चालान, ग्राहक और विक्रेता खातों से जुड़े लेनदेन, बिक्री और खरीद रिकॉर्ड के आधार पर सही ढंग से लागू किया जाता है, एक भुगतान खाता जो उसी जुड़े डेटा से बकाया शेष राशि को ट्रैक करता है, और इन्वेंट्री जो चालान के रूप में समायोजित होती है। यह आपके व्यवसाय का वह हिस्सा है जो सटीक और कनेक्टेड होने से सबसे अधिक लाभान्वित होता है, और विनिमय का मुफ़्त टूल आपको सीधे परीक्षण करने देता है - 5 जीएसटी-अनुपालक चालान तक, कोई साइनअप आवश्यक नहीं है।

विनिमय क्या नहीं करता है, और क्या करने का दावा नहीं करता है: स्टाफ शेड्यूल प्रबंधित करना, पेरोल चलाना, बिक्री लीड को ट्रैक करना, या किसी टीम को कार्य सौंपना। यदि आपके व्यवसाय को भी कवर की आवश्यकता है, तो इसका मतलब है कि आपके बिलिंग सॉफ़्टवेयर के साथ-साथ अलग-अलग, उद्देश्य-निर्मित टूल का उपयोग करना - उन सभी को प्रतिस्थापित करने के लिए एक निःशुल्क लेखांकन टूल की अपेक्षा न करना। इस बारे में पहले ही स्पष्ट होना किसी अस्पष्ट वादे से अधिक उपयोगी है जो बाद में आपकी अपेक्षा के एक अंश के लिए ही सच साबित होता है।

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निष्कर्ष

"संपूर्ण व्यवसाय वर्कफ़्लो" किसी भी अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर की तुलना में एक बड़ा वादा है - मुफ़्त या भुगतान - वास्तव में पूरा करता है, और जहां भी आप इसे देखते हैं, उस वाक्यांश को कुछ संदेह के साथ व्यवहार करना उचित है। वास्तव में जो मायने रखता है वह यह है कि क्या आपके वर्कफ़्लो का वित्तीय हिस्सा-बिलिंग, भुगतान, ग्राहक और विक्रेता ट्रैकिंग, स्टॉक - को सटीक रूप से नियंत्रित किया जाता है और एक ही स्थान पर जोड़ा जाता है। यह सही समझें, और आपके व्यवसाय के शेष हिस्से (बिक्री, स्टाफिंग, संचालन) विशेष रूप से उनके लिए बनाए गए टूल के साथ हल करने लायक हैं, बजाय यह उम्मीद करने के कि एक अकाउंटिंग ऐप चुपचाप यह सब कर देगा।

अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्नों

क्या कोई मुफ़्त सॉफ़्टवेयर वास्तव में किसी व्यवसाय के संपूर्ण वर्कफ़्लो का प्रबंधन कर सकता है?
"नहीं-"संपूर्ण वर्कफ़्लो" आम तौर पर वित्तीय, बिक्री, मानव संसाधन और परिचालन प्रक्रियाओं को कवर करता है, और कोई भी मुफ़्त लेखांकन उपकरण इन चारों को कवर नहीं करता है। मुफ़्त लेखांकन सॉफ़्टवेयर विशेष रूप से वित्तीय पक्ष पर ध्यान केंद्रित करता है।

निःशुल्क लेखांकन सॉफ़्टवेयर वास्तव में क्या अच्छी तरह प्रबंधित करता है?
चालान, जीएसटी गणना, लेनदेन रिकॉर्डिंग, ग्राहक और विक्रेता की बकाया ट्रैकिंग, और स्टॉक मूवमेंट - एक व्यवसाय का वित्तीय कार्यप्रवाह।

कुछ सॉफ़्टवेयर विज्ञापन आपके "संपूर्ण व्यवसाय" को प्रबंधित करने का दावा क्यों करते हैं?
यह अक्सर शाब्दिक दावे के बजाय विपणन की भाषा होती है। वाक्यांश को अंकित मूल्य पर लेने के बजाय विशिष्ट विशेषताओं की जाँच करना उचित है।

क्या मुझे बिक्री और लेखांकन के लिए अलग-अलग सॉफ़्टवेयर की आवश्यकता है?
आम तौर पर हाँ - लेखांकन सॉफ्टवेयर वित्तीय लेनदेन को ट्रैक करता है, जबकि बिक्री/सीआरएम उपकरण लीड और फॉलो-अप को ट्रैक करते हैं। वे अलग-अलग उद्देश्यों की पूर्ति करते हैं और आमतौर पर अलग-अलग सिस्टम होते हैं।

क्या अकाउंटिंग सॉफ्टवेयर पेरोल या स्टाफ प्रबंधन संभालता है?
आम तौर पर नहीं, जब तक कि विशेष रूप से इसे शामिल करने के लिए नहीं बनाया गया हो। मुफ़्त टूल सहित अधिकांश बिलिंग-केंद्रित लेखांकन सॉफ़्टवेयर, पेरोल या एचआर कार्यों को कवर नहीं करते हैं।

मेरे व्यवसाय वर्कफ़्लो का सबसे महत्वपूर्ण भाग कौन सा है जिसे सबसे पहले ठीक करना है?
आमतौर पर वित्तीय - बिलिंग, भुगतान और स्टॉक - क्योंकि यहां त्रुटियों में प्रत्यक्ष, मापने योग्य लागत होती है जैसे खोया हुआ राजस्व या जीएसटी फाइलिंग बेमेल।

यदि मेरा अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर कार्यों या टीम सहयोग का प्रबंधन नहीं करता है तो क्या यह कोई समस्या है?
जरूरी नहीं - यह टूल (प्रोजेक्ट या कार्य प्रबंधन सॉफ्टवेयर) की एक अलग श्रेणी है, और लेखांकन सॉफ्टवेयर से इसे कवर करने की अपेक्षा करना इसे कुछ ऐसा करने के लिए कह रहा है जिसके लिए इसे नहीं बनाया गया था।

क्या विनिमय बिक्री लीड या ग्राहक फॉलो-अप का प्रबंधन करता है?
नहीं - विनिमय के ग्राहक/विक्रेता रिकॉर्ड बिलिंग और लेनदेन के आधार पर बनाए जाते हैं, न कि बिक्री पाइपलाइन ट्रैकिंग के आधार पर। उसके लिए एक अलग सीआरएम की आवश्यकता होगी।

क्या विनिमय का मुफ़्त टूल स्टॉक और इन्वेंट्री को भी कवर करता है?
मुफ़्त इनवॉइस टूल स्वयं इनवॉइस जनरेशन पर केंद्रित है; इनवॉइस बनाते समय इन्वेंट्री सिंक फुलर विनिमय प्लेटफ़ॉर्म का हिस्सा है।

मुझे कैसे पता चलेगा कि मुफ़्त अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर पर्याप्त है, या मुझे और टूल की आवश्यकता है?
यदि आपकी मुख्य समस्या बिलिंग है, जीएसटी शुद्धता, और ग्राहक/विक्रेता ट्रैकिंग, एक अच्छा मुफ़्त या सशुल्क बिलिंग टूल इसे कवर करता है। यदि आपको बिक्री ट्रैकिंग, स्टाफ प्रबंधन, या कार्य समन्वय की भी आवश्यकता है, तो इसके साथ-साथ अलग, उद्देश्य-निर्मित टूल की भी आवश्यकता होती है।