इनमें से प्रत्येक अपने आप में छोटा लगता है, लेकिन साथ में उनका मतलब है कि व्यवसाय के मालिक द्वारा अपने दिमाग में अनुमान लगाया गया "लाभ" वास्तविक संख्या से सार्थक रूप से भिन्न हो सकता है - आमतौर पर वास्तविकता से अधिक आशावादी, क्योंकि अवैतनिक ग्राहक बकाया को अक्सर ऐसे गिना जाता है जैसे कि वे पहले से ही एकत्र किए गए थे।

सबसे पहले फाउंडेशन को ठीक से तैयार करना

औपचारिक लाभ विवरण के बारे में चिंता करने से पहले, तीन चीजों को सटीक रूप से जान लेना उचित है, क्योंकि बाकी सभी चीजें उनके ऊपर आधारित होती हैं।

1. प्रत्येक बिक्री को वैसे ही दर्ज किया जाता है जैसे वह होती है, ग्राहक और सही जीएसटी राशि से जुड़ा हुआ है, बजाय बाद में मेमोरी से पुनर्निर्माण के।

2. प्रत्येक खरीद दर्ज की गई, यहां तक ​​कि अनौपचारिक या नकदी-आधारित भी, इसलिए व्यवसाय चलाने की वास्तविक लागत दिखाई देती है।

3. भुगतानों को उनके संबंधित चालान या बिल के आधार पर ट्रैक किया जाता है, इसलिए "पैसा अंदर" और "पैसा बकाया" एक दूसरे के साथ भ्रमित न हों।

एक बार जब ये तीनों विश्वसनीय रूप से स्थापित हो जाते हैं, तो मोटे लाभ की तस्वीर की गणना करना सरल हो जाता है - और यदि बाद में ऋण या फाइलिंग के लिए औपचारिक, अकाउंटेंट द्वारा तैयार पी एंड एल की आवश्यकता होती है, तो समय के दबाव में एक साथ जोड़ने की आवश्यकता के बजाय अंतर्निहित डेटा पहले से ही साफ है।

जहां विनिमय फिट बैठता है

विनिमय की भूमिका यहाँ विशेष रूप से है ऊपर वर्णित बुनियादी स्तर पर, औपचारिक लाभ और हानि विवरण तैयार करने के स्तर पर नहीं। बिक्री, खरीद, रसीदें और भुगतान आपके ग्राहक और विक्रेता खातों के खिलाफ लेनदेन के रूप में दर्ज किए जाते हैं, प्रत्येक चालान पर जीएसटी सही ढंग से लागू किया जाता है (सीजीएसटी, एसजीएसटी, या आईजीएसटी लेनदेन के आधार पर)। क्योंकि भुगतान को अलग-अलग करने के बजाय समान ग्राहक रिकॉर्ड के आधार पर ट्रैक किया जाता है, बकाया शेष सटीक रहता है - जो सीधे लाभ ट्रैकिंग के लिए मायने रखता है, क्योंकि भुगतान न किए गए चालान को वास्तविक आय के रूप में नहीं गिना जाना चाहिए।

इसका मतलब यह है कि किसी भी लाभ की गणना के पीछे बिक्री और खरीद डेटा तब अधिक विश्वसनीय होता है जब यह बिखरी हुई नोटबुक या डिस्कनेक्ट की गई स्प्रेडशीट की तुलना में विनिमय के कनेक्टेड रिकॉर्ड से आता है। विनिमय वर्तमान में जो पेशकश नहीं करता है, और जिसे इससे स्पष्ट रूप से अलग किया जाना चाहिए, वह एक औपचारिक लाभ और हानि विवरण या प्लेटफ़ॉर्म के अंदर स्वचालित रूप से उत्पन्न बैलेंस शीट है - वित्तीय विवरण तैयारी का वह स्तर इसके पुष्टि किए गए फीचर सेट का हिस्सा नहीं है। यदि आपके व्यवसाय को विशेष रूप से उसी सॉफ़्टवेयर के अंदर स्वचालित रूप से जेनरेट किए गए P&L की आवश्यकता है, तो इसे शामिल मानने के बजाय सीधे विनिमय की वर्तमान क्षमताओं के विरुद्ध जांच करना उचित है; विनिमय आज जो पुष्टि करता है वह सटीक, जुड़ा हुआ लेनदेन डेटा है जिस पर कोई भी लाभ गणना निर्भर करती है - चाहे वह मैन्युअल रूप से की गई हो, अकाउंटेंट द्वारा, या स्प्रेडशीट में।

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निष्कर्ष

अपने लाभ को समझना एक वित्तीय विवरण से शुरू नहीं होता है - यह सटीक रूप से यह जानने से शुरू होता है कि क्या आया, क्या गया, और क्या अभी भी बकाया है। छोटे व्यवसाय मालिकों को "लाभ पर नज़र रखने" के बारे में जो अधिकांश भ्रम महसूस होता है, वह वास्तव में गणित से नहीं, बल्कि डिस्कनेक्ट किए गए रिकॉर्ड से आता है। बिक्री, खरीद और भुगतान को ठीक से रिकॉर्ड करना और एक-दूसरे से जुड़ा होना समस्या का कठिन आधा हल कर देता है; इसके अलावा लाभ की गणना तुलनात्मक रूप से सरल है, चाहे आप इसे स्वयं करें या किसी एकाउंटेंट को साफ़ डेटा सौंपें।

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पूछे जाने वाले प्रश्न

क्या मुझे यह जानने के लिए पूर्ण लेखांकन सॉफ़्टवेयर की आवश्यकता है कि मैं लाभ कमा रहा हूँ या नहीं?

आवश्यक रूप से नहीं। बिक्री, खरीद और भुगतान के सटीक, जुड़े रिकॉर्ड आमतौर पर कामकाजी लाभ की तस्वीर के लिए पर्याप्त होते हैं। एक पूर्ण लेखा प्रणाली तब अधिक प्रासंगिक हो जाती है जब आपको किसी ऋण या निवेशक के लिए औपचारिक, लेखापरीक्षित लाभ और हानि विवरण की आवश्यकता होती है।

मेरा अनुमानित लाभ कभी भी वास्तविकता से मेल क्यों नहीं खाता?

आम तौर पर क्योंकि अवैतनिक ग्राहक चालान वास्तव में एकत्र होने से पहले मानसिक रूप से आय के रूप में गिने जाते हैं, या क्योंकि नकद खरीद और खर्च पूरी तरह से दर्ज नहीं किए जाते हैं, जिससे लागत वास्तव में कम दिखती है।

लाभ पर नज़र रखने और P&L विवरण तैयार करने के बीच क्या अंतर है?

दिन-प्रतिदिन लाभ पर नज़र रखने का मतलब केवल अपने स्वयं के रिकॉर्ड का उपयोग करके बिक्री घटा खरीद और खर्च को जानना है। एक औपचारिक पी एंड एल स्टेटमेंट एक संरचित, अक्सर अकाउंटेंट द्वारा तैयार किया गया दस्तावेज़ है जो मानक लेखांकन प्रारूपों का पालन करता है, आमतौर पर ऋण या फाइलिंग जैसे बाहरी उद्देश्यों के लिए आवश्यक होता है।

यदि बिलिंग सॉफ़्टवेयर P&L उत्पन्न नहीं करता है तो क्या यह लाभ ट्रैकिंग में सहायता कर सकता है?

हाँ - मूल्य अंतर्निहित डेटा की सटीकता में है। यदि बिक्री, खरीद और भुगतान सही ढंग से दर्ज किए गए हैं और जुड़े हुए हैं, तो लाभ की गणना (मैन्युअल रूप से या अकाउंटेंट के साथ) बिखरे हुए रिकॉर्ड से संख्याओं के पुनर्निर्माण की तुलना में कहीं अधिक विश्वसनीय हो जाती है।

क्या विनिमय स्वचालित रूप से लाभ और हानि की गणना करता है?

फिलहाल पुष्टि नहीं हुई है. विनिमे सही ढंग से लागू जीएसटी के साथ ग्राहक/विक्रेता खातों के खिलाफ बिक्री, खरीद, रसीदें और भुगतान रिकॉर्ड करता है, जो विश्वसनीय आधार डेटा लाभ गणना प्रदान करता है - लेकिन स्वचालित पी एंड एल स्टेटमेंट जेनरेशन इसके पुष्टि किए गए फीचर सेट का हिस्सा नहीं है।