रिपोर्टें आंत की भावना से अधिक क्यों मायने रखती हैं?

दैनिक आधार पर व्यवसाय चलाना व्यस्ततापूर्ण लगता है, तब भी जब कुछ भी चुपचाप गलत हो रहा हो। एक ग्राहक समय पर भुगतान करने में असफल हो रहा है, आपूर्ति कम चल रही है, और चालान के बाद चालान पर मामूली जीएसटी विसंगति दिखाई दे रही है - बिलिंग और ग्राहकों की सेवा की दैनिक हलचल में इनमें से कुछ भी सामने नहीं आता है। रिपोर्टें इन पैटर्नों का सटीक रूप से पता लगाती हैं क्योंकि वे दिन-प्रतिदिन से पीछे हटते हैं और समय-समय पर कुल योग, रुझान और संतुलन की जांच करते हैं, कुछ ऐसा जो एक एकल लेनदेन अपने आप कभी नहीं करता है।

पाँच रिपोर्टें जो वास्तव में मायने रखती हैं

इनमें से प्रत्येक एक अलग प्रश्न का उत्तर देता है, और उनमें से कोई भी दूसरे का विकल्प नहीं देता है। कमजोर बकाया रिपोर्ट के साथ एक मजबूत बिक्री रिपोर्ट अभी भी आपको वास्तव में बिना संग्रहित नकदी के प्रति अंधा बना देती है।

इन रिपोर्टों के बिना क्या होता है

• बकाया छूट जाता है—ए ग्राहक का अवैतनिक चालान महीनों तक किसी का ध्यान नहीं जाता है, जैसे-जैसे यह अनियंत्रित होता जाता है, इसे जमा करना कठिन होता जाता है।

• जीएसटी त्रुटियाँ मिश्रित-छोटी व्यक्तिगत चालानों पर कर-विभाजन की गलतियाँ दाखिल करने के समय तक किसी का ध्यान नहीं जाता है, जब उन्हें ठीक करना उन्हें जल्दी पकड़ने से कहीं अधिक काम होता है।

• स्टॉक निर्णयों को अंधा बना दिया जाता है—पुनः व्यवस्थित करना वास्तविक गतिविधि डेटा के बजाय अनुमान पर होता है, जिससे स्टॉकआउट और मृत इन्वेंट्री दोनों होती है।

• नकदी प्रवाह आश्चर्य ने पैसे पर भारी प्रहार किया आपूर्तिकर्ताओं पर बकाया राशि को तब तक भुला दिया जाता है जब तक कि भुगतान अतिदेय न हो जाए, जिससे रिश्ते तनावपूर्ण हो जाते हैं जिन्हें बनने में समय लगता है।

किसी रिपोर्ट को वास्तव में क्या उपयोगी बनाता है?

एक रिपोर्ट केवल उतनी ही अच्छी होती है जितना उसका समर्थन करने वाला डेटा। यदि बिक्री, खरीद और भुगतान पहले से ही एक कनेक्टेड सिस्टम में दर्ज किए गए हैं, तो रिपोर्ट बनाना केवल उन आंकड़ों से सारांश निकालना है जो दर्ज किए जाने के क्षण से सही थे। यदि उन्हीं रिकॉर्ड्स को एक नोटबुक, एक भुगतान डायरी और एक अलग स्टॉक गणना में विभाजित किया जाता है, तो ऊपर सूचीबद्ध पांच रिपोर्टों में से किसी एक को बनाने के लिए पहले संख्याओं को मैन्युअल रूप से एकत्र करने और मिलान करने की आवश्यकता होती है - जिस बिंदु पर रिपोर्ट केवल उतनी ही भरोसेमंद होती है जितनी इसके निर्माण में लगने वाला शारीरिक श्रम।

कैसे विनीमे रोजमर्रा की बिलिंग को उपयोगी रिपोर्ट में बदल देता है

विनिमय को ठीक इसी मुद्दे को संबोधित करने के लिए डिज़ाइन किया गया है। चूँकि बिक्री, खरीद, रसीदें और भुगतान आपके ग्राहक और विक्रेता खातों के विरुद्ध लॉग किए जाते हैं, जैसा कि बाद में संकलित होने के बजाय होता है, ऊपर वर्णित बकाया ट्रैकिंग और लेनदेन इतिहास सीधे विनिमय के भुगतान बहीखाता के माध्यम से उसी संबंधित डेटा से प्राप्त होते हैं। किसी ग्राहक का बकाया या आपूर्तिकर्ता का बकाया स्वतंत्र गणना नहीं है जो महीने में एक बार चलती है;

जब भी कोई नया लेनदेन रिकॉर्ड किया जाता है तो उन्हें अपडेट किया जाता है। यदि आप निर्णय लेने से पहले स्वयं इसका अनुभव करना चाहते हैं, तो विनिमय का निःशुल्क टूल आपको बिना शामिल हुए 5 जीएसटी-अनुपालक चालान उत्पन्न करने की अनुमति देता है - यह समझने के लिए पर्याप्त है कि लेन-देन एक कनेक्टेड रिकॉर्ड में कैसे प्रवाहित होता है। इससे परे विशिष्ट औपचारिक रिपोर्ट, जैसे पूर्ण लाभ और हानि विवरण या बैलेंस शीट, वर्तमान में विनिमय के लिए पुष्टि नहीं की गई है, इसलिए यदि वित्तीय विवरण रिपोर्टिंग का वह स्तर आपकी कंपनी के लिए एक महत्वपूर्ण आवश्यकता है, तो इसे कवर करने के बजाय सीधे वर्तमान क्षमता की जांच करना उचित है।

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निष्कर्ष

रिपोर्टें किसी व्यवसाय को चलाने के ऊपर रखा गया कोई अतिरिक्त कार्य नहीं हैं - वे समस्याओं के बड़े होने के बाद उन पर प्रतिक्रिया करने और जब वे अभी भी छोटी हैं तब उन्हें पकड़ने के बीच का अंतर हैं। बिक्री, खरीद, बकाया, जीएसटी और स्टॉक किसी भी उद्यमी को शीर्ष पर बने रहने के लिए आवश्यक चीज़ों को कवर करते हैं, और यदि अंतर्निहित लेनदेन पहले से ही ठीक से दर्ज किए गए हैं तो इनमें से किसी को भी बोझ बनने की आवश्यकता नहीं है।

वास्तविक निर्णय यह नहीं है कि रिपोर्ट की जाँच की जाए या नहीं—यह है चाहे आपकी दिन-प्रतिदिन की बिलिंग हो व्यापर बिलिंग सॉफ्टवेयर उन रिपोर्टों को उस समय भरोसेमंद बनाने के लिए स्थापित किया गया है, जब आपको उनकी आवश्यकता हो

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पूछे जाने वाले प्रश्न

छोटे व्यवसाय के लिए सबसे महत्वपूर्ण रिपोर्ट क्या है?

ऐसा कोई नहीं है - बिक्री, बकाया, और जीएसटी सारांश सभी अलग-अलग कारणों से मायने रखते हैं, और उनमें से किसी एक को छोड़ देने से व्यवसाय वास्तव में कैसा प्रदर्शन कर रहा है, इसमें एक वास्तविक अंधा स्थान निकल जाता है।

मुझे अपनी बकाया रिपोर्ट कितनी बार जांचनी चाहिए?

अधिकांश छोटे व्यवसायों के लिए साप्ताहिक उचित है - मासिक का अक्सर मतलब होता है कि भुगतान संबंधी समस्या को आपके ध्यान में आने से पहले ही एक महीना हो चुका होता है।

क्या मुझे औपचारिक लाभ और हानि विवरण की आवश्यकता है, या क्या बुनियादी रिपोर्टें पर्याप्त हैं?

व्यवसाय को दिन-प्रतिदिन चलाने के लिए, बिक्री, खरीद, बकाया, जीएसटी और स्टॉक रिपोर्ट अधिकांश निर्णयों को कवर करती है। ऋण आवेदन, निवेशक वार्तालाप, या अपने सीए के साथ वर्ष के अंत में दाखिल करने की तैयारी करते समय एक औपचारिक पी एंड एल आवश्यक हो जाता है।

क्या रिपोर्टें स्वचालित रूप से तैयार की जा सकती हैं, या क्या मुझे उन्हें स्वयं संकलित करने की आवश्यकता है?

यदि आपका लेनदेन पहले से ही एक कनेक्टेड सिस्टम में रिकॉर्ड किया गया है, तो रिपोर्ट सीधे उस डेटा से ली जा सकती है। यदि रिकॉर्ड विभिन्न स्थानों पर बिखरे हुए हैं, तो आपको पहले उन्हें मैन्युअल रूप से संकलित करने की आवश्यकता होगी, और रिपोर्ट केवल उस मैन्युअल कार्य जितनी ही सटीक होगी।

क्या विनिमय बैलेंस शीट या लाभ और हानि रिपोर्ट तैयार करता है?

फिलहाल पुष्टि नहीं हुई है. विनिमय का निश्चित दायरा कवर करता है जीएसटी-अनुपालक इनवॉइसिंग, लेनदेन रिकॉर्डिंग, इसके भुगतान बहीखाता के माध्यम से ग्राहक/विक्रेता की बकाया ट्रैकिंग, और इन्वेंट्री सिंक - रोजमर्रा का डेटा जिससे इन पांच रिपोर्टों में से अधिकांश का निर्माण किया जाता है।