બહુવિધ વપરાશકર્તાઓ માટે શ્રેષ્ઠ એકાઉન્ટિંગ સોફ્ટવેર શું છે?

એકાઉન્ટિંગ સૉફ્ટવેર: જે ક્ષણે બીજી વ્યક્તિ તમારા વ્યવસાયના બિલિંગને સ્પર્શવાનું શરૂ કરે છે—એક સ્ટાફ સભ્ય ઇન્વૉઇસ બનાવે છે, ભાગીદાર રેકોર્ડિંગ ખરીદી કરે છે, એકાઉન્ટન્ટ રિમોટલી રેકોર્ડ્સ તપાસે છે-સિંગલ-યુઝર સોફ્ટવેર અનુકૂળ થવાનું બંધ કરે છે અને વાસ્તવિક અવરોધ બનવાનું શરૂ કરે છે. મલ્ટિ-યુઝર એકાઉન્ટિંગ સૉફ્ટવેર આને ઉકેલે છે, પરંતુ "બહુવિધ વપરાશકર્તાઓને સમર્થન આપે છે" નો અર્થ ટૂલના આધારે ખૂબ જ અલગ હોઈ શકે છે: કેટલાક ફક્ત શેર કરેલ લૉગિનને મંજૂરી આપે છે, જે તેના પોતાના જોખમો બનાવે છે, જ્યારે અન્ય દરેક વ્યક્તિને તેઓ શું જોઈ શકે છે અને કરી શકે છે તેના પર યોગ્ય નિયંત્રણો સાથે તેમની પોતાની ઍક્સેસ આપે છે.

આ તફાવત સૌથી વધુ મહત્વ ધરાવે છે સરખામણીઓ સ્વીકારે છે, કારણ કે શેર કરેલ સિંગલ લોગિનનો અર્થ છે કે તમે કોણે શું કર્યું તે જાણવાની ક્ષમતા ગુમાવો છો — કોણે ચોક્કસ ઇન્વૉઇસ બનાવ્યું, કોણે ચોક્કસ ચુકવણી રેકોર્ડ કરી — જે વાસ્તવિક સમસ્યા બની જાય છે જ્યારે કંઈક સુધારવાની જરૂર હોય અથવા વિસંગતતાને તેના સ્રોત પર પાછા ફરવાની જરૂર હોય.

"મલ્ટિ-યુઝર" માં ખરેખર શું શામેલ હોવું જોઈએ

સાચા મલ્ટિ-યુઝર સપોર્ટ સાથેનું સાધન દરેક વ્યક્તિને તેમની પોતાની ઍક્સેસ આપે છે, આદર્શ રીતે તેઓ શું કરી શકે તેના પર કેટલાક નિયંત્રણ સાથે, દરેક વ્યક્તિ એક પાસવર્ડ શેર કરે છે અને આશા રાખે છે કે કંઈપણ ઓવરરાઇટ અથવા ડુપ્લિકેટ ન થાય.

શા માટે શેર કરેલ સિંગલ લોગિન? વાસ્તવિક ઉકેલ નથી

કેટલાક નાના વ્યવસાયો સ્ટાફ વચ્ચે ફક્ત એક લોગિન શેર કરીને સિંગલ-યુઝર સોફ્ટવેરની આસપાસ કામ કરે છે. આ મલ્ટિ-યુઝર પ્લાનની તાત્કાલિક કિંમતને ટાળે છે, પરંતુ તે સૉફ્ટવેર સાથે જોડાયેલ સમસ્યાઓ હલ કરવા માટે છે તે બરાબર ફરી રજૂ કરે છે — જ્યારે બે લોકો એક જ સમયે બિલ કરે ત્યારે ડુપ્લિકેટ ઇન્વૉઇસ નંબર, કયા સ્ટાફ સભ્યએ ચોક્કસ એન્ટ્રી કરી છે તે ટ્રેસ કરવાની કોઈ રીત નથી, અને નવા કે ઓછા વિશ્વાસપાત્ર સ્ટાફ સભ્ય શું ઍક્સેસ કરી શકે છે તેને મર્યાદિત કરવાની ક્ષમતા નથી.

પસંદ કરતા પહેલા શું તપાસવું

• શું યોજના ખરેખર અલગ લોગીન્સને સમર્થન આપે છે કે માત્ર એક શેર કરેલ?

• ઍક્સેસ ભૂમિકા દ્વારા મર્યાદિત કરી શકાય છે (દા.ત., બિલિંગ માત્ર વિ. રિપોર્ટ્સ અને કિંમતોની સંપૂર્ણ ઍક્સેસ)?

• શું એકસાથે બહુવિધ લોકો બિલ અથવા રેકર્ડ ટ્રાન્ઝેક્શન વગર વિવાદો કરી શકે છે?

• શું તમે વધુ વપરાશકર્તાઓ ઉમેરતા હોવાથી અથવા કોઈ ચોક્કસ બિંદુએ તીવ્રપણે કૂદકો મારવાથી ભાવો વ્યાજબી રીતે વધે છે?

જ્યાં વિનિમય ઊભો છે, પ્રામાણિકપણે

વિનિમયની કન્ફર્મ્ડ ક્ષમતાઓ GST-સુસંગત ઇન્વોઇસિંગ, ટ્રાન્ઝેક્શન રેકોર્ડિંગ, ગ્રાહક/વિક્રેતા મેનેજમેન્ટ અને ઇન્વેન્ટરીને આવરી લે છે—જે પાયા પર કોઈપણ મલ્ટિ-યુઝર સેટઅપ બનાવવાની જરૂર પડશે. વિશિષ્ટ બહુ-વપરાશકર્તા કાર્યક્ષમતા-અલગ લોગિન, ભૂમિકા-આધારિત ઍક્સેસ, અથવા એકસાથે બહુ-વ્યક્તિનો ઉપયોગ—આ પ્લેટફોર્મ માટે હાલમાં જે પુષ્ટિ થયેલ છે તેનો ભાગ નથી. જો તમારા વ્યવસાયમાં પહેલેથી જ બિલિંગનું સંચાલન કરતી એક કરતાં વધુ વ્યક્તિઓ છે, અથવા ઉમેરવાની તૈયારીમાં છે, તો તમે સૉફ્ટવેર પર આધાર રાખવાનું શરૂ કર્યું તે પછી કોઈ મર્યાદા શોધવાને બદલે, તે સમર્થિત છે એમ માનતા પહેલા વિનિમય સાથે સીધી પુષ્ટિ કરવી યોગ્ય છે.

[વિનિમય સાથે તમારું પ્રથમ ઇન્વૉઇસ મફત બનાવો]

નિષ્કર્ષ

મલ્ટિ-યુઝર સપોર્ટનો અર્થ એ છે કે માત્ર ઘણા લોકોને લૉગ ઇન કરવા દેવા કરતાં વધુ - તેનો અર્થ એ છે કે સિસ્ટમમાં દરેક વ્યક્તિની પોતાની ઓળખ છે, આદર્શ રીતે તેઓ શું ઍક્સેસ કરી શકે છે તેના પર કેટલાક નિયંત્રણ સાથે. વહેંચાયેલ લૉગિન કદાચ વર્કઅરાઉન્ડ જેવું લાગે છે, પરંતુ તે મલ્ટિ-યુઝર સૉફ્ટવેરને રોકવા માટે છે તે જ ડિસ્કનેક્શન સમસ્યાઓ ફરીથી રજૂ કરે છે. કોઈપણ સાધન તમારી વધતી જતી ટીમને ટેકો આપે છે એમ ધારતા પહેલા, પુષ્ટિ કરો સ્પષ્ટ બદલે સીધા "બહુવિધ વપરાશકર્તાઓને સમર્થન આપે છે" એમ ધારી લેવા કરતાં તમે શું અપેક્ષા રાખશો.

વારંવાર પૂછાતા પ્રશ્નો

પ્રશ્ન 1. શું સ્ટાફ વચ્ચે એક લોગિન શેર કરવું એ મલ્ટી-યુઝર સપોર્ટ સમાન છે?

ના — શેર કરેલ લૉગિનનો અર્થ છે કે તમે ચોક્કસ એન્ટ્રીઓ કોણે કરી છે તે શોધવાની ક્ષમતા ગુમાવશો અને જ્યારે બહુવિધ લોકો એક સાથે કામ કરે છે ત્યારે તે ડુપ્લિકેટ અથવા વિરોધાભાસી રેકોર્ડનું જોખમ વધારે છે.

Q2. સૉફ્ટવેર મારી વધતી જતી ટીમને સપોર્ટ કરે છે એમ માનતા પહેલાં મારે શું તપાસવું જોઈએ?

શું લૉગિન વ્યક્તિ દીઠ ખરેખર અલગ છે, શું ઍક્સેસ ભૂમિકા દ્વારા મર્યાદિત કરી શકાય છે કે કેમ, અને શું તમે વપરાશકર્તાઓને ઉમેરશો તે પ્રમાણે કિંમતો વ્યાજબી રીતે વધે છે.

Q3. શું નાના વ્યવસાય માટે ભૂમિકા-આધારિત ઍક્સેસ વાંધો છે?

તે કરી શકે છે — જો તમે ઇચ્છો છો કે સ્ટાફ સભ્ય સંપૂર્ણ નાણાકીય અહેવાલો અથવા કિંમત નિર્ધારણ ઇતિહાસ જોયા વિના ઇન્વૉઇસ બનાવે, તો ભૂમિકા-આધારિત ઍક્સેસ તમને તે નિયંત્રિત કરવા દે છે.

Q4. શું મોટાભાગના એકાઉન્ટિંગ સોફ્ટવેરમાં એક જ સમયે બહુવિધ લોકો વ્યવહારો રેકોર્ડ કરી શકે છે?

આ ટૂલ દ્વારા નોંધપાત્ર રીતે બદલાય છે - કેટલાક વાસ્તવિક એકસાથે ઍક્સેસને સરળતાથી સમર્થન આપે છે, જ્યારે બે લોકો એક સાથે કામ કરે છે ત્યારે અન્ય તકરાર અથવા ઓવરરાઇટ કરે છે. આ ખાસ તપાસો.

પ્રશ્ન 5. શું વિનિમય એક જ એકાઉન્ટ પર બહુવિધ વપરાશકર્તાઓને સપોર્ટ કરે છે?

હાલમાં પુષ્ટિ નથી. જો આ તમારા વ્યવસાય માટે જરૂરી હોય તો વિનિમય સાથે સીધી પુષ્ટિ કરો.