एकाधिक उपयोगकर्ताओं के लिए सर्वश्रेष्ठ लेखांकन सॉफ़्टवेयर कौन सा है?

अकाउंटिंग सॉफ्टवेयर: जिस क्षण कोई दूसरा व्यक्ति आपके व्यवसाय की बिलिंग को छूना शुरू कर देता है - एक स्टाफ सदस्य चालान बनाता है, एक भागीदार खरीदारी की रिकॉर्डिंग करता है, एक अकाउंटेंट दूर से रिकॉर्ड की जाँच करता है - एकल-उपयोगकर्ता सॉफ़्टवेयर सुविधाजनक होना बंद कर देता है और एक वास्तविक बाधा बनना शुरू कर देता है। मल्टी-यूज़र अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर इसे हल करता है, लेकिन "एकाधिक उपयोगकर्ताओं का समर्थन करता है" का मतलब टूल के आधार पर बहुत अलग चीजें हो सकता है: कुछ बस एक साझा लॉगिन की अनुमति देते हैं, जो अपने स्वयं के जोखिम पैदा करता है, जबकि अन्य प्रत्येक व्यक्ति को उचित नियंत्रण के साथ अपनी पहुंच देते हैं कि वे क्या देख सकते हैं और क्या कर सकते हैं।

यह भेद सबसे अधिक मायने रखता है तुलनाएँ स्वीकार करती हैं, क्योंकि एक साझा एकल लॉगिन का मतलब है कि आप यह जानने की क्षमता खो देते हैं कि किसने क्या किया - किसने एक विशिष्ट चालान बनाया, किसने एक विशेष भुगतान रिकॉर्ड किया - जो उस समय एक वास्तविक समस्या बन जाती है जब किसी चीज़ को सही करने की आवश्यकता होती है या किसी विसंगति को उसके स्रोत पर वापस ढूंढने की आवश्यकता होती है।

"बहु-उपयोगकर्ता" में वास्तव में क्या शामिल होना चाहिए

वास्तविक बहु-उपयोगकर्ता समर्थन वाला एक उपकरण प्रत्येक व्यक्ति को अपनी पहुंच प्रदान करता है, आदर्श रूप से इस पर कुछ नियंत्रण के साथ कि वे क्या कर सकते हैं, बजाय इसके कि हर कोई एक पासवर्ड साझा करे और यह आशा करे कि कुछ भी अधिलेखित या डुप्लिकेट न हो।

साझा एकल लॉगिन क्यों? वास्तविक समाधान नहीं है

कुछ छोटे व्यवसाय कर्मचारियों के बीच केवल एक लॉगिन साझा करके एकल-उपयोगकर्ता सॉफ़्टवेयर के आसपास काम करते हैं। यह एक बहु-उपयोगकर्ता योजना की तत्काल लागत से बचाता है, लेकिन यह उन समस्याओं को फिर से प्रस्तुत करता है जिन्हें सॉफ्टवेयर से जोड़ा जाना चाहिए - डुप्लिकेट चालान संख्या जब दो लोग एक ही समय में बिल करते हैं, यह पता लगाने का कोई तरीका नहीं है कि किस स्टाफ सदस्य ने एक विशिष्ट प्रविष्टि की है, और यह सीमित करने की कोई क्षमता नहीं है कि एक नया या कम भरोसेमंद स्टाफ सदस्य किस तक पहुंच सकता है।

चुनने से पहले क्या जांचें

• क्या योजना वास्तव में अलग लॉगिन या केवल साझा लॉगिन का समर्थन करती है?

• क्या पहुंच को भूमिका द्वारा सीमित किया जा सकता है (उदा., बिलिंग केवल बनाम रिपोर्ट और मूल्य निर्धारण तक पूर्ण पहुंच)?

• क्या कई लोग एक ही समय में बिना किसी विरोध के लेनदेन का बिल बना सकते हैं या उसे रिकॉर्ड कर सकते हैं?

• जैसे-जैसे आप अधिक उपयोगकर्ता जोड़ते हैं, या एक निश्चित बिंदु पर तेजी से बढ़ते हैं, क्या मूल्य निर्धारण का पैमाना उचित हो जाता है?

ईमानदारी से कहें तो विनयमय कहां खड़ा है

विनिमय का पुष्टि की गई क्षमताओं में जीएसटी-अनुपालक चालान, लेनदेन रिकॉर्डिंग, ग्राहक/विक्रेता प्रबंधन और इन्वेंट्री शामिल है - किसी भी बहु-उपयोगकर्ता सेटअप की नींव पर निर्माण करने की आवश्यकता होगी। विशिष्ट बहु-उपयोगकर्ता कार्यक्षमता - अलग लॉगिन, भूमिका-आधारित पहुंच, या एक साथ बहु-व्यक्ति उपयोग - इस प्लेटफ़ॉर्म के लिए वर्तमान में पुष्टि की गई चीज़ों का हिस्सा नहीं है। यदि आपके व्यवसाय में पहले से ही बिलिंग को संभालने वाले एक से अधिक व्यक्ति हैं, या शामिल होने वाले हैं, तो सॉफ़्टवेयर पर भरोसा करना शुरू करने के बाद एक सीमा की खोज करने के बजाय, इसे समर्थित मानने से पहले विनिमय से सीधे पुष्टि करना उचित है।

[विनिमय के साथ अपना पहला चालान निःशुल्क बनाएं]

निष्कर्ष

बहु-उपयोगकर्ता समर्थन का मतलब केवल कई लोगों को लॉग इन करने देने से कहीं अधिक है - इसका मतलब है कि सिस्टम के भीतर प्रत्येक व्यक्ति की अपनी पहचान है, आदर्श रूप से वे जो भी एक्सेस कर सकते हैं उस पर कुछ नियंत्रण के साथ। एक साझा लॉगिन एक समाधान की तरह लग सकता है, लेकिन यह उन्हीं वियोग समस्याओं को फिर से प्रस्तुत करता है जिन्हें रोकने के लिए बहु-उपयोगकर्ता सॉफ़्टवेयर होता है। यह मानने से पहले कि कोई भी टूल आपकी बढ़ती टीम का समर्थन करता है, पुष्टि करें बल्कि सीधे तौर पर विशिष्टताएँ यह मानने के बजाय कि "एकाधिक उपयोगकर्ताओं का समर्थन करता है" का अर्थ यह है कि आप क्या अपेक्षा करेंगे।

अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्नों

Q1. क्या कर्मचारियों के बीच एक लॉगिन साझा करना बहु-उपयोगकर्ता समर्थन के समान है?

नहीं - साझा लॉगिन का मतलब है कि आप यह पता लगाने की क्षमता खो देते हैं कि किसने विशिष्ट प्रविष्टियाँ की हैं, और जब कई लोग एक साथ काम करते हैं तो इससे डुप्लिकेट या परस्पर विरोधी रिकॉर्ड का खतरा बढ़ जाता है।

Q2. यह मानने से पहले कि सॉफ़्टवेयर मेरी बढ़ती टीम का समर्थन करता है, मुझे क्या जांचना चाहिए?

क्या लॉगिन वास्तव में प्रति व्यक्ति अलग-अलग हैं, क्या पहुंच को भूमिका के आधार पर सीमित किया जा सकता है, और क्या जब आप उपयोगकर्ता जोड़ते हैं तो क्या मूल्य निर्धारण यथोचित रूप से बढ़ता है।

Q3. क्या छोटे व्यवसाय के लिए भूमिका-आधारित पहुंच मायने रखती है?

यह हो सकता है - यदि आप चाहते हैं कि कोई स्टाफ सदस्य पूर्ण वित्तीय रिपोर्ट या मूल्य निर्धारण इतिहास देखे बिना चालान बनाए, तो भूमिका-आधारित पहुंच आपको इसे नियंत्रित करने देती है।

Q4. क्या अधिकांश लेखांकन सॉफ्टवेयर में एक ही समय में कई लोग लेनदेन रिकॉर्ड कर सकते हैं?

यह उपकरण के अनुसार महत्वपूर्ण रूप से भिन्न होता है - कुछ वास्तविक एक साथ पहुंच को सुचारू रूप से समर्थन करते हैं, अन्य जब दो लोग एक साथ काम करते हैं तो टकराव पैदा करते हैं या ओवरराइट करते हैं। इसकी विशेष जांच करें.

Q5. क्या विनिमय एक ही खाते पर एकाधिक उपयोगकर्ताओं का समर्थन करता है?

फिलहाल पुष्टि नहीं हुई है. यदि यह आपके व्यवसाय के लिए एक आवश्यकता है तो विनिमय से सीधे पुष्टि करें।