இலவச கணக்கியல் மென்பொருள் வணிகத் தரவை எவ்வாறு பாதுகாக்கிறது?

வணிகத் தரவுப் பாதுகாப்பு என்பது வியத்தகு மீறலைத் தடுப்பது மட்டுமல்ல - பெரும்பாலான சிறு வணிகங்களுக்கு, மிகவும் யதார்த்தமான அபாயங்கள் அமைதியானவை: தற்செயலாகப் பகிரப்பட்ட கோப்பு, காப்புப் பிரதி இல்லாத தொலைந்த மடிக்கணினி, அல்லது மிகவும் தற்போதைய, துல்லியமான பதிப்பு எங்கு உள்ளது என்பது யாருக்கும் உறுதியாகத் தெரியாத போதுமான விரிதாள்களில் சிதறியிருக்கும் வாடிக்கையாளர் விவரங்கள். பில்லிங் மற்றும் கணக்கியல் மென்பொருள் ஒரு அமைப்பில் விலைப்பட்டியல், பணம், பங்கு மற்றும் வாடிக்கையாளர் பதிவுகளை ஒழுங்கமைக்க உதவுகிறது, மேலும் அந்த அமைப்பின் ஒரு பகுதி இயற்கையாகவே மாறுகிறதுஅந்தத் தரவு நாளுக்கு நாள் எவ்வளவு வெளிப்படுத்தப்படுகிறது அல்லது பாதுகாக்கப்படுகிறது. வினிமய் ஜிஎஸ்டி இன்வாய்ஸ்கள், பரிவர்த்தனைகள், வாடிக்கையாளர் மற்றும் விற்பனையாளர் விவரங்கள் மற்றும் வணிகப் பதிவுகளை அதன் சொந்தக் கட்டமைக்கப்பட்ட அமைப்பிற்குள் வைத்திருக்கும், மாறாக ஒரு வணிகம் தானே நிர்வகிக்க வேண்டிய தளர்வான கோப்புகளாக உள்ளது, இது இந்த வகையான பாதுகாப்பு பொதுவாக எவ்வாறு செயல்படுகிறது என்பதற்கு நேரடியாகப் பொருந்தும். இந்த வழிகாட்டி இலவச கணக்கியல் மென்பொருளில் உண்மையில் தரவு பாதுகாப்பு என்றால் என்ன மற்றும் அதை நம்புவதற்கு முன் என்ன சரிபார்க்க வேண்டும்.

ஏன் இந்தக் கேள்வி முன்பை விட முக்கியமானது?

• பில்லிங் அமைப்புகள் முக்கியமான வணிகத் தரவை வைத்திருக்கின்றன: சிறு வணிகங்கள் இப்போது வாடிக்கையாளர் தொலைபேசி எண்களை சேமித்து வைக்கின்றன, ஜிஎஸ்டி விவரங்கள், கட்டண வரலாறு, விற்பனையாளர் தகவல் மற்றும் பில்லிங் மென்பொருளில் பரிவர்த்தனை பதிவுகள்.

• தரவு இழப்பு செயல்பாடுகளை சீர்குலைக்கலாம்: இந்தத் தகவலை இழப்பதால், பரிவர்த்தனைகளைக் கண்காணிப்பது, கணக்குகளை நிர்வகிப்பது மற்றும் அன்றாட வணிகச் செயல்பாடுகளைத் தொடர்வது கடினமாகிவிடும்.

• தரவு வெளிப்பாடு நம்பிக்கையை பாதிக்கலாம்: வாடிக்கையாளர் அல்லது விற்பனையாளர் தகவல் அம்பலப்படுத்தப்பட்டால் அல்லது தவறாகக் கையாளப்பட்டால், அது வணிகத்தில் உறவுகளையும் நம்பிக்கையையும் பாதிக்கும்.

• இணக்கமும் பாதிக்கப்படலாம்: மோசமான தரவு மேலாண்மை துல்லியமான பதிவுகளைப் பராமரிப்பதிலும் பொருந்தக்கூடிய இணக்கத் தேவைகளைப் பூர்த்தி செய்வதிலும் சவால்களை உருவாக்கலாம்.

உண்மையில் என்ன வகையான தரவு ஆபத்தில் உள்ளது?

"தரவு பாதுகாப்பு" பற்றி மக்கள் கேட்கும் போது, ​​அவர்கள் பொதுவாக சில கலவையைக் குறிக்கிறார்கள்:

• வாடிக்கையாளர் மற்றும் விற்பனையாளர் தொடர்பு விவரங்கள்

• ஜிஎஸ்டி மற்றும் விலைப்பட்டியல் பதிவுகள்

• கட்டணம் மற்றும் பரிவர்த்தனை வரலாறு

• மென்பொருளை அணுகுவதற்குப் பயன்படுத்தப்படும் உள்நுழைவு சான்றுகள்

இலவச கணக்கியல் மென்பொருளில் பொதுவாக என்ன பாதுகாப்புகள் கட்டமைக்கப்படுகின்றன?

இலவச கணக்கியல் மற்றும் பில்லிங் கருவிகள் பொதுவாக சில அடிப்படை பாதுகாப்புகளை உள்ளடக்கியது:

• உள்நுழைவு அடிப்படையிலான அணுகல், எனவே பதிவுகள் இல்லாமல் யாருக்கும் திறக்கப்படாது சான்றுகள்

• தளர்வான உள்ளூர் கோப்புகளாக இல்லாமல் மென்பொருளின் சொந்த அமைப்பிலேயே தரவு சேமிக்கப்படுகிறது

• ஒரே தளத்தில் வெவ்வேறு வணிகங்களின் கணக்குகளுக்கு இடையே அடிப்படைப் பிரிப்பு

இவை மிகவும் வெளிப்படையான அபாயங்களைக் குறைக்கின்றன - பகிரப்பட்ட விரிதாள் கோப்பு சுதந்திரமாக அனுப்பப்படுவது போன்றது - தரவு எவ்வாறு சேமிக்கப்படுகிறது மற்றும் அணுகப்படுகிறது என்பதைக் கட்டமைப்பதன் மூலம்.

இலவசத் திட்டங்கள் பெரும்பாலும் பாதுகாப்பைக் குறைக்கும் இடத்தில்

சந்தை முழுவதும் உள்ள இலவச திட்டங்கள் பொதுவாக பணம் செலுத்தியவற்றை விட குறுகிய பாதுகாப்புகளைக் கொண்டுள்ளன:

• வெவ்வேறு ஊழியர்களுக்கான பங்கு அடிப்படையிலான அனுமதிகள் போன்ற மேம்பட்ட அணுகல் கட்டுப்பாடுகள் குறைவு அல்லது இல்லை

• தரவு அல்லது அணுகல் சிக்கல் வந்தால் வரையறுக்கப்பட்ட அல்லது பிரத்யேக ஆதரவு இல்லை

• தடைசெய்யப்பட்ட தரவு ஏற்றுமதி விருப்பங்கள், அதை வைத்திருப்பதை கடினமாக்குகிறது சுயாதீன காப்பு

• யார் எதை அணுகினார்கள் அல்லது மாற்றினார்கள் என்பதைக் காட்டும் குறைவான தணிக்கை அல்லது செயல்பாட்டுப் பதிவுகள்

என்ன வணிகங்கள் இன்னும் தங்களைத் தாங்களே சரிபார்க்க வேண்டும்

இலவசத் திட்டத்தில் என்ன இருந்தாலும், நேரடியாகச் சரிபார்க்க வேண்டியது அவசியம்:

1. உங்களுக்கு ஒரு சுயாதீன நகல் தேவைப்பட்டால், உங்கள் சொந்த தரவை எந்த நேரத்திலும் ஏற்றுமதி செய்ய முடியுமா?

2. உண்மையில் தேவைப்படும் நபர்களுக்கு மட்டுமே உள்நுழைவு அணுகல் உள்ளதா?

3. வாடிக்கையாளர் தரவு எவ்வாறு சேமிக்கப்படுகிறது மற்றும் பயன்படுத்தப்படுகிறது என்பதை வழங்குநர் தெளிவாகக் கூறுகிறாரா?

4. பலர் கணக்கைப் பயன்படுத்தினால், யார் என்ன செய்தார்கள் என்பதைக் கண்காணிக்க ஏதேனும் வழி உள்ளதா?

கட்டமைக்கப்பட்ட அமைப்பில் இது எப்படி இருக்கும்

பகிரப்பட்ட விரிதாள் கோப்புகள் அல்லது சிதறிய குறிப்புகளில் தரவு பரவுவதற்குப் பதிலாக, இணைக்கப்பட்ட ஒரே அமைப்பில் வைத்திருப்பது ஆபத்தின் வடிவத்தை மாற்றுகிறது:

• வாடிக்கையாளர் மற்றும் விற்பனையாளர் மேலாண்மை தொடர்பு மற்றும் பரிவர்த்தனை விவரங்களை மையமாகச் சேமிக்கிறது, அவை ஒவ்வொன்றும் தனித்தனியாகப் பகிரப்படும் அல்லது இழக்கக்கூடிய கோப்புகள் முழுவதும் நகலெடுக்கப்படும்

• GST இன்வாய்சிங் மற்றும் பில்லிங் பதிவுகள் சுதந்திரமாக அனுப்பக்கூடிய தளர்வான ஆவணங்களாக இல்லாமல், அமைப்பின் சொந்த கட்டமைப்பிற்குள் உள்ளன

• லெட்ஜர் மேலாண்மை ஒரு வாடிக்கையாளர் அல்லது விற்பனையாளருக்கான பரிவர்த்தனை வரலாற்றை ஒருங்கிணைக்கிறது, தனித்தனி இடங்களின் எண்ணிக்கையைக் குறைக்கிறது முக்கியமான தரவு இல்லையெனில் உட்காரலாம்

தரவுப் பாதுகாப்பில் Vinimay போன்ற அமைப்பு வகிக்கும் நடைமுறைப் பங்கு இதுவாகும் — அது உண்மையில் வழங்குவதைத் தாண்டிய அம்சங்களை உறுதி செய்வதன் மூலம் அல்ல, ஆனால் வணிகம் மற்றும் வாடிக்கையாளர் தகவல்களை ஒரு கட்டமைக்கப்பட்ட அமைப்பிற்குள் வைத்திருப்பதன் மூலம், கோப்புகள் முழுவதும் சிதறிவிடாமல், ஒரு வணிகம் தானாகவே நிர்வகிக்கவும் பாதுகாக்கவும் வேண்டும்.

அடிக்கடி கேட்கப்படும் கேள்விகள்

1. முக்கியமான வணிகத் தரவுகளுக்கு இலவச கணக்கியல் மென்பொருள் பாதுகாப்பானதா?

இது பொதுவாக உள்நுழைவு அணுகல் மற்றும் மையப்படுத்தப்பட்ட சேமிப்பகம் போன்ற அடிப்படை பாதுகாப்புகளை வழங்குகிறது, இருப்பினும் பாதுகாப்பின் ஆழம் வழங்குநர் மற்றும் திட்டத்தைப் பொறுத்து மாறுபடும்.

2. கணக்கியல் மென்பொருள் பொதுவாக என்ன தரவுகளை சேமிக்கிறது?

வாடிக்கையாளர் மற்றும் விற்பனையாளர் விவரங்கள், ஜிஎஸ்டி மற்றும் விலைப்பட்டியல் பதிவுகள் மற்றும் கட்டண வரலாறு ஆகியவை சேமிக்கப்படும் தரவுகளின் மிகவும் பொதுவான வகைகளாகும்.

3. இலவச மென்பொருளானது தரவையும் கட்டண மென்பொருளையும் பாதுகாக்கிறதா?

கட்டணத் திட்டங்களில் பெரும்பாலும் அதிகமானவை அடங்கும் மேம்பட்ட பாதுகாப்பு, பங்கு அடிப்படையிலான அணுகல் கட்டுப்பாடுகள் போன்றவை, இலவச திட்டங்களில் குறைவாகவே காணப்படுகின்றன.

4. தேவைப்பட்டால் இலவச கணக்கியல் மென்பொருளிலிருந்து எனது தரவை ஏற்றுமதி செய்யலாமா?

இது குறிப்பிட்ட வழங்குநரைப் பொறுத்தது; அனைத்து இலவச திட்டங்களும் முழு தரவு ஏற்றுமதியை வழங்குவதில்லை, எனவே நீண்ட காலத்திற்கு அதை நம்புவதற்கு முன் சரிபார்க்க வேண்டியது அவசியம்.

5. இலவச பில்லிங் மென்பொருளில் வாடிக்கையாளர் தகவல்களை சேமிப்பது ஆபத்தானதா?

இது பொதுவாக சிதறிய விரிதாள் கோப்புகளை விட பாதுகாப்பானது, இருப்பினும் வணிகங்கள் வழங்குநரின் குறிப்பிட்ட தரவு கையாளுதல் நடைமுறைகளைச் சரிபார்க்க வேண்டும்.

6. Excel ஐ விட கணக்கியல் மென்பொருள் அங்கீகரிக்கப்படாத அணுகலைத் தடுக்கிறதா?

ஆம் — ஒரு மையப்படுத்தப்பட்ட கணினிக்கான உள்நுழைவு அடிப்படையிலான அணுகல் பொதுவாக சுதந்திரமாக பகிரக்கூடிய விரிதாள் கோப்பைக் காட்டிலும் கட்டுப்படுத்தப்படுகிறது.

7. எனது வணிகத் தரவுகளுடன் இலவச கருவியை நம்புவதற்கு முன் நான் என்ன சரிபார்க்க வேண்டும்?

உங்கள் தரவை ஏற்றுமதி செய்ய முடியுமா, அணுகல் எவ்வாறு கட்டுப்படுத்தப்படுகிறது மற்றும் தரவுச் சேமிப்பகம் மற்றும் பயன்பாடு குறித்து வழங்குநர் கூறுவதைச் சரிபார்க்கவும்.

8. இலவச கணக்கியல் மென்பொருளில் தணிக்கை பதிவுகள் கிடைக்குமா?

விரிவான செயல்பாடு அல்லது தணிக்கை பதிவுகள் இலவச திட்டங்களை விட கட்டண திட்டங்களில் பொதுவாகக் காணப்படுகின்றன.

9. ஒரு இணைக்கப்பட்ட அமைப்பு இருப்பது தரவு பாதுகாப்பை மேம்படுத்துமா?

ஆம் — இது தனித்தனி கோப்புகள் அல்லது முக்கியமான தரவு வெளிப்படும் அல்லது இழக்கப்படும் இடங்களின் எண்ணிக்கையை குறைக்கிறது.

10. விரிதாள்களிலிருந்து விலகிச் செல்ல தரவுப் பாதுகாப்பு ஒரு காரணமா?

இது இருக்கலாம் — சுதந்திரமாக பகிரப்படும் விரிதாள்கள் முக்கியமான வணிகத் தரவை யார் பார்க்கலாம் அல்லது திருத்தலாம் என்பதற்கான சிறிய கட்டுப்பாட்டை வழங்குகின்றன.