কয়েকটি সহজ ধাপ অনুসরণ করে কীভাবে Vinimay-এ WhatsApp-এ চালান শেয়ার করবেন তা জানুন। একটি বিক্রয় লেনদেন তৈরি করুন, গ্রাহকের বিবরণ পরীক্ষা করুন, WhatsApp খুলুন এবং পাঠানোর আগে ডাউনলোড করা চালান PDF সংযুক্ত করুন৷
ধাপ 1: লেনদেন খুলুন এবং নতুন লেনদেন ক্লিক করুন
বাম সাইডবারে লেনদেন-এ ক্লিক করুন, তারপর উপরের ডানদিকে নতুন লেনদেন-এ ক্লিক করুন।
ধাপ 2: গ্রাহক এবং অর্থপ্রদানের বিবরণ পূরণ করুন
লেনদেন তৈরি করুন উইন্ডোতে, বিক্রয় ট্যাবে থাকুন। গ্রাহক নির্বাচন করুন এবং অর্থপ্রদানের পদ্ধতি নির্বাচন করুন। কোম্পানি, তারিখ, এবং ব্যাঙ্কের বিবরণ স্বয়ংক্রিয়ভাবে পূরণ করা হয়, তবে প্রয়োজনে আপনি সেগুলি পরিবর্তন করতে পারেন।
ধাপ 3: পণ্য যোগ করুন এবং লেনদেন তৈরি করুন
পণ্য নির্বাচনে আইটেমটি অনুসন্ধান করুন এবং নির্বাচন করুন। বিনিময় একক, মূল্য, পরিমাণ, এবং পূরণ করে HSNস্বয়ংক্রিয়ভাবে কোড। পরিমাণ লিখুন, বিশদ পরীক্ষা করুন এবং লেনদেন তৈরি করুন ক্লিক করুন।
ধাপ 4: ইনভয়েস প্রিভিউ চেক করুন এবং হোয়াটসঅ্যাপ ইনভয়েসে ক্লিক করুন
লেনদেন তৈরি হওয়ার পরে, একটি সফল বার্তা উপস্থিত হয় এবং চালান পূর্বরূপ খোলে। নীচে, আপনি চারটি বিকল্প দেখতে পাবেন: WhatsApp চালান, ইমেল চালান, PDF ডাউনলোড করুন এবং প্রিন্ট করুন।
চালান শেয়ার করা শুরু করতে WhatsApp চালানে ক্লিক করুন। এছাড়াও ডাউনলোড PDF এ ক্লিক করুন কারণ পরবর্তী পদক্ষেপের জন্য আপনার ফাইলটির প্রয়োজন হবে।
ধাপ 5: নম্বর এবং বার্তা চেক করুন
WhatsApp এর মাধ্যমে চালান পাঠান উইন্ডো খোলে। এটি গ্রাহকের নাম, মোবাইল নম্বর, চালান নম্বর, তারিখ এবং পরিমাণ সহ চালানের একটি সারাংশ প্রদর্শন করে।
দেশের কোড এবং মোবাইল নম্বর সঠিক কিনা তা নিশ্চিত করতে গ্রাহকের WhatsApp নম্বর ক্ষেত্রটি পরীক্ষা করুন।
মেসেজ টু সেন্ড ফিল্ড পর্যালোচনা করুন। এতে আপনার দোকানের নাম, চালান নম্বর, তারিখ, গ্রাহকের বিবরণ এবং আইটেম সহ একটি প্রস্তুত বার্তা রয়েছে। আপনি একটি ধন্যবাদ নোট বা অন্যান্য তথ্য যোগ করতে বার্তাটি সম্পাদনা করতে পারেন।
উইন্ডোটি আপনাকে মনে করিয়ে দেয় যে আপনাকে চালান সংযুক্ত করতে হবে PDFম্যানুয়ালি, তাই ডাউনলোড করা ফাইল প্রস্তুত রাখুন।
ধাপ 6: হোয়াটসঅ্যাপ খুলুন ক্লিক করুন
সবুজ খুলুন WhatsApp বোতামে ক্লিক করুন. হোয়াটসঅ্যাপ পাঠাতে প্রস্তুত বার্তা সহ গ্রাহকের চ্যাট খোলে।
ধাপ 7: পিডিএফ সংযুক্ত করুন এবং পাঠান
যেহেতু পিডিএফ স্বয়ংক্রিয়ভাবে সংযুক্ত নয়, তাই ধাপ 4-এ ডাউনলোড করা চালান পিডিএফ নির্বাচন করতে WhatsApp এর সংযুক্তি বিকল্প ব্যবহার করুন। বার্তা এবং সংযুক্তি পরীক্ষা করুন, তারপরে পাঠান টিপুন।
আপনার গ্রাহক WhatsApp বার্তা এবং চালান PDF পাবেন।
অন্য উপায়: পরে WhatsApp-এ একটি চালান শেয়ার করুন
এটি তৈরি করার সাথে সাথে আপনাকে একটি চালান ভাগ করতে হবে না। আপনি লেনদেনের তালিকা থেকে এটি পরে পাঠাতে পারেন।
লেনদেন খুলুন এবং প্রয়োজনীয় চালান খুঁজুন। অ্যাকশনের অধীনে তিন-বিন্দু মেনুতে ক্লিক করুন এবং হোয়াটসঅ্যাপে পাঠান নির্বাচন করুন। একই মেনুতে ইনভয়েস ডাউনলোড, প্রিভিউ ইনভয়েস, প্রিন্ট ইনভয়েস এবং ইমেলের মাধ্যমে ইনভয়েস পাঠানোর বিকল্পও রয়েছে।
হোয়াটসঅ্যাপে ইনভয়েস পাঠানোর জন্য টিপস
প্রথমে পিডিএফ ডাউনলোড করুন: চালান ফাইল প্রস্তুত রাখুন যাতে আপনাকে প্রিভিউতে ফিরে যেতে না হয়।
দেশের কোড চেক করুন: হোয়াটসঅ্যাপ খোলার আগে গ্রাহকের নম্বর নিশ্চিত করুন।
বার্তা পর্যালোচনা করুন: প্রয়োজনে একটি ধন্যবাদ নোট বা অর্থপ্রদান অনুস্মারক যোগ করুন।
গ্রাহক সংখ্যা সংরক্ষণ করুন: ভবিষ্যতে চালান ভাগাভাগি সহজ করতে গ্রাহকের যোগাযোগের বিবরণ আপডেট রাখুন।
ব্যাকআপ হিসাবে ইমেল ব্যবহার করুন: গ্রাহক হোয়াটসঅ্যাপের মাধ্যমে চালান গ্রহণ করতে না পারলে ইমেল চালান বেছে নিন।
সাধারণ সমস্যা এবং দ্রুত সমাধান
হোয়াটসঅ্যাপ নম্বরটি ভুল দেখাচ্ছে: হোয়াটসঅ্যাপ খুলুন ক্লিক করার আগে গ্রাহক হোয়াটসঅ্যাপ নম্বর ক্ষেত্রে নম্বরটি সংশোধন করুন।
বার্তাটিতে পিডিএফটি উপস্থিত হয়নি: এটি প্রত্যাশিত কারণ Vinimay আপনাকে ম্যানুয়ালি PDF সংযুক্ত করতে হবে৷ চালান ডাউনলোড করুন এবং এটি হোয়াটসঅ্যাপে সংযুক্ত করুন।
আপনাকে একটি পুরানো চালান ভাগ করতে হবে: লেনদেন খুলুন এবং প্রাসঙ্গিক চালান সারিতে অ্যাকশন মেনু ব্যবহার করুন।
চালানটিতে ভুল বিবরণ রয়েছে: অ্যাকশন মেনু থেকে লেনদেন সম্পাদনা করুন, বিশদ সংশোধন করুন এবং আপডেট করা চালান ভাগ করুন।
উপসংহার
আপনি Vinimay ব্যবহার করে কয়েকটি সহজ ধাপে WhatsApp-এ একটি চালান শেয়ার করতে পারেন। একটি বিক্রয় লেনদেন তৈরি করুন, চালান প্রিভিউ খুলুন, WhatsApp চালান ক্লিক করুন, গ্রাহকের নম্বর এবং বার্তা যাচাই করুন এবং WhatsApp খুলুন। একমাত্র ম্যানুয়াল পদক্ষেপ হল চালান পিডিএফ সংযুক্ত করা, তাই আপনি শুরু করার আগে এটি ডাউনলোড করুন।
হোয়াটসঅ্যাপের মাধ্যমে চালান শেয়ার করা গ্রাহকদের তাদের বিল দ্রুত পেতে সাহায্য করে এবং পেমেন্ট ফলো-আপ সহজ করে তোলে। গ্রাহকের যোগাযোগের বিশদ আপডেট রাখুন, পাঠানোর আগে প্রতিটি চালান পর্যালোচনা করুন এবং যখনই আপনার রেকর্ডের জন্য একটি অনুলিপি প্রয়োজন তখন PDF সংরক্ষণ করুন।
প্রায়শই জিজ্ঞাসিত প্রশ্নাবলী
আমি কিভাবে Vinimay থেকে WhatsApp এ একটি চালান শেয়ার করব?
একটি বিক্রয় লেনদেন তৈরি করুন, চালান প্রিভিউতে WhatsApp চালানে ক্লিক করুন, নম্বর এবং বার্তা পরীক্ষা করুন, WhatsApp খুলুন ক্লিক করুন, চালান PDF সংযুক্ত করুন এবং এটি পাঠান।
বিনিময় কি স্বয়ংক্রিয়ভাবে পিডিএফ সংযুক্ত করে?
না। আপনাকে ইনভয়েস প্রিভিউ থেকে পিডিএফ ডাউনলোড করতে হবে এবং হোয়াটসঅ্যাপে ম্যানুয়ালি অ্যাটাচ করতে হবে।
পাঠানোর আগে আমি কি WhatsApp বার্তা সম্পাদনা করতে পারি?
হ্যাঁ। ওপেন হোয়াটসঅ্যাপ ক্লিক করার আগে আপনি মেসেজ টু সেন্ড ফিল্ড এডিট করতে পারেন।
আমি কি WhatsApp এ একটি পুরানো চালান শেয়ার করতে পারি?
হ্যাঁ। লেনদেন খুলুন, প্রয়োজনীয় চালানের জন্য অ্যাকশন কলামে তিন-বিন্দু মেনুতে ক্লিক করুন এবং WhatsApp-এ পাঠান নির্বাচন করুন।
আমি হোয়াটসঅ্যাপ ছাড়াও চালান দিয়ে আর কি করতে পারি?
ইনভয়েস প্রিভিউ ইনভয়েস ইমেল করার, পিডিএফ হিসাবে ডাউনলোড করার বা প্রিন্ট করার বিকল্পগুলি প্রদান করে৷
ভিনিমা হোয়াটসঅ্যাপের জন্য কোন নম্বর ব্যবহার করে?
Vinimay কাস্টমার হোয়াটসঅ্যাপ নম্বর ফিল্ডে গ্রাহকের মোবাইল নম্বর প্রদর্শন করে, দেশের কোড সহ। বার্তা পাঠানোর আগে এটি পরীক্ষা করুন এবং সংশোধন করুন।
Related Topics
Published by admin
Our editorial and compliance specialists create practical guides, tax calculation rules, and operational strategies to empower Indian small business owners and accountants.
