થોડા સરળ પગલાંઓ અનુસરીને વિનિમયમાં WhatsApp પર ઇન્વૉઇસ કેવી રીતે શેર કરવું તે જાણો. સેલ્સ ટ્રાન્ઝેક્શન બનાવો, ગ્રાહકની વિગતો તપાસો, WhatsApp ખોલો અને તેને મોકલતા પહેલા ડાઉનલોડ કરેલ ઇન્વોઇસ PDF એટેચ કરો.
પગલું 1: વ્યવહારો ખોલો અને નવા વ્યવહાર પર ક્લિક કરો
ડાબી સાઇડબારમાં વ્યવહારો પર ક્લિક કરો, પછી ઉપર જમણી બાજુએ ન્યૂ ટ્રાન્ઝેક્શન પર ક્લિક કરો.
પગલું 2: ગ્રાહક અને ચુકવણી વિગતો ભરો
ટ્રાન્ઝેક્શન બનાવો વિન્ડોમાં, સેલ્સ ટેબ પર રહો. ગ્રાહક પસંદ કરો અને ચુકવણી પદ્ધતિ પસંદ કરો. કંપની, તારીખ અને બેંક વિગતો આપમેળે ભરવામાં આવે છે, પરંતુ જો જરૂરી હોય તો તમે તેને બદલી શકો છો.
પગલું 3: ઉત્પાદન ઉમેરો અને વ્યવહાર બનાવો
ઉત્પાદન પસંદગીમાં આઇટમ શોધો અને પસંદ કરો. વિનિમય એકમ, કિંમત, રકમ અને ભરે છે HSNકોડ આપોઆપ. જથ્થો દાખલ કરો, વિગતો તપાસો અને ટ્રાન્ઝેક્શન બનાવો ક્લિક કરો.
પગલું 4: ઈન્વોઈસ પ્રીવ્યુ તપાસો અને WhatsApp ઈન્વોઈસ પર ક્લિક કરો
ટ્રાન્ઝેક્શન બનાવ્યા પછી, એક સફળ સંદેશ દેખાય છે અને ઇન્વોઇસ પૂર્વાવલોકન ખુલે છે. તળિયે, તમે ચાર વિકલ્પો જોશો: WhatsApp ઇન્વૉઇસ, ઇમેઇલ ઇન્વૉઇસ, પીડીએફ ડાઉનલોડ કરો અને પ્રિન્ટ કરો.
ઇન્વોઇસ શેર કરવાનું શરૂ કરવા માટે WhatsApp ઇન્વૉઇસ પર ક્લિક કરો. પીડીએફ ડાઉનલોડ કરો પર પણ ક્લિક કરો કારણ કે તમારે આગળના પગલાઓ માટે ફાઇલની જરૂર પડશે.
પગલું 5: નંબર અને સંદેશ તપાસો
WhatsApp દ્વારા ઇન્વોઇસ મોકલો વિન્ડો ખુલે છે. તે ઇન્વૉઇસનો સારાંશ દર્શાવે છે, જેમાં ગ્રાહકનું નામ, મોબાઇલ નંબર, ઇન્વૉઇસ નંબર, તારીખ અને રકમનો સમાવેશ થાય છે.
કન્ટ્રી કોડ અને મોબાઈલ નંબર સાચો છે તેની પુષ્ટિ કરવા માટે ગ્રાહક WhatsApp નંબર ફીલ્ડ તપાસો.
મોકલવા માટેના સંદેશ ફીલ્ડની સમીક્ષા કરો. તેમાં તમારા સ્ટોરનું નામ, ઇન્વોઇસ નંબર, તારીખ, ગ્રાહકની વિગતો અને આઇટમ્સ સાથેનો તૈયાર સંદેશ છે. આભાર નોંધ અથવા અન્ય માહિતી ઉમેરવા માટે તમે સંદેશમાં ફેરફાર કરી શકો છો.
વિન્ડો તમને યાદ અપાવે છે કે તમારે ભરતિયું જોડવું આવશ્યક છે પીડીએફમેન્યુઅલી, તેથી ડાઉનલોડ કરેલી ફાઇલ તૈયાર રાખો.
સ્ટેપ 6: ઓપન વોટ્સએપ પર ક્લિક કરો
લીલા ઓપન WhatsApp બટન પર ક્લિક કરો. WhatsApp મોકલવા માટે તૈયાર મેસેજ સાથે ગ્રાહકની ચેટ ખોલે છે.
પગલું 7: પીડીએફ જોડો અને મોકલો
પીડીએફ આપમેળે જોડાયેલ ન હોવાથી, તમે સ્ટેપ 4 માં ડાઉનલોડ કરેલ ઇન્વોઇસ પીડીએફને પસંદ કરવા માટે WhatsApp ના જોડાણ વિકલ્પનો ઉપયોગ કરો. સંદેશ અને જોડાણ તપાસો, પછી મોકલો દબાવો.
તમારા ગ્રાહકને વોટ્સએપ મેસેજ અને ઇન્વોઇસ પીડીએફ પ્રાપ્ત થશે.
બીજી રીત: પછીથી WhatsApp પર ઇન્વોઇસ શેર કરો
તમારે ઇન્વોઇસ બનાવ્યા પછી તરત જ તેને શેર કરવાની જરૂર નથી. તમે તેને વ્યવહારોની સૂચિમાંથી પછીથી મોકલી શકો છો.
વ્યવહારો ખોલો અને જરૂરી ઇન્વૉઇસ શોધો. ક્રિયાઓ હેઠળ થ્રી-ડોટ મેનૂ પર ક્લિક કરો અને WhatsApp પર મોકલો પસંદ કરો. આ જ મેનૂમાં ઇન્વૉઇસ ડાઉનલોડ કરવા, ઇન્વૉઇસનું પૂર્વાવલોકન કરવા, ઇન્વૉઇસ પ્રિન્ટ કરવા અને ઇમેઇલ દ્વારા ઇન્વૉઇસ મોકલવાના વિકલ્પોનો પણ સમાવેશ થાય છે.
WhatsApp પર ઇન્વૉઇસ મોકલવા માટેની ટિપ્સ
પહેલા PDF ડાઉનલોડ કરો: ઇન્વોઇસ ફાઇલ તૈયાર રાખો જેથી તમારે પૂર્વાવલોકન પર પાછા ફરવું ન પડે.
દેશનો કોડ તપાસો: WhatsApp ખોલતા પહેલા ગ્રાહકના નંબરની પુષ્ટિ કરો.
સંદેશની સમીક્ષા કરો: જો જરૂરી હોય તો આભાર નોંધ અથવા ચુકવણી રીમાઇન્ડર ઉમેરો.
ગ્રાહક નંબરો સાચવો: ભાવિ ઇન્વૉઇસ શેરિંગને સરળ બનાવવા માટે ગ્રાહકની સંપર્ક વિગતો અપડેટ રાખો.
બેકઅપ તરીકે ઈમેલનો ઉપયોગ કરો: જો ગ્રાહક WhatsApp દ્વારા ઇન્વૉઇસ પ્રાપ્ત ન કરી શકે તો ઇમેઇલ ઇન્વૉઇસ પસંદ કરો.
સામાન્ય સમસ્યાઓ અને ઝડપી સુધારા
વોટ્સએપ નંબર ખોટો લાગે છે: ઓપન વોટ્સએપ પર ક્લિક કરતા પહેલા કસ્ટમર વોટ્સએપ નંબર ફીલ્ડમાં નંબરને ઠીક કરો.
પીડીએફ સંદેશમાં દેખાતું નથી: આ અપેક્ષિત છે કારણ કે વિનિમય માટે તમારે પીડીએફ જાતે જ જોડવાની જરૂર છે. ઇન્વોઇસ ડાઉનલોડ કરો અને તેને વોટ્સએપમાં જોડો.
તમારે જૂનું ઇન્વૉઇસ શેર કરવાની જરૂર છે: વ્યવહારો ખોલો અને સંબંધિત ઇન્વોઇસ પંક્તિ પર ક્રિયાઓ મેનૂનો ઉપયોગ કરો.
ઇન્વૉઇસમાં ખોટી વિગતો છે: ક્રિયાઓ મેનૂમાંથી ટ્રાન્ઝેક્શન સંપાદિત કરોનો ઉપયોગ કરો, વિગતો સુધારો અને અપડેટ કરેલ ઇન્વૉઇસ શેર કરો.
નિષ્કર્ષ
તમે Vinimay નો ઉપયોગ કરીને થોડા સરળ પગલાંમાં WhatsApp પર ઇનવોઇસ શેર કરી શકો છો. વેચાણ વ્યવહાર બનાવો, ઈન્વોઈસ પ્રીવ્યુ ખોલો, વોટ્સએપ ઈન્વોઈસ પર ક્લિક કરો, ગ્રાહકના નંબર અને મેસેજની ચકાસણી કરો અને WhatsApp ખોલો. ઇન્વોઇસ પીડીએફને જોડવાનું એકમાત્ર મેન્યુઅલ પગલું છે, તેથી તમે પ્રારંભ કરો તે પહેલાં તેને ડાઉનલોડ કરો.
WhatsApp દ્વારા ઇન્વૉઇસ શેર કરવાથી ગ્રાહકોને તેમના બિલ ઝડપથી પ્રાપ્ત થાય છે અને પેમેન્ટ ફોલો-અપ્સ સરળ બને છે. ગ્રાહકની સંપર્ક વિગતો અપડેટ રાખો, મોકલતા પહેલા દરેક ઇન્વોઇસની સમીક્ષા કરો અને જ્યારે પણ તમને તમારા રેકોર્ડની નકલની જરૂર હોય ત્યારે PDF સાચવો.
વારંવાર પૂછાતા પ્રશ્નો
હું વિનિમય તરફથી WhatsApp પર ઇનવોઇસ કેવી રીતે શેર કરી શકું?
વેચાણ વ્યવહાર બનાવો, ઈન્વોઈસ પ્રીવ્યુમાં વોટ્સએપ ઈન્વોઈસ પર ક્લિક કરો, નંબર અને મેસેજ ચેક કરો, ઓપન વોટ્સએપ પર ક્લિક કરો, ઈન્વોઈસ પીડીએફ જોડો અને તેને મોકલો.
શું વિનિમય પીડીએફ આપમેળે જોડે છે?
ના. તમારે ઈન્વોઈસ પ્રીવ્યૂમાંથી પીડીએફ ડાઉનલોડ કરવી જોઈએ અને તેને WhatsAppમાં મેન્યુઅલી જોડવી જોઈએ.
શું હું મોકલતા પહેલા WhatsApp સંદેશમાં ફેરફાર કરી શકું?
હા. તમે ઓપન WhatsApp પર ક્લિક કરતા પહેલા મેસેજ ટુ સેન્ડ ફીલ્ડમાં ફેરફાર કરી શકો છો.
શું હું WhatsApp પર જૂનું ઇન્વૉઇસ શેર કરી શકું?
હા. વ્યવહારો ખોલો, જરૂરી ઇન્વૉઇસ માટે ઍક્શન કૉલમમાં થ્રી-ડોટ મેનૂ પર ક્લિક કરો અને WhatsApp પર મોકલો પસંદ કરો.
હું WhatsApp સિવાય ઇન્વોઇસ સાથે બીજું શું કરી શકું?
ઇન્વોઇસ પૂર્વાવલોકન ઇનવોઇસને ઇમેઇલ કરવા, તેને PDF તરીકે ડાઉનલોડ કરવા અથવા તેને પ્રિન્ટ કરવા માટે વિકલ્પો પ્રદાન કરે છે.
વિનિમય વોટ્સએપ માટે કયો નંબર વાપરે છે?
વિનિમય કન્ટ્રી કોડ સહિત કસ્ટમર વોટ્સએપ નંબર ફીલ્ડમાં ગ્રાહકનો મોબાઈલ નંબર દર્શાવે છે. સંદેશ મોકલતા પહેલા તેને તપાસો અને સુધારી લો.
Related Topics
Published by admin
Our editorial and compliance specialists create practical guides, tax calculation rules, and operational strategies to empower Indian small business owners and accountants.
