कुछ सरल चरणों का पालन करके विनिमय में व्हाट्सएप पर चालान साझा करने का तरीका जानें। बिक्री लेनदेन बनाएं, ग्राहक के विवरण की जांच करें, व्हाट्सएप खोलें और भेजने से पहले डाउनलोड किए गए इनवॉइस पीडीएफ को संलग्न करें।
चरण 1: लेनदेन खोलें और नए लेनदेन पर क्लिक करें
बाएं साइडबार में लेनदेन पर क्लिक करें, फिर ऊपर दाईं ओर नए लेनदेन पर क्लिक करें।
चरण 2: ग्राहक और भुगतान विवरण भरें
लेन-देन बनाएं विंडो में, बिक्री टैब पर बने रहें। ग्राहक का चयन करें और भुगतान विधि चुनें। कंपनी, दिनांक और बैंक विवरण स्वचालित रूप से भरे जाते हैं, लेकिन यदि आवश्यक हो तो आप उन्हें बदल सकते हैं।
चरण 3: उत्पाद जोड़ें और लेनदेन बनाएं
उत्पाद चयन में आइटम खोजें और चुनें। विनिमय इकाई, मूल्य, राशि और भरता है एचएसएनस्वचालित रूप से कोड करें. मात्रा दर्ज करें, विवरण जांचें, और लेनदेन बनाएं पर क्लिक करें।
चरण 4: चालान पूर्वावलोकन जांचें और व्हाट्सएप चालान पर क्लिक करें
लेन-देन बनने के बाद, एक सफलता संदेश दिखाई देता है और चालान पूर्वावलोकन खुलता है। सबसे नीचे, आपको चार विकल्प दिखाई देंगे: व्हाट्सएप इनवॉइस, ईमेल इनवॉइस, डाउनलोड पीडीएफ और प्रिंट।
इनवॉइस साझा करना शुरू करने के लिए व्हाट्सएप इनवॉइस पर क्लिक करें। इसके अलावा डाउनलोड पीडीएफ पर भी क्लिक करें क्योंकि आपको अगले चरणों के लिए फ़ाइल की आवश्यकता होगी।
चरण 5: नंबर और संदेश की जांच करें
व्हाट्सएप के माध्यम से चालान भेजें विंडो खुलती है। यह ग्राहक का नाम, मोबाइल नंबर, चालान संख्या, तिथि और राशि सहित चालान का सारांश प्रदर्शित करता है।
यह पुष्टि करने के लिए कि देश कोड और मोबाइल नंबर सही हैं, ग्राहक व्हाट्सएप नंबर फ़ील्ड की जाँच करें।
भेजने के लिए संदेश फ़ील्ड की समीक्षा करें. इसमें आपके स्टोर का नाम, इनवॉइस नंबर, तारीख, ग्राहक विवरण और आइटम के साथ एक तैयार संदेश शामिल है। आप धन्यवाद नोट या अन्य जानकारी जोड़ने के लिए संदेश को संपादित कर सकते हैं।
विंडो आपको यह भी याद दिलाती है कि आपको चालान संलग्न करना होगा पीडीएफमैन्युअल रूप से, इसलिए डाउनलोड की गई फ़ाइल तैयार रखें।
चरण 6: व्हाट्सएप खोलें पर क्लिक करें
हरे ओपन व्हाट्सएप बटन पर क्लिक करें। व्हाट्सएप ग्राहक की चैट को भेजने के लिए तैयार संदेश के साथ खोलता है।
चरण 7: पीडीएफ संलग्न करें और भेजें
चूंकि पीडीएफ स्वचालित रूप से संलग्न नहीं है, इसलिए चरण 4 में डाउनलोड किए गए इनवॉइस पीडीएफ को चुनने के लिए व्हाट्सएप के अटैचमेंट विकल्प का उपयोग करें। संदेश और अटैचमेंट की जांच करें, फिर भेजें दबाएं।
आपके ग्राहक को व्हाट्सएप संदेश और चालान पीडीएफ प्राप्त होगा।
दूसरा तरीका: बाद में व्हाट्सएप पर एक चालान साझा करें
आपको चालान बनाने के तुरंत बाद उसे साझा करने की आवश्यकता नहीं है। आप इसे बाद में लेनदेन सूची से भेज सकते हैं।
लेनदेन खोलें और आवश्यक चालान ढूंढें। क्रियाओं के अंतर्गत तीन-बिंदु मेनू पर क्लिक करें और व्हाट्सएप पर भेजें का चयन करें। उसी मेनू में चालान डाउनलोड करने, चालान का पूर्वावलोकन करने, चालान प्रिंट करने और ईमेल द्वारा चालान भेजने के विकल्प भी शामिल हैं।
व्हाट्सएप पर चालान भेजने के लिए टिप्स
सबसे पहले पीडीएफ डाउनलोड करें: इनवॉइस फ़ाइल तैयार रखें ताकि आपको पूर्वावलोकन पर वापस न लौटना पड़े।
देश कोड जांचें: व्हाट्सएप खोलने से पहले ग्राहक के नंबर की पुष्टि करें।
संदेश की समीक्षा करें: यदि आवश्यक हो तो धन्यवाद नोट या भुगतान अनुस्मारक जोड़ें।
ग्राहक संख्या सहेजें: भविष्य में चालान साझा करना आसान बनाने के लिए ग्राहक संपर्क विवरण अपडेट रखें।
बैकअप के रूप में ईमेल का उपयोग करें: यदि ग्राहक को व्हाट्सएप के माध्यम से चालान प्राप्त नहीं हो पाता है तो ईमेल चालान चुनें।
सामान्य समस्याएँ और त्वरित समाधान
व्हाट्सएप नंबर गलत लग रहा है: व्हाट्सएप खोलें पर क्लिक करने से पहले ग्राहक व्हाट्सएप नंबर फ़ील्ड में नंबर को ठीक करें।
संदेश में पीडीएफ़ दिखाई नहीं दिया: यह अपेक्षित है क्योंकि विनिमय के लिए आपको पीडीएफ को मैन्युअल रूप से संलग्न करना होगा। चालान डाउनलोड करें और इसे व्हाट्सएप में संलग्न करें।
आपको एक पुराना चालान साझा करना होगा: लेन-देन खोलें और संबंधित चालान पंक्ति पर क्रियाएँ मेनू का उपयोग करें।
चालान में गलत विवरण हैं: क्रियाएँ मेनू से लेनदेन संपादित करें का उपयोग करें, विवरण ठीक करें और अद्यतन चालान साझा करें।
निष्कर्ष
आप विनिमय का उपयोग करके कुछ सरल चरणों में व्हाट्सएप पर एक चालान साझा कर सकते हैं। बिक्री लेनदेन बनाएं, इनवॉइस पूर्वावलोकन खोलें, व्हाट्सएप इनवॉइस पर क्लिक करें, ग्राहक का नंबर और संदेश सत्यापित करें और व्हाट्सएप खोलें। एकमात्र मैन्युअल चरण चालान पीडीएफ संलग्न करना है, इसलिए शुरू करने से पहले इसे डाउनलोड करें।
व्हाट्सएप के माध्यम से चालान साझा करने से ग्राहकों को अपने बिल जल्दी प्राप्त करने में मदद मिलती है और भुगतान अनुवर्ती कार्रवाई आसान हो जाती है। ग्राहक संपर्क विवरण अपडेट रखें, भेजने से पहले प्रत्येक चालान की समीक्षा करें और जब भी आपको अपने रिकॉर्ड के लिए एक प्रति की आवश्यकता हो तो पीडीएफ को सहेजें।
अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्नों
मैं विनिमय से व्हाट्सएप पर इनवॉइस कैसे साझा करूं?
बिक्री लेनदेन बनाएं, इनवॉइस पूर्वावलोकन में व्हाट्सएप इनवॉइस पर क्लिक करें, नंबर और संदेश की जांच करें, व्हाट्सएप खोलें पर क्लिक करें, इनवॉइस पीडीएफ संलग्न करें और इसे भेजें।
क्या विनिमय स्वचालित रूप से पीडीएफ संलग्न करता है?
नहीं, आपको इनवॉइस पूर्वावलोकन से पीडीएफ डाउनलोड करना होगा और इसे व्हाट्सएप में मैन्युअल रूप से संलग्न करना होगा।
क्या मैं व्हाट्सएप संदेश भेजने से पहले संपादित कर सकता हूं?
हाँ। आप व्हाट्सएप खोलें पर क्लिक करने से पहले भेजने के लिए संदेश फ़ील्ड को संपादित कर सकते हैं।
क्या मैं व्हाट्सएप पर पुराना चालान साझा कर सकता हूं?
हाँ। लेन-देन खोलें, आवश्यक इनवॉइस के लिए क्रियाएँ कॉलम में तीन-बिंदु मेनू पर क्लिक करें और व्हाट्सएप पर भेजें का चयन करें।
मैं व्हाट्सएप के अलावा चालान के साथ और क्या कर सकता हूं?
चालान पूर्वावलोकन चालान को ईमेल करने, इसे पीडीएफ के रूप में डाउनलोड करने या प्रिंट करने का विकल्प प्रदान करता है।
विनिमय व्हाट्सएप के लिए किस नंबर का उपयोग करता है?
विनिमय ग्राहक के मोबाइल नंबर को ग्राहक व्हाट्सएप नंबर फ़ील्ड में देश कोड सहित प्रदर्शित करता है। संदेश भेजने से पहले इसे जांचें और सही करें।
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